Heute werden wir uns unser Add-in Shared Email Templates genauer ansehen und mehr über die sehr nützlichen Optionen zum Einfügen von Bildern erfahren. Ich habe eine Reihe von Tutorials für Sie vorbereitet, in denen ich Sie durch den gesamten Prozess führe, Ihnen verschiedene Ansätze zum Einfügen von Bildern zeige und Ihnen die Vor- und Nachteile jedes einzelnen davon erläutere.

Machen Sie sich mit den gemeinsamen E-Mail-Vorlagen vertraut

Für alle, die Ablebits noch nicht kennen und nicht wissen, worum es sich handelt, möchte ich zunächst etwas klarstellen. Unser Team hat vor kurzem ein brandneues Tool für Outlook eingeführt, das wir Shared Email Templates nennen. Was macht es? Es spart Ihnen Zeit! Sie müssen nicht mehr denselben Text immer wieder abtippen oder per Copy-Paste einfügen. Sie starten einfach Shared Email Templates, wählen die gewünschte Vorlage aus und fügen sie in IhrWenn Sie Formatierungen, Hyperlinks und Bilder beibehalten oder Anhänge hinzufügen möchten, kein Problem!

Da es sich bei Shared Email Templates um ein Cloud-basiertes Add-in handelt, können Sie dieselben Vorlagen auf mehreren Geräten verwenden, ohne dass Briefe verloren gehen. Und wenn Sie möchten, dass auch andere auf dieselben Vorlagen zugreifen können, können Sie ein Team erstellen und Ihre Vorlagen mit anderen teilen.

Da wir heute über Bilder sprechen, möchte ich Ihnen ein Beispiel geben. Da wir kurz vor den Feiertagen stehen, soll ein Weihnachtsnewsletter an alle Ihre Kontakte verschickt werden. Möchten Sie denselben Text in jeder E-Mail wieder und wieder einfügen und bearbeiten? Oder möchten Sie lieber auf das Einfügen-Symbol klicken, damit der erforderliche Text, die Formatierung und natürlich eine weihnachtliche Postkarte hinzugefügt werden? Sehen Sie, eine vorgespeicherteVorlage wird mit einem Klick eine versandfertige E-Mail erstellt:

Wenn du denkst, dass es zu schwer für dich ist und du es lieber auf die altmodische Art und Weise machen solltest, dann nimm dir ein paar Minuten Zeit für diesen Artikel. Glaub mir, du wirst überrascht sein, wie einfach es ist ;)

Wie Sie Ihre Bilder auf OneDrive platzieren

Vielleicht fragen Sie sich, wo die Bilder, die Sie in Shared Email Templates verwenden können, gespeichert werden. Ich werde Ihnen in diesem und den folgenden Tutorials alle möglichen Speicherorte nennen, damit Sie den für Sie passenden auswählen können.

Ich möchte mit OneDrive beginnen. Meiner bescheidenen Meinung nach ist dies die einfachste Plattform, um ein Bild in Ihre Vorlage einzubinden und es bei Bedarf mit Ihren Kollegen zu teilen. Wenn Sie neu bei OneDrive sind und keine Ahnung haben, was diese Plattform ist und was Sie tun sollten, kein Problem. Ich habe eine kleine Anleitung für Sie vorbereitet, die Ihnen helfen wird, sich mit OneDrive vertraut zu machen und es so sehr zu genießen wie ich.

Wenn Sie sich jedoch wie ein Profi im Umgang mit OneDrive fühlen, können Sie die ersten beiden Abschnitte überspringen und direkt mit dem Erstellen von Vorlagen beginnen ;)

Öffnen Sie zunächst Ihr OneDrive. Gehen Sie zu office.com und melden Sie sich an. Klicken Sie dann auf das Symbol für den App-Starter und wählen Sie OneDrive:

Tipp: Ich empfehle Ihnen, alle Dateien, die Sie in den gemeinsam genutzten E-Mail-Vorlagen verwenden möchten, in einem Ordner abzulegen, damit Sie sie schnell wiederfinden (falls Sie z. B. eine Datei ersetzen müssen) und bei Bedarf mit anderen Personen teilen können.

Es gibt 2 Möglichkeiten, einen Ordner mit Bildern auf Ihrem OneDrive zu platzieren:

• Erstellen Sie einen neuen Ordner und füllen Sie ihn mit den erforderlichen Dateien:

Sie können die Bilder mit dem Befehl Hochladen oder wählen Sie einfach die benötigten Dateien in Ihrem Datei-Explorer aus und ziehen Sie sie auf Ihr OneDrive.

Hit Hochladen -> Mappe , suchen Sie den gewünschten Ordner auf Ihrem PC und klicken Sie auf Öffnen Sie :

In wenigen Augenblicken werden die ausgewählten Dateien zu Ihrem OneDrive hinzugefügt. Jetzt haben Sie Ihre Dateien auf OneDrive. Sehen Sie? Ganz einfach! :)

Weitere Informationen finden Sie unter:

• Wie Sie Dateien sicher mit OneDrive freigeben
• Freigegebene Dateien in OneDrive anzeigen und die Freigabe beenden

Freigeben des OneDrive-Ordners für ein Team

Wenn Sie möchten, dass Ihre Teammitglieder Vorlagen mit Bildern verwenden, müssen Sie nicht nur die Vorlagen, sondern auch die Bilder freigeben. Lassen Sie uns Ihre Bilder freigeben:

1. Sammeln Sie alle Dateien, die Sie in gemeinsamen Vorlagen verwenden möchten, in einem Ordner auf Ihrem OneDrive, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Zugang verwalten :

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese Übung nicht für Ihr persönliches OneDrive-Konto funktioniert. Sie müssen die Dateien in Ihrem unternehmenseigenen OneDrive ablegen und freigeben, auf das Sie und Ihre Kollegen Zugriff haben.

Die Ordner, die Sie für andere freigegeben haben, sind mit einem kleinen Symbol einer Person gekennzeichnet:

Wenn Sie es sind, für den jemand die Dateien/Ordner freigegeben hat, sehen Sie sie in der Gemeinsame Abschnitt Ihres OneDrive:

Jetzt ist der einfachste Teil dran: Fügen Sie ein Bild in Ihre E-Mail-Vorlagen ein.

So fügen Sie ein Bild aus OneDrive in eine Outlook-Nachricht ein

Da Sie alles vorbereitet haben - Sie haben Ihre Dateien auf Ihrem OneDrive und die notwendigen Ordner sind mit den notwendigen Personen geteilt - lassen Sie uns diese Illustrationen zu Ihren Vorlagen hinzufügen. Wir haben ein spezielles Makro für solche Fälle eingeführt - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - das das gewählte Foto direkt von Ihrem OneDrive in eine Outlook-Nachricht einfügt. Lassen Sie uns Schritt für Schritt vorgehen:

1. Führen Sie Gemeinsame E-Mail-Vorlagen aus und erstellen Sie eine neue Vorlage.
2. Öffnen Sie die Makro einfügen Dropdown-Liste und wählen Sie ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

Sie werden sehen, dass das Makro in Ihre Vorlage eingefügt wird, mit einer Reihe von zufälligen Zeichen in den eckigen Klammern. Es gibt keinen Fehler, Irrtum oder Bug, Sie müssen nichts bearbeiten :) Es ist nur ein eindeutiger Pfad zu dieser Datei in Ihrem OneDrive.

Obwohl der Text in den eckigen Klammern des Makros seltsam aussieht, erhalten Sie ein ganz normales Bild, wenn Sie eine Vorlage einfügen.

Tipps und Hinweise

Es gibt ein paar wichtige Aspekte, auf die ich hinweisen sollte. Erstens müssen Sie sich jedes Mal bei Ihrem OneDrive-Konto anmelden, wenn Sie eine Vorlage mit dem Makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] erstellen oder einfügen. Auch wenn Sie bei der OneDrive-App angemeldet sind. Ich weiß, das ist ärgerlich, aber Microsoft macht sich große Sorgen um Ihre Sicherheit und wird die Single Sign-on-Funktion noch nicht implementieren.

Außerdem werden nicht alle Bildformate unterstützt. Hier ist die Liste der Formate, die Sie in unseren Shared Email Templates verwenden können: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Außerdem gibt es eine Begrenzung von 4 Mb für eine Datei. Wenn Ihre Bilder diese Kriterien nicht erfüllen, werden sie einfach nicht in einer Liste zur Auswahl stehen.

Tipp: Wenn Sie das falsche Konto ausgewählt haben, müssen Sie das Add-In nicht schließen und von vorne beginnen. Klicken Sie einfach auf das blaue Wolkensymbol, um zwischen Ihren OneDrive-Konten zu wechseln:

Bitte denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie eine Reihe von Vorlagen erstellen und diese für den Rest Ihres Teams freigeben möchten, Ihren Teammitgliedern Zugriff auf Ihren OneDrive-Ordner gewähren müssen. Ich habe diesen Fall für Sie abgedeckt, scrollen Sie nach oben, falls Sie ihn verpasst haben.

Angenommen, Sie haben ein paar Vorlagen mit ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] erstellt, aber vergessen, den OneDrive-Ordner für den Rest des Teams freizugeben. Sie können eine solche Vorlage problemlos einfügen, aber das Add-in zeigt Ihnen beim Einfügen eine Benachrichtigung an:

Keine Sorge, es ist nur eine Erinnerung daran, dass diese Datei nur für Sie verfügbar ist und dass andere Benutzer sie nicht einfügen können, da sie nicht freigegeben ist. Sie werden dieses Bild direkt nach dem Klicken auf Schließen Sie Der Benutzer, der versucht, diese Vorlage zu verwenden, erhält jedoch die folgende Fehlermeldung:

Ich glaube, es ist nicht nötig, Ihnen zu sagen, wie Sie dieses Problem lösen können ;)

Tipp: Sie können auch Bilder für jeden Benutzer einzeln hinzufügen. Klingt unglaublich? Dann lesen Sie das hier: Wie man dynamische Outlook-E-Mail-Vorlagen für den aktuellen Benutzer erstellt.

Das war alles, was ich Ihnen über das Einfügen von Bildern aus OneDrive erzählen wollte. Ich hoffe, dieser Teil des Tutorials war klar und hilfreich und Sie werden die Einfachheit und den Komfort unserer Shared Email Templates genießen. Fühlen Sie sich frei, es aus dem Microsoft Store zu installieren und Ihr neues Wissen in der Praxis anzuwenden ;)

Wenn Sie noch Fragen haben, stellen Sie sie bitte in den Kommentaren, ich helfe Ihnen gerne!