Статья содержит подробное руководство по использованию наборов значков условного форматирования в Excel. Из нее вы узнаете, как создать собственный набор значков, преодолевающий многие ограничения встроенных опций, и применять значки на основе значения другой ячейки.

Некоторое время назад мы начали изучать различные функции и возможности условного форматирования в Excel. Если у вас еще не было возможности прочитать эту вводную статью, вы можете сделать это сейчас. Если вы уже знаете основы, давайте продолжим и посмотрим, какие возможности у вас есть в отношении наборов значков Excel и как вы можете использовать их в своих проектах.

Наборы значков Excel

Наборы значков в Excel - это готовые к использованию параметры форматирования, которые добавляют в ячейки различные значки, такие как стрелки, фигуры, галочки, флажки, начало рейтинга и т.д., чтобы наглядно показать, как значения ячеек в диапазоне сравниваются друг с другом.

Обычно набор значков содержит от трех до пяти значков, следовательно, значения ячеек в форматированном диапазоне делятся на три-пять групп от высокого к низкому. Например, набор из трех значков использует один значок для значений больше или равных 67%, другой значок для значений между 67% и 33% и еще один значок для значений меньше 33%. Тем не менее, вы можете изменить это поведение по умолчанию.определите свои собственные критерии.

Как использовать наборы значков в Excel

Чтобы применить набор значков к вашим данным, вот что вам нужно сделать:

1. Выберите диапазон ячеек, которые нужно отформатировать.
2. На Главная во вкладке Стили группу, нажмите Условное форматирование .
3. Указать на Наборы иконок , а затем щелкните нужный тип значка.

Вот и все! Значки сразу же появятся в выбранных ячейках.

Как настроить наборы значков Excel

Если вас не устраивает то, как Excel интерпретировал и выделил ваши данные, вы можете легко настроить применяемый набор значков. Чтобы внести изменения, выполните следующие действия:

1. Выберите любую ячейку, условно отформатированную с помощью набора значков.
2. На Главная вкладка, нажмите Условное форматирование > Управление правилами .
3. Выберите интересующее вас правило и нажмите Правило редактирования .
4. В Редактирование правила форматирования В диалоговом окне можно выбрать другие значки и присвоить им различные значения. Чтобы выбрать другой значок, нажмите на выпадающую кнопку, и вы увидите список всех значков, доступных для условного форматирования.
5. После завершения редактирования нажмите OK дважды, чтобы сохранить изменения и вернуться в Excel.

Для нашего примера мы выбрали красный крест, чтобы выделить значения, превышающие или равные 50%, и зеленую галочку, чтобы выделить значения менее 20%. Для промежуточных значений будет использоваться желтый восклицательный знак.

Советы:

• На настройка значка реверса , нажмите кнопку Обратный порядок значков кнопка.
• Чтобы скрыть значения ячеек и показывать только значки , выберите Показать только значок флажок.
• Чтобы определить критерии на основе значения другой ячейки введите адрес ячейки в поле Значение коробка.
• Вы можете использовать наборы значков вместе с другие условные форматы например, для изменения цвета фона ячеек, содержащих значки.

Как создать пользовательский набор значков в Excel

В Microsoft Excel существует 4 различных вида наборов значков: направленные, фигуры, индикаторы и рейтинги. При создании собственного правила вы можете использовать любой значок из любого набора и присвоить ему любое значение.

Чтобы создать свой собственный набор значков, выполните следующие действия:

1. Выберите диапазон ячеек, к которым нужно применить значки.
2. Нажмите Условное форматирование > Наборы иконок > Дополнительные правила .
3. В Новое правило форматирования В диалоговом окне выберите нужные значки. В окне Тип в раскрывающемся окне выберите Процент , Номер из Формула , и введите соответствующие значения в Значение коробки.
4. Наконец, нажмите OK .

Для этого примера мы создали пользовательский набор значков с тремя флагами, где:

• Зеленым флажком отмечены расходы домохозяйств, превышающие или равные $100.
• Желтый флаг присваивается числам меньше $100 и больше или равным $30.
• Зеленый флаг используется для значений менее $30.

Как задать условия на основе значения другой ячейки

Вместо того чтобы "жестко кодировать" критерии в правиле, вы можете ввести каждое условие в отдельную ячейку, а затем ссылаться на эти ячейки. Ключевое преимущество такого подхода заключается в том, что вы можете легко изменить условия, изменив значения в ячейках со ссылками без редактирования правила.

Например, мы ввели два основных условия в ячейки G2 и G3 и настроили правило таким образом:

• Для Тип , выбрать Формула .
• Для Значение Введите адрес ячейки, перед которым стоит знак равенства. Чтобы Excel сделал это автоматически, просто установите курсор в поле и щелкните ячейку на листе.

Формула наборов значков условного форматирования Excel

Чтобы условия вычислялись Excel автоматически, их можно выразить с помощью формулы.

Чтобы применить условное форматирование с помощью значков, управляемых формулами, начните создание пользовательского набора значков, как описано выше. В разделе Новое правило форматирования диалоговое окно, из Тип в раскрывающемся окне выберите Формула , и вставьте вашу формулу в Значение коробка.

Для данного примера используются следующие формулы:

• Зеленый флаг присваивается числам, превышающим или равным среднему значению + 10:

  =AVERAGE($B$2:$B$13)+10

• Желтый флаг присваивается числам меньше среднего + 10 и больше или равным среднему - 20.

  =AVERAGE($B$2:$B$13)-20

• Зеленый флаг используется для значений ниже среднего - 20.

Примечание. Невозможно использовать относительные ссылки в формулах набора значков.

Набор значков условного формата Excel для сравнения 2 столбцов

При сравнении двух столбцов наборы значков условного форматирования, такие как цветные стрелки, могут дать вам отличное визуальное представление сравнения. Это можно сделать, используя набор значков в сочетании с формулой, которая вычисляет разницу между значениями в двух столбцах - формула процентного изменения отлично подходит для этой цели.

Предположим, у вас есть Июнь и Июль расходы в столбцах B и C соответственно. Чтобы рассчитать, насколько изменилась сумма за два месяца, скопируйте формулу в D2:

=C2/B2 - 1

Теперь мы хотим отобразить:

• Стрелка вверх, если процентное изменение является положительным числом (значение в столбце C больше, чем в столбце B).
• Стрелка вниз, если разница является отрицательным числом (значение в столбце C меньше, чем в столбце B).
• Горизонтальная стрелка, если процентное изменение равно нулю (столбцы B и C равны).

Для этого создается пользовательское правило набора значков с такими параметрами:

• Зеленая стрелка вверх, когда Значение это> 0.
• Желтая стрелка вправо, когда Значение =0, что ограничивает выбор нулями.
• Красная стрелка вниз, когда Значение это <0.
• Для всех икон, Тип устанавливается на Номер .

На этом этапе результат будет выглядеть примерно так:

На показывать только значки без процентов, отметьте Показать только значок флажок.

Как применить наборы значков Excel на основе другой ячейки

Распространено мнение, что наборы значков условного форматирования Excel можно использовать только для форматирования ячеек на основе их собственных значений. Технически это действительно так. Однако вы можете эмулировать набор значков условного форматирования на основе значения в другой ячейке.

Предположим, у вас есть даты платежей в столбце D. Ваша цель - поместить зеленый флаг в столбце A, когда определенный счет оплачен, т.е. есть дата в соответствующей ячейке столбца D. Если ячейка в столбце D пуста, следует вставить красный флаг.

Для выполнения этой задачи необходимо выполнить следующие действия:

1. Начните с добавления приведенной ниже формулы в A2, а затем скопируйте ее вниз по столбцу:

   =IF($D2"", 3, 1)

   Формула гласит, что нужно вернуть 3, если D2 не пуст, иначе 1.

2. Выберите ячейки данных в столбце A без заголовка столбца (A2:A13) и создайте пользовательское правило набора значков.
3. Настройте следующие параметры:
   • Зеленый флаг, когда число>=3.
   • Желтый флаг, когда число равно>2. Как вы помните, мы не хотим, чтобы желтый флаг появлялся где-либо, поэтому мы задаем условие, которое никогда не будет выполнено, т.е. значение меньше 3 и больше 2.
   • В Тип выпадающее окно, выбрать Номер для обеих иконок.
   • Выберите Только набор иконок флажок, чтобы скрыть цифры и показать только значки.

Результат получается именно таким, какой мы искали: зеленый флаг, если ячейка в столбце D содержит что-либо, и красный флаг, если ячейка пуста.

Наборы значков условного форматирования Excel на основе текста

По умолчанию наборы значков Excel предназначены для форматирования чисел, а не текста. Но, проявив немного творчества, вы можете назначить разные значки определенным текстовым значениям, чтобы сразу видеть, какой текст находится в той или иной ячейке.

Предположим, вы добавили Примечание столбец в таблице "Расходы домохозяйств" и хотите применить определенные значки на основе текстовых меток в этом столбце. Задача требует некоторой подготовительной работы, например:

• Составьте сводную таблицу (F2:G4), пронумеровав каждую ноту. Идея заключается в том, чтобы использовать здесь положительные, отрицательные и нулевые числа.
• Добавьте еще один столбец в исходную таблицу с именем Икона (это место, где будут размещены иконки).
• Заполните новый столбец формулой VLOOKUP, которая просматривает примечания и возвращает соответствующие номера из сводной таблицы:

  =VLOOKUP(C2, $F$2:$G$4, 2, FALSE)

  

Теперь пришло время добавить значки в наши текстовые заметки:

1. Выберите диапазон D2:D13 и нажмите кнопку Условное форматирование > Наборы иконок > Дополнительные правила .
2. Выберите нужный стиль иконки и настройте правило, как показано на рисунке ниже:
3. Следующий шаг - заменить числа текстовыми заметками. Это можно сделать, применив пользовательский формат чисел. Итак, снова выделите диапазон D2:D13 и нажмите сочетание клавиш CTRL + 1.
4. В Форматирование ячеек диалоговое окно, на Номер выберите вкладку Пользовательский категорию, введите следующий формат в поле Тип и нажмите кнопку OK :

   "Хорошо"; "Непомерно"; "Приемлемо"

   Где " Хорошо " является отображаемым значением для положительных чисел, " Непомерно " для отрицательных чисел, и " Приемлемый " на 0. Пожалуйста, убедитесь, что вы правильно заменили эти значения своим текстом.

   Это очень близко к желаемому результату, не так ли?

5. Чтобы избавиться от Примечание столбец, который стал ненужным, скопируйте содержимое столбца Икона столбец, а затем используйте Специальная вставка Однако имейте в виду, что это сделает ваши значки статичными, так что они не будут реагировать на изменения в исходных данных. Если вы работаете с обновляемым набором данных, пропустите этот шаг.
6. Теперь вы можете безопасно скрыть или удалить (если вы заменили формулы вычисляемыми значениями) формулу Примечание столбца, не затрагивая текстовые метки и символы в Икона колонка. Готово!

Примечание. В данном примере мы использовали набор из 3 значков. Применение наборов из 5 значков на основе текста также возможно, но требует больше манипуляций.

Как показать только некоторые элементы набора значков

Встроенные в Excel наборы из 3 и 5 значков выглядят красиво, но иногда они могут показаться вам несколько перегруженными графикой. Решение состоит в том, чтобы оставить только те значки, которые привлекают внимание к наиболее важным элементам, например, к лучшим или худшим показателям.

Например, выделяя траты разными значками, вы можете захотеть показать только те, в которых отмечены суммы выше среднего. Давайте посмотрим, как это можно сделать:

1. Создайте новое правило условного форматирования, нажав кнопку Условное форматирование> Новое правило> Форматировать только те ячейки, которые содержат . Выберите для форматирования ячеек со значениями меньше среднего, которое возвращается приведенной ниже формулой. Щелкните OK без задания какого-либо формата.

   = СРЕДНЕЕ($B$2:$B$13)

2. Нажмите Условное форматирование> Управление правилами... двигаться вверх Меньше среднего правило, и поставить галочку в Остановить, если True флажок рядом с ним.

В результате значки отображаются только для тех сумм, которые превышают среднее значение в применяемом диапазоне:

Как добавить пользовательский набор значков в Excel

Встроенные наборы Excel имеют ограниченную коллекцию значков, и, к сожалению, нет возможности добавить пользовательские значки в коллекцию. К счастью, есть обходной путь, который позволяет имитировать условное форматирование с помощью пользовательских значков.

Способ 1. Добавление пользовательских значков с помощью меню Символ

Чтобы эмулировать условное форматирование Excel с помощью пользовательского набора значков, выполните следующие действия:

1. Создайте справочную таблицу с описанием ваших условий, как показано на скриншоте ниже.
2. В справочной таблице вставьте нужные значки. Для этого нажмите кнопку Вставка вкладка> Символы группа> Символ кнопка. В Символ В диалоговом окне выберите Обмотки шрифт, выберите нужный символ и нажмите кнопку Вставка .
3. Рядом с каждым значком введите его символьный код, который отображается в нижней части окна Символ диалоговое окно.
4. Для столбца, в котором должны отображаться значки, установите значение Wingdings шрифт, а затем введите вложенную формулу IF, подобную этой:

   =IF(B2>=90, CHAR(76), IF(B2>=30, CHAR(75), CHAR(74)))

   При использовании ссылок на ячейки она принимает такую форму:

   =IF(B2>=$H$2, CHAR($F$2), IF(B2>=$H$3, CHAR($F$3), CHAR($F$4)))

   Скопируйте формулу вниз по столбцу, и вы получите такой результат:

Черно-белые иконки выглядят довольно скучно, но вы можете придать им более привлекательный вид, раскрасив ячейки. Для этого вы можете применить встроенное правило ( Условное форматирование > Правила выделения ячеек > Равный ) на основе формулы CHAR, такой как:

=CHAR(76)

Теперь наше пользовательское форматирование иконок выглядит красивее, верно?

Способ 2. Добавление пользовательских значков с помощью виртуальной клавиатуры

Добавлять пользовательские значки с помощью виртуальной клавиатуры еще проще. Шаги следующие:

1. Начните с открытия виртуальной клавиатуры на панели задач. Если значок клавиатуры отсутствует, щелкните правой кнопкой мыши на панели, а затем нажмите кнопку Показать кнопку сенсорной клавиатуры .
2. В сводной таблице выделите ячейку, в которую нужно вставить значок, а затем щелкните по понравившемуся значку.

   Также можно открыть клавиатуру эмодзи, нажав сочетание клавиш Win + . (клавиша с логотипом Windows и точка вместе), и выбрать значки там.

   Смотрите также: Ранговая корреляция Спирмена в Excel: формула и график
3. В Пользовательский значок столбце, введите эту формулу:

   =IF(B2>=$G$2, $E$2, IF(B2>=$G$3, $E$3, $E$4))

   В этом случае вам не нужны ни коды символов, ни изменение типа шрифта.

При добавлении на рабочий стол Excel значки имеют черно-белый цвет:

В Excel Online цветные значки выглядят намного красивее:

Вот как использовать наборы значков в Excel. При ближайшем рассмотрении они способны на гораздо большее, чем просто несколько предустановленных форматов, не так ли? Если вам интересно узнать другие типы условного форматирования, вам могут пригодиться учебники, ссылки на которые приведены ниже.

Рабочая тетрадь для тренировок для скачивания

Наборы значков условного форматирования в Excel - примеры (файл.xlsx)