Tänään tutustumme tarkemmin Shared Email Templates -lisäosaan ja opimme lisää sen erittäin hyödyllisistä mahdollisuuksista lisätä kuvia. Olen valmistellut sinulle joukon opetusohjelmia, joissa käyn läpi koko prosessin, näytän erilaisia lähestymistapoja kuvien lisäämiseen ja kerron niiden hyvät ja huonot puolet.

Tutustu jaettuihin sähköpostimalleihin

Aloitan selvennyksellä niille, jotka ovat uusia Ablebitsin käyttäjiä eivätkä ymmärrä, mistä on kyse. Tiimimme esitteli hiljattain upouuden työkalun Outlookiin ja kutsui sitä nimellä Shared Email Templates (jaetut sähköpostimallit). Mitä se tekee? Se säästää aikaasi! Sinun ei tarvitse kirjoittaa tai copy-paste-taittaa samaa tekstiä uudelleen ja uudelleen. Käynnistät vain Shared Email Templates (jaetut sähköpostimallit) -ohjelman, valitset haluamasi mallin ja liität sen omiin kansiisi.Sähköposti. Haluatko säilyttää muotoilun, hyperlinkit, kuvat tai lisätä liitetiedostoja? Ei ongelmaa!

Koska Jaetut sähköpostimallit on pilvipohjainen lisäosa, voit käyttää samoja malleja useilla eri laitteilla, eikä yhtään kirjettä menetetä. Jos haluat, että muutkin voivat käyttää samoja malleja, voit luoda tiimin ja jakaa mallejasi muiden kanssa.

Koska puhumme tänään kuvista, annan sinulle esimerkin. Koska olemme nyt lomien kynnyksellä, jouluinen uutiskirje on tarkoitus lähettää kaikille yhteystiedoillesi. Haluaisitko liittää ja muokata samaa tekstiä yhä uudelleen ja uudelleen jokaiseen sähköpostiin? Vai painaisitko mieluummin Liitä-kuvaketta, jolloin tarvittava teksti, muotoilu ja tietysti jouluinen postikortti lisätään? Katso, valmiiksi tallennettuunmalli luo lähetysvalmiin sähköpostin yhdellä napsautuksella:

Jos luulet, että se on sinulle liian vaikeaa ja sinun on parempi tehdä se vanhanaikaisella tavalla, anna tälle artikkelille muutama minuutti ajastasi. Usko minua, tulet yllättymään, kuinka helppoa se on ;)

Kuvien sijoittaminen OneDriveen

Saatat miettiä, missä kuvat, joita voit käyttää jaetuissa sähköpostimalleissa, sijaitsevat. Kerron tässä ja seuraavissa ohjeissa kaikista mahdollisista tallennuskohteista ja -paikoista, jotta voit valita itsellesi sopivimman.

Haluaisin aloittaa OneDrivesta. Se on mielestäni helpoin alusta, josta voit upottaa kuvan malliisi ja tarvittaessa jakaa sen kollegoillesi. Jos olet uusi OneDriven käyttäjä eikä sinulla ole aavistustakaan, mikä tämä alusta on ja mitä sinun pitäisi tehdä, ei hätää. Olen laatinut sinulle pienen ohjeen, joka auttaa sinua tutustumaan OneDriveen ja nauttimaan siitä yhtä paljon kuin minä.

Jos kuitenkin tunnet itsesi OneDriven ammattilaiseksi, jätä kaksi ensimmäistä osiota väliin ja hyppää suoraan mallien luomiseen ;)

Avataan ensin OneDrive. Mene osoitteeseen office.com ja kirjaudu sisään. Napsauta sitten sovelluksen käynnistyskuvaketta ja valitse OneDrive:

Vinkki: Suosittelen, että sijoitat kaikki tiedostot, joita aiot käyttää jaetuissa sähköpostimalleissa, yhteen kansioon. Se auttaa sinua löytämään ne nopeasti (jos sinun on esimerkiksi vaihdettava jokin niistä) ja jakamaan ne tarvittaessa muiden kanssa.

On kaksi tapaa sijoittaa kuvakansio OneDriveen:

• Luo uusi kansio ja täytä se tarvittavilla tiedostoilla:

Voit lisätä kuvia käyttämällä Lataa vaihtoehto tai yksinkertaisesti valitse tarvittavat tiedostot File Explorerista, vedä ja pudota ne OneDriveen.

Hit Lataa -> Kansio , etsi tarvittava kansio tietokoneeltasi ja napsauta painiketta Avaa :

Hetken kuluttua valittu(t) tiedosto(t) lisätään OneDriveen. Nyt sinulla on tiedostosi OneDrivessa. Näetkö? Helppoa! :)

Lisätietoja on osoitteessa:

• Tiedostojen turvallinen jakaminen OneDriven avulla
• Jaettujen tiedostojen tarkasteleminen OneDrivessa ja jakamisen lopettaminen

Jaa OneDrive-kansio tiimin kanssa

Jos haluat, että joukkuetoverisi voivat käyttää malleja, joissa on kuvia, sinun on jaettava paitsi mallit myös kuvat. Laitetaan kuvat jaetuiksi:

1. Kerää kaikki tiedostot, joita aiot käyttää yhteisissä malleissa, yhteen kansioon OneDrivessa, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Hallitse pääsyä :

Huomautus: Muista, että tämä harjoitus ei toimi henkilökohtaisella OneDrive-tililläsi. Sinun on sijoitettava ja jaettava tiedostot yrityksen OneDriveen, johon sinulla ja kollegoillasi on pääsy.

Muiden kanssa jakamasi kansiot on merkitty pienellä henkilön kuvakkeella:

Jos joku on jakanut tiedostot/kansiot sinun kanssasi, näet ne valikossa Jaettu OneDriven osiossa:

Nyt olet valmis helpoimpaan osaan: lisätään kuva sähköpostipohjiin.

Kuvan lisääminen OneDrivesta Outlook-viestiin

Kun kaikki on valmista - sinulla on tiedostot OneDrivessäsi ja tarvittavat kansiot on jaettu tarvittavien henkilöiden kanssa - lisätään nämä kuvat malleihisi. Otimme käyttöön erityisen makron tällaisia tapauksia varten - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - joka liittää valitun kuvan Outlook-viestiin suoraan OneDrivestäsi. Mennään askel askeleelta:

1. Suorita Shared Email Templates ja luo uusi malli.
2. Avaa Lisää makro ja valitse ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

Näet, että makro on lisätty malliisi, ja hakasulkeissa on joukko satunnaisia merkkejä. Siinä ei ole mitään virhettä, virhettä tai vikaa, eikä mitään tarvitse muokata :) Se on vain yksilöllinen polku tähän tiedostoon OneDrivessäsi.

Vaikka makron hakasulkeissa oleva teksti näyttää oudolta, saat täysin normaalin kuvan, kun liität mallin.

Vinkkejä ja muistiinpanoja

On muutama tärkeä seikka, joita minun on korostettava. Ensinnäkin, sinun on kirjauduttava OneDrive-tilillesi joka kerta, kun luot tai lisäät mallin ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] -makrolla. Vaikka oletkin kirjautunut OneDrive-sovellukseen. Tiedän, että se on ärsyttävää, mutta Microsoft on huolissaan turvallisuudestasi, eikä se aio vielä ottaa käyttöön Single Sign-on -ominaisuutta.

Tässä on luettelo tiedostomuodoista, joita voit käyttää jaetuissa sähköpostimalleissamme: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Lisäksi on olemassa 4 Mb:n tiedostorajoitus. Jos kuvasi eivät täytä näitä kriteerejä, niitä ei yksinkertaisesti ole saatavilla luettelossa valittavaksi.

Vihje: Jos olet valinnut väärän tilin, lisäosaa ei tarvitse sulkea ja aloittaa alusta. Vaihda OneDrive-tilien välillä napsauttamalla sinistä pilvikuvaketta:

Muista, että jos luot joukon malleja ja päätät jakaa ne muun tiimisi kanssa, sinun on annettava joukkuetovereillesi pääsy OneDrive-kansioosi. Olen käsitellyt tämän tapauksen sinulle, selaa ylöspäin, jos et ole kuullut siitä.

Oletetaan, että olet luonut muutamia malleja, joissa on ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], mutta unohdit jakaa OneDrive-kansion muun tiimin kanssa. Voit liittää tällaisen mallin ongelmitta, mutta lisäosa näyttää ilmoituksen liittämisen yhteydessä:

Ei hätää, se on vain muistutus siitä, että tämä tietty tiedosto on vain sinun käytettävissäsi ja koska muilla käyttäjillä ei ole sitä jaettuna, he eivät voi lisätä sitä. Sinulle tulee tämä kuva heti klikkauksen jälkeen. Sulje Käyttäjä, joka yrittää käyttää tätä mallia, saa kuitenkin seuraavan virheilmoituksen:

Uskon, että ei ole tarpeen kertoa, miten tämä ongelma korjataan ;)

Vinkki. Voit myös lisätä kuvia erikseen jokaiselle käyttäjälle. Kuulostaa uskomattomalta? Tarkista tämä: Kuinka tehdä dynaaminen Outlook-sähköpostimalli nykyiselle käyttäjälle.

Siinä kaikki, mitä halusin kertoa sinulle kuvien lisäämisestä OneDrivesta. Toivottavasti tämä osa ohjeesta oli selkeä ja hyödyllinen ja nautit jaettujen sähköpostimallien yksinkertaisuudesta ja kätevyydestä. Asenna se vapaasti Microsoft Storesta ja sovella uutta tietämystäsi käytäntöön ;)

Jos sinulla on vielä kysymyksiä, kysy niitä kommenttiosiossa. Autan mielelläni!