Dnes sa bližšie pozrieme na náš doplnok Šablóny zdieľaných e-mailov a dozvieme sa viac o jeho superužitočných možnostiach pridávania obrázkov. Pripravil som pre vás súbor návodov, v ktorých vás prevediem celým procesom, ukážem vám rôzne prístupy k vkladaniu obrázkov a poviem vám výhody a nevýhody každého z nich.

Zoznámte sa so zdieľanými e-mailovými šablónami

Dovoľte mi, aby som začal s určitým objasnením pre tých, ktorí sú v Ablebits noví a nerozumejú, o čo ide. Náš tím nedávno predstavil úplne nový nástroj pre Outlook a nazval ho Zdieľané e-mailové šablóny. Čo robí? Šetrí váš čas! Nie je potrebné písať alebo kopírovať a vkladať ten istý text stále dokola. Stačí spustiť Zdieľané e-mailové šablóny, vybrať požadovanú šablónu a vložiť ju dopotrebujete zachovať formátovanie, hypertextové odkazy, obrázky alebo pridať prílohy? Žiadny problém!

Navyše, keďže zdieľané e-mailové šablóny sú cloudovým doplnkom, môžete používať rovnaké šablóny na viacerých zariadeniach a žiadny list sa nestratí. A ak chcete, aby aj ostatní mali prístup k rovnakým šablónam, môžete vytvoriť tím a zdieľať svoje šablóny s ostatnými.

Keďže dnes hovoríme o obrázkoch, uvediem príklad. Keďže sme práve na prahu sviatkov, chystá sa rozposlanie vianočného bulletinu všetkým vašim kontaktom. Chceli by ste v každom e-maile znova a znova vkladať a upravovať ten istý text? Alebo radšej stlačíte ikonu Vložiť, aby sa vám do e-mailu pridal potrebný text, formátovanie a, samozrejme, vianočná pohľadnica? Pozrite sa, pred uloženímšablóna jedným kliknutím vytvorí e-mail pripravený na odoslanie:

Ak si myslíte, že je to pre vás príliš ťažké a radšej to urobíte po starom, venujte tomuto článku pár minút svojho času. Verte mi, budete prekvapení, aké je to jednoduché ;)

Ako umiestniť obrázky do služby OneDrive

Možno vás zaujíma umiestnenie obrázkov, ktoré môžete použiť v zdieľaných e-mailových šablónach. V tomto a nasledujúcich návodoch vám poviem o všetkých možných úložiskách a miestach, aby ste si mohli vybrať to, ktoré vám viac vyhovuje.

Rád by som začal so službou OneDrive. Podľa môjho skromného názoru je to najjednoduchšia platforma, z ktorej môžete vložiť obrázok do svojej šablóny a v prípade potreby ho zdieľať so svojimi kolegami. Ak ste v službe OneDrive nováčik a nemáte predstavu, čo je to za platformu a čo by ste mali robiť, žiadny problém. Pripravil som pre vás malý návod, ktorý vám pomôže zoznámiť sa s OneDrive a užívať si ho rovnako ako ja.

Ak sa však v službe OneDrive cítite ako profesionál, preskočte prvé dve časti a prejdite priamo na vytváranie šablón ;)

Najskôr otvorme službu OneDrive. Prejdite na stránku office.com a prihláste sa. Potom kliknite na ikonu spúšťača aplikácií a vyberte položku OneDrive:

Tip. Odporúčam vám umiestniť všetky súbory, ktoré budete používať v zdieľaných e-mailových šablónach, do jedného priečinka. Pomôže vám to rýchlo ich nájsť (napríklad v prípade, že budete potrebovať niektorý z nich nahradiť) a v prípade potreby ich zdieľať s ďalšími ľuďmi.

Priečinok s obrázkami môžete do služby OneDrive umiestniť dvoma spôsobmi:

• Vytvorte nový priečinok a potom ho naplňte potrebnými súbormi:

Obrázky môžete pridávať pomocou Nahrať alebo jednoducho vyberte potrebné súbory v Prieskumníkovi súborov, potiahnite ich a pustite do služby OneDrive.

Hit Nahrať -> Priečinok , vyhľadajte potrebný priečinok v počítači a kliknite na tlačidlo Otvoriť :

O chvíľu sa vybraný súbor (súbory) pridá (pridajú) do služby OneDrive. Teraz máte svoje súbory v službe OneDrive. Vidíte? Jednoduché! :)

Viac informácií nájdete na:

• Ako bezpečne zdieľať súbory pomocou služby OneDrive
• Ako zobraziť zdieľané súbory v službe OneDrive a zastaviť zdieľanie

Zdieľanie priečinka OneDrive s tímom

Ak chcete, aby vaši spoluhráči používali šablóny s niektorými obrázkami, musíte zdieľať nielen šablóny, ale aj obrázky. Vytvorme si zdieľané obrázky:

1. Zhromaždite všetky súbory, ktoré chcete použiť v spoločných šablónach, do jedného priečinka v službe OneDrive, kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte Správa prístupu :

Poznámka: Majte na pamäti, že tento postup nebude fungovať pre vaše osobné konto OneDrive. Súbory musíte umiestniť a zdieľať vo vašom firemnom OneDrive, ku ktorému máte vy a vaši kolegovia prístup.

Priečinky, ktoré ste zdieľali s ostatnými, sú označené malou ikonou osoby:

Ak ste to vy, s kým niekto zdieľal súbory/priečinky, uvidíte ich v Spoločná stránka v časti OneDrive:

Teraz ste pripravení na najjednoduchšiu časť. Vložíme do šablón e-mailov obrázok.

Ako vložiť obrázok zo služby OneDrive do správy aplikácie Outlook

Keďže máte všetko pripravené - súbory máte na OneDrive a potrebné priečinky sú zdieľané s potrebnými osobami - poďme tieto ilustrácie pridať do šablón. Pre takéto prípady sme zaviedli špeciálne makro - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - ktoré vloží vybranú fotografiu do správy programu Outlook priamo z OneDrive. Poďme krok za krokom:

1. Spustite funkciu Zdieľané e-mailové šablóny a vytvorte novú šablónu.
2. Otvorte Vloženie makra rozbaľovací zoznam a vyberte možnosť ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

V šablóne uvidíte vložené makro so súborom náhodných znakov v hranatých zátvorkách. Nejde o žiadnu chybu, omyl ani chybu, netreba nič upravovať :) Je to len jedinečná cesta k tomuto súboru vo vašom OneDrive.

Hoci text v hranatých zátvorkách makra vyzerá zvláštne, po vložení šablóny získate úplne normálny obrázok.

Tipy a poznámky

Je tu niekoľko dôležitých aspektov, na ktoré by som mal upozorniť. Po prvé, pri každom vytváraní alebo vkladaní šablóny pomocou makra ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] sa budete musieť prihlásiť do svojho konta OneDrive. A to aj napriek tomu, že ste prihlásení do aplikácie OneDrive. Viem, je to otravné, ale Microsoft sa veľmi obáva o vašu bezpečnosť a zatiaľ sa nechystá implementovať funkciu jednotného prihlásenia.

Taktiež nie sú podporované všetky formáty obrázkov. Tu je zoznam formátov, ktoré môžete použiť v našich zdieľaných e-mailových šablónach: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Okrem toho existuje obmedzenie 4 Mb pre súbor. Ak vaše obrázky nespĺňajú tieto kritériá, jednoducho nebudú k dispozícii v zozname na výber.

Tip. Ak ste si vybrali nesprávne konto, nemusíte zatvárať doplnok a začínať úplne od začiatku. Stačí kliknúť na modrú ikonu cloudu a prepínať medzi kontami OneDrive:

Majte na pamäti, že ak vytvoríte sadu šablón a rozhodnete sa ich zdieľať so zvyškom tímu, budete musieť svojim kolegom z tímu poskytnúť prístup k priečinku OneDrive. Tento prípad som pre vás spracoval, ak ste ho premeškali, prejdite nahor.

Povedzme, že ste vytvorili niekoľko šablón s ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], ale zabudli ste zdieľať priečinok OneDrive so zvyškom tímu. Takúto šablónu budete môcť bez problémov vložiť, ale doplnok vám pri vkladaní zobrazí oznámenie:

Nemusíte sa obávať, je to len upozornenie, že tento konkrétny súbor je k dispozícii len pre vás, a keďže ostatní používatelia ho nemajú zdieľaný, nebudú ho môcť vložiť. Tento obrázok sa vám vloží hneď po kliknutí na tlačidlo Zatvoriť Používateľ, ktorý sa pokúsi použiť túto šablónu, však dostane nasledujúcu chybu:

Verím, že vám nemusím hovoriť, ako tento problém vyriešiť ;)

Tip. Môžete tiež pridať obrázky individuálne pre každého používateľa. Znie to neuveriteľne? Stačí si pozrieť toto: Ako vytvoriť dynamickú e-mailovú šablónu aplikácie Outlook pre aktuálneho používateľa.

To je všetko, čo som vám chcel povedať o vkladaní obrázkov z OneDrive. Dúfam, že táto časť návodu bola zrozumiteľná a užitočná a že sa vám bude páčiť jednoduchosť a pohodlie našich zdieľaných e-mailových šablón. Neváhajte si ich nainštalovať z obchodu Microsoft Store a uplatniť svoje nové vedomosti v praxi ;)

Ak máte ešte nejaké otázky, položte ich v sekcii Komentáre. Rád vám pomôžem!