Оглавление
Сегодня я показать вам как на создать Шаблоны электронной почты Outlook с выпадающими полями. Мы будем извлекать информацию из набора данных и заполнять электронное сообщение на лету. Звучит заманчиво? Тогда давайте начнем!
Создание и использование наборов данных в общих шаблонах электронной почты
Прежде чем мы начнем с основ, я позволю себе несколько вводных строк для тех, кто является новичком в нашем блоге и еще не знает, что такое Shared Email Templates и о каком макросе я говорю. Shared Templates - это инструмент, который может превратить вашу ежедневную рутину в Outlook в дело нескольких кликов. Смотрите, вы создаете набор шаблонов с необходимым форматированием, ссылками, картинками и т.д.Не нужно больше набирать и форматировать ответы, готовое к отправке письмо создается на лету.
Что касается того, ЧТО вводить, я рассказал об этом макросе в своем предыдущем руководстве, не стесняйтесь подтолкнуть свою память ;)
Как создать новый набор данных и использовать его в шаблонах
Теперь давайте вернемся к нашей основной теме - заполняемым шаблонам Outlook. Вы уже знаете, что макрос WhatToEnter поможет вам вставить необходимые данные в одно или несколько мест вашего письма. Я покажу вам, как еще больше автоматизировать вашу рутину и научу вас работать с наборами данных. Проще говоря, это таблица с данными, из которых вы будете извлекать необходимые значения. Когда вы применяете макрос WHAT TO ENTERмакрос, вы выбираете запись, которую нужно извлечь из этой таблицы, и она заполняет ваш email. как бы странно это ни звучало, на практике это довольно просто :)
Начиная с самого начала, нам нужно сначала создать таблицу. Откройте надстройку, щелкните правой кнопкой мыши на любой папке и выберите " Новый набор данных " из выпадающего списка:
Дополнение откроет новую веб-страницу в вашем браузере по умолчанию, где вы должны создать свой набор данных. Дайте ему имя и начните заполнять его строки и столбцы.
Примечание. Обратите внимание на первый столбец вашего набора данных, так как он будет ключевым. Заполните его значениями, которые помогут вам идентифицировать строки и легко выбрать ту, из которой вам нужно взять данные.
Следует помнить, что набор данных ограничен 32 строками, 32 столбцами и 255 символами в ячейке.
Совет. В качестве альтернативы вы можете импортировать наборы данных в общие шаблоны электронной почты. Ваша таблица должна быть сохранена в формате .txt или .csv и иметь не более 32 строк/столбцов (остальное будет отсечено).
После того как вы добавили и заполнили новые строки и столбцы информацией, которая может понадобиться в ваших шаблонах, просто добавьте макрос WHAT TO ENTER в текст. Вот мой пример шаблона с макросом, который я настроил для вставки ставки скидки из набора данных:
Привет,
Это подтверждение для вашего сегодняшнего заказа. BTW, вы получили вашу специальную ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] скидку ;)
Спасибо, что выбрали нас! Хорошего дня!
Видите, я только что выбрал значение из ключевого столбца, и соответствующая скидка заполнила мой email. Я же говорил, ключевой столбец важен :)
Редактирование и удаление наборов данных
Если вы заметили ошибку или хотите добавить/удалить некоторые входы, вы всегда можете отредактировать свой набор данных. Просто выберите его на панели дополнения и нажмите кнопку Редактировать :
Вы снова перейдете в браузер, где вам предстоит изменить вашу таблицу. Вы можете добавлять строки и столбцы, изменять их содержание и перемещать их так, как вам хочется. Когда вы закончите, нажмите кнопку Сохранить и все примененные изменения будут сразу же доступны.
Если вам больше не нужен этот набор данных, просто выберите его и нажмите кнопку Удалить :
Это был простой пример набора данных с одним полем, чтобы вы могли получить представление об этой функции. В дальнейшем мы продолжим исследовать ее и научимся использовать максимальные преимущества наборов данных :)
Как использовать набор данных с несколькими полями при написании писем в Outlook
Поскольку теперь у нас есть четкое понимание того, как создаются и используются наборы данных, самое время создать более сложную и информативную таблицу и заполнить сразу несколько мест вашего письма.
Я импортирую свою предварительно сохраненную таблицу, чтобы не утомлять вас заполнением данных, и немного изменю свой шаблон, чтобы все необходимые поля были заполнены. Я хочу, чтобы мой набор данных:
- Вставьте сумму скидки;
- Добавьте личную ссылку клиента;
- Заполните несколько строк особых условий оплаты клиента;
- Вставьте красивое изображение "Спасибо";
- Приложите соглашение к электронному письму.
Не слишком ли много я ищу? Нет, поскольку у меня уже есть готовый набор данных :) Увидите, как я заполню всю эту информацию на лету:
Вы могли заметить, что некоторые макросы были предварительно сохранены в шаблоне. Я показал вам, как настроить макрос для получения данных из набора данных и объединения их с другим макросом. Если вам нужны дополнительные примеры или дополнительные разъяснения, пожалуйста, оставьте свой отзыв в разделе Комментарии раздел ;)
В любом случае, вот окончательный текст моего шаблона:
Привет,
Это подтверждение вашего сегодняшнего заказа. BTW, вы получили вашу специальную ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] скидку ;)
Вот ваша личная ссылка: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}].
Есть также несколько деталей, на которые следует обратить внимание:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]
~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}
~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"}]].
Спасибо, что выбрали нас! Хорошего дня!
Совет. Если вам нужно узнать или вспомнить, как объединить макросы вместе, обратитесь к этой части руководства по макросам WhatToEnter или к полному списку макросов для общих шаблонов электронной почты.
Если вы не верите видео выше, просто установите Shared Email Templates из Microsoft Store, проверьте наборы данных самостоятельно и поделитесь своим опытом со мной и другими в комментариях ;)
Заполнение таблицы с помощью набора данных в письмах Outlook
Список возможностей набора данных еще не закончен. Представьте себе, что ваш клиент все еще сомневается, сколько товаров приобрести, и хотел бы узнать больше о скидках и условиях оплаты. Вместо того чтобы писать все это в одном длинном предложении, лучше создать таблицу с каждым доступным вариантом и его характеристиками.
Я бы не назвал экономией времени создание новой таблицы и заполнение ее данными, которые уже есть в вашем наборе данных. Однако для этого случая есть быстрый обходной путь. Вы можете привязать ваш набор данных к таблице, и ваше письмо будет заполнено информацией из набора данных в мгновение ока. Для этого вам потребуется:
- Откройте шаблон и создайте таблицу как минимум с двумя строками (количество столбцов полностью зависит от вас).
- Заполните первую строку таблицы, так как это будет наш заголовок.
- Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте второго ряда и выберите "Привязать к набору данных".
- Выберите набор данных, из которого будут взяты данные, и нажмите Ok.
- Когда вы вставите этот шаблон, вам будет предложено выбрать колонки для добавления. Отметьте все или только некоторые из них и продолжайте.
- Наслаждайтесь ;)
Если вы хотите добавить что-то визуальное к тексту выше, вы можете посмотреть в наших Документах пошаговые скриншоты привязки набора данных или посмотреть небольшое видео ниже.
Короче говоря, вы создаете таблицу, заполняете ее заголовок и подключаете ее к набору данных. При вставке шаблона вы просто задаете строки для вставки, и инструмент за секунду заполнит вашу таблицу.
Вот как стал выглядеть мой шаблон после привязки набора данных:
Привет!
Вот детали, о которых вы просили:
| Количество предметов | Объемная скидка | Условия оплаты |
| ~%[Qty] | ~%[Скидка] | ~%[Условия] |
Если вам нужно отвязать набор данных, просто удалите строку "connected".
Видите? Проще не бывает :)
Кроме того, вам может быть интересно сделать динамический шаблон Outlook, который автоматически переключает изображения, вложения и текст индивидуально для каждого пользователя.
Заключение
Теперь вы знаете, как создавать, редактировать и использовать наборы данных в общих шаблонах электронной почты и, я очень надеюсь, начнете их использовать :)
Спасибо, что прочитали! Увидимся в следующих уроках ;)
