Opplæringen viser hvordan du grupperer rader i Excel for å gjøre kompliserte regneark lettere å lese. Se hvordan du raskt kan skjule rader innenfor en bestemt gruppe eller skjule hele omrisset til et bestemt nivå.

Arbeidsark med mye kompleks og detaljert informasjon er vanskelig å lese og analysere. Heldigvis gir Microsoft Excel en enkel måte å organisere data i grupper, slik at du kan skjule og utvide rader med lignende innhold for å lage mer kompakte og forståelige visninger.

Gruppere rader i Excel

Gruppering i Excel fungerer best for strukturerte regneark som har kolonneoverskrifter, ingen tomme rader eller kolonner, og en oppsummeringsrad (delsum) for hvert undersett av rader. Med dataene riktig organisert, bruk en av følgende måter å gruppere dem på.

Hvordan gruppere rader automatisk (opprett en oversikt)

Hvis datasettet ditt inneholder bare ett informasjonsnivå, er det raskeste måten ville være å la Excel gruppere rader for deg automatisk. Slik gjør du det:

1. Velg en hvilken som helst celle i en av radene du vil gruppere.
2. Gå til Data -fanen > Oversikt gruppe, klikk på pilen under Gruppe og velg Automatisk disposisjon .

Det er alt som skal til!

Her er et eksempel på hva slags rader Excel kan gruppere:

Som vist på skjermbildet nedenfor, har radene blitt gruppert perfekt og konturlinjene representerer forskjelligenivåer av dataorganisering er lagt til til venstre for kolonne A.

Merk. Hvis sammendragsradene dine er plassert over en gruppe med detaljrader, før du oppretter en disposisjon, gå til kategorien Data > Oversikt -gruppen, klikk på Oversiktsdialogboks -starter, og fjern merket for Sammendragsrader under detalj .

Når omrisset er opprettet, kan du raskt skjule eller vise detaljer i en bestemt gruppe ved å klikke på minus eller plusstegnet for den gruppen. Du kan også skjule eller utvide alle rader til et bestemt nivå ved å klikke på nivåknappene øverst til venstre i regnearket. For mer informasjon, se Hvordan skjule rader i Excel.

Hvordan gruppere rader manuelt

Hvis regnearket ditt inneholder to eller flere informasjonsnivåer, Excels Automatisk disposisjon grupperer kanskje ikke dataene dine riktig. I slike tilfeller kan du gruppere rader manuelt ved å utføre trinnene nedenfor.

Merk. Når du oppretter en disposisjon manuelt, sørg for at datasettet ikke inneholder noen skjulte rader, ellers kan dataene dine grupperes feil.

1. Opprett ytre grupper (nivå 1)

Velg ett av de større delsettene med data, inkludert alle de mellomliggende oppsummeringsradene og deres detaljrader.

I datasettet nedenfor, for å gruppere alle data for rad 9 ( East Total ), velger vi rad 2 til 8.

På Data -fanen, igruppen Oversikt , klikk Gruppe -knappen, velg Rader og klikk OK .

Dette vil legge til en stolpe på venstre side av regnearket som spenner over de valgte radene:

På lignende måte oppretter du så mange ytre grupper som nødvendig.

I dette eksemplet trenger vi en ytre gruppe til for Nord -regionen. For dette velger vi rad 10 til 16, og klikker Data -fanen > Gruppe -knappen > Rader .

Dette settet med rader er nå også gruppert:

Tips. For å opprette en ny gruppe raskere, trykk på Shift + Alt + Høyre pilsnarvei i stedet for å klikke Gruppe -knappen på båndet.

2. Opprett nestede grupper (nivå 2)

For å opprette en nestet (eller indre) gruppe, velg alle detaljrader over den relaterte sammendragsraden og klikk på Gruppe -knappen.

For å opprette for eksempel Eple -gruppen innenfor Øst -regionen, velg rad 2 og 3 og trykk Gruppe . For å lage appelsiner -gruppen, velg rad 5 til 7 og trykk på Gruppe -knappen igjen.

På samme måte lager vi nestede grupper for Nord regioner, og få følgende resultat:

3. Legg til flere grupperingsnivåer om nødvendig

I praksis er datasett sjelden komplette. Hvis det på et tidspunkt legges til flere data i regnearket ditt, vil du sannsynligvis ønske å lage flere disposisjonsnivåer.

Som et eksempel, la oss sette inn Grand total rad i tabellen vår, og legg deretter til det ytterste disposisjonsnivået. For å få det gjort, velg alle radene bortsett fra Grand Total -raden (rad 2 til 17), og klikk på Data -fanen > Gruppe -knappen > Rader .

Som vist på skjermbildet nedenfor, er dataene våre nå gruppert i 4 nivåer:

• Nivå 1: Totalsum
• Nivå 2: Regionsummer
• Nivå 3: Delsum for varer
• Nivå 4: Detaljrader

Nå som vi har en omriss av rader, la oss se hvordan det gjør dataene våre enklere å se.

Hvordan skjule rader i Excel

En av de mest nyttige funksjonene i Excel-gruppering er muligheten til å skjule og vise detaljrader for en bestemt gruppe samt for å skjule eller utvide hele omrisset til et bestemt nivå med et museklikk.

Skjul sammen rader i en gruppe

For å skjule radene i en bestemt gruppe , klikker du bare på minusknappen nederst på linjen for den gruppen.

For eksempel, dette er hvordan du raskt kan skjule alle detaljrader for Øst -regionen, inkludert delsummer, og vis bare Øst Total rad:

En annen måte å skjule rader i Excel er å velge en celle i gruppen og klikke Skjul detalj -knappen på Data -fanen, i Outline -gruppen:

Uansett, vil gruppen bli minimert til sammendragsrad, og alle detaljradene vil væreskjult.

Skjul eller utvid hele omrisset til et spesifikt nivå

For å minimere eller utvide alle gruppene på et bestemt nivå, klikk på det tilsvarende disposisjonsnummeret øverst til venstre i regnearket.

Nivå 1 viser den minste mengden data mens det høyeste tallet utvider alle radene. For eksempel, hvis disposisjonen din har 3 nivåer, klikker du nummer 2 for å skjule det 3. nivået (detaljrader) mens du viser de to andre nivåene (sammendragsrader).

I vårt eksempeldatasett har vi 4 disposisjonsnivåer , som fungerer på denne måten:

• Nivå 1 viser bare Grand total (rad 18 ) og skjuler alle andre rader.
• Nivå 2 viser Grand total og Region deltotaler (rad 9, 17 og 18).
• Nivå 3 viser Totalt , Region og Vare delsummer (rad 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 og 18).
• Nivå 4 viser alle radene.

Følgende skjermbilde viser at omrisset er slått sammen til nivå 3.

Hvordan utvide rader i Excel

For å utvide radene i en bestemt gruppe, klikk på en hvilken som helst celle i den synlige sammendragsrad, og klikk deretter Vis Detalj -knappen på Data -fanen, i Oversikt -gruppen:

Eller klikk på plusstegnet for den skjulte gruppen med rader som du vil utvide:

Hvordan fjerne e disposisjon i Excel

Hvis du ønsker å fjerne alle radgrupper samtidig, fjern deretterdisposisjon. Hvis du bare vil fjerne noen av radgruppene (f.eks. nestede grupper), fjern grupperingen av de valgte radene.

Hvordan fjerne hele omrisset

Gå til Data fanen > Oversikt -gruppen, klikk på pilen under Ungroup , og klikk deretter Slett disposisjon .

Merknader :

1. Hvis du fjerner disposisjon i Excel, slettes ingen data.
2. Hvis du fjerner en disposisjon med noen skjulte rader, kan disse radene forbli skjulte etter at omrisset er fjernet. For å vise radene, bruk en av metodene beskrevet i Slik viser du rader i Excel.
3. Når omrisset er fjernet, vil du ikke kunne få det tilbake ved å klikke Angre -knappen eller trykke på Angre-snarveien (Ctrl + Z). Du må gjenskape omrisset fra bunnen av.

Hvordan oppheve gruppering av en bestemt gruppe med rader

For å fjerne gruppering for bestemte rader uten å slette hele omrisset, gjør følgende:

1. Velg radene du vil oppheve grupperingen.
2. Gå til Data -fanen > Oversikt -gruppen, og klikk på Deaktiver grupperingsknapp . Eller trykk Shift + Alt + Venstre pil, som er snarveien Opphev gruppering i Excel.
3. I dialogboksen Ungroup velger du Rows og klikker OK.

For eksempel, her er hvordan du kan fjerne grupperingen av to nestede radgrupper ( Apples Subtotal og Apples Subtotal ) mens du beholder den ytre East Total -gruppen:

Merk. Det er ikke mulig å avgruppere ikke-tilstøtende grupper av rader om gangen. Du må gjenta trinnene ovenfor for hver gruppe individuelt.

Excel-grupperingstips

Som du nettopp har sett, er det ganske enkelt å gruppere rader i Excel. Nedenfor finner du noen nyttige triks som vil gjøre arbeidet ditt med grupper enda enklere.

Hvordan beregne gruppedelsum automatisk

I alle eksemplene ovenfor har vi satt inn våre egne subtotalrader med SUM-formler. For å få deltotaler beregnet automatisk, bruk Subtotal-kommandoen med oppsummeringsfunksjonen du ønsker, for eksempel SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, osv. Subtotal-kommandoen vil ikke bare sette inn sammendragsrader, men også lage en disposisjon med sammenleggbare og utvidbare rader , og fullfører dermed to oppgaver samtidig!

Bruk standard Excel-stiler på oppsummeringsrader

Microsoft Excel har forhåndsdefinerte stiler for to nivåer med sammendragsrader: RowLevel_1 (fet skrift) og RowLevel_2 (kursiv). Du kan bruke disse stilene før eller etter gruppering av rader.

For automatisk å bruke Excel-stiler på en ny disposisjon , gå til Data -fanen > Oversikt -gruppen, klikk Outline -dialogboksvelgeren, og velg deretter avkrysningsboksen Automatiske stiler og klikk OK . Etter det lager du en disposisjon som vanlig.

For å bruke stiler på en eksisterende disposisjon , velger du også Automatiske stiler -boksen som vist ovenfor, men klikk Bruk stiler -knappen i stedet for OK .

Her er hvordan en Excel skisserer med standardstilene for sammendragsrader ser ut som:

Hvordan velge og kopiere bare synlige rader

Etter at du har slått sammen irrelevante rader, kan det være lurt å kopiere de viste relevante data et annet sted. Men når du velger de synlige radene på vanlig måte med musen, velger du faktisk også de skjulte radene.

For å velge bare de synlige radene , må du utfør noen ekstra trinn:

1. Velg synlige rader med musen.

   Vi har for eksempel skjult alle detaljradene, og velger nå de synlige sammendragsradene:

   

2. Gå til Hjem fanen > Redigering -gruppen, og klikk på Finn & Velg > Gå til spesial . Eller trykk Ctrl + G (Gå til snarvei) og klikk Spesial... -knappen.
3. I dialogboksen Gå til spesial velger du Kun synlige celler og klikk OK.

Som et resultat er bare de synlige radene valgt (radene ved siden av skjulte rader er merket med en hvit kant):

Og nå trykker du ganske enkelt Ctrl + C for å kopiere de valgte radene og Ctrl + V for å lime inn dem uansett hvor du liker.

Hvordan skjule og vise kontursymboler

For å skjule eller vise konturlinjene og nivånumrene iExcel, bruk følgende tastatursnarvei: Ctrl + 8.

Hvis du trykker på snarveien for første gang, skjules kontursymbolene, hvis du trykker på den igjen, vises omrisset på nytt.

Kontursymbolene vises ikke. opp i Excel

Hvis du verken kan se pluss- og minussymbolene i gruppelinjene eller tallene øverst i omrisset, sjekk følgende innstilling i Excel:

1. Gå til kategorien Fil > Alternativer > Avansert .
2. Rull ned til Visningsalternativer for dette regnearket , velg regnearket av interesse, og sørg for at boksen Vis kontursymboler hvis en disposisjon er brukt er valgt.

Dette er hvordan du grupperer rader i Excel for å skjule eller utvide visse deler av datasettet. På lignende måte kan du gruppere kolonner i regnearkene dine. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke.