Сегодня мы подробно рассмотрим надстройку Shared Email Templates и узнаем больше о ее суперполезных возможностях добавления изображений. Я подготовил для вас набор уроков, в которых я проведу вас через весь процесс, покажу различные подходы для вставки изображений и расскажу о плюсах и минусах каждого из них.

Знакомство с общими шаблонами электронной почты

Позвольте мне начать с разъяснений для тех, кто впервые в Ablebits и не понимает, что это такое. Наша команда недавно представила совершенно новый инструмент для Outlook и назвала его Shared Email Templates. Что он делает? Он экономит ваше время! Нет необходимости набирать или копировать-вставлять один и тот же текст снова и снова. Вы просто запускаете Shared Email Templates, выбираете нужный шаблон и вставляете его в вашЭлектронная почта. Нужно сохранить форматирование, гиперссылки, изображения или добавить вложения? Нет проблем!

Более того, поскольку Shared Email Templates - это облачная надстройка, вы можете использовать одни и те же шаблоны на нескольких устройствах, ни одно письмо не будет потеряно. А если вы хотите, чтобы и другие имели доступ к тем же шаблонам, вы можете создать команду и поделиться своими шаблонами с другими.

Поскольку мы сегодня говорим о картинках, позвольте мне привести пример. Поскольку мы сейчас находимся на пороге праздников, рождественская рассылка должна быть разослана всем вашим контактам. Хотите ли вы вставлять и редактировать один и тот же текст снова и снова в каждом письме? Или вы предпочтете нажать иконку "Вставить", чтобы добавить необходимый текст, форматирование и, конечно же, рождественскую открытку? Смотрите, предварительно сохраненнаяшаблон создает готовое к отправке электронное письмо в один клик:

Если вы думаете, что это слишком сложно для вас и лучше делать все по старинке, пожалуйста, уделите этой статье несколько минут своего времени. Поверьте, вы будете удивлены, насколько это просто ;)

Как разместить фотографии на OneDrive

Вам может быть интересно, где хранятся изображения, которые вы можете использовать в общих шаблонах электронной почты. В этом и следующих уроках я расскажу вам обо всех возможных хранилищах и местах, чтобы вы могли выбрать то, что вам больше подходит.

Я хотел бы начать с OneDrive. По моему скромному мнению, это самая простая платформа, с которой можно вставить картинку в шаблон и при необходимости поделиться ею с коллегами. Если вы новичок в OneDrive и понятия не имеете, что это за платформа и что нужно делать, не беда. Я подготовил для вас небольшое руководство, которое поможет познакомиться с OneDrive и насладиться им так же, как и я.

Если же вы чувствуете себя профессионалом в OneDrive, пропустите первые два раздела и сразу переходите к созданию шаблонов ;)

Во-первых, давайте откроем ваш OneDrive. Перейдите на office.com и войдите в систему. Затем нажмите на значок запуска приложений и выберите OneDrive:

Совет. Я бы рекомендовал вам поместить все файлы, которые вы собираетесь использовать в общих шаблонах электронной почты, в одну папку. Это поможет вам быстро найти их (например, в случае необходимости заменить один из них) и поделиться с другими людьми при необходимости.

Существует два способа размещения папки с изображениями в OneDrive:

• Создайте новую папку, а затем заполните ее необходимыми файлами:

Вы можете добавлять изображения с помощью Загрузить или просто выберите нужные файлы в проводнике File Explorer, перетащите их в OneDrive.

Хит Загрузить -> Папка , найдите нужную папку на компьютере и нажмите кнопку Открыть :

Через мгновение выбранный файл(ы) будет добавлен в OneDrive. Теперь у вас есть ваши файлы в OneDrive. Видите? Легко! :)

Более подробную информацию см:

• Как безопасно обмениваться файлами с помощью OneDrive
• Как просматривать общие файлы в OneDrive и прекратить совместный доступ к ним

Совместное использование папки OneDrive с командой

Если вы хотите, чтобы ваши товарищи по команде использовали шаблоны с картинками, вам нужно будет поделиться не только шаблонами, но и картинками. Давайте сделаем ваши картинки общими:

1. Соберите все файлы, которые вы будете использовать в общих шаблонах, в одну папку в OneDrive, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Управление доступом :

Примечание. Имейте в виду, что эта операция не будет работать для вашей личной учетной записи OneDrive. Вам нужно разместить и поделиться файлами в корпоративном OneDrive, к которому имеете доступ вы и ваши коллеги.

Папки, которыми вы поделились с другими, отмечены маленьким значком человека:

Если кто-то поделился файлами/папками именно с вами, вы увидите их в разделе Общий раздел вашего OneDrive:

Теперь вы готовы к самой простой части. Давайте вставим картинку в шаблоны писем.

Как вставить изображение из OneDrive в сообщение Outlook

Поскольку у вас все готово - файлы находятся на OneDrive, а необходимые папки переданы нужным людям - давайте добавим эти иллюстрации в ваши шаблоны. Мы ввели специальный макрос для таких случаев - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - который вставит выбранную фотографию в сообщение Outlook прямо из OneDrive. Давайте сделаем шаг за шагом:

1. Запустите Shared Email Templates и создайте новый шаблон.
2. Откройте Вставить макрос выпадающий список и выберите ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

Вы увидите макрос, вставленный в ваш шаблон с набором случайных символов в квадратных скобках. Здесь нет никакой ошибки, оплошности или бага, не нужно ничего редактировать :) Это просто уникальный путь к этому файлу в вашем OneDrive.

Хотя текст в квадратных скобках макроса выглядит странно, при вставке шаблона вы получите совершенно нормальную картинку.

Советы и заметки

Есть несколько важных аспектов, которые я должен отметить. Во-первых, вам придется входить в учетную запись OneDrive каждый раз, когда вы создаете или вставляете шаблон с помощью макроса ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Даже если вы вошли в приложение OneDrive. Я знаю, это раздражает, но Microsoft очень беспокоится о вашей безопасности и пока не собирается внедрять функцию единого входа.

Кроме того, поддерживаются не все форматы изображений. Вот список форматов, которые вы можете использовать в наших общих шаблонах электронной почты: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Кроме того, существует ограничение в 4 Мб для файла. Если ваши изображения не соответствуют этим критериям, они просто не будут доступны в списке для выбора.

Совет. Если вы выбрали не ту учетную запись, не нужно закрывать дополнение и начинать с самого начала. Просто нажмите на синий значок облака, чтобы переключиться между учетными записями OneDrive:

Имейте в виду, что если вы создадите набор шаблонов и решите поделиться ими с остальными членами своей команды, вам нужно будет предоставить членам команды доступ к вашей папке OneDrive. Я рассказал вам об этом случае, прокрутите вверх, если вы его пропустили.

Допустим, вы создали несколько шаблонов с ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], но забыли поделиться папкой OneDrive с остальными членами команды. Вы сможете вставить такой шаблон без проблем, но дополнение покажет уведомление при вставке:

Не беспокойтесь, это просто напоминание о том, что этот конкретный файл доступен только вам, и поскольку другие пользователи не имеют общего доступа к нему, они не смогут вставить его. У вас будет вставлено это изображение сразу после нажатия на кнопку Закрыть Однако пользователь, который попытается использовать этот шаблон, получит следующую ошибку:

Думаю, нет необходимости рассказывать вам, как решить эту проблему ;)

Совет. Вы также можете добавлять картинки индивидуально для каждого пользователя. Звучит невероятно? Посмотрите здесь: Как сделать динамический шаблон электронной почты Outlook для текущего пользователя.

Это все, что я хотел рассказать вам о вставке изображений из OneDrive. Надеюсь, эта часть руководства была понятной и полезной, и вам понравится простота и удобство наших общих шаблонов электронной почты. Не стесняйтесь установить их из Microsoft Store и применить свои новые знания на практике ;)

Если остались вопросы, задавайте их в разделе "Комментарии". Я буду рада помочь!