V tem učbeniku so razložene osnove strukturiranih referenc programa Excel in predstavljeni nekateri triki za njihovo uporabo v resničnih formulah.

Ena izmed najbolj uporabnih funkcij Excelovih tabel so strukturirane reference. Ko ste pravkar naleteli na posebno sintakso za sklicevanje na tabele, je morda videti dolgočasno in zmedeno, vendar boste po krajšem eksperimentiranju zagotovo ugotovili, kako uporabna in super je ta funkcija.

Excelova strukturirana referenca

A strukturirana referenca ali referenčna tabela je poseben način sklicevanja na tabele in njihove dele, ki namesto naslovov celic uporablja kombinacijo imen tabel in stolpcev.

Ta posebna sintaksa je potrebna, ker so Excelove tabele (v primerjavi z razponi) zelo zmogljive in odporne, običajni sklici na celice pa se ne morejo dinamično prilagajati ob dodajanju ali odstranjevanju podatkov iz tabele.

Če želite na primer sešteti vrednosti v celicah B2:B5, uporabite funkcijo SUM z običajnim sklicevanjem na območje:

=SUM(B2:B5)

Za seštevanje številk v stolpcu "Prodaja" v tabeli 1 uporabite strukturirano referenco:

=SUM(Tabela1[Prodaja])

Ključne značilnosti strukturiranih referenc

V primerjavi s standardnimi referencami na celice imajo reference na tabele številne napredne funkcije.

Enostavno ustvarjen

Če želite v formulo dodati strukturirane reference, preprosto izberite celice tabele, na katere se želite sklicevati. Poznavanje posebne sintakse ni potrebno.

Odporen in samodejno posodobljen

Ko preimenujete stolpec, se reference samodejno posodobijo z novim imenom in formula se ne prekine. Poleg tega so nove vrstice, ki jih dodate v tabelo, takoj vključene v obstoječe reference in formule izračunajo celoten niz podatkov.

Tako vam pri kakršnih koli posegih v tabele Excel ni treba skrbeti za posodabljanje strukturiranih referenc.

Uporablja se lahko znotraj in zunaj mize

Strukturirane reference lahko uporabite v formulah znotraj in zunaj Excelove tabele, kar olajša iskanje tabel v velikih delovnih zvezkih.

Samodejno izpolnjevanje formul (izračunani stolpci)

Za izvedbo enakega izračuna v vsaki vrstici tabele je dovolj, da vnesete formulo samo v eno celico. Vse druge celice v tem stolpcu se samodejno izpolnijo.

Kako ustvariti strukturirano referenco v Excelu

Ustvarjanje strukturiranega sklica v Excelu je zelo enostavno in intuitivno.

Če delate z razponom, ga najprej pretvorite v Excelovo tabelo. V ta namen izberite vse podatke in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + T . Za več informacij glejte Kako ustvariti tabelo v Excelu.

Če želite ustvariti strukturirano referenco, morate storiti naslednje:

1. Začnite tipkati formulo kot običajno, začenši z znakom za enakost (=).
2. Pri prvem sklicevanju izberite ustrezno celico ali razpon celic v tabeli. Excel bo samodejno izbral ime(-na) stolpcev in ustvaril ustrezno strukturirano sklicevanje.
3. Vnesite zaključni oklepaj in pritisnite Enter. Če je formula ustvarjena znotraj tabele, Excel samodejno izpolni celoten stolpec z isto formulo.

Na primer, seštejmo prodajne številke za 3 mesece v vsaki vrstici naše vzorčne tabele z imenom Prodaja V ta namen vnesemo =SUM( v E2, izberemo B2:D2, vnesemo zaključni oklepaj in pritisnemo Enter:

Tako se celoten stolpec E samodejno zapolni s to formulo:

=SUM(Prodaja[@[Jan]:[Mar]])

Čeprav je formula enaka, se podatki izračunajo v vsaki vrstici posebej. Če želite razumeti notranjo mehaniko, si oglejte referenčno sintakso tabele.

Če vnašate formulo zunaj mize in ta formula zahteva le območje celic, je hitrejši način za ustvarjanje strukturiranega sklica naslednji:

1. Po uvodnem oklepaju začnite vnašati ime tabele. Ko vnesete prvo črko, Excel prikaže vsa ustrezna imena. Po potrebi vnesite še nekaj črk, da zožite seznam.
2. S smernimi tipkami izberite ime tabele na seznamu.
3. Dvakrat kliknite izbrano ime ali pritisnite tipko Tab, da ga dodate v formulo.
4. Vnesite zaključni oklepaj in pritisnite Enter.

Če želimo na primer poiskati največje število v naši vzorčni tabeli, začnemo vnašati formulo MAX, za uvodnim oklepajem vnesemo "s", izberemo Prodaja tabelo na seznamu in pritisnite Tab ali dvakrat kliknite ime.

Tako dobimo naslednjo formulo:

=MAX(Prodaja)

Strukturirana referenčna sintaksa

Kot smo že omenili, vam ni treba poznati sintakse strukturiranih referenc, da bi jih lahko vključili v formule, vendar vam bo to pomagalo razumeti, kaj posamezna formula dejansko počne.

Običajno je strukturirana referenca predstavljena z nizom, ki se začne z imenom tabele in konča z določevalcem stolpca.

Kot primer razčlenimo naslednjo formulo, ki sešteva vsote Južni in . Sever stolpcev v tabeli z imenom Regije :

Referenca vključuje tri elemente:

1. Ime tabele
2. Specifikator elementa
3. Specifikatorji stolpcev

Če želite videti, katere celice so dejansko izračunane, izberite celico formule in kliknite kjer koli v vrstici formul. Excel bo označil celice tabele, na katere se sklicuje:

Ime tabele

Ime tabele se sklicuje samo na podatki iz tabele , brez vrstice v glavi ali skupnih vrstic. To je lahko privzeto ime tabele, npr. Tabela1 ali ime po meri, kot je Regije . Če želite tabeli dodeliti ime po meri, naredite naslednje korake.

Če se formula nahaja v tabeli, na katero se nanaša, ime tabele običajno izpustimo, ker je implicitno.

Specifikator stolpca

Specifikator stolpca se sklicuje na podatke v ustreznem stolpcu, brez vrstice glave in skupne vrstice. Specifikator stolpca je predstavljen z imenom stolpca v oklepaju, npr. [South].

Če se želite sklicevati na več kot en sosednji stolpec, uporabite operator območja, kot je [[South]:[East]].

Specifikator elementa

Za sklicevanje na določene dele tabele lahko uporabite katerega koli od naslednjih določevalnikov.

Opazite, da se znak funt (#) uporablja pri vseh označevalcih elementov, razen pri trenutni vrstici. Za sklicevanje na celice v isti vrstici, v katero vnesete formulo, Excel uporablja znak @, ki mu sledi ime stolpca.

Če želite na primer sešteti števila v Južni in . West stolpcev trenutne vrstice, uporabite to formulo:

=SUM(Regije[@South], Regije[@West])

Če imena stolpcev vsebujejo presledke, ločila ali posebne znake, se okoli imena stolpca prikaže dodaten niz oklepajev:

=SUM(Regije[@[Južna prodaja]], Regije[@[Zahodna prodaja]])

Strukturirani referenčni operaterji

Z naslednjimi operatorji lahko kombinirate različne specifikatorje in s tem še bolj prilagodite svoje strukturirane reference.

Operater razpona (dvopičje)

Tako kot pri običajnih sklicih na območja tudi pri sklicih na dva ali več sosednjih stolpcev v tabeli uporabite dvopičje (:).

Spodnja formula na primer sešteje številke v vseh stolpcih med Južni in . Vzhodno .

=SUM(Regije[[Jug]:[Vzhod]])

operator unije (vejica)

Če se želite sklicevati na nesorodne stolpce, ločite označevalce stolpcev z vejicami.

Na primer, tukaj je prikazano, kako lahko seštejete vrstice s podatki v Južni in . West stolpci.

=SUM(Regije[jug], Regije[zahod])

Operater presečišča (prostor)

Uporablja se za označevanje celice na presečišču določene vrstice in stolpca.

Če želite na primer vrniti vrednost na presečišču Skupaj vrstico in West uporabite to referenco:

=Regije[#Skupaj] Regije[[#Vse],[Zahod]]

Opazite, da je v tem primeru potreben označevalnik [#All], ker označevalnik stolpca ne vključuje celotne vrstice. Brez njega bi formula vrnila #NULL!.

Pravila skladnje referenčne tabele

Za ročno urejanje ali ustvarjanje strukturiranih referenc upoštevajte naslednje smernice:

1. Specifikatorje zapišite v oklepaj

Vsi označevalci stolpcev in posebnih postavk morajo biti zaprti v [oglate oklepaje].

Specifikator, ki vsebuje druge specifikatorje, je treba zapreti v zunanje oklepaje. Na primer Regije[[jug]:[vzhod]].

2. Notranje označevalnike ločite z vejicami

Če specifikator vsebuje dva ali več notranjih specifikatorjev, je treba te notranje specifikatorje ločiti z vejicami.

Na primer, če želite vrniti glavo Južni stolpcu, vnesete vejico med [#Headers] in [South] ter celotno konstrukcijo zaprete v dodaten niz oklepajev:

=Regije[[#Headers],[South]]

3. Ne uporabljajte narekovajev okoli naslovov stolpcev

V sklicih na tabele za glave stolpcev ni treba uporabljati narekovajev, ne glede na to, ali gre za besedilo, številke ali datume.

4. Za nekatere posebne znake v naslovih stolpcev uporabite enojno narekovaje

V strukturiranih referencah imajo nekateri znaki, kot so levi in desni oklepaj, znak funt (#) in enojni narekovaj ('), poseben pomen. Če je kateri koli od zgornjih znakov vključen v glavo stolpca, je treba pred tem znakom v določevalniku stolpca uporabiti enojni narekovaj.

Na primer, za glavo stolpca "Item #" je določevalec [Item '#].

5. Uporabljajte presledke, da bodo strukturirane reference bolj berljive.

Če želite izboljšati berljivost sklicevanja na tabelo, lahko med specifikatorje vstavite presledke. Običajno velja, da je dobro uporabljati presledke za vejicami. Na primer:

=SPLOŠNO(Regije[jug], Regije[zahod], Regije[sever])

Sklici na tabelo Excel - primeri formul

Da bi bolje razumeli strukturirane reference v Excelu, si oglejmo še nekaj primerov formul. Poskušali bomo, da bodo preprosti, smiselni in uporabni.

Poiščite število vrstic in stolpcev v Excelovi tabeli

Če želite pridobiti skupno število stolpcev in vrstic, uporabite funkciji COLUMNS in ROWS, ki zahtevata le ime tabele:

Če želite na primer ugotoviti število stolpcev in podatkovne vrstice v tabeli z imenom Prodaja , uporabite te formule:

=COLUMNS(Prodaja)

=ROWS(Prodaja)

Za vključitev naslov in . skupno število vrstic v številu, uporabite določilo [#ALL]:

=ROWS(Prodaja[#Vse])

Spodnja slika zaslona prikazuje vse formule v delovanju:

štetje praznih in nepraznih mest v stolpcu

Ko nekaj štejete v določenem stolpcu, se prepričajte, da rezultat izpišete zunaj tabele, sicer lahko pride do krožnih referenc in napačnih rezultatov.

Za štetje praznih mest v stolpcu uporabite funkcijo COUNTBLANK. Za štetje nepraznih celic v stolpcu uporabite funkcijo COUNTA.

Če želite na primer ugotoviti, koliko celic v Jan stolpcev so prazni in koliko jih vsebuje podatke, uporabite te formule:

prazne pole:

=COUNTBLANK(Prodaja[Jan])

Brez praznih mest:

=COUNTA(Prodaja[Jan])

Za štetje nepraznih celic v vidne vrstice v filtrirani tabeli uporabite funkcijo SUBTOTAL s function_num, nastavljeno na 103:

=SUBTOTAL(103,Prodaja[Jan])

Vsota v Excelovi tabeli

Najhitrejši način za seštevanje številk v Excelovi tabeli je, da omogočite možnost Skupna vrstica. To storite tako, da z desno tipko miške kliknete katero koli celico v tabeli, pokažete na Tabela in kliknite Skupna vrstica Skupna vrstica se bo takoj pojavila na koncu tabele.

Včasih lahko Excel domneva, da želite sešteti samo zadnji stolpec, in ostale celice v vrstici Skupaj pusti prazne. Če želite to popraviti, izberite prazno celico v vrstici Skupaj, kliknite puščico, ki se prikaže poleg celice, in nato na seznamu izberite funkcijo SUM:

To bo vstavilo formulo SUBTOTAL, ki sešteva vrednosti samo v vidne vrstice , pri čemer se ne upoštevajo filtrirane vrstice:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Upoštevajte, da ta formula deluje samo v Skupna vrstica Če bi jo poskušali ročno vstaviti v podatkovno vrstico, bi se ustvarila krožna referenca, rezultat pa bi bil 0. Formula SUM s strukturirano referenco tudi ne bo delovala iz istega razloga:

Če torej želite skupne vrednosti znotraj mize , morate omogočiti vrstico Skupaj ali uporabiti referenco normalnega razpona, kot je npr:

=SUM(B2:B5)

Zunaj mize , formula SUM s strukturiranim sklicem deluje brez težav:

=SUM(Prodaja[Jan])

Upoštevajte, da funkcija SUM za razliko od funkcije SUBTOTAL sešteva vrednosti v vseh vrsticah, vidnih in skritih.

Relativne in absolutne strukturirane reference v Excelu

Privzeto se strukturirane reference v Excelu obnašajo na naslednji način:

• Več stolpcev reference so absolutno in se pri kopiranju formul ne spremenijo.
• Posamezen stolpec reference so relativni in se spremenijo, ko jih povlečete po stolpcih. Ko jih kopirate/pripenjate z ustreznim ukazom ali bližnjicami (Ctrl+C in Ctrl+V), se ne spremenijo.

V primerih, ko potrebujete kombinacijo relativnih in absolutnih referenc na tabelo, ni načina za kopiranje formule in ohranjanje pravilnih referenc na tabelo. Povlečenje formule bo spremenilo reference na posamezne stolpce, kopiranje/prilagajanje bližnjic pa bo vse reference spremenilo v statične. Vendar obstaja nekaj preprostih trikov, s katerimi lahko to obidete!

Absolutna strukturirana referenca na en sam stolpec

Če želite, da je referenca posameznega stolpca absolutna, ponovite ime stolpca, da se uradno spremeni v referenco območja.

Relativni sklic na stolpec (privzeto)

tabela [stolpec]

Absolutna referenca na stolpec

tabela[[stolpec]:[stolpec]]

Absolutna referenca za trenutna vrstica , identifikatorju stolpca dodajte predpono s simbolom @:

tabela[@[stolpec]:[stolpec]]

Če si želite ogledati delovanje relativnih in absolutnih referenc na tabelo v praksi, si oglejte naslednji primer.

Recimo, da želite sešteti podatke o prodaji določenega izdelka v treh mesecih. V ta namen v neko celico (v našem primeru F2) vnesemo ime ciljnega izdelka in s funkcijo SUMIF dobimo vsoto Jan prodaja:

=SUMIF(Prodaja[Artikel], $F$2, Prodaja[Jan])

Težava je v tem, da ko formulo povlečemo v desno, da bi izračunali seštevke za druga dva meseca, se sklic na [Element] spremeni in formula se prekine:

To lahko popravite tako, da je referenca [Element] absolutna, referenca [Jan] pa relativna:

=SUMIF(Prodaja[[Artikel]:[Artikel]], $F$2, Prodaja[Jan])

Zdaj lahko spremenjeno formulo povlečete v druge stolpce in deluje brezhibno:

Relativno strukturirano sklicevanje na več stolpcev

V Excelovih tabelah so strukturirane reference na več stolpcev po svoji naravi absolutne in ostanejo nespremenjene, ko jih kopirate v druge celice.

Po mojem mnenju je takšno obnašanje zelo razumno. Če pa želite, da je strukturirano sklicevanje na območje relativno, pred vsakim določevalcem stolpca dodajte ime tabele in odstranite zunanje oglate oklepaje, kot je prikazano spodaj.

Absolutni referenčni razpon (privzeto)

table[[column1]:[column2]]

Relativni referenčni razpon

tabela[stolpec1]:tabela[stolpec2]

Sklicevanje na trenutna vrstica v tabeli , uporabite simbol @:

[@column1]:[@column2]

Na primer, spodnja formula z absolutna strukturirana referenca sešteje številke v trenutni vrstici Jan in . Feb Ko ga kopirate v drug stolpec, se še vedno sešteje Jan in . Feb .

=SUM(Prodaja[@[januar]:[februar]])

Če želite, da se referenca spremeni glede na relativni položaj stolpca, v katerega je kopirana formula, naredite relativni :

=SUM(Prodaja[@Jan]:Prodaja[@Feb])

Opazite preoblikovanje formule v stolpcu F (ime tabele je izpuščeno, ker je formula znotraj tabele):

Tako v Excelu ustvarite sklicevanja na tabele. Če si želite podrobneje ogledati primere, obravnavane v tem učbeniku, si lahko prenesete naš vzorčni delovni zvezek za Excelovo strukturirano sklicevanje. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu.