Opplæringen viser 4 raske måter å legge til en rullegardinmeny i Excel. Den viser også hvordan du oppretter en rullegardin fra en annen arbeidsbok, redigerer, kopierer og sletter datavalideringslister.

Excel-rullegardinliste, også kalt rullegardinboks eller kombinasjonsboks, brukes til å legge inn data i et regneark fra en forhåndsdefinert elementliste. Hovedformålet med å bruke rullegardinlister i Excel er å begrense antall tilgjengelige valg for brukeren. Bortsett fra det, forhindrer en rullegardin stavefeil og gjør datainntasting raskere.

Hvordan lage en rullegardinliste i Excel

I det hele tatt er det 4 måter å lage en rullegardinmeny i Excel ved å bruke funksjonen for datavalidering. Nedenfor finner du en rask oversikt over de viktigste fordelene og ulempene samt de detaljerte trinnvise instruksjonene for hver metode:

Opprett rullegardinliste med kommadelte verdier

Dette er den raskeste måten å legge til en rullegardinboks i alle versjoner av Excel 2010 til og med Excel 365.

1. Velg en celle eller et område for rullegardinlisten din.

Du starter med å velge en eller flere celler der du vil at en rullegardinboks skal vises. Dette kan være en enkelt celle, et celleområde eller hele kolonnen. Hvis du velger hele kolonnen, vil det opprettes en rullegardinmeny i hver celle i den kolonnen, som er en reell tidsbesparelse, for eksempel når du lager et spørreskjema.

Du kan til og med velge ikke-sammenhengende celler Informasjon eller Advarsel lar brukerne skrive inn sin egen tekst i kombinasjonsboksen.

• En Informasjonsmelding anbefales hvis brukerne sannsynligvis vil legge inn sine egne valg ganske ofte.
• En Advarsel -melding vil få brukerne til å velge et element fra rullegardinlisten i stedet for å legge inn sine egne data, selv om det ikke forbyr egendefinerte oppføringer.
• Stopp (standard) vil hindre folk i å legge inn data som ikke er i Excel-rullegardinlisten.

Og slik kan den tilpassede advarselsmeldingen se ut i Excel:

Tips. Hvis du ikke er sikker på hvilken tittel eller meldingstekst du skal skrive, kan du la feltene stå tomme. I dette tilfellet vil Microsoft Excel vise standardvarselet " Verdien du skrev inn er ikke gyldig. En bruker har begrensede verdier som kan legges inn i denne cellen ."

Hvordan kopiere rullegardinlisten i Excel

Hvis du vil at en valgliste skal vises i flere celler, kan du ganske enkelt kopiere den som alt annet celleinnhold ved å dra fyllhåndtaket gjennom de tilstøtende cellene eller ved å bruke snarveiene for kopier/lim inn. Disse metodene kopierer alt innholdet i en celle, inkludert datavalidering og gjeldende utvalg . Så de er best å bruke når ingen elementer er valgt i rullegardinmenyen ennå.

For å kopiere en rullegardinliste uten det gjeldende utvalget , brukLim inn spesialfunksjon for bare å kopiere datavalideringsregelen.

Hvordan redigere en rullegardinliste for Excel

Etter at du har opprettet en rullegardinliste i Excel vil du kanskje legge til flere oppføringer eller slette noen av de eksisterende elementene. Hvordan du gjør dette avhenger av hvordan rullegardinboksen ble opprettet.

Endre en kommadelt rullegardinliste

Hvis du har opprettet en kommadelt rullegardinliste boksen, fortsett med følgende trinn:

1. Velg en eller flere celler som refererer til Excel-datavalideringslisten, dvs. celler som inneholder en rullegardinboks som du vil redigere.
2. Klikk Datavalidering (Excel-bånd > Data-fanen).
3. Slett eller skriv inn nye elementer i Kilde -boksen.
4. Klikk OK for å lagre endringene og lukk Excel-vinduet Datavalidering .

Tips. Hvis du vil bruke endringene på alle cellene som inneholder denne rullegardinlisten, velg alternativet " Bruk disse endringene på alle andre celler med de samme innstillingene ".

Endre en rullegardin basert på et celleområde

Hvis du har opprettet en rullegardinboks ved å spesifisere et celleområde i stedet for å referere til et navngitt område, fortsett på følgende måte.

1. Gå over til regnearket som inneholder elementene som vises i rullegardinboksen din, og rediger listen slik du ønsker.
2. Velg cellen eller cellene som inneholder rullegardinlisten din.liste.
3. Klikk Datavalidering på Data -fanen.
4. I Excel-vinduet Datavalidering , på Innstillinger endre cellereferansene i Kilde-boksen. Du kan enten redigere dem manuelt eller klikke på Skjul dialogboks -ikonet.
5. Klikk OK -knappen for å lagre endringene og lukke vinduet.

Oppdater en drop- nedliste fra et navngitt område

Hvis du har opprettet en nedtrekksboks basert på navngitt område, kan du bare redigere elementene i området ditt og deretter endre referansen til det navngitte området. Alle rullegardinbokser basert på dette navngitte området oppdateres automatisk.

1. Legg til eller slett elementer i det navngitte området.

Åpne regnearket som inneholder det navngitte området, slett eller skriv inn nye oppføringer. Husk å ordne elementene i den rekkefølgen du vil at de skal vises i Excel-rullegardinlisten.

Hvordan slette en rullegardinliste

Hvis du ikke lenger vil ha rullegardinbokser i Excel-regnearket, kan du fjerne dem fra noen eller alle celler.

Fjerne en rullegardinmeny fra valgte celle(r)

1. Velg en celle eller flere celler du vil fjerne rullegardinbokser fra.
2. Gå til kategorien Data og klikk på Datavalidering .
3. Velg Slett alt i kategorien Innstillinger.

Denne metoden fjerner rullegardinmenyene fra de valgte cellene, men beholder de gjeldende valgte verdiene.

Hvis du vil slette både en rullegardinmenyen og cellenes verdier, kan du velge cellene og klikke Slett alle -knappen på Hjem-fanen > Redigeringsgruppe > Slett .

Slette en rullegardinliste for Excel fra alle celler i gjeldende ark

På denne måten kan du fjerne en rullegardinliste fra alle tilknyttede celler i gjeldende arbeidsark. Dette vil ikke slette den samme rullegardinboksen fra celler i andre regneark, hvis noen.

1. Velg en cellesom inneholder rullegardinlisten.
2. Klikk Datavalidering på Data -fanen.
3. I Datavalidering-vinduet, på Innstillinger-fanen, merk av for " Bruk disse endringene på alle andre celler med de samme innstillingene ".

   Når du har sjekket det, vil alle cellene som refererer til denne Excel-datavalideringslisten bli valgt, som du kan se på skjermbildet nedenfor.

4. Klikk Slett alt for å slette rullegardinlisten.
5. Klikk OK for å lagre endringene og lukke vinduet Datavalidering.

Denne metoden sletter en rullegardinliste fra alle cellene som inneholder den, og beholder de gjeldende valgte verdiene. Hvis du opprettet en rullegardin fra et celleområde eller et navngitt område, vil kildelisten også forbli intakt. For å fjerne det, åpne regnearket som inneholder rullegardinlistens elementer, og slett dem.

Nå vet du det grunnleggende om Excel-rullegardinlister. I den neste artikkelen vil vi utforske dette emnet videre, og jeg vil vise deg hvordan du lager en rullegardinliste (avhengig) med betinget datavalidering. Følg med og takk for at du leser!

2. Bruk Excel-datavalidering for å lage en rullegardinliste.

På Excel-båndet går du til Data-fanen > Dataverktøy-gruppe og klikk på Datavalidering .

3. Skriv inn listeelementene og velg alternativene.

I Datavalidering -vinduet, på Innstillinger -fanen, gjør du følgende:

• I boksen Tillat velger du Liste .
• I boksen Kilde skriver du inn elementene du vil skal vises i rullegardinmenyen. meny atskilt med komma (med eller uten mellomrom).
• Sørg for at boksen In-cell dropdown er merket; ellers vil ikke rullegardinpilen vises ved siden av cellen.
• Velg eller fjern Ignorer tom avhengig av hvordan du vil håndtere tomme celler.
• Klikk OK, og du er ferdig!

Nå klikker Excel-brukere ganske enkelt på en pil ved siden av en celle som inneholder en rullegardinboks, og velg deretter oppføringen de vil ha fra rullegardinmeny.

Vel, nedtrekksboksen din er klar på under ett minutt. Denne metoden fungerer bra for små Excel-datavalideringslister som neppe noen gang vil endres. Hvis det ikke er tilfelle, bør du vurdere å bruke ett av følgende alternativer.

Legg til rullegardinliste fra et navngitt område

Denne metoden for å lage en Excel-datavalideringsliste tar litt mer tid, men det kan spare enda mertid på sikt.

1. Skriv inn oppføringene for rullegardinlisten din.

Velg oppføringene du vil skal vises i rullegardinmenyen i et eksisterende regneark, eller skriv inn oppføringene i et nytt ark. Disse verdiene skal angis i en enkelt kolonne eller rad uten tomme celler.

La oss for eksempel lage en rullegardinliste med ingredienser for favorittoppskriftene dine:

Tips. Det er en god idé å sortere oppføringene i den rekkefølgen du vil at de skal vises i rullegardinmenyen.

2. Opprett et navngitt område.

Den raskeste måten å opprette et navngitt område i Excel er å velge cellene og skrive inn områdenavnet direkte i Navneboksen . Når du er ferdig, klikker du på Enter for å lagre det nyopprettede navngitte området. For mer informasjon, se hvordan du definerer et navn i Excel.

3. Bruk datavalidering.

Klikk i cellen der du vil at rullegardinlisten skal vises - det kan være et celleområde eller hele kolonnen, i samme ark der oppføringen din er plassert eller i et annet arbeidsark. Naviger deretter til Data-fanen , klikk Datavalidering og konfigurer regelen:

• I boksen Tillat velger du Liste .
• I Kilde -boksen skriver du inn navnet du ga til området ditt med et likhetstegn foran, for eksempel =Ingredienser .
• Sørg for at boksen In-cell dropdown er merket av.
• KlikkOK.

Hvis kildelisten inneholder mer enn 8 elementer, vil rullegardinboksen din ha et rullefelt som dette:

Merk. Hvis det navngitte området ditt har minst én tom celle, kan du legge inn en hvilken som helst verdi i den validerte cellen ved å velge boksen Ignorer blank .

Lag rullegardinliste fra Excel-tabell

I stedet for å bruke et vanlig navngitt område, kan du konvertere dataene dine til en fullt funksjonell Excel-tabell ( Sett inn> Tabell eller Ctrl + T ) , og opprett deretter en datavalideringsliste fra den tabellen. Hvorfor vil du kanskje bruke et bord? Først og fremst fordi den lar deg lage en utvidbar dynamisk rullegardinliste som oppdateres automatisk når du legger til eller fjerner elementer fra tabellen.

For å legge til en dynamisk rullegardin fra en Excel-tabell, følg disse trinnene:

1. Velg cellen der du ønsker å sette inn en rullegardin.
2. Åpne Datavalidering -dialogvinduet.
3. Velg Liste fra rullegardinlisten Tillat .
4. I den nye Kilden -boksen, skriv inn formelen som refererer til en bestemt kolonne i tabellen, ikke inkludert overskriftscellen. For dette, bruk INDIREKTE-funksjonen med en strukturert referanse som denne:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Når du er ferdig, klikker du OK .

For dette eksemplet , lager vi en rullegardin fra kolonnen kalt Ingredienser i Tabell1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Sett inn rullegardinmenyen i Excel fra en rekke av celler

Tilsett inn en rullegardinliste fra en rekke celler, utfør disse trinnene:

1. Skriv inn elementene i separate celler.
2. Velg cellen der du vil ha rullegardinlisten å dukke opp.
3. I kategorien Data klikker du Datavalidering .
4. Plasser markøren i Kilde-boksen eller klikk på Skjul dialogboks -ikonet, og velg celleområdet som skal inkluderes i rullegardinlisten. Området kan være i det samme eller i et annet regneark. Hvis sistnevnte, går du ganske enkelt til det andre arket og velger et område med en mus.

Lag en dynamisk (automatisk oppdatert) Excel-rullegardin

Hvis du ofte redigerer elementene i rullegardinmenyen, kan det være lurt å lage en dynamisk rullegardinliste i Excel. I dette tilfellet vil listen oppdateres automatisk i alle cellene som inneholder den, når du fjerner eller legger til nye oppføringer i kildelisten.

Den enkleste måten å lage en slik dynamisk oppdatert rullegardinliste i Excel er ved å lage en navngitt liste basert på en tabell. Hvis du av en eller annen grunn foretrekker et vanlig navngitt område, referer til det ved å bruke OFFSET-formelen, som forklart nedenfor.

1. Du starter med å lage en vanlig rullegardin basert på et navngitt område som beskrevet ovenfor.
2. I trinn 2, når du oppretter et navn, legger du følgende formel i boksen Refererer til .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Hvor:

   • Ark1 - arkets navn
   • A - kolonnen der elementene tilrullegardinlisten din er plassert
   • $A$1 - cellen som inneholder det første elementet i listen

Som du ser, består formelen av 2 Excel-funksjoner - OFFSET og COUNTA. COUNTA-funksjonen teller alle ikke-blanke felter i den angitte kolonnen. OFFSET tar dette tallet og returnerer en referanse til et område som bare inkluderer ikke-tomme celler, fra den første cellen du spesifiserer i formelen.

Den største fordelen med dynamisk rullegardinlistene er at du ikke trenger å endre referansen til det navngitte området hver gang etter at du har redigert kildelisten. Du sletter eller skriver inn nye oppføringer i kildelisten, og alle cellene som inneholder denne Excel-valideringslisten vil bli oppdatert automatisk!

Hvordan denne formelen fungerer

I Microsoft Excel, OFFSET(referansen) , rows, cols, [height], [width]) funksjonen brukes til å returnere en referanse til et område som består av et spesifisert antall rader og kolonner. For å tvinge den til å returnere et dynamisk, dvs. kontinuerlig skiftende område, spesifiserer vi følgende argumenter:

• reference - celle $A$1 i Ark1, som er det første elementet i rullegardinlisten din;
• rows & cols er 0 fordi du ikke vil forskyve det returnerte området verken vertikalt eller horisontalt;
• height - antall ikke-tomme celler i kolonne A, returnert av COUNTA-funksjonen;
• width - 1, dvs. én kolonne.

Hvordan lage rullegardinmenyenliste fra en annen arbeidsbok

Du kan lage en rullegardinmeny i Excel ved å bruke en liste fra en annen arbeidsbok som kilde. For å gjøre dette, må du opprette 2 navngitte områder - en i kildeboken og en annen i boken der du ønsker å bruke Excel-datavalideringslisten.

Merk. For at rullegardinlisten fra en annen arbeidsbok skal fungere, må arbeidsboken med kildelisten være åpen.

En statisk rullegardinliste fra en annen arbeidsbok

Rullegardinlisten opprettet på denne måten vil ikke oppdateres automatisk når du legger til eller fjerner oppføringer i kildelisten, og du må endre kildelistereferansen manuelt.

1. Opprett et navngitt område for kildelisten.

Åpne arbeidsboken som inneholder kildelisten, SourceBook.xlsx i dette eksemplet, og lag et navngitt område for oppføringene du vil inkludere i rullegardinlisten din, f.eks. Kildeliste .

2. Opprett en navngitt referanse i hovedarbeidsboken.

Åpne arbeidsboken der du vil at rullegardinlisten skal vises, og lag et navn som refererer til kildelisten din. I dette eksemplet er den fullførte referansen =SourceBook.xlsx!Source_list

Merk. Du må omslutte arbeidsbokens navn i apostrof (') hvis den inneholder mellomrom. For eksempel: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Bruk datavalidering

I hovedarbeidsboken, velg cellen(e) for rullegardinlisten, klikk på Data > DataValidering og skriv inn navnet du opprettet i trinn 2 i boksen Kilde .

En dynamisk rullegardinliste fra en annen arbeidsbok

En rullegardinliste som er opprettet på denne måten, vil bli oppdatert umiddelbart når du har gjort endringer i kildelisten.

1. Opprett et områdenavn i kildearbeidsboken med OFFSET-formelen, som forklart i Opprette en dynamisk rullegardin.
2. I hovedarbeidsboken bruker du datavalidering på vanlig måte.

Excel-datavalidering fungerer ikke

Alternativet for datavalidering er nedtonet eller deaktivert? Det er noen årsaker til at det kan skje:

• Rullegardinlister kan ikke legges til beskyttede eller delte regneark. Fjern beskyttelsen eller slutt å dele regnearket, og prøv deretter å klikke Datavalidering igjen.
• Du oppretter en rullegardinliste fra en Excel-tabell som er koblet til et SharePoint-nettsted. Koble fra tabellen eller fjern tabellformateringen, og prøv igjen.

Ytterligere alternativer for Excel-rullegardinboksen

I de fleste tilfeller er Innstillinger -fanen alternativene vi har diskutert ovenfor er absolutt tilstrekkelige. Hvis de ikke gjør det, er to alternativer tilgjengelige på de andre fanene i dialogvinduet Datavalidering .

Vis en melding når en celle med rullegardinmenyen klikkes

Hvis du vil vise brukerne en popup-melding når de klikker på en celle som inneholder rullegardinlisten din, fortsett i dennemåte:

• I dialogboksen Datavalidering ( Data-fanen > Data Validation ), bytt til Inndatamelding -fanen.
• Sørg for at alternativet Vis inndatamelding når celle er valgt er merket.
• Skriv inn en tittel og melding i de tilsvarende feltene (opptil 225 tegn).
• Klikk på OK -knapp for å lagre meldingen og lukke dialogen.

Resultatet i Excel vil se slik ut:

La brukere legge inn sine egne data i en kombinasjonsboks

Som standard er rullegardinlisten du oppretter i Excel ikke redigerbar, dvs. begrenset til verdiene i listen. Du kan imidlertid la brukerne dine angi sine egne verdier.

Teknisk sett gjør dette en rullegardinliste til en Excel-kombinasjonsboks. Begrepet "kombiboks" betyr en redigerbar rullegardin som lar brukere enten velge en verdi fra listen eller skrive inn en verdi direkte i boksen.

1. I dialogboksen Datavalidering ( Data-fanen > Datavalidering ), gå til Feilvarsel -fanen.
2. Velg "Vis feilvarsel etter at ugyldige data er angitt " hvis du vil vise et varsel når en bruker forsøker å legge inn data som ikke er i rullegardinmenyen. Hvis du ikke vil vise noen meldinger, fjerner du avmerkingsboksen.
3. For å vise en advarsel, velg et av alternativene fra boksen Stil og skriv inn tittelen og meldingen . Enten