สารบัญ
วันนี้เราจะมาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Add-in เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันของเรา และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการเพิ่มรูปภาพ ฉันได้เตรียมชุดบทช่วยสอนไว้ให้คุณแล้ว ซึ่งฉันจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการทั้งหมด แสดงวิธีการแทรกรูปภาพแบบต่างๆ และบอกคุณถึงข้อดีและข้อเสียของแต่ละวิธี
ทำความคุ้นเคยกับเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน
ให้ฉันเริ่มต้นด้วยการชี้แจงสำหรับผู้ที่ยังใหม่กับ Ablebits และไม่เข้าใจว่ามันคืออะไร ทีมงานของเราได้เปิดตัวเครื่องมือใหม่ล่าสุดสำหรับ Outlook และเรียกว่าเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน มันกำลังทำอะไร? ช่วยประหยัดเวลาของคุณ! ไม่จำเป็นต้องพิมพ์หรือคัดลอกและวางข้อความเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก คุณเพียงแค่เรียกใช้เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน เลือกเทมเพลตที่ต้องการแล้ววางลงในอีเมลของคุณ ต้องการรักษาการจัดรูปแบบ ไฮเปอร์ลิงก์ รูปภาพ หรือเพิ่มไฟล์แนบหรือไม่ ไม่มีปัญหา!
ยิ่งไปกว่านั้น เนื่องจากเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันเป็น Add-in บนระบบคลาวด์ คุณจึงสามารถใช้เทมเพลตเดียวกันในอุปกรณ์หลายเครื่อง จดหมายจะไม่สูญหาย และถ้าคุณต้องการให้ผู้อื่นเข้าถึงเทมเพลตเดียวกันด้วย คุณอาจสร้างทีมและแบ่งปันเทมเพลตของคุณกับผู้อื่น
ในขณะที่เรากำลังพูดถึงรูปภาพในวันนี้ ผมขอยกตัวอย่างให้คุณฟัง เนื่องจากเรากำลังอยู่ในช่วงวันหยุดยาว จดหมายข่าวคริสต์มาสกำลังจะถูกส่งไปยังผู้ติดต่อของคุณทุกคน คุณต้องการวางและแก้ไขข้อความเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกในอีเมลแต่ละฉบับ? หรือคุณอยากจะกดไอคอนวางเพื่อเพิ่มข้อความที่จำเป็น การจัดรูปแบบ และแน่นอน โปสการ์ดคริสต์มาส ดูสิ เทมเพลตที่บันทึกไว้ล่วงหน้าจะสร้างอีเมลที่พร้อมส่งได้ในคลิกเดียว:
หากคุณคิดว่ามันยากเกินไปสำหรับคุณ และคุณควรจะทำ วิธีที่ล้าสมัย โปรดให้เวลากับบทความนี้สักสองสามนาที เชื่อฉันสิ คุณจะต้องแปลกใจว่ามันง่ายขนาดไหน ;)
วิธีวางรูปภาพของคุณบน OneDrive
คุณอาจสงสัยเกี่ยวกับตำแหน่งของรูปภาพที่คุณอาจใช้ในอีเมลที่แชร์ เทมเพลต ฉันจะบอกคุณเกี่ยวกับที่เก็บข้อมูลและสถานที่ที่เป็นไปได้ทั้งหมดในบทช่วยสอนนี้และต่อไปนี้ เพื่อให้คุณสามารถเลือกที่ที่เหมาะกับคุณมากขึ้น
ฉันต้องการเริ่มต้นด้วย OneDrive ในความเห็นของฉัน นี่เป็นแพลตฟอร์มที่ง่ายที่สุดในการฝังรูปภาพในเทมเพลตของคุณและแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานของคุณหากจำเป็น หากคุณยังใหม่กับ OneDrive และไม่รู้ว่าแพลตฟอร์มนี้คืออะไรและคุณควรทำอะไร ก็ไม่มีปัญหา ฉันได้เตรียมคำแนะนำเล็กๆ น้อยๆ ไว้ให้คุณแล้ว ซึ่งจะช่วยให้คุณทำความคุ้นเคยกับ OneDrive และสนุกไปกับมันได้มากที่สุด
อย่างไรก็ตาม หากคุณรู้สึกว่าเป็นมืออาชีพใน OneDrive ให้ข้ามสองส่วนแรกและข้ามไป สิทธิ์ในการสร้างเทมเพลต ;)
ก่อนอื่น มาเปิด OneDrive ของคุณกันก่อน ไปที่ office.com และลงชื่อเข้าใช้ จากนั้นคลิกที่ไอคอนตัวเปิดใช้แอป แล้วเลือก OneDrive:
เคล็ดลับ ฉันขอแนะนำให้คุณวางไฟล์ทั้งหมดที่คุณจะใช้ในเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันในโฟลเดอร์เดียว มันจะช่วยให้คุณค้นหาได้อย่างรวดเร็ว (เช่น ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องเปลี่ยนอันใดอันหนึ่ง เป็นต้น) และแบ่งปันกับคนอื่นๆ หากจำเป็น
มี 2 วิธีในการวางโฟลเดอร์ที่มีรูปภาพบน OneDrive ของคุณ:
- สร้างโฟลเดอร์ใหม่แล้วเติมด้วยไฟล์ที่จำเป็น:
คุณสามารถเพิ่มรูปภาพได้โดยใช้ตัวเลือก อัปโหลด หรือเพียงแค่เลือกไฟล์ที่จำเป็นใน File Explorer แล้วลากและวางลงใน OneDrive ของคุณ
ในอีกสักครู่ ไฟล์ที่เลือกจะถูก เพิ่มลงใน OneDrive ของคุณแล้ว ตอนนี้คุณมีไฟล์ของคุณบน OneDrive ดู? ง่าย! :)
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู:
- วิธีแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยด้วย OneDrive
- วิธีดูไฟล์ที่แชร์ใน OneDrive และหยุดแชร์
แชร์โฟลเดอร์ OneDrive กับทีม
ถ้าคุณต้องการให้เพื่อนร่วมทีมใช้เทมเพลตกับรูปภาพ คุณจะต้องแชร์ทั้งเทมเพลตและรูปภาพด้วย มาแชร์รูปภาพของคุณกันเถอะ:
- รวบรวมไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการใช้ในเทมเพลตทั่วไปในโฟลเดอร์เดียวบน OneDrive ของคุณ คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก จัดการการเข้าถึง :
หมายเหตุ โปรดทราบว่าการฝึกซ้อมนี้ใช้ไม่ได้กับบัญชี OneDrive ส่วนบุคคลของคุณ คุณต้องวางและแชร์ไฟล์ใน OneDrive ขององค์กรที่คุณและเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถเข้าถึงได้
โฟลเดอร์ที่คุณแบ่งปันกับผู้อื่นจะถูกทำเครื่องหมายด้วยไอคอนขนาดเล็กของบุคคล:
หากคุณเป็นคนที่แบ่งปันไฟล์/โฟลเดอร์ด้วย แสดงว่าคุณ จะเห็นในส่วน แชร์ ของ OneDrive ของคุณ:
ตอนนี้คุณก็พร้อมสำหรับส่วนที่ง่ายที่สุดแล้ว มาแทรกรูปภาพในเทมเพลตอีเมลของคุณกันเถอะ
วิธีแทรกรูปภาพจาก OneDrive ในข้อความ Outlook
เมื่อคุณพร้อมแล้ว - คุณได้ไฟล์ของคุณบน OneDrive และโฟลเดอร์ที่จำเป็นแล้ว แบ่งปันกับคนที่จำเป็น - มาเพิ่มภาพประกอบเหล่านั้นลงในเทมเพลตของคุณ เราได้แนะนำมาโครพิเศษสำหรับกรณีดังกล่าว - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] ซึ่งจะวางรูปภาพที่เลือกลงในข้อความ Outlook จาก OneDrive ของคุณโดยตรง ไปทีละขั้นตอน:
- เรียกใช้เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันและสร้างเทมเพลตใหม่
- เปิดรายการแบบเลื่อนลง แทรกมาโคร และเลือก ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE :
คุณจะเห็นมาโครแทรกในเทมเพลตของคุณพร้อมกับชุดอักขระแบบสุ่มใน วงเล็บเหลี่ยม ไม่มีข้อผิดพลาด ความผิดพลาด หรือจุดบกพร่อง ไม่จำเป็นต้องแก้ไขอะไร :) มันเป็นเพียงเส้นทางที่ไม่ซ้ำกันไปยังไฟล์นี้ใน OneDrive ของคุณ
แม้ว่าข้อความในช่องสี่เหลี่ยม วงเล็บของมาโครดูแปลกๆ คุณจะได้ภาพที่ปกติอย่างสมบูรณ์เมื่อวางเทมเพลต
เคล็ดลับและหมายเหตุ
มีประเด็นสำคัญบางประการ ฉันควรจะชี้ให้เห็น ก่อนอื่น คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี OneDrive ทุกครั้งที่สร้างหรือแทรกเทมเพลตด้วยมาโคร ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] แม้ว่าคุณจะลงชื่อเข้าใช้แอป OneDrive ฉันรู้ว่ามันน่ารำคาญ แต่ Microsoft กังวลมากเกี่ยวกับความปลอดภัยของคุณและจะยังไม่นำคุณลักษณะการลงชื่อเพียงครั้งเดียวมาใช้
นอกจากนี้ยังรองรับรูปแบบรูปภาพบางรูปแบบอีกด้วย นี่คือรายการรูปแบบที่คุณอาจใช้ในเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันของเรา: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg นอกจากนี้ยังมีข้อจำกัด 4 Mb สำหรับไฟล์ หากรูปภาพของคุณไม่ตรงกับเกณฑ์เหล่านั้น ก็จะไม่มีอยู่ในรายการให้เลือก
เคล็ดลับ หากคุณเลือกบัญชีผิด ไม่จำเป็นต้องปิด Add-in และเริ่มตั้งแต่ต้น เพียงแค่คลิกบนไอคอนรูปเมฆสีน้ำเงินเพื่อสลับไปมาระหว่างบัญชี OneDrive ของคุณ:
โปรดทราบว่าหากคุณสร้างชุดเทมเพลตและตัดสินใจแชร์กับส่วนที่เหลือในทีม คุณจะ จะต้องให้เพื่อนร่วมทีมของคุณเข้าถึงโฟลเดอร์ OneDrive ของคุณ ฉันจัดการกรณีนี้ให้คุณแล้ว เลื่อนขึ้นหากคุณพลาด
สมมติว่าคุณสร้างเทมเพลตสองสามรายการด้วย ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] แต่ลืมแชร์โฟลเดอร์ OneDrive กับคนอื่นๆ ในทีม คุณจะสามารถวางเทมเพลตดังกล่าวได้โดยไม่มีปัญหา แต่ Add-in จะแสดงการแจ้งเตือนเมื่อวาง:
ไม่ต้องกังวล นี่เป็นเพียงการเตือนว่า ไฟล์ใดไฟล์หนึ่งจะพร้อมใช้งานสำหรับคุณเท่านั้น และเนื่องจากผู้ใช้รายอื่นไม่ได้แบ่งปัน จึงไม่สามารถแทรกไฟล์ได้ คุณจะวางภาพนี้ได้ทันทีหลังจากคลิก ปิด อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ที่พยายามใช้เทมเพลตนี้จะได้รับข้อผิดพลาดต่อไปนี้:
ฉันเชื่อว่าไม่จำเป็นต้องบอกคุณถึงวิธีแก้ปัญหานี้ ;)
เคล็ดลับ คุณยังสามารถเพิ่มรูปภาพทีละภาพสำหรับผู้ใช้แต่ละคน ฟังดูเหลือเชื่อ? ลองดูสิ่งนี้: วิธีสร้างเทมเพลตอีเมล Outlook แบบไดนามิกสำหรับผู้ใช้ปัจจุบัน
นั่นคือทั้งหมดที่ฉันอยากจะบอกคุณเกี่ยวกับการแทรกรูปภาพจาก OneDrive ฉันหวังว่าส่วนนี้ของบทช่วยสอนจะชัดเจนและเป็นประโยชน์ และคุณจะเพลิดเพลินไปกับความเรียบง่ายและความสะดวกสบายของเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันของเรา อย่าลังเลที่จะติดตั้งจาก Microsoft Store และนำความรู้ใหม่ของคุณไปใช้จริง ;)
หากมีคำถามใดๆ โปรดถามพวกเขาในส่วนความคิดเห็น เรายินดีที่จะช่วยเหลือ
