Talaan ng nilalaman
Ngayon ay titingnan namin nang mas malapitan ang aming Add-in na Mga Shared Email Templates at matuto nang higit pa tungkol sa napaka-kapaki-pakinabang na mga opsyon nito upang magdagdag ng mga larawan. Naghanda ako ng isang set ng mga tutorial para sa iyo kung saan ituturo ko sa iyo ang buong proseso, magpapakita sa iyo ng iba't ibang mga diskarte para sa paglalagay ng mga larawan at sasabihin sa iyo ang mga kalamangan at kahinaan ng bawat isa sa kanila.
Kilalanin ang Mga Nakabahaging Template ng Email
Hayaan akong magsimula sa ilang paglilinaw para sa mga bago sa Ablebits at hindi nauunawaan kung ano ito. Ipinakilala ng aming team ang isang bagong tool para sa Outlook kamakailan at tinawag itong Shared Email Templates. Ano ang ginagawa nito? Ito ay nakakatipid ng iyong oras! Hindi na kailangang i-type o i-copy-paste ang parehong teksto nang paulit-ulit. Patakbuhin mo lang ang Shared Email Templates, piliin ang gustong template at i-paste ito sa iyong email. Kailangang panatilihin ang pag-format, mga hyperlink, mga larawan o magdagdag ng mga attachment? Walang problema!
Higit pa rito, dahil ang Shared Email Templates ay isang cloud-based na add-in, maaari mong gamitin ang parehong mga template sa maraming devise, walang mawawala na titik. At kung gusto mong magkaroon din ng access ang iba sa parehong mga template, maaari kang lumikha ng isang team at ibahagi ang iyong mga template sa iba.
Habang pinag-uusapan natin ang mga larawan ngayon, hayaan mo akong magbigay sa iyo ng isang halimbawa. Dahil nasa bingit na tayo ng bakasyon ngayon, may ipapadalang newsletter ng Pasko sa lahat ng iyong contact. Gusto mo bang i-paste at i-edit ang parehong teksto nang paulit-ulitsa bawat email? O mas gugustuhin mong pindutin ang icon na I-paste para maidagdag ang kinakailangang text, pag-format at, siyempre, isang Christmassy post card? Tingnan, ang isang paunang na-save na template ay lumilikha ng isang handa na ipadalang email sa isang pag-click:
Kung sa tingin mo ay napakahirap para sa iyo at mas mabuting gawin mo ito ang makalumang paraan, mangyaring bigyan ang artikulong ito ng ilang minuto ng iyong oras. Maniwala ka sa akin, magugulat ka kung gaano kadali ito ;)
Paano ilagay ang iyong mga larawan sa OneDrive
Maaaring nagtataka ka tungkol sa lokasyon ng mga larawan na maaari mong gamitin sa Shared Email Mga template. Sasabihin ko sa iyo ang tungkol sa lahat ng posibleng mga storage at lugar dito at mga sumusunod na tutorial para mapili mo ang isa na mas akma sa iyo.
Gusto kong magsimula sa OneDrive. Sa aking mapagpakumbabang opinyon, ito ang pinakamadaling platform upang mag-embed ng larawan sa iyong template mula sa at ibahagi ito sa iyong mga kasamahan kung kinakailangan. Kung bago ka sa OneDrive at walang ideya kung ano ang platform na ito at kung ano ang dapat mong gawin, walang problema. Naghanda ako ng maliit na patnubay para sa iyo na makakatulong upang maging pamilyar sa OneDrive at ma-enjoy ito gaya ng ginagawa ko.
Kung gayunpaman, sa tingin mo ay isa kang pro sa OneDrive, laktawan ang unang dalawang seksyon at tumalon karapatan sa paggawa ng mga template ;)
Una, buksan natin ang iyong OneDrive. Pumunta sa office.com at mag-sign in. Pagkatapos ay mag-click sa icon ng app launcher at piliin ang OneDrive:
Tip. Inirerekumenda kong ilagay mo ang lahat ng mga filegagamitin mo sa Shared Email Templates sa isang folder. Makakatulong ito sa iyong mahanap ang mga ito nang mabilis (kung sakaling kailangan mong palitan ang isa sa kanila, halimbawa) at ibahagi sa ibang tao kung kinakailangan.
May 2 paraan upang maglagay ng folder na may mga larawan sa iyong OneDrive:
- Gumawa ng bagong folder at pagkatapos ay punan ito ng mga kinakailangang file:
Maaari mong idagdag ang mga larawan sa pamamagitan ng paggamit ng opsyong Upload o piliin lamang ang mga kinakailangang file sa iyong File Explorer, i-drag at i-drop ang mga ito sa iyong OneDrive.
Sa ilang sandali, ang napiling (mga) file ay idinagdag sa iyong OneDrive. Ngayon ay nasa OneDrive mo na ang iyong mga file. Kita mo? Madali! :)
Para sa higit pang impormasyon, pakitingnan ang:
- Paano magbahagi ng mga file nang secure sa OneDrive
- Paano tingnan ang mga nakabahaging file sa OneDrive at ihinto ang pagbabahagi
Ibahagi ang folder ng OneDrive sa isang koponan
Kung gusto mong gumamit ang iyong mga kasamahan sa koponan ng mga template na may ilang larawan, kakailanganin mong ibahagi hindi lamang ang mga template, kundi pati na rin ang mga larawan. Ibahagi natin ang iyong mga larawan:
- Ipunin ang lahat ng file na gagamitin mo sa mga karaniwang template sa isang folder sa iyong OneDrive, i-right-click ito at piliin ang Pamahalaan ang access :
Tandaan. Pakitandaan na ang drill na ito ay hindi gagana para sa iyong personal na OneDrive account. Kailangan mong ilagay at ibahagi ang mga file sa iyong pangkumpanyang OneDrive kung saan may access ka at ng iyong mga kasamahan.
Ang mga folder na ibinahagi mo sa iba ay minarkahan ng isang maliit na icon ng isang tao:
Kung ikaw ang taong nagbahagi ng mga file/folder, ikaw ay Makikita sila sa seksyong Nakabahagi ng iyong OneDrive:
Ngayon handa ka na para sa pinakamadaling bahagi. Maglagay tayo ng larawan sa iyong mga template ng email.
Paano magpasok ng larawan mula sa OneDrive sa isang mensahe sa Outlook
Habang handa ka na - nakuha mo ang iyong mga file sa iyong OneDrive at ang mga kinakailangang folder ay ibinahagi sa mga kinakailangang tao - idagdag natin ang mga larawang iyon sa iyong mga template. Nagpakilala kami ng espesyal na macro para sa mga ganitong kaso - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - na magpe-paste ng napiling larawan sa isang mensahe ng Outlook mula mismo sa iyong OneDrive. Hakbang-hakbang tayo:
- Patakbuhin ang Mga Template ng Nakabahaging Email at gumawa ng bagong template.
- Buksan ang dropdown na listahan ng Insert Macro at piliin ang ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE :
Makikita mo ang macro na ipinasok sa iyong template na may isang hanay ng mga random na character sa ang mga square bracket. Walang error, pagkakamali o bug, hindi na kailangang mag-edit ng anuman :) Isa lang itong natatanging landas sa file na ito sa iyong OneDrive.
Bagaman ang teksto sa parisukat Ang mga bracket ng macro ay mukhang kakaiba, makakakuha ka ng perpektong normal na larawan kapag nag-paste ng template.
Mga tip at tala
May ilang mahahalagang aspeto Dapat kong ituro. Una, kailangan mong mag-sign in sa iyong OneDrive account sa tuwing gagawa ka o maglalagay ng template na may macro na ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Kahit na naka-sign in ka sa OneDrive app. Alam ko, nakakairita ito ngunit labis na nag-aalala ang Microsoft tungkol sa iyong seguridad at hindi pa nito ipapatupad ang tampok na Single Sign-on.
Gayundin, hindi lahat ng mga format ng larawan ay sinusuportahan. Narito ang listahan ng mga format na maaari mong gamitin sa aming Shared Email Templates: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Bukod dito, may limitasyon na 4 Mb para sa isang file. Kung hindi tumutugma ang iyong mga larawan sa mga pamantayang iyon, hindi lang magiging available ang mga ito sa isang listahan para piliin.
Tip. Kung maling account ang napili mo, hindi na kailangang isara ang add-in at magsimula sa simula. Click mo langsa asul na icon ng ulap upang lumipat sa pagitan ng iyong mga OneDrive account:
Pakitandaan na kung gagawa ka ng isang hanay ng mga template at magpasya na ibahagi ang mga ito sa iba pang bahagi ng iyong koponan, Kailangang bigyan ng access ang iyong mga kasamahan sa koponan sa iyong folder ng OneDrive. Sinakop ko ang kasong ito para sa iyo, mag-scroll pataas kung napalampas mo ito.
Ipagpalagay nating gumawa ka ng ilang template gamit ang ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] ngunit nakalimutang ibahagi ang folder ng OneDrive sa iba pang team. Magagawa mong i-paste ang gayong template nang walang anumang problema ngunit ang add-in ay magpapakita sa iyo ng isang abiso kapag nag-paste:
Huwag mag-alala, ito ay isang paalala lamang na ito ang partikular na file ay magagamit lamang para sa iyo at dahil hindi ito naibahagi ng ibang mga user, hindi nila ito mailalagay. Ipapadikit mo ang larawang ito pagkatapos i-click ang Isara . Gayunpaman, ang user na sumusubok na gamitin ang template na ito ay makakakuha ng sumusunod na error:
Naniniwala akong hindi na kailangang sabihin sa iyo kung paano ayusin ang problemang ito ;)
Tip. Maaari ka ring magdagdag ng mga larawan nang paisa-isa para sa bawat user. Parang hindi kapani-paniwala? Tingnan lang ito: Paano gumawa ng dynamic na Outlook email template para sa kasalukuyang user.
Iyon lang ang gusto kong sabihin sa iyo tungkol sa paglalagay ng mga larawan mula sa OneDrive. Sana ay malinaw at kapaki-pakinabang ang bahaging ito ng tutorial at masisiyahan ka sa pagiging simple at kaginhawahan ng aming Mga Template ng Shared Email. Huwag mag-atubiling mag-installito mula sa Microsoft Store at ilapat ang iyong bagong kaalaman sa pagsasanay ;)
Kung may natitira pang mga tanong, mangyaring tanungin sila sa seksyon ng Mga Komento. Ikalulugod kong tumulong!
