Deze korte handleiding beschrijft 4 mogelijke manieren om Excel-bestanden te converteren naar PDF - met behulp van de functie Opslaan als van Excel, Adobe-software, online Excel-naar-PDF-converters en desktop tools.

Een Excel-werkblad omzetten naar PDF is vaak nodig als u andere gebruikers uw gegevens wilt laten bekijken, maar niet wilt bewerken. Het kan ook zijn dat u uw Excel-spreadsheet wilt omzetten naar een netter PDF-formaat voor een mediakit, presentatie en rapporten, of een bestand wilt maken dat door alle gebruikers kan worden geopend en gelezen, zelfs als zij Microsoft Excel niet hebben geïnstalleerd, bijvoorbeeld op een tablet of telefoon.

Volgens Google zijn er meer dan 153 miljoen PDF-bestanden op het web, en slechts 2,5 miljoen Excel-bestanden (.xls en .xlsx).

Verderop in dit artikel zal ik verschillende mogelijke manieren om Excel naar PDF te exporteren uitleggen met gedetailleerde stappen en schermafbeeldingen:

Excel-documenten opslaan als PDF-bestanden

Hoewel de formaten .pdf en .xls al geruime tijd bestaan en beide altijd populair zijn geweest onder gebruikers, verscheen de mogelijkheid om Excel-bestanden rechtstreeks naar PDF te exporteren in Excel 2007. Dus als u een versie van Excel 2007 tot en met 365 hebt, kunt u op een snelle en eenvoudige manier een PDF-conversie uitvoeren.

Met Microsoft Excel kunt u geselecteerde bereiken of tabellen exporteren en één of meer werkbladen of de hele werkmap opslaan als PDF-bestand.

1. Open uw Excel-werkmap en selecteer de bereiken of bladen die u wilt converteren naar een PDF-bestand.
   • Als u een tabel plaatst u de cursor in een willekeurige cel van een tabel.
   • Om een bepaald werkblad maak het actief door op het tabblad van dit blad te klikken.
   • Om te converteren verschillende werkbladen Om aangrenzende bladen te selecteren, klikt u op het tabblad van het eerste blad, houdt u Shift ingedrukt en klikt u op het tabblad van het laatste werkblad dat u wilt selecteren. Om niet-aangrenzende bladen te selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u klikt op de tabbladen van elk blad dat u als PDF wilt opslaan.
   • Als u de hele werkboek als een enkel PDF-bestand, sla deze stap over : )
2. Klik op Bestand> Opslaan als .
3. In de Opslaan als dialoogvenster, selecteer PDF (.*pdf) van de " Opslaan als type" drop-down lijst.

   

   Als u het resulterende PDF-bestand na het opslaan wilt bekijken, moet u ervoor zorgen dat de Bestand openen na publicatie selectievakje is ingeschakeld.

   Selecteer een van de volgende opties onder Optimaliseren voor :

   • Als het resulterende PDF-document een hoge afdrukkwaliteit vereist, klikt u op Standaard (online publiceren en drukken).
   • Als de grootte van het PDF-bestand belangrijker is dan de afdrukkwaliteit, selecteer dan Minimumgrootte (online publiceren).
4. Klik op de Opties... knop linksonder in het venster (zie bovenstaande schermafbeelding).
5. De Opties dialoogvenster wordt geopend en u selecteert een van de opties volgens uw behoeften:
   • Selectie - dit exporteert het (de) momenteel geselecteerde bereik(ken).
   • Actief blad(en) - hiermee wordt het huidige werkblad of alle geselecteerde bladen in één PDF-bestand opgeslagen.
   • Tabel - dit exporteert de actieve tabel, d.w.z. de tabel waar uw muisaanwijzer zich op dat moment bevindt.
   • Het hele werkboek - spreekt voor zich : )

   

6. Klik op de OK om het dialoogvenster te sluiten en u bent klaar.

Zoals u ziet, is het exporteren van Excel-bestanden naar PDF met behulp van de ingebouwde Excel-middelen eenvoudig. Natuurlijk biedt Microsoft Excel slechts enkele basisinstellingen, maar met een beetje ervaring kan men leren de bronbestanden zo voor te bereiden dat er geen verdere aanpassingen nodig zijn. Hoe dan ook, als u niet tevreden bent met de mogelijkheden van Excel's Opslaan als functie, laten we het aanbod van Adobe onderzoeken.

Excel-bestanden exporteren naar PDF met behulp van Adobe-tools

Helaas is Adobe niet zo gul als Microsoft als het gaat om Excel-naar-PDF-conversies en biedt het hiervoor geen gratis middelen aan. Zij hebben deze functie echter wel opgenomen in betaalde tools of abonnementen, die - dat moet je ze nageven - het werk heel goed doen.

Adobe Reader

Adobe Reader X en eerdere versies boden de mogelijkheid om de Adobe PDF Printer te installeren, waarmee Excel-bestanden naar PDF konden worden geëxporteerd. Deze functie is echter niet beschikbaar in de nieuwste versie van Adobe Reader XI.

In plaats daarvan introduceerden zij de PDF maken tabblad waarmee u met één klik op de knop PDF kunt maken van .xls- of .xlsx-bestanden, mits u een betaald abonnement hebt.

Adobe Acrobat XI Pro

Als u een van de weinige gelukkige gebruikers van dit krachtige pakket bent, is het maken van een PDF-bestand van een Excel-werkblad zo eenvoudig als klikken op PDF van Bestand... onder de Maak werkbalk.

Als alternatief kunt u met Adobe Acrobat Pro rechtstreeks vanuit Excel een PDF-bestand maken op een van de volgende manieren:

• Klik op de PDF maken knop op de Acrobat tabblad op het Excel lint.
• Schakel over naar de Bestand tabblad en klik op Opslaan als Adobe PDF.
• Klik op File> Print, selecteer Adobe PDF en configureer de instellingen.

Als u geïnteresseerd bent in een 30-daagse proefversie van Adobe Acrobat XI, kunt u deze hier downloaden. Als u niet bereid bent om maandelijks $20 te betalen voor het Acrobat XI Pro abonnement, laten we dan eens kijken wat gratis Excel naar PDF converters te bieden hebben.

Gratis Excel naar PDF online converters

Gelukkig voor ons zijn er veel gratis Excel to PDF Converters online die verschillende opties bieden voor het omzetten van Excel documenten naar PDF bestanden. Hieronder vindt u de reviews van de 4 meest populaire online converters.

Om de mogelijkheden van online PDF-converters op verschillende gegevenstypen te testen, heb ik de volgende twee werkmappen gemaakt:

Test Werkboek 1: enkele tabellen in verschillende formaten

Test Werkboek 2: Microsoft's Holiday Gift Planner sjabloon

Nu de voorbereidingen zijn afgerond, laten we eens kijken hoe de online Excel-naar-PDF-converters de uitdaging aangaan.

PDF-omzetter

Een andere online Excel naar PDF converter is beschikbaar op www.freepdfconvert.com. Behalve Excel sheets kan deze tool ook Word documenten, PowerPoint presentaties en webpagina's en afbeeldingen naar PDF converteren.

Zoals u in de bovenstaande afbeelding ziet, is de interface ook zeer duidelijk en behoeft nauwelijks uitleg. U navigeert gewoon tussen de tabbladen om een geschikt conversietype te kiezen, bladert vervolgens naar het originele bestand, selecteert het gewenste formaat en klikt op Converteer .

Wanneer de conversie klaar is, kunt u het resulterende PDF-bestand downloaden naar uw computer of opslaan in Google Docs:

Deze Excel to PDF converter heeft een gratis versie en betaalde abonnementen. Hier zijn de belangrijkste beperkingen van de gratis versie:

• Je moet 30 minuten wachten om een ander bestand te converteren.
• Beperkt aantal conversies - 10 per maand.

Als u meer wilt weten over deze tool, kunt u de volledige lijst met functies en een lijst met beschikbare abonnementen en prijzen hier vinden.

Resultaten:

In tegenstelling tot de vorige PDF-converter heeft deze zeer behoorlijke resultaten opgeleverd voor de eerste werkmap, zonder formaatvervormingen of fouten.

De tweede werkmap werd nauwkeurig en foutloos omgezet... in een Word-document (.docx). Mijn eerste gedachte was dat ik per ongeluk een verkeerd formaat had gekozen voor de conversie, dus ik herhaalde het proces en kreeg hetzelfde resultaat, zoals u kunt zien in de onderstaande schermafbeelding:

Bij nader inzien kwam ik tot de volgende conclusie. De converter kon het aangepaste formaat van mijn Excel-sheet niet goed naar PDF exporteren, dus converteerde hij het naar het dichtstbijzijnde formaat. Het was eigenlijk een kwestie van seconden om het Word-document als PDF op te slaan met behulp van Word's Opslaan als dialoogvenster en het resultaat is een mooi opgemaakt PDF-bestand.

Soda PDF Online Converter

Met deze online PDF-converter kunt u PDF-documenten maken van vele formaten, waaronder Microsoft Excel, Word en PowerPoint, maar ook JPEG- en PNG-afbeeldingen en HTML-pagina's.

Soda PDF Online Services biedt gratis en betaalde lidmaatschappen. Gratis kunt u onbeperkt PDF's maken en beperkt PDF-conversies uitvoeren, één bestand per 30 minuten. Als u meer wilt, moet u upgraden naar Premium (ongeveer $ 10 per 3 maanden). In dat geval krijgt u ook de mogelijkheid om PDF-bestanden samen te voegen en te splitsen.

Resultaten:

Deze online Excel naar PDF converter was bijna onberispelijk. De 1e werkmap werd foutloos naar PDF geconverteerd, de 2e werkmap ook zonder fouten, maar de eerste letter in een woord werd afgekapt:

Zoals u ziet, is geen van de gratis Excel naar PDF online converters perfect, hoewel Soda PDF heel dicht in de buurt komt. Iemand denkt misschien dat het probleem ligt bij mijn originele Excel documenten. Ik ben het ermee eens, de tweede werkmap heeft een vrij geavanceerde aangepaste indeling. Dit is omdat mijn doel was om een soort "stresstest" uit te voeren om het echte potentieel van PDF naar Excel online converters te onthullen, aangezien uw werkelijkewerkboeken kunnen qua inhoud en formaat veel complexer en geavanceerder zijn.

Bij wijze van experiment heb ik beide testwerkmappen geconverteerd naar PDF met behulp van het dialoogvenster Opslaan als van Excel, en dat voldeed prima - de resulterende PDF-bestanden waren exacte kopieën van de oorspronkelijke Excel-documenten.

Excel naar PDF desktop converters

Naast online Excel-naar-PDF-converters bestaat er een verscheidenheid aan desktop-tools voor het converteren van Excel-bestanden naar PDF-documenten die verschillende opties bieden, afhankelijk van wat u verwacht in een einddocument: van gratis hulpprogramma's met één klik tot professionele pakketten op bedrijfsniveau. Aangezien we voornamelijk geïnteresseerd zijn in gratis Excel-naar-PDF-converters, laten we een paar van dergelijke tools nader bekijken.

Foxit Reader - gratis desktop Excel naar PDF converter

Foxit Reader is een kleine PDF-viewer waarmee u PDF-bestanden kunt bekijken, ondertekenen en afdrukken en waarmee u PDF-documenten kunt maken van Excel-werkmappen. U kunt Excel-spreadsheets converteren naar PDF vanuit Foxit Reader of rechtstreeks vanuit Excel.

Excel omzetten naar PDF vanuit Foxit Reader

Dit is de snelste manier om een Excel-werkmap naar PDF te converteren, waarvoor slechts 3 snelle stappen nodig zijn.

1. Open uw Excel-bestand.

   Op de Bestand tabblad, klik op Maak > Uit bestand dan Uit bestand opnieuw en blader naar het Excel-document dat u wilt converteren.

   

2. Bekijk het PDF-bestand .

   Zodra u een Excel-bestand hebt geselecteerd, opent Foxit Reader het onmiddellijk in PDF-formaat. Een heel leuke functie is dat u meerdere PDF-bestanden tegelijk kunt openen, elk op een eigen tabblad, zoals u ziet in de onderstaande schermafbeelding:

   

   Let erop dat de Excel Holiday Gift List, die een harde noot was om te kraken voor de meeste online Excel naar PDF converters, geen enkel probleem vormt voor deze desktop tool!

3. Het PDF-bestand opslaan .

   Als alles in orde is, klikt u op Opslaan als op de Bestand of druk op Ctrl + S om het bestand op te slaan. Ja, zo eenvoudig is het!

Opmerking: Foxit Reader slaat alle bladen van de geselecteerde werkmap op als PDF. Dus als u alleen een bepaald werkblad wilt converteren, sla het dan eerst op als individuele werkmap.

Een Excel-bestand omzetten naar PDF vanuit Excel

Deze aanpak wordt aanbevolen als u meer opties wilt om voorbeeld en aanpassen het resulterende PDF-document.

Na installatie voegt Foxit Reader " Foxit Reader PDF-printer "Dit is in feite een pseudo-printer waarmee u het uiteindelijke uiterlijk van uw PDF-document kunt configureren.

1. Open een Excel-bestand dat moet worden geconverteerd naar PDF.

   Open een Excel-werkmap, schakel over naar de Bestand tabblad, klik op Afdrukken en selecteer Foxit Reader PDF-printer in de lijst van printers.

   

2. Configureer de instellingen.

   Onder de Instellingen sectie, heeft u de volgende keuzes:

   • Converteer een actief blad, een hele werkmap of een selectie naar PDF.
   • Kies de documentstand - staand of liggend.
   • Bepaal het papierformaat en de marges.
   • Plaats het blad, alle kolommen of alle rijen op één pagina.

   Wanneer u wijzigingen aanbrengt, worden deze onmiddellijk in het document weergegeven. Voorbeeld rechts.

   Als u meer opties wilt, klikt u op de Pagina instelling link onder Instellingen .

   

3. Extra instellingen configureren (optioneel).

   Met behulp van de Pagina instelling dialoogvenster kunt u een aangepaste kop- en/of voettekst toevoegen, de paginavolgorde wijzigen, rasterlijnen tonen of verbergen en meer.

   

4. Sla het PDF-bestand op.

Wanneer alle bewerkingen klaar zijn, klikt u op de knop Afdrukken knop om het bestand op te slaan. Dit opent de standaard Excel Opslaan als dialoogvenster waarin u een doelmap kiest en de bestandsnaam typt.

Primo PDF - een pseudoprinter om Excel naar PDF te converteren

PrimoPDF is nog een pseudo printer die u kan helpen uw Excel documenten te exporteren naar PDF formaat. De functies en opties van deze software lijken sterk op die van Foxit Reader, en u stelt het op precies dezelfde manier in - selecteer PrimoPDF onder Printer en speel met de instellingen.

Hopelijk heeft deze snelle review van desktop en online Excel naar PDF converters u geholpen om uw winnaar te kiezen. Als geen van de gepresenteerde tools ideaal is voor uw taak, kunt u enkele alternatieve methoden proberen, bijvoorbeeld uw Excel-bestanden uploaden naar Google Sheets en ze vervolgens naar PDF exporteren, of Excel naar PDF converteren via Open Office.

In sommige situaties kan het nuttig zijn een Excel-werkblad te converteren naar een JPG-, PNG- of GIF-afbeelding.

In het volgende artikel zullen we de tegenovergestelde taak behandelen en de bijzonderheden van het importeren van PDF-bestanden naar Excel onderzoeken. Ik dank u voor het lezen en hoop u volgende week weer te zien!