Obsah
Dnes se blíže podíváme na náš doplněk Šablony sdílených e-mailů a dozvíme se více o jeho superužitečných možnostech přidávání obrázků. Připravil jsem pro vás sadu tutoriálů, ve kterých vás provedu celým procesem, ukážu vám různé přístupy k vkládání obrázků a řeknu vám výhody a nevýhody každého z nich.
Seznámení se s šablonami sdílených e-mailů
Dovolte mi, abych začal vysvětlením pro ty, kteří jsou v Ablebits noví a nechápou, o co se jedná. Náš tým nedávno představil zcela nový nástroj pro Outlook a nazval ho Sdílené e-mailové šablony. Co dělá? Šetří váš čas! Není třeba psát nebo kopírovat a vkládat stále stejný text. Stačí spustit Sdílené e-mailové šablony, vybrat požadovanou šablonu a vložit ji do svéhoPotřebujete zachovat formátování, hypertextové odkazy, obrázky nebo přidat přílohy? Žádný problém!
Vzhledem k tomu, že sdílené e-mailové šablony jsou cloudovým doplňkem, můžete navíc stejné šablony používat na více zařízeních a žádný dopis se neztratí. A pokud chcete, aby ke stejným šablonám měli přístup i ostatní, můžete vytvořit tým a sdílet své šablony s ostatními.
Protože dnes mluvíme o obrázcích, uvedu příklad. Protože jsme právě na prahu svátků, chystá se rozeslání vánočního newsletteru všem vašim kontaktům. Chtěli byste v každém e-mailu znovu a znovu vkládat a upravovat stejný text? Nebo byste raději stiskli ikonu Vložit, aby se přidal potřebný text, formátování a samozřejmě i vánoční pohlednice? Podívejte se, předem uloženýšablona jedním kliknutím vytvoří e-mail připravený k odeslání:
Pokud si myslíte, že je to pro vás příliš těžké a raději to uděláte postaru, věnujte tomuto článku pár minut svého času. Věřte mi, budete překvapeni, jak je to snadné ;)
Jak umístit obrázky do služby OneDrive
Možná vás zajímá umístění obrázků, které můžete použít ve sdílených e-mailových šablonách. V tomto a následujících návodech vám povím o všech možných úložištích a místech, abyste si mohli vybrat to, které vám vyhovuje více.
Rád bych začal službou OneDrive. Podle mého skromného názoru je to nejjednodušší platforma, ze které můžete vložit obrázek do své šablony a v případě potřeby jej sdílet se svými kolegy. Pokud jste v aplikaci OneDrive nováčci a netušíte, co je to za platformu a co byste měli udělat, žádný problém. Připravil jsem pro vás malý návod, který vám pomůže se s OneDrive seznámit a užít si ho stejně jako já.
Pokud se však cítíte jako profesionál ve OneDrive, přeskočte první dvě části a vrhněte se rovnou na vytváření šablon ;)
Nejprve otevřeme službu OneDrive. Přejděte na web office.com a přihlaste se. Poté klikněte na ikonu spouštěče aplikací a vyberte OneDrive:
Tip: Doporučuji umístit všechny soubory, které budete používat ve sdílených e-mailových šablonách, do jedné složky. Pomůže vám to rychle je najít (například v případě, že budete potřebovat některý z nich vyměnit) a v případě potřeby je sdílet s dalšími lidmi.
Složku s obrázky můžete do služby OneDrive umístit dvěma způsoby:
- Vytvořte novou složku a naplňte ji potřebnými soubory:
Obrázky můžete přidávat pomocí Nahrát nebo jednoduše vyberte potřebné soubory v Průzkumníku souborů a přetáhněte je do služby OneDrive.
Za chvíli se vybraný soubor (soubory) přidá (přidají) do služby OneDrive. Nyní máte své soubory ve službě OneDrive. Vidíte? Snadné! :)
Další informace naleznete na adrese:
- Jak bezpečně sdílet soubory pomocí služby OneDrive
- Jak zobrazit sdílené soubory ve službě OneDrive a zastavit sdílení
Sdílení složky OneDrive s týmem
Pokud chcete, aby vaši spoluhráči používali šablony s některými obrázky, musíte sdílet nejen šablony, ale také obrázky. Udělejme si sdílené obrázky:
- Shromážděte všechny soubory, které chcete použít ve společných šablonách, do jedné složky ve službě OneDrive, klikněte na ni pravým tlačítkem myši a vyberte možnost Správa přístupu :
Poznámka: Mějte na paměti, že tento postup nebude fungovat pro váš osobní účet OneDrive. Soubory musíte umístit a sdílet ve vašem firemním OneDrive, ke kterému máte vy a vaši kolegové přístup.
Složky, které jste sdíleli s ostatními, jsou označeny malou ikonou osoby:
Pokud jste to vy, s kým někdo sdílel soubory/složky, uvidíte je v části Sdílené stránky ve službě OneDrive:
Nyní jste připraveni na nejjednodušší část. Vložíme do šablon e-mailů obrázek.
Jak vložit obrázek ze služby OneDrive do zprávy aplikace Outlook
Protože máte vše připraveno - soubory máte na OneDrive a potřebné složky jsou sdíleny s potřebnými osobami - pojďme tyto ilustrace přidat do šablon. Pro tyto případy jsme zavedli speciální makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - které vloží vybranou fotografii do zprávy aplikace Outlook přímo z OneDrive. Pojďme postupovat krok za krokem:
- Spusťte funkci Sdílené e-mailové šablony a vytvořte novou šablonu.
- Otevřete Vložení makra a vyberte možnost ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:
V šabloně uvidíte vložené makro se sadou náhodných znaků v hranatých závorkách. Nejedná se o žádnou chybu, omyl nebo chybu, není třeba nic upravovat :) Jedná se pouze o jedinečnou cestu k tomuto souboru ve vašem OneDrive.
Ačkoli text v hranatých závorkách makra vypadá podivně, po vložení šablony získáte zcela normální obrázek.
Tipy a poznámky
Měla bych upozornit na několik důležitých aspektů. Zaprvé, při každém vytváření nebo vkládání šablony pomocí makra ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] se budete muset přihlásit ke svému účtu OneDrive. A to i přesto, že jste přihlášeni do aplikace OneDrive. Vím, je to otravné, ale Microsoft si dělá velké starosti s vaší bezpečností a zatím nehodlá implementovat funkci jednotného přihlášení.
Také nejsou podporovány všechny formáty obrázků. Zde je seznam formátů, které můžete použít v našich sdílených e-mailových šablonách: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Kromě toho je omezení na soubor 4 Mb. Pokud vaše obrázky nesplňují tato kritéria, nebudou jednoduše k dispozici v seznamu pro výběr.
Tip: Pokud jste vybrali špatný účet, nemusíte zavírat doplněk a začínat úplně od začátku. Stačí kliknout na modrou ikonu cloudu a přepínat mezi účty OneDrive:
Mějte na paměti, že pokud vytvoříte sadu šablon a rozhodnete se je sdílet se zbytkem týmu, budete muset svým kolegům z týmu poskytnout přístup do své složky OneDrive. Tento případ jsem pro vás popsal, pokud jste ho přehlédli, přejděte nahoru.
Řekněme, že jste vytvořili několik šablon s ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], ale zapomněli jste sdílet složku OneDrive se zbytkem týmu. Takovou šablonu budete moci bez problémů vložit, ale doplněk vám při vkládání zobrazí oznámení:
Nebojte se, je to jen upozornění, že tento konkrétní soubor je k dispozici pouze pro vás, a protože ostatní uživatelé ho nemají sdílený, nebudou ho moci vložit. Tento obrázek se vám vloží hned po kliknutí na tlačítko. Zavřít . Uživatel, který se pokusí tuto šablonu použít, však obdrží následující chybu:
Věřím, že není třeba vám říkat, jak tento problém vyřešit ;)
Tip: Můžete také přidávat obrázky jednotlivě pro každého uživatele. Zní to neuvěřitelně? Stačí se podívat na tento návod: Jak vytvořit dynamickou e-mailovou šablonu aplikace Outlook pro aktuálního uživatele.
To je vše, co jsem vám chtěl říct o vkládání obrázků z OneDrive. Doufám, že tato část návodu byla srozumitelná a užitečná a že se vám bude líbit jednoduchost a pohodlí našich sdílených e-mailových šablon. Neváhejte si je nainstalovat z Microsoft Store a uplatnit své nové znalosti v praxi ;)
Pokud máte ještě nějaké dotazy, položte je prosím v sekci Komentáře. Rád vám pomohu!
