Aujourd'hui, nous allons examiner de plus près notre module complémentaire Modèles d'e-mails partagés et en apprendre davantage sur ses options très utiles pour l'ajout d'images. J'ai préparé pour vous une série de didacticiels dans lesquels je vous guiderai tout au long du processus, je vous montrerai différentes approches pour l'insertion d'images et je vous expliquerai les avantages et les inconvénients de chacune d'elles.

Se familiariser avec les modèles d'e-mails partagés

Permettez-moi de commencer par quelques éclaircissements pour ceux qui ne connaissent pas Ablebits et ne comprennent pas de quoi il s'agit. Notre équipe a récemment introduit un tout nouvel outil pour Outlook, appelé Shared Email Templates (modèles d'e-mails partagés). Qu'est-ce qu'il fait ? Il vous fait gagner du temps ! Il n'est pas nécessaire de taper ou de copier-coller le même texte encore et encore. Il vous suffit de lancer Shared Email Templates, de sélectionner le modèle souhaité et de le coller dans votreVous avez besoin de préserver le formatage, les hyperliens, les images ou d'ajouter des pièces jointes ? Aucun problème !

De plus, comme Shared Email Templates est un add-in basé sur le cloud, vous pouvez utiliser les mêmes modèles sur plusieurs appareils, aucune lettre ne sera perdue. Et si vous souhaitez que d'autres personnes aient également accès aux mêmes modèles, vous pouvez créer une équipe et partager vos modèles avec d'autres.

Puisque nous parlons d'images aujourd'hui, permettez-moi de vous donner un exemple. Puisque nous sommes à l'aube des vacances, une lettre d'information de Noël est sur le point d'être envoyée à tous vos contacts. Voulez-vous coller et modifier le même texte encore et encore dans chaque courriel ? Ou préférez-vous cliquer sur l'icône Coller pour que le texte nécessaire, le formatage et, bien sûr, une carte postale de Noël soient ajoutés ? Vous voyez, une image préenregistréecrée un courriel prêt à être envoyé en un clic :

Si vous pensez que c'est trop difficile pour vous et que vous feriez mieux de le faire à l'ancienne, accordez à cet article quelques minutes de votre temps. Croyez-moi, vous serez surpris de la facilité avec laquelle c'est possible ;)

Comment placer vos photos sur OneDrive

Vous vous interrogez peut-être sur l'emplacement des images que vous pouvez utiliser dans les modèles d'e-mails partagés. Je vous parlerai de tous les stockages et emplacements possibles dans ce tutoriel et les suivants, afin que vous puissiez choisir celui qui vous convient le mieux.

Je voudrais commencer par OneDrive. À mon humble avis, c'est la plateforme la plus facile pour intégrer une image dans votre modèle et la partager avec vos collègues si nécessaire. Si vous êtes nouveau sur OneDrive et que vous n'avez aucune idée de ce qu'est cette plateforme et de ce que vous devez faire, pas de problème, je vous ai préparé un petit guide qui vous aidera à vous familiariser avec OneDrive et à l'apprécier autant que moi.

Si toutefois vous vous sentez comme un pro de OneDrive, sautez les deux premières sections et passez directement à la création de modèles ;)

Tout d'abord, ouvrons votre OneDrive. Allez sur office.com et connectez-vous. Cliquez ensuite sur l'icône du lanceur d'applications et choisissez OneDrive :

Conseil : je vous recommande de placer tous les fichiers que vous allez utiliser dans les modèles d'e-mail partagés dans un seul dossier. Cela vous aidera à les retrouver rapidement (au cas où vous auriez besoin de remplacer l'un d'entre eux, par exemple) et à les partager avec d'autres personnes si nécessaire.

Il existe deux façons de placer un dossier contenant des images sur votre OneDrive :

• Créez un nouveau dossier, puis remplissez-le avec les fichiers nécessaires :

Vous pouvez ajouter les images en utilisant la fonction Télécharger ou simplement sélectionner les fichiers nécessaires dans votre explorateur de fichiers, les faire glisser et les déposer dans votre OneDrive.

Hit Télécharger -> ; Dossier recherchez le dossier nécessaire sur votre PC et cliquez sur Ouvrir :

Dans un instant, le(s) fichier(s) choisi(s) sera(ont) ajouté(s) à votre OneDrive. Vous avez maintenant vos fichiers sur OneDrive. Vous voyez ? Facile ! :)

Pour plus d'informations, veuillez consulter :

• Comment partager des fichiers en toute sécurité avec OneDrive
• Comment afficher les fichiers partagés dans OneDrive et arrêter le partage ?

Partager le dossier OneDrive avec une équipe

Si vous voulez que vos coéquipiers utilisent des modèles avec des images, vous devrez partager non seulement les modèles, mais aussi les images. Faisons en sorte que vos images soient partagées :

1. Rassemblez tous les fichiers que vous allez utiliser dans les modèles communs dans un seul dossier sur votre OneDrive, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Gérer l'accès :

Remarque : n'oubliez pas que cet exercice ne fonctionnera pas pour votre compte OneDrive personnel. Vous devez placer et partager les fichiers dans le OneDrive de votre entreprise, auquel vous et vos collègues avez accès.

Les dossiers que vous avez partagés avec d'autres personnes sont marqués d'une petite icône représentant une personne :

Si c'est vous qui avez partagé les fichiers/dossiers avec quelqu'un, vous les verrez dans la fenêtre de l'ordinateur. Partagé de votre OneDrive :

Vous êtes maintenant prêt pour la partie la plus facile : insérer une image dans vos modèles d'e-mails.

Comment insérer une image de OneDrive dans un message Outlook ?

Comme tout est prêt - vous avez vos fichiers sur votre OneDrive et les dossiers nécessaires sont partagés avec les personnes concernées - ajoutons ces illustrations à vos modèles. Nous avons introduit une macro spéciale pour de tels cas - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - qui collera la photo choisie dans un message Outlook directement depuis votre OneDrive. Allons-y étape par étape :

1. Exécutez Shared Email Templates et créez un nouveau modèle.
2. Ouvrez le Insérer une macro et choisissez ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE :

Vous verrez la macro insérée dans votre modèle avec un ensemble de caractères aléatoires dans les crochets. Il n'y a pas d'erreur, de faute ou de bogue, il n'est pas nécessaire de modifier quoi que ce soit :) Il s'agit simplement d'un chemin unique vers ce fichier dans votre OneDrive.

Bien que le texte entre les crochets de la macro ait l'air bizarre, vous obtiendrez une image parfaitement normale en collant un modèle.

Conseils et notes

Il y a quelques aspects importants que je dois souligner. Tout d'abord, vous devrez vous connecter à votre compte OneDrive chaque fois que vous créez ou insérez un modèle avec la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Même si vous êtes connecté à l'application OneDrive. Je sais, c'est irritant mais Microsoft se soucie beaucoup de votre sécurité et ne va pas encore mettre en œuvre la fonctionnalité d'identification unique.

En outre, tous les formats d'image ne sont pas pris en charge. Voici la liste des formats que vous pouvez utiliser dans nos modèles d'e-mails partagés : .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. En outre, il existe une limitation de 4 Mo pour un fichier. Si vos images ne correspondent pas à ces critères, elles ne seront tout simplement pas disponibles dans une liste de choix.

Conseil : si vous avez choisi le mauvais compte, il n'est pas nécessaire de fermer l'add-in et de recommencer depuis le début. Il suffit de cliquer sur l'icône bleue du nuage pour basculer entre vos comptes OneDrive :

N'oubliez pas que si vous créez un ensemble de modèles et décidez de les partager avec le reste de votre équipe, vous devrez donner à vos coéquipiers l'accès à votre dossier OneDrive. J'ai couvert ce cas pour vous, faites défiler si vous l'avez manqué.

Imaginons que vous ayez créé quelques modèles avec ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] mais que vous ayez oublié de partager le dossier OneDrive avec le reste de l'équipe. Vous pourrez coller un tel modèle sans problème mais l'add-in vous affichera une notification lors du collage :

Ne vous inquiétez pas, il s'agit simplement d'un rappel que ce fichier particulier n'est disponible que pour vous et que, puisque les autres utilisateurs ne l'ont pas partagé, ils ne seront pas en mesure de l'insérer. Fermer Cependant, l'utilisateur qui tente d'utiliser ce modèle obtiendra l'erreur suivante :

Je crois qu'il n'est pas nécessaire de vous dire comment résoudre ce problème ;)

Astuce : vous pouvez également ajouter des images individuellement pour chaque utilisateur. Cela vous semble incroyable ? Consultez cette page : Comment créer un modèle d'e-mail Outlook dynamique pour l'utilisateur actuel.

C'est tout ce que je voulais vous dire sur l'insertion d'images à partir de OneDrive. J'espère que cette partie du tutoriel était claire et utile et que vous apprécierez la simplicité et la commodité de nos modèles d'e-mails partagés. N'hésitez pas à l'installer depuis le Microsoft Store et à mettre en pratique vos nouvelles connaissances ;)

S'il reste des questions, n'hésitez pas à les poser dans la section Commentaires, je serai heureux de vous aider !