Сёння мы збіраемся больш падрабязна разгледзець нашу надбудову "Агульныя шаблоны электроннай пошты" і даведацца больш пра яе суперкарысныя магчымасці для дадання малюнкаў. Я падрыхтаваў для вас набор навучальных дапаможнікаў, у якіх я раскажу вам увесь працэс, пакажу розныя падыходы да ўстаўкі відарысаў і раскажу плюсы і мінусы кожнага з іх.

Пазнаёмцеся з агульнымі шаблонамі электроннай пошты

Дазвольце мне пачаць з некаторых тлумачэнняў для тых, хто толькі пачынае карыстацца Ablebits і не разумее, што гэта такое. Наша каманда нядаўна прадставіла зусім новы інструмент для Outlook і назвала яго Shared Email Templates. Што гэта робіць? Гэта эканоміць ваш час! Няма неабходнасці набіраць або капіяваць і ўстаўляць адзін і той жа тэкст зноў і зноў. Вы проста запускаеце Shared Email Templates, выбіраеце патрэбны шаблон і ўстаўляеце яго ў сваю электронную пошту. Трэба захаваць фарматаванне, гіперспасылкі, выявы або дадаць укладанні? Няма праблем!

Больш за тое, паколькі Shared Email Templates з'яўляецца воблачным надбудовай, вы можаце выкарыстоўваць адны і тыя ж шаблоны на некалькіх прыладах, ні адзін ліст не будзе страчаны. І калі вы хочаце, каб іншыя таксама мелі доступ да тых жа шаблонаў, вы можаце стварыць каманду і падзяліцца сваімі шаблонамі з іншымі.

Паколькі мы сёння гаворым пра выявы, дазвольце мне прывесці вам прыклад. Паколькі мы зараз на парозе святаў, калядны бюлетэнь хутка будзе разасланы ўсім вашым кантактам. Хочаце ўстаўляць і рэдагаваць адзін і той жа тэкст зноў і зноўу кожнай электроннай пошце? Ці вы аддалі перавагу б націснуць значок «Уставіць», каб дадаць неабходны тэкст, фарматаванне і, вядома, калядную паштоўку? Глядзіце, папярэдне захаваны шаблон стварае электронны ліст, гатовы да адпраўкі, адным пстрычкай мышы:

Калі вы лічыце, што гэта занадта цяжка для вас, лепш зрабіце гэта старамодным спосабам, калі ласка, надасце гэтаму артыкулу некалькі хвілін вашага часу. Паверце, вы здзівіцеся, наколькі гэта проста ;)

Як размясціць свае выявы ў OneDrive

Вы можаце задацца пытаннем аб размяшчэнні малюнкаў, якія вы можаце выкарыстоўваць у агульнай электроннай пошце Шаблоны. Я раскажу вам пра ўсе магчымыя сховішчы і месцы ў гэтым і наступных падручніках, каб вы маглі выбраць той, які вам больш падыходзіць.

Я хацеў бы пачаць з OneDrive. На мой сціплы погляд, гэта самая простая платформа для ўбудавання выявы ў шаблон і пры неабходнасці падзяліцца ёю з калегамі. Калі вы пачатковец у OneDrive і паняцця не маеце, што гэта за платформа і што вам рабіць, не праблема. Я падрыхтаваў для вас невялікую інструкцыю, якая дапаможа пазнаёміцца ​​з OneDrive і атрымаць асалоду ад яго гэтак жа, як і я.

Аднак калі вы адчуваеце сябе прафесіяналам OneDrive, прапусціце першыя два раздзелы і пераходзьце права на стварэнне шаблонаў ;)

Па-першае, давайце адкрыем ваш OneDrive. Перайдзіце на office.com і ўвайдзіце ў сістэму. Затым націсніце на значок праграмы запуску і выберыце OneDrive:

Савет. Я рэкамендую вам размясціць усе файлывы збіраецеся выкарыстоўваць у агульных шаблонах электроннай пошты ў адной папцы. Гэта дапаможа вам хутка знайсці іх (напрыклад, у выпадку, калі вам спатрэбіцца замяніць аднаго з іх) і пры неабходнасці падзяліцца з іншымі людзьмі.

Ёсць 2 спосабы размясціць папку з выявамі ў вашым OneDrive:

• Стварыце новую папку, а потым запоўніце яе неабходнымі файламі:

Вы можаце дадаць выявы з дапамогай опцыі Загрузіць або проста выбраць неабходныя файлы ў Правадыру файлаў, перацягнуць іх у OneDrive.

Націсніце Загрузіць -> Папка , знайдзіце неабходную тэчку на вашым ПК і націсніце Адкрыць :

Праз імгненне выбраны файл(ы) будзе дададзены ў ваш OneDrive. Цяпер у вас ёсць файлы ў OneDrive. Бачыце? лёгка! :)

Для атрымання дадатковай інфармацыі глядзіце:

• Як бяспечна абагульваць файлы з OneDrive
• Як праглядаць агульныя файлы ў OneDrive і спыніць абагульванне

Абагуліць папку OneDrive з камандай

Калі вы хочаце, каб вашы таварышы па камандзе выкарыстоўвалі шаблоны з малюнкамі, вам трэба будзе падзяліцца не толькі шаблонамі, але і малюнкамі. Давайце зробім вашы выявы агульнымі:

1. Збярыце ўсе файлы, якія вы хочаце выкарыстоўваць у агульных шаблонах, у адну папку на вашым OneDrive, пстрыкніце па ёй правай кнопкай мышы і выберыце Кіраванне доступам :

Заўвага. Майце на ўвазе, што гэтая практыка не будзе працаваць для вашага асабістага ўліковага запісу OneDrive. Вам трэба размясціць і абагуліць файлы ў вашым карпаратыўным OneDrive, да якіх вы і вашы калегі маеце доступ.

Папкі, якімі вы абагулілі з іншымі, пазначаны невялікім значком чалавека:

Калі нехта абагуліў файлы/папкі менавіта з вамі, вы вы ўбачыце іх у раздзеле Агульны вашага OneDrive:

Цяпер вы гатовыя да самай простай часткі. Давайце ўставім малюнак у вашыя шаблоны электроннай пошты.

Як уставіць малюнак з OneDrive у паведамленне Outlook

Паколькі ўсё гатова - вы атрымалі файлы ў OneDrive і неабходныя тэчкі падзяліўся з патрэбнымі людзьмі - давайце дадамо гэтыя ілюстрацыі ў вашы шаблоны. Мы ўвялі спецыяльны макрас для такіх выпадкаў - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - які будзе ўстаўляць выбраную фатаграфію ў паведамленне Outlook прама з вашага OneDrive. Давайце крок за крокам:

1. Запусціце агульныя шаблоны электроннай пошты і стварыце новы шаблон.
2. Адкрыйце выпадальны спіс Уставіць макрас і абярыце ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE :

Вы ўбачыце макрас, устаўлены ў ваш шаблон з наборам выпадковых сімвалаў у квадратныя дужкі. Тут няма памылак, памылак або памылак, не трэба нічога рэдагаваць :) Гэта проста ўнікальны шлях да гэтага файла ў вашым OneDrive.

Хоць тэкст у квадраце дужкі макраса выглядаюць дзіўна, вы атрымаеце цалкам нармальны малюнак пры ўстаўцы шаблону.

Парады і заўвагі

Ёсць некалькі важных аспектаў Я павінен адзначыць. Па-першае, вам трэба будзе ўваходзіць у свой уліковы запіс OneDrive кожны раз, калі вы ствараеце або ўстаўляеце шаблон з макрасам ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Нават калі вы ўвайшлі ў праграму OneDrive. Я ведаю, гэта раздражняе, але Microsoft вельмі клапоціцца аб вашай бяспецы і пакуль не збіраецца ўкараняць функцыю адзінага ўваходу.

Акрамя таго, не ўсе фарматы малюнкаў падтрымліваюцца. Вось спіс фарматаў, якія вы можаце выкарыстоўваць у нашых агульных шаблонах электроннай пошты: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Акрамя таго, для файла існуе абмежаванне ў 4 Мб. Калі вашы выявы не адпавядаюць гэтым крытэрам, яны проста не будуць даступныя ў спісе для выбару.

Парада. Калі вы выбралі няправільны ўліковы запіс, не трэба закрываць надбудову і пачынаць з самага пачатку. Проста націсніцена значку сіняга воблака для пераключэння паміж вашымі ўліковымі запісамі OneDrive:

Майце на ўвазе, што калі вы ствараеце набор шаблонаў і вырашыце падзяліцца імі з астатняй часткай вашай каманды, вы Вам трэба будзе даць вашым таварышам па камандзе доступ да вашай папкі OneDrive. Я падрыхтаваў для вас гэты выпадак, пракруціце ўверх, калі вы яго прапусцілі.

Дапусцім, вы стварылі некалькі шаблонаў з дапамогай ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], але забыліся абагуліць папку OneDrive з астатняй часткай каманды. Вы зможаце ўставіць такі шаблон без праблем, але надбудова пакажа вам апавяшчэнне пры ўстаўцы:

Не турбуйцеся, гэта проста напамін, што гэта пэўны файл даступны толькі для вас, і, паколькі іншыя карыстальнікі не абагулілі яго, яны не змогуць яго ўставіць. Гэта выява будзе ўстаўлена адразу пасля націску Зачыніць . Аднак карыстальнік, які паспрабуе выкарыстаць гэты шаблон, атрымае наступнае паведамленне пра памылку:

Я лічу, што няма неабходнасці распавядаць вам, як выправіць гэтую праблему ;)

Парада. Вы таксама можаце дадаваць фатаграфіі індывідуальна для кожнага карыстальніка. Гучыць неверагодна? Проста праверце гэта: Як стварыць дынамічны шаблон электроннай пошты Outlook для бягучага карыстальніка.

Гэта ўсё, што я хацеў сказаць вам пра ўстаўку малюнкаў з OneDrive. Я спадзяюся, што гэтая частка падручніка была зразумелай і карыснай, і вам спадабаецца прастата і зручнасць нашых агульных шаблонаў электроннай пошты. Не саромейцеся ўсталёўвацьз Microsoft Store і прымяніце свае новыя веды на практыцы ;)

Калі засталіся пытанні, задавайце іх у раздзеле каментарыяў. Буду рады дапамагчы!