Оглавление
Если ваша работа связана с деловой перепиской, то вы, конечно, пишете письма-запросы Это может быть просьба о работе, продвижении по службе или встрече, запрос информации или рекомендации, письмо о благосклонности или рекомендация характера. Такие письма трудно писать, а еще труднее написать их так, чтобы побудить получателя ответить охотно и с энтузиазмом.
Что касается письма с просьбой о предоставлении денег Конечно, я не могу гарантировать, что наши советы и образцы писем сделают чудо, но они определенно сэкономят вам время и сделают вашу работу по написанию письма менее мучительной.
Совет по экономии времени Если вы общаетесь по электронной почте, то вы можете сэкономить еще больше времени, добавив все эти образцы деловых писем прямо в ваш Outlook. И тогда вы сможете отправлять персонализированные деловые письма одним щелчком мыши!
Все, что для этого нужно, - это надстройка Shared Email Templates, которую вы видите справа. Как только она появится в вашем Outlook, вам не придется набирать одни и те же фразы снова и снова.
Просто дважды щелкните по шаблону и через мгновение текст будет вставлен в тело сообщения. Все ваше форматирование, гиперссылки, изображения и подписи будут на месте!
Не стесняйтесь проверить его прямо сейчас; бесплатная версия доступна для загрузки в Microsoft AppStore.
Что ж, вернемся к написанию деловых писем, далее в статье вы найдете:
Формат делового письма
Деловое письмо - это формальный способ общения, поэтому оно требует особого формата. Возможно, вы не слишком заботитесь о формате письма, если отправляете электронное сообщение, но если вы пишете традиционное бумажное деловое письмо, приведенные ниже рекомендации могут оказаться полезными. Считается хорошей практикой распечатывать деловое письмо на стандартной белой бумаге размером 8,5 х 11 дюймов (215,9 х 279,4 мм).
- Адрес отправителя. Обычно вы начинаете с ввода собственного адреса. В британском английском адрес отправителя обычно пишется в правом верхнем углу письма. В американском английском адрес отправителя размещается в левом верхнем углу.
Не нужно писать имя или должность отправителя, так как они включены в закрытие письма. Введите только адрес улицы, город и почтовый индекс, а также, по желанию, номер телефона и адрес электронной почты.
Если вы пишете на канцелярском бланке, то пропустите этот пункт.
- Дата Напечатайте дату на несколько строк ниже бланка или обратного адреса. Стандартом является 2-3 строки (допустимо от одной до четырех строк).
- Контрольная линия (опционально) Если ваше письмо связано с какой-то конкретной информацией, например, с указанием места работы или номером счета, добавьте его ниже даты. Если вы отвечаете на письмо, ссылайтесь на него. Например,
- Re: Счет-фактура # 000987
- Re: Ваше письмо от 4/1/2014
- Уведомления о прибытии (необязательно) Если вы хотите включить пометку о частной или конфиденциальной переписке, напечатайте ее ниже строки ссылки в верхнем регистре, если это уместно. Например, PERSONAL или CONFIDENTIAL.
- Внутренний адрес Это адрес получателя вашего делового письма, частного лица или компании. Всегда лучше писать конкретному лицу в компании, в которую вы пишете.
Стандартом является 2 строки ниже предыдущего набранного вами элемента, допустимо от одной до шести строк.
- Линия внимания (необязательно). Введите имя человека, с которым вы пытаетесь связаться. Если вы написали имя человека во внутреннем адресе, пропустите строку "Внимание".
- Приветствие . Используйте то же имя, что и во внутреннем адресе, включая заголовок. Если вы знаете человека, которому пишете, и обычно обращаетесь к нему по имени, вы можете напечатать имя в приветствии, например: Дорогая Джейн. Во всех остальных случаях принято обращаться к человеку, указывая его должность и фамилию, за которыми следует запятая или двоеточие, например:
- Мистер Браун:
- Дорогой доктор Браун:
- Дорогая мисс Смит,
Если вы не знаете имени получателя или не уверены, как оно пишется, используйте одно из следующих приветствий:
- Дамы
- Джентльмены
- Уважаемый господин
- Уважаемый господин или госпожа
- Кому это может быть интересно
- Тема письма (необязательно): Оставьте две или три пустые строки после приветствия и напечатайте суть вашего письма в верхнем регистре, выравнивая слева или по центру. Если вы добавили строку Ссылка (3), строка Тема может быть лишней. Вот несколько примеров:
- РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
- СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
- ЗАПРОС НА ЗАМЕНУ ИЗДЕЛИЯ
- ЗАПРОС НА РАБОТУ
- Тело Это основная часть вашего письма, обычно состоящая из 2 - 5 абзацев, с пустой строкой между каждым абзацем. В первом абзаце напишите дружеское вступление, а затем изложите свою основную мысль. В следующих нескольких абзацах приведите справочную информацию и вспомогательные детали. Наконец, напишите заключительный абзац, в котором вы вновь излагаете цель письма и просите предпринять какие-либо действия, если это необходимо.Применимо. Подробнее см. советы по написанию убедительных деловых писем.
- Закрытие. Как вы знаете, существует несколько общепринятых дополнительных закрытий. Какое из них вы выберете, зависит от тона вашего письма. Например,
- С уважением к вам (очень официально)
- Sincerely или Kind regards или Yours truly (наиболее полезные закрытия в деловых письмах)
- С наилучшими пожеланиями, сердечно ваш (немного более личный и дружеский)
Заключительная часть обычно печатается на той же вертикальной отметке, что и дата, и через одну строку после последнего абзаца основной части. Записывайте только первое слово и оставляйте три или четыре строки между заключительной частью и блоком подписи. Если после приветствия следует двоеточие, добавьте запятую после заключительной части; в противном случае знаки препинания после заключительной части не требуются.
Смотрите также: Excel slicer: визуальный фильтр для сводных таблиц и диаграмм - Подпись. Как правило, подпись располагается через четыре пустые строки после комплимента "Закрыть". Напечатайте свое имя ниже подписи и добавьте заголовок, если необходимо.
- Ограждения. Эта строка сообщает получателю, какие еще документы, например, резюме, прилагаются к вашему письму. Ниже приведены распространенные стили:
- Включает.
- Прикрепить.
- Корпуса: 2
- Корпуса (2)
- Инициалы машинистки (необязательно) . Этот компонент используется для указания лица, которое напечатало письмо для вас. Если вы напечатали письмо сами, опустите его. Обычно идентификационные инициалы включают три ваших инициала в верхнем регистре, затем два или три инициала машинистки в нижнем регистре. Например, JAM/dmc , JAM:cm Но в наши дни этот компонент используется довольно редко, в очень формальных деловых письмах.
Ниже представлен правильно оформленный образец письма о пожертвовании. Всегда легче понять на примерах, не так ли?
10 советов по написанию убедительных писем-просьб
Ниже вы найдете 10 стратегий написания писем-просьб таким образом, чтобы убедить читателя ответить или действовать.
- Знайте своего адресата Прежде чем приступить к составлению письма-просьбы, задайте себе следующие вопросы: кто мой читатель и чем он может мне помочь? Принимают ли они решения или просто передадут мою просьбу старшему сотруднику? Стиль и содержание вашего письма-просьбы будут зависеть от должности читателя.
- Не будьте многословны Будьте ясны, кратки и точны. Правило большого пальца таково - не используйте два слова, когда достаточно одного. Вспомните знаменитую цитату Марка Твена - "У меня не было времени написать короткое письмо, поэтому я написал длинное". Человек в его положении мог себе это позволить, и... он ни о чем не просил : )
- Сделайте ваше письмо легко читаемым При написании письма-просьбы не отвлекайтесь и не путайте читателя, отвлекаясь от основной темы. Избегайте длинных, тесных предложений и абзацев, потому что они пугают и их трудно переварить. Вместо этого используйте простые, декларативные предложения и разбивайте длинные предложения запятыми, двоеточиями и точками с запятой. Начинайте новый абзац, когда меняете мысль или идею.
Вот очень плохой пример сопроводительного письма:
Смотрите также: Как сделать линейный график в Excel" Во всех отношениях моя квалификация соответствует желаниям, выраженным в вашем объявлении, и, судя по голосу в блогах вашей компании, я действительно думаю, что мне суждено занять [Должность] в вашей компании".
И это хороший вариант:
" У меня хорошие навыки и опыт в [Ваша область знаний], и я буду очень признателен, если вы рассмотрите мою кандидатуру на любую подходящую должность".
Помните, если ваше письмо с просьбой выглядит легко читаемым, у него больше шансов быть прочитанным!
- Добавьте призыв к действию По возможности включайте в письма с просьбами действие. Самый простой способ - использовать глаголы действия и активный, а не пассивный залог.
- Убеждайте, но не требуйте Не обращайтесь с адресатами так, как будто они вам что-то должны. Вместо этого привлеките внимание читателя, упомянув общие точки соприкосновения и подчеркнув преимущества действий.
- Не будьте обременительным Дайте читателям всю необходимую информацию и скажите, что именно вы хотите, чтобы они сделали. Упростите работу для человека, который будет отвечать - включите контактную информацию, прямые номера телефонов, дайте ссылки или прикрепите файлы, все, что уместно.
- Пишите в дружеской манере и обращайтесь к чувствам читателя . Хотя вы пишете деловое письмо, не будьте излишне деловым. Дружеские письма заводят друзей, поэтому пишите письма с просьбами в дружеской манере, как будто вы разговариваете с настоящим другом или старым знакомым. Все мы люди, и может быть хорошей идеей обратиться к человечности, щедрости или сочувствию вашего корреспондента.
- Оставайтесь вежливыми и профессиональными Даже если вы пишете запрос на отмену заказа или письмо с жалобой, оставайтесь вежливыми и учтивыми, просто изложите суть проблемы (вопросов), предоставьте всю необходимую информацию и избегайте угроз и клеветы.
- Следите за своей грамматикой Перефразируя известную поговорку - "грамматика имеет значение для первого впечатления". Плохая грамматика, как и плохие манеры, может все испортить, поэтому обязательно вычитывайте все деловые письма, которые вы отправляете.
- Просмотр перед отправкой Когда вы закончите составлять письмо, прочитайте его вслух. Если ключевой момент не совсем ясен, перепишите его. Лучше потратить время на переписывание и получить ответ, чем сделать это быстро и сразу же выбросить письмо в корзину.
И, наконец, если вы получили ответ на письмо-просьбу или желаемое действие было совершено, не забудьте поблагодарить человека. Здесь вы найдете образцы благодарственных писем на все случаи жизни.
Образцы писем-просьб
Ниже вы найдете несколько примеров писем-просьб на разные случаи жизни.
Образец просьбы о рекомендательном письме
Дорогой мистер Браун:
Надеюсь, у вас все хорошо. У меня остались теплые воспоминания о вашем замечательном руководстве и поддержке учителей во время моей работы в средней школе XYZ.
В настоящее время я подаю заявление в школьный округ XYZ и должен представить три рекомендательных письма. Я пишу, чтобы спросить, не могли бы вы написать рекомендательное письмо от моего имени.
Я хотел бы предоставить вам некоторую справочную информацию, которая может помочь вам, если вы решите написать это письмо.
Во вложении вы найдете копию моего последнего резюме. Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной, если вам понадобится дополнительная информация. Я с нетерпением жду ответа и заранее благодарю вас за уделенное мне время.
Запрос информации
Спасибо, что прислали свое резюме в ответ на объявленную вакансию. В дополнение к вашему резюме нам также необходимы три рекомендации и список прошлых работодателей за последние три года, а также номера их телефонов.
Наша политика заключается в тщательном изучении биографии каждого кандидата, чтобы выбрать наиболее подходящего человека для этой работы.
Спасибо за помощь. Мы с нетерпением ждем вашего ответа.
Запрос на получение характеристики
обратился в нашу компанию с заявлением о приеме на работу. Он/она назвал/а ваше имя в качестве характеристики. Не могли бы вы дать нам письменную оценку этого человека.
Пожалуйста, будьте уверены, что ваш ответ будет рассматриваться с соблюдением конфиденциальности. Заранее благодарю вас.
Запрос на пожертвование
Я посылаю это вам как члену нашего сообщества. Я уверен, что вы цените жизнь в таком тихом и спокойном районе, как и я.
Как вы, наверное, знаете, иногда для того, чтобы сохранить тишину и спокойствие в своем районе, приходится принимать меры. Как вы, возможно, знаете, наш местный общественный комитет собирался в течение последних двух месяцев, чтобы попытаться найти способы уменьшить количество взломов в нашем районе. На прошлой неделе они опубликовали свои рекомендации о том, как лучше бороться с этой проблемой.
К сожалению, необходимая сумма не включена в муниципальный бюджет на этот год.
Поэтому, как заинтересованный член этого сообщества, я решил, что мой бизнес будет жертвовать $ за каждый $, собранный в сообществе, чтобы покрыть дополнительные расходы на безопасность. Я призываю вас присоединиться ко мне сегодня и поддержать это достойное дело для нашего общего блага.
Чтобы сделать пожертвование сегодня, вы можете зайти в любой из двух наших магазинов и опустить его в ящики, установленные возле касс. Если вы не можете прийти в магазин, пожалуйста, отправьте чек или денежный перевод, выписанный на имя "XYZ", и пришлите его по указанному выше адресу.
Заранее спасибо.
Просьба об услуге
Я пишу вам, чтобы попросить вас об услуге, которую, я надеюсь, вы могли бы для меня сделать.
Меньше чем через три месяца я буду сдавать экзамены, надеясь поступить в университет, где лучшая программа аспирантуры по интересующему меня предмету.
В школе уделяется чрезвычайно большое внимание успешной сдаче студентом экзамена, поэтому я чувствую сильное давление, чтобы получить результат выше среднего на экзамене Graduate Record Examination.
Поскольку вы недавно получили степень в , вы, естественно, первый человек, о котором я подумал, когда рассматривал вопрос о том, к кому я мог бы обратиться за помощью. Я не прошу слишком много времени, я был бы очень признателен за любые советы, которые вы могли бы мне дать, и несколько уроков по , которые, как я чувствую, являются моими самыми слабыми местами.
Я надеюсь, что вы дадите мне положительный ответ. Заранее благодарю вас.
Запрос на возврат/замену товара
Я разместил заказ на , получил его на . Я обнаружил, что приобретенный продукт имеет следующую проблему:
Поскольку доставленный вами товар не является удовлетворительного качества, я имею право забрать его и прошу вас подтвердить, что вы сделаете это в течение следующих семи дней. Я также прошу вас подтвердить, организуете ли вы доставку товара или возместите мне расходы на его возврат.
Я надеюсь получить ваши удовлетворительные предложения по урегулированию моего иска в течение семи дней с даты настоящего письма.
*****
На этом на сегодня все. Надеюсь, эта информация поможет вам правильно составить деловое письмо в целом и убедительное письмо-просьбу в частности и всегда получать желаемый ответ. Спасибо за чтение!
