В этой статье мы подробно рассмотрим условное форматирование в Google Sheets и узнаем самые быстрые и эффективные способы его настройки. Мы рассмотрим несколько примеров, чтобы увидеть, как создать условное форматирование с одним или несколькими условиями, а также как раскрасить ячейки или изменить цвет шрифта по пользовательским критериям. Особое внимание мы уделим условному форматированию на основе других ячеек.

Что такое условное форматирование в Google Sheets?

Зачем нужно условное форматирование в таблице? Не проще ли форматировать ячейки вручную?

Выделение определенных данных цветом - отличный способ привлечь внимание к записям. Многие из нас делают это постоянно. Если значения ячеек удовлетворяют нашим условиям, например, они больше или меньше некоторого значения, они самые большие или самые маленькие, или, возможно, они содержат определенные символы или слова, то мы находим такие ячейки и изменяем их шрифт, цвет шрифта или цвет фона.

Разве не было бы здорово, если бы такие изменения форматирования происходили автоматически и привлекали еще больше внимания к таким ячейкам? Мы бы сэкономили много времени.

Именно здесь на помощь приходит условное форматирование. Google Sheets может сделать эту работу за нас, нам нужно только объяснить, что мы хотим получить. Давайте вместе рассмотрим несколько примеров и увидим, насколько это просто и эффективно.

Как добавить правило форматирования с одним условием

Предположим, в нашей таблице есть данные о продажах шоколада. Каждая строка таблицы содержит заказ, который мы получили от определенного клиента. Мы использовали выпадающие списки в столбце G, чтобы указать, был ли он выполнен.

Что интересного мы можем здесь увидеть? Во-первых, мы можем выделить те заказы, общая сумма продаж которых превышает $200. У нас есть эти записи в столбце F, поэтому мы используем мышь, чтобы выбрать диапазон значений с суммой заказа: F2:F22.

Затем найдите Формат пункт меню и нажмите на Условное форматирование .

Для начала рассмотрим условное форматирование в Google Sheets использование одного цвета .

Нажмите Форматируйте ячейки, если... В появившемся выпадающем списке выберите опцию "Больше или равно" и введите "200" в поле ниже. Это означает, что в выбранном нами диапазоне все ячейки со значениями, которые больше или равны 200, будут выделены с использованием формата, который мы задали там же: жирный красный шрифт на желтом фоне.

Мы сразу же видим применение нашего правила форматирования: все необходимые ячейки изменили свой вид.

У вас есть возможность настроить условное форматирование не только для одного оттенка, но и для другого. использование цветовой шкалы Для этого выберите Цветовая шкала в боковой панели условных правил форматирования и использовать готовые наборы цветов. Вы также можете выбрать оттенки для минимальной и максимальной точек, а также для средней точки, если это необходимо.

Здесь мы создали цветовую шкалу, в которой ячейки становятся светлее по мере уменьшения суммы заказа и темнее по мере увеличения суммы.

Форматирование ячеек в Google Sheets по нескольким условиям

Если цветовая шкала кажется вам слишком яркой, вы можете создать несколько условий на вкладке "Один цвет" и указать формат для каждого условия отдельно. Для этого нажмите "Добавить еще одно правило".

Давайте выделим заказы, общий объем продаж которых превышает 200 долларов, и те, которые меньше 100 долларов.

Как вы можете видеть, у нас есть два условия форматирования: первое - для значений, которые больше 200, второе - для значений, которые меньше 100.

Совет. Вы можете добавить столько правил условного форматирования в Google Sheets, сколько вам нужно. Чтобы удалить его, просто наведите на него курсор и нажмите кнопку Удалить икона.

Условное форматирование в Google Sheets с помощью пользовательских формул

Предлагаемый список условий, которые мы можем применить к нашему диапазону данных, довольно обширен. Однако этого все равно может оказаться недостаточно. Рано или поздно вам понадобится создать условие, которое нельзя описать стандартными средствами.

Именно поэтому в Google Sheets предусмотрена возможность ввести в качестве условия собственную формулу, которая позволяет описать ваши требования с помощью стандартных функций и операторов. Другими словами, результат формулы должен быть либо "True", либо "False".

Используйте последний пункт в выпадающем списке для ввода формулы: "Custom formula is".

Давайте посмотрим, как это работает.

Допустим, мы хотим узнать, какие из наших заказов были сделаны в выходные. Ни одно из стандартных условий нам не подходит.

Мы выберем диапазон дат в A2:A22, перейдем в раздел Формат меню и нажмите кнопку Условное форматирование . Выберите пункт "Пользовательская формула есть" в раскрывающемся списке "Форматировать ячейки, если" и введите логическую формулу, которая поможет нам определить день недели по дате.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Если число больше 5, то сегодня суббота или воскресенье. В этом случае к ячейке будет применено форматирование, которое мы зададим ниже.

Как вы можете видеть, все выходные дни теперь выделены цветом.

Приведем еще один пример. Выведем заказы на темный шоколад с помощью другого формата. Для этого выполним те же действия: выделим диапазон данных с видами шоколада (D2:D22) и используем следующее условие:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Эта функция вернет значение "True", если название вида шоколада содержит слово "Dark".

Смотрите, что получилось: заказы на Темный шоколад, а также на Экстра темный шоколад стали подчеркнутыми. Теперь не нужно просматривать сотни рядов, чтобы найти их.

Использование символов подстановочных знаков с условным форматированием в электронных таблицах Google

Если мы хотим форматировать текстовые значения, то стандартное условие "Текст содержит" необходимо.

Вы можете использовать специальные символы подстановки чтобы добавить некоторую гибкость в условие поиска.

Совет. Символы подстановки можно использовать в полях "Текст содержит" и "Текст не содержит", а также в пользовательских формулах.

Есть два наиболее часто используемых символа: знак вопроса (?) и звездочка (*).

Знак вопроса соответствует любому отдельному символу. Например, как видно на скриншоте, текстовое правило, содержащее "??d", форматирует ячейки с такими значениями, как "Красный", но не с такими, как "Темный".

"??d" означает, что буква "d" должна быть третьей от начала слова.

Используйте звездочку, чтобы опустить от нуля до любого количества символов. Например, правило, содержащее "*d*", должно отформатировать обе ячейки: как с "Красными", так и с "Темными" значениями.

Чтобы символы вопроса и звездочки не воспринимались как символы подстановки в текстовых значениях, перед ними обычно добавляется тильда (~). Например, текстовое правило, содержащее "Re?" в нашем примере форматирует ячейки с "Red", в то время как правило с "Re~?" не найдет ни одной ячейки, поскольку будет искать значение "Re?".

Как использовать условное форматирование в Google Sheets для выделения целых строк

В примерах, описанных выше, мы применяли условное форматирование к определенным ячейкам столбца. Возможно, вы подумали: "Было бы здорово, если бы мы могли применить это ко всей таблице!". И вы можете!

Попробуем выделить невыполненные заказы специальным цветом. Для этого нам нужно использовать условие форматирования для данных в столбце G, где мы указали, выполнен ли заказ, и отформатируем всю таблицу.

Примечание. Обратите внимание, что мы применили форматирование ко всей таблице A1:G22.

Затем мы использовали нашу пользовательскую формулу, где мы указали это:

=$G1="Нет"

Совет. Перед именем столбца необходимо использовать знак доллара ($). Это создает абсолютную ссылку на него, поэтому формула всегда будет ссылаться на этот конкретный столбец, в то время как номер строки может меняться.

Другими словами, мы просим его двигаться вниз по столбцу, начиная с первой строки, и искать все ячейки со значением "Нет".

Как видите, форматированными стали не только те ячейки, которые мы проверили на соответствие условию. Условное форматирование теперь применяется ко всей строке.

Итак, давайте запомним 3 основных правила условного форматирования строк в таблице:

• Форматируемый диапазон - это вся таблица.
• Мы используем условное форматирование с пользовательской формулой
• Мы должны использовать символ $ перед именем столбца

Условное форматирование в Google Sheets на основе другой ячейки

Мы часто слышим вопрос: "Как применить условное форматирование и легко изменить условие?" Это совсем не сложно.

Просто используйте собственную формулу со ссылкой на ячейку, в которой задано необходимое условие.

Вернемся к нашему образцу данных с заказами на шоколад в Google Sheets. Предположим, нас интересуют заказы с менее чем 50 и более чем 100 наименованиями. Введем эти условия в столбец H рядом с нашей таблицей.

Теперь создадим правила условного форматирования для таблицы заказов.

Мы установили диапазон для форматирования на "A2:G22", чтобы сохранить заголовок таблицы как есть.

Затем мы следуем известным вам шагам и используем нашу формулу.

Вот как выглядит формула условного форматирования для заказов с более чем 100 позициями:

=$E2>=$H$3

Примечание. Обратите внимание, что при использовании ячеек вне таблицы необходимо использовать абсолютные ссылки ($).

Знак доллара перед названием столбца означает абсолютную ссылку на столбец. Если знак доллара стоит перед номером строки, то абсолютная ссылка идет на строку. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, ознакомьтесь с подробным обсуждением ссылок на ячейки.

$H$3 в нашем примере означает абсолютную ссылку на ячейку, то есть, что бы вы ни делали с таблицей, формула все равно будет ссылаться на эту ячейку.

Примечание. Мы должны использовать абсолютную ссылку на столбец E и абсолютную ссылку на ячейку H3, где у нас есть ограничение 100. Если мы этого не сделаем, формула не будет работать!

Теперь давайте добавим второе условие, чтобы выделить заказы с менее чем 50 позициями. Нажмите "Добавить другое правило" и добавьте еще одно условие так же, как мы это сделали для первого.

Пожалуйста, посмотрите формулу, которую мы используем в нашем правиле условного форматирования:

=$E2<=$H$2

Самый большой и самый маленький заказы теперь выделены цветом. Задача выполнена. Однако не очень приятно, что в нашем листе появились лишние числа, которые могут запутать и испортить вид таблицы.

Размещение вспомогательных данных на отдельном листе было бы лучшим способом. Я опишу его более подробно в следующей статье, когда мы будем учиться создавать выпадающие списки.

Давайте переключимся на лист 2 и введем там эти новые условия.

Теперь мы можем создать правила условного форматирования для таблицы заказов, ссылаясь на эти границы.

Здесь мы можем столкнуться с проблемой. Если мы просто используем в формуле адрес ячейки с листа 2, мы получим ошибку.

Примечание. Прямые ссылки на ячейки в формулах условного форматирования возможны только с текущего листа.

Итак, что же делать дальше? На помощь придет функция INDIRECT, которая позволяет получить ссылку на ячейку, записав ее адрес в виде текста. Вот как будет выглядеть ссылка на ячейку в формуле условного форматирования:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Вот вторая формула:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

В результате мы получаем тот же результат, что и раньше, но наш лист не загроможден дополнительными записями.

Теперь мы можем изменять условия форматирования без обновления настроек правила. Достаточно просто изменить записи в ячейках, и вы получите новую таблицу.

Google Sheets и условное форматирование на основе текста другой ячейки

Мы узнали, как применять правила условного форматирования, используя числовые данные из определенной ячейки. А что, если мы хотим основывать наше условие на ячейке с текстом? Давайте посмотрим, как мы можем сделать это вместе.

Мы постараемся найти заказы на темный шоколад:

В ячейке G5 листа 2 мы вводим наше условие: "Dark".

Затем мы возвращаемся на Лист 1 с таблицей и снова выбираем диапазон для форматирования: A2:G22.

Затем мы выбираем Формат меню, выберите Условное форматирование , и введите следующую формулу в Пользовательская формула поле:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Совет. Помните, что вам нужно ввести абсолютные ссылки на диапазон, который нужно проверить на наличие слова "Dark" (D2:D22).

Функция INDIRECT("2!$G$5") позволяет нам получить значение из ячейки G5 Листа2, т.е. слово "Dark".

Таким образом, мы выделили заказы, в которых слово из ячейки G5 Листа 2 является частью названия продукта.

Конечно, мы можем сделать это проще. Наша формула будет выглядеть следующим образом:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Однако если мы захотим найти другой продукт, нам придется отредактировать правило условного форматирования. Это займет немного больше времени, чем простое обновление значения в ячейке G5.

Удаление условного форматирования из электронной таблицы Google

Вам, конечно, может понадобиться удалить все условные форматы из вашей таблицы.

Для этого сначала выделите диапазон ячеек, к которым применяется условное форматирование.

Вы увидите все правила, которые вы создали, в боковой панели.

Наведите курсор на условие, которое необходимо удалить, и нажмите кнопку " Удалить значок ". Условное форматирование будет удалено.

Если вы не помните, какой именно диапазон ячеек вы форматировали, или если вы хотите избавиться от форматов как можно быстрее, то выделите диапазон ячеек и перейдите в меню Формат меню - Четкое форматирование Также можно использовать комбинацию клавиш Ctrl + \.

Примечание. Помните, что в этом случае будет очищено не только условное форматирование, но и все другие форматы, используемые в вашей таблице.

Мы надеемся, что применение условного форматирования в Google Sheets упростит вашу работу и сделает результаты более наглядными.