Oggi daremo un'occhiata più da vicino al nostro componente aggiuntivo Modelli di e-mail condivisi e scopriremo le sue utilissime opzioni per l'aggiunta di immagini. Ho preparato per voi una serie di tutorial in cui vi guiderò attraverso l'intero processo, mostrandovi diversi approcci per l'inserimento di immagini e illustrandovi i pro e i contro di ciascuno di essi.

Conoscere i modelli di e-mail condivisi

Permettetemi di iniziare con qualche chiarimento per coloro che sono nuovi ad Ablebits e non capiscono di cosa si tratta. Il nostro team ha introdotto di recente un nuovissimo strumento per Outlook, chiamato Shared Email Templates. Che cosa fa? Vi fa risparmiare tempo! Non c'è bisogno di digitare o copiare-incollare lo stesso testo più e più volte. Basta lanciare Shared Email Templates, selezionare il modello desiderato e incollarlo nella vostraemail. Avete bisogno di conservare la formattazione, i collegamenti ipertestuali, le immagini o di aggiungere allegati? Nessun problema!

Inoltre, poiché Shared Email Templates è un componente aggiuntivo basato su cloud, è possibile utilizzare gli stessi modelli su più dispositivi, senza che nessuna lettera vada persa. E se volete che anche altri abbiano accesso agli stessi modelli, potete creare un team e condividere i vostri modelli con altri.

Visto che oggi parliamo di immagini, vi faccio un esempio. Visto che siamo ormai alle porte delle vacanze, state per inviare una newsletter natalizia a tutti i vostri contatti. Volete incollare e modificare lo stesso testo più volte in ogni e-mail? O preferite premere l'icona Incolla in modo da aggiungere il testo necessario, la formattazione e, naturalmente, una cartolina natalizia? Vedete, una cartolina pre-salvatacrea un'e-mail pronta per l'invio in un clic:

Se pensate che sia troppo difficile per voi e che sia meglio farlo alla vecchia maniera, dedicate a questo articolo qualche minuto del vostro tempo. Credetemi, sarete sorpresi di quanto sia facile ;)

Come inserire le immagini su OneDrive

Forse vi starete chiedendo quale sia la posizione delle immagini che potete utilizzare nei modelli di e-mail condivisi. In questo tutorial e nei successivi vi illustrerò tutte le possibili posizioni e memorizzazioni, in modo che possiate scegliere quella che più vi si addice.

Vorrei iniziare con OneDrive. A mio modesto parere, questa è la piattaforma più semplice per incorporare un'immagine nel vostro modello e condividerla con i vostri colleghi, se necessario. Se siete nuovi a OneDrive e non avete idea di cosa sia questa piattaforma e di cosa dobbiate fare, non c'è problema. Ho preparato per voi una piccola guida che vi aiuterà a familiarizzare con OneDrive e a divertirvi come me.

Se invece vi sentite dei professionisti di OneDrive, saltate le prime due sezioni e passate subito alla creazione dei modelli ;)

Per prima cosa, aprite OneDrive. Andate su office.com e accedete, quindi fate clic sull'icona dell'app launcher e scegliete OneDrive:

Suggerimento: vi consiglio di collocare tutti i file che userete nei modelli di e-mail condivisi in un'unica cartella, in modo da poterli individuare rapidamente (ad esempio, nel caso in cui dobbiate sostituirne uno) e condividere con altre persone, se necessario.

Esistono due modi per inserire una cartella di immagini in OneDrive:

• Creare una nuova cartella e riempirla con i file necessari:

È possibile aggiungere le immagini utilizzando il comando Caricare o semplicemente selezionare i file necessari in Esplora file, trascinarli e rilasciarli in OneDrive.

Colpire Caricare - Cartella , cercare la cartella necessaria sul PC e fare clic su Aperto :

In un attimo, i file scelti saranno aggiunti a OneDrive. Ora avete i vostri file su OneDrive. Vedete? Facile!

Per ulteriori informazioni, consultare il sito:

• Come condividere i file in modo sicuro con OneDrive
• Come visualizzare i file condivisi in OneDrive e interrompere la condivisione

Condividere la cartella OneDrive con un team

Se volete che i vostri compagni di squadra utilizzino i modelli con alcune immagini, dovrete condividere non solo i modelli, ma anche le immagini. Rendiamo condivise le immagini:

1. Raccogliere tutti i file da utilizzare nei modelli comuni in una cartella di OneDrive, fare clic con il tasto destro del mouse e scegliere Gestire l'accesso :

Nota: tenete presente che questa esercitazione non funziona con l'account OneDrive personale, ma che è necessario collocare e condividere i file nel OneDrive aziendale a cui avete accesso voi e i vostri colleghi.

Le cartelle condivise con altri sono contrassegnate dall'icona di una persona:

Se siete voi ad aver condiviso i file/cartelle, li vedrete nella cartella Condiviso nella sezione di OneDrive:

Ora siete pronti per la parte più semplice: inserire un'immagine nei vostri modelli di e-mail.

Come inserire un'immagine da OneDrive in un messaggio di Outlook

Poiché è tutto pronto - i file sono su OneDrive e le cartelle necessarie sono condivise con le persone necessarie - aggiungiamo le illustrazioni ai modelli. Abbiamo introdotto una macro speciale per questi casi - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - che incollerà la foto scelta in un messaggio di Outlook direttamente da OneDrive. Procediamo passo dopo passo:

1. Eseguite Modelli e-mail condivisi e create un nuovo modello.
2. Aprire la sezione Inserisci macro e scegliere ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

Vedrete la macro inserita nel vostro modello con una serie di caratteri casuali tra le parentesi quadre. Non c'è nessun errore, errore o bug, non c'è bisogno di modificare nulla :) È solo un percorso univoco per questo file nel vostro OneDrive.

Anche se il testo tra le parentesi quadre della macro appare strano, quando si incolla un modello si ottiene un'immagine perfettamente normale.

Suggerimenti e note

Ci sono alcuni aspetti importanti da sottolineare. Innanzitutto, dovrete accedere al vostro account OneDrive ogni volta che create o inserite un modello con la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], anche se avete effettuato l'accesso all'applicazione OneDrive. Lo so, è irritante, ma Microsoft si preoccupa molto della vostra sicurezza e non ha ancora intenzione di implementare la funzione Single Sign-on.

Inoltre, non tutti i formati di immagine sono supportati. Ecco l'elenco dei formati che potete utilizzare nei nostri modelli di e-mail condivise: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Inoltre, c'è una limitazione di 4 Mb per un file. Se le vostre immagini non corrispondono a questi criteri, semplicemente non saranno disponibili in un elenco per la scelta.

Suggerimento: se si è scelto l'account sbagliato, non è necessario chiudere il componente aggiuntivo e ricominciare dall'inizio. È sufficiente fare clic sull'icona della nuvola blu per passare da un account OneDrive all'altro:

Tenete presente che se create una serie di modelli e decidete di condividerli con il resto del vostro team, dovrete fornire ai vostri compagni di squadra l'accesso alla vostra cartella OneDrive. Se vi siete persi questo caso, scorrete in alto.

Supponiamo che abbiate creato alcuni modelli con ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], ma che abbiate dimenticato di condividere la cartella OneDrive con il resto del team. Potrete incollare tale modello senza problemi, ma il componente aggiuntivo mostrerà una notifica durante l'incollaggio:

Non preoccupatevi, è solo un promemoria che vi ricorda che questo particolare file è disponibile solo per voi e che gli altri utenti, non avendolo condiviso, non potranno inserirlo. Avrete questa immagine incollata subito dopo aver fatto clic su Chiudere Tuttavia, l'utente che tenta di utilizzare questo modello riceverà il seguente errore:

Credo che non sia necessario dirvi come risolvere questo problema ;)

Suggerimento: è anche possibile aggiungere immagini individualmente per ciascun utente. Sembra incredibile: come creare un modello dinamico di e-mail di Outlook per l'utente corrente.

Questo è tutto quello che volevo dirvi sull'inserimento di immagini da OneDrive. Spero che questa parte del tutorial sia stata chiara e utile e che apprezzerete la semplicità e la convenienza dei nostri modelli di e-mail condivisi. Sentitevi liberi di installarli dal Microsoft Store e di mettere in pratica le vostre nuove conoscenze ;)

Se ci sono ancora domande, fatele nella sezione Commenti. Sarò felice di aiutarvi!