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今日は、「共有メールテンプレート」アドインを詳しく見て、画像を追加するための非常に便利なオプションについて学びましょう。 一連のチュートリアルを用意しましたので、プロセス全体を通して、画像を挿入するための異なるアプローチを紹介し、それぞれの長所と短所について説明します。
共有メールテンプレートに慣れる
Ablebitsを初めて使う人のために、まず説明します。 私たちのチームは最近、Outlook用の全く新しいツールを導入し、それを「共有メールテンプレート」と名付けました。 これは何をしているかというと、あなたの時間を節約してくれます。 同じテキストを何度もタイプしたりコピー・ペーストする必要はありません。 共有メールテンプレートを実行し、希望のテンプレートを選択して、それをあなたのフォーマット、ハイパーリンク、画像の保存、添付ファイルの追加が必要な場合も、問題ありません。
さらに、共有メールテンプレートはクラウドベースのアドインなので、同じテンプレートを複数の端末で利用しても、文字が消えることはありません。 また、他の人にも同じテンプレートを利用してもらいたい場合は、チームを作成してテンプレートを共有することも可能です。
今日は写真の話なので、例を挙げてみましょう。 今、連休の真っ只中なので、クリスマスのニュースレターをすべての連絡先に送ろうとしています。 それぞれのメールに同じテキストを何度も貼り付けて編集しますか？ それとも、貼り付けアイコンを押して、必要なテキストやフォーマット、そしてもちろんクリスマスらしいポストカードを追加しますか？ ほら、事前に保存されたテンプレートは、ワンクリックですぐに送信できるメールを作成します。
もしあなたが、自分には難しい、昔ながらの方法でやった方がいいと思っているなら、この記事を数分読んでみてください。 私を信じて、あなたはそれがとても簡単だと驚くことでしょう ;)
OneDriveに写真を配置する方法
共有メールテンプレートで使用する画像の保存場所について悩んでいるかもしれません。 このチュートリアルと次のチュートリアルで、保存場所について説明しますので、より自分に合ったものを選んでください。
OneDriveは、テンプレートに画像を埋め込み、必要に応じて同僚と共有できる最も簡単なプラットフォームです。 OneDriveが初めてで、このプラットフォームが何か、何をすべきか分からない場合でも問題ありません。 OneDriveに慣れ、私のように楽しむために、小さなガイダンスを用意しました。
しかし、もしあなたがOneDriveのプロだと感じているなら、最初の2つのセクションをスキップして、すぐにテンプレートの作成に進んでください ;)
まず、OneDriveを開きましょう。 office.comにアクセスしてサインインします。 そして、アプリランチャーのアイコンをクリックして、OneDriveを選択します。
共有メールテンプレートで使用するすべてのファイルを1つのフォルダに入れることをお勧めします。 そうすることで、ファイルをすぐに見つけることができ（例えば、1つのファイルを交換する必要がある場合）、必要に応じて他の人と共有することができます。
OneDriveに画像を含むフォルダを配置する方法は2つあります。
- 新しいフォルダを作成し、そこに必要なファイルを入れます。
を使用して画像を追加することができます。 アップロード オプションを使用するか、ファイルエクスプローラで必要なファイルを選択し、OneDriveにドラッグ＆ドロップするだけです。
すぐに選択したファイルがOneDriveに追加されます。 これで、OneDriveにファイルが保存されました。 ほら、簡単でしょ！ :)
詳しくは、こちらをご覧ください。
- OneDriveでファイルを安全に共有する方法
- OneDriveで共有ファイルを表示する方法と共有を停止する方法
OneDriveのフォルダーをチームで共有する
写真付きのテンプレートをチームメイトに使ってもらうには、テンプレートだけでなく、写真も共有する必要があります。 写真を共有できるようにしましょう。
- 共通のテンプレートで使用するファイルをOneDrive上の1つのフォルダに集め、右クリックし、以下を選択します。 アクセス管理 :
注意：このドリルは個人のOneDriveアカウントでは動作しないので、自分や同僚がアクセスできる企業のOneDriveにファイルを置いて共有する必要があることに留意してください。
他の人と共有したフォルダーには、人のアイコンが小さく表示されます。
ファイルやフォルダーを共有した相手が自分である場合、そのファイルやフォルダーは シェアード のセクションをご覧ください。
それでは、一番簡単な、メールテンプレートに画像を挿入してみましょう。
OutlookメッセージにOneDriveから画像を挿入する方法
OneDriveにファイルがあり、必要なフォルダが必要な人と共有されているので、テンプレートにイラストを追加してみましょう。 このような場合のために、~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]という特別なマクロを導入しました。 これはOneDriveから選んだ写真を直接Outlookメッセージに貼り付けてくれます。ステップバイステップでやっていきましょう。
- Shared Email Templatesを実行し、新しいテンプレートを作成します。
- を開く インサートマクロ のドロップダウンリストから、~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE を選択してください。
マクロがテンプレートに挿入され、角括弧の中にランダムな文字のセットが表示されます。 エラー、間違い、バグなどはなく、何も編集する必要はありません :) これは、OneDrive内のこのファイルへの固有のパスであるだけです。
マクロの角括弧内の文字が変に見えますが、テンプレートを貼り付けると全く正常な絵が表示されます。
ヒントと注意点
まず、~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]マクロを使用してテンプレートを作成または挿入するたびに、OneDriveアカウントにサインインする必要があります。 OneDriveアプリにサインインしていてもです。 これはイライラしますが、Microsoftはあなたのセキュリティについて非常に心配しているので、シングルサインオン機能はまだ実装しないつもりでいます。
また、すべての画像フォーマットに対応しているわけではありません。共有メールテンプレートで使用できるフォーマットの一覧は以下の通りです。 .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg さらに、1ファイル4Mbという制限があります。 画像がこの基準に合わない場合は、選択リストで利用できないだけとなります。
ヒント: 間違ったアカウントを選択した場合、アドインを閉じて最初からやり直す必要はありません。 青い雲のアイコンをクリックするだけで、OneDriveアカウントを切り替えることができます。
テンプレートのセットを作成し、それをチームの他のメンバーと共有する場合、チームメイトに自分のOneDriveフォルダへのアクセス権を提供する必要があることに留意してください。 このケースはカバーしましたので、見逃した場合はスクロールアップしてください。
例えば、~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]でいくつかのテンプレートを作成したが、OneDriveフォルダを他のチームと共有するのを忘れたとします。 このようなテンプレートは問題なく貼り付けることができますが、アドインは貼り付け時に通知を表示します。
これは、このファイルがあなただけに提供されていることを示すもので、他のユーザーはこのファイルを共有していないため、挿入することはできません。 をクリックすると、この画像が貼り付けられます。 閉じる しかし、このテンプレートを使用しようとすると、次のようなエラーが発生します。
この問題を解決する方法をお伝えする必要はないと思います ;)
ヒント：ユーザーごとに画像を追加することもできます。 信じられないと思われる方は、こちらをご覧ください：現在のユーザー用に動的なOutlookメールテンプレートを作成する方法。
以上、OneDriveから写真を挿入する方法について説明しました。 このチュートリアルが分かりやすく役に立ち、共有メールテンプレートのシンプルさと便利さを楽しんでいただければ幸いです。 Microsoft Storeからインストールして、新しい知識を実践に活かしてください(笑)。
もし、質問が残っていたら、コメント欄で質問してください。 喜んでお答えします!
