Dzisiaj przyjrzymy się bliżej naszemu dodatkowi Shared Email Templates i dowiemy się więcej o jego super użytecznych opcjach dodawania obrazków. Przygotowałem dla Ciebie zestaw tutoriali, w których przeprowadzę Cię przez cały proces, pokażę różne podejścia do wstawiania obrazków i powiem Ci o zaletach i wadach każdego z nich.

Zapoznaj się z udostępnionymi szablonami e-maili

Pozwólcie, że zacznę od wyjaśnienia dla tych, którzy są nowi w Ablebits i nie rozumieją, co to jest. Nasz zespół wprowadził niedawno zupełnie nowe narzędzie dla Outlooka i nazwał je Shared Email Templates. Co ono robi? Oszczędza Twój czas! Nie ma potrzeby wpisywania lub kopiowania-wklejania tego samego tekstu w kółko. Po prostu uruchamiasz Shared Email Templates, wybierasz pożądany szablon i wklejasz go do swojegoPotrzebujesz zachować formatowanie, hiperłącza, obrazy lub dodać załączniki? Żaden problem!

Ponadto, ponieważ Shared Email Templates jest dodatkiem opartym na chmurze, możesz używać tych samych szablonów na wielu urządzeniach, żaden list nie zostanie utracony. A jeśli chcesz, aby inni również mieli dostęp do tych samych szablonów, możesz stworzyć zespół i udostępnić swoje szablony innym.

Skoro już mówimy o zdjęciach, to podam Ci przykład. Ponieważ jesteśmy u progu świąt, masz zamiar rozesłać do wszystkich swoich kontaktów świąteczny newsletter. Czy chciałbyś wklejać i edytować ten sam tekst w każdym mailu od nowa? Czy może wolałbyś nacisnąć ikonę Wklej, aby dodać niezbędny tekst, formatowanie i oczywiście świąteczną kartkę pocztową? Zobacz, wstępnie zapisanySzablon tworzy gotową do wysłania wiadomość e-mail za pomocą jednego kliknięcia:

Jeśli uważasz, że jest to dla Ciebie za trudne i lepiej zrobić to po staremu, poświęć temu artykułowi kilka minut swojego czasu. Zaufaj mi, będziesz zaskoczony, jakie to proste ;)

Jak umieścić swoje zdjęcia w OneDrive

Być może zastanawiasz się nad lokalizacją zdjęć, które możesz wykorzystać w Shared Email Templates. W tym i kolejnych tutorialach opowiem Ci o wszystkich możliwych magazynach i miejscach, abyś mógł wybrać ten, który bardziej Ci pasuje.

Chciałbym zacząć od OneDrive'a. Moim skromnym zdaniem jest to najłatwiejsza platforma, z której można osadzić zdjęcie w szablonie i w razie potrzeby podzielić się nim ze współpracownikami. Jeśli jesteś nowy w OneDrive i nie masz pojęcia, czym jest ta platforma i co powinieneś zrobić, nie ma problemu. Przygotowałem dla Ciebie mały poradnik, który pomoże Ci zapoznać się z OneDrive'em i polubić go tak samo jak ja.

Jeśli jednak czujesz się jak zawodowiec w OneDrive, pomiń dwie pierwsze części i przeskocz od razu do tworzenia szablonów ;)

Na początek otwórzmy swój OneDrive. Wejdź na stronę office.com i zaloguj się. Następnie kliknij na ikonę launchera aplikacji i wybierz OneDrive:

Wskazówka. Zalecam umieszczenie wszystkich plików, których będziesz używał w Shared Email Templates w jednym folderze. Pomoże Ci to szybko je zlokalizować (na przykład w przypadku konieczności wymiany jednego z nich) i udostępnić innym osobom w razie potrzeby.

Istnieją 2 sposoby na umieszczenie folderu ze zdjęciami na dysku OneDrive:

• Utwórz nowy folder, a następnie wypełnij go niezbędnymi plikami:

Możesz dodać obrazy za pomocą Prześlij opcja lub po prostu wybierz potrzebne pliki w Eksploratorze plików, przeciągnij i upuść je do OneDrive.

Hit Prześlij -> Folder , wyszukaj na komputerze potrzebny folder i kliknij Otwórz :

Za chwilę wybrany plik lub pliki zostaną dodane do Twojego OneDrive'a. Teraz masz swoje pliki na OneDrive'ie - zobacz, proste :)

Więcej informacji można znaleźć w:

• Jak bezpiecznie udostępniać pliki za pomocą OneDrive
• Jak wyświetlić udostępnione pliki w OneDrive i zatrzymać udostępnianie

Udostępnianie folderu OneDrive zespołowi

Jeśli chcesz, aby Twoi koledzy z drużyny używali szablonów z jakimiś obrazkami, będziesz musiał udostępnić nie tylko szablony, ale także obrazki. Niech Twoje obrazki będą udostępnione:

1. Zbierz wszystkie pliki, które mają być wykorzystane we wspólnych szablonach w jednym folderze na OneDrive, kliknij na niego prawym przyciskiem myszy i wybierz Zarządzaj dostępem :

Uwaga. Należy pamiętać, że to ćwiczenie nie zadziała w przypadku osobistego konta OneDrive. Należy umieścić i udostępnić pliki w firmowym dysku OneDrive, do którego masz dostęp Ty i Twoi współpracownicy.

Foldery, które udostępniłeś innym, są oznaczone małą ikoną osoby:

Jeśli to Ty jesteś osobą, której ktoś udostępnił pliki/foldery, zobaczysz je w Wspólne w sekcji OneDrive:

Teraz jesteś gotowy na najłatwiejszą część. Wstawmy obrazek do szablonów e-maili.

Jak wstawić obraz z OneDrive do wiadomości w programie Outlook

Skoro wszystko jest już gotowe - masz swoje pliki na OneDrive, a niezbędne foldery są udostępnione odpowiednim osobom - dodajmy te ilustracje do swoich szablonów. Wprowadziliśmy specjalne makro dla takich przypadków - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - które wklei wybrane zdjęcie do wiadomości Outlooka prosto z Twojego OneDrive'a. Przejdźmy krok po kroku:

1. Uruchom Shared Email Templates i utwórz nowy szablon.
2. Otwórz Wstaw Makro z listy rozwijanej i wybierz ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

Zobaczysz makro wstawione do Twojego szablonu z zestawem losowych znaków w nawiasach kwadratowych. Nie ma tu żadnego błędu, pomyłki czy buga, nie trzeba nic edytować :) To tylko unikalna ścieżka do tego pliku w Twoim OneDrive.

Choć tekst w nawiasach kwadratowych makra wygląda dziwnie, to po wklejeniu szablonu otrzymasz zupełnie normalny obrazek.

Wskazówki i uwagi

Jest kilka ważnych aspektów, na które powinienem zwrócić uwagę. Po pierwsze, będziesz musiał zalogować się na swoje konto OneDrive za każdym razem, gdy będziesz tworzył lub wstawiał szablon za pomocą makra ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Nawet jeśli jesteś zalogowany do aplikacji OneDrive. Wiem, to irytujące, ale Microsoft bardzo martwi się o Twoje bezpieczeństwo i nie zamierza jeszcze wdrażać funkcji Single Sign-on.

Ponadto, nie wszystkie formaty obrazów są obsługiwane. Oto lista formatów, których możesz użyć w naszych Współdzielonych Szablonach Email: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Poza tym, istnieje ograniczenie do 4 Mb na plik. Jeśli Twoje obrazy nie spełniają tych kryteriów, po prostu nie będą dostępne na liście do wyboru.

Wskazówka. Jeśli wybrałeś złe konto, nie musisz zamykać dodatku i zaczynać od początku. Wystarczy kliknąć na niebieską ikonę chmury, aby przełączyć się między kontami OneDrive:

Należy pamiętać, że jeśli utworzysz zestaw szablonów i zdecydujesz się udostępnić je reszcie zespołu, będziesz musiał zapewnić swoim kolegom z zespołu dostęp do swojego folderu OneDrive. Mam ten przypadek pokryty dla Ciebie, przewiń w górę, jeśli go przegapiłeś.

Powiedzmy, że stworzyłeś kilka szablonów z ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], ale zapomniałeś udostępnić folder OneDrive reszcie zespołu. Będziesz mógł wkleić taki szablon bez problemu, ale dodatek pokaże Ci powiadomienie podczas wklejania:

Nie martw się, to tylko przypomnienie, że ten konkretny plik jest dostępny tylko dla Ciebie, a ponieważ inni użytkownicy nie mają go udostępnionego, nie będą mogli go wstawić. Będziesz miał ten obraz wklejony zaraz po kliknięciu Zamknij Jednak użytkownik, który spróbuje użyć tego szablonu otrzyma następujący błąd:

Uważam, że nie ma potrzeby mówić, jak naprawić ten problem ;)

Wskazówka. Możesz również dodać zdjęcia indywidualnie dla każdego użytkownika. Brzmi niewiarygodnie? Sprawdź to: Jak zrobić dynamiczny szablon e-mail w Outlooku dla aktualnego użytkownika.

To już wszystko, co chciałem Ci przekazać na temat wstawiania zdjęć z OneDrive. Mam nadzieję, że ta część tutorialu była przejrzysta i pomocna, a Ty polubisz prostotę i wygodę naszych Współdzielonych Szablonów Email. Zapraszam do instalacji z Microsoft Store i zastosowania nowej wiedzy w praktyce ;)

Jeśli pozostały jakieś pytania, proszę je zadać w sekcji Komentarze, chętnie pomogę!