Alles wat u moet weten over voorwaardelijke opmaak voor lege cellen in Excel

Hoe eenvoudig het ook klinkt, het markeren van lege cellen met voorwaardelijke opmaak is een lastige zaak. In principe komt dat omdat het menselijke begrip van lege cellen niet altijd overeenkomt met dat van Excel. Als gevolg daarvan kunnen lege cellen worden opgemaakt wanneer dat niet zou moeten en omgekeerd. In deze handleiding worden verschillende scenario's onder de loep genomen en worden enkele nuttige stukjes gedeeld over wat er gebeurt achteren laat zien hoe je voorwaardelijke opmaak voor spaties precies zo laat werken als je wilt.

Waarom markeert voorwaardelijke opmaak lege cellen?

Samenvatting : Voorwaardelijke opmaak benadrukt lege cellen omdat het geen verschil maakt tussen spaties en nullen. Meer details volgen hieronder.

In het interne Excel-systeem wordt een lege cel is gelijk aan een nulwaarde Wanneer u dus een voorwaardelijke opmaak maakt voor cellen onder een bepaald getal, bijvoorbeeld 20, worden lege cellen ook gemarkeerd (omdat 0 minder is dan 20, voor lege cellen is de voorwaarde TRUE).

Een ander voorbeeld is het markeren van data minder dan vandaag. In termen van Excel is elke datum een geheel getal groter dan nul, wat betekent dat een lege cel altijd minder is dan de dag van vandaag, dus aan de voorwaarde is weer voldaan voor spaties.

Oplossing Maak een aparte regel om de voorwaardelijke opmaak te stoppen als de cel leeg is, of gebruik een formule om lege cellen te negeren.

Waarom worden lege cellen niet gemarkeerd met voorwaardelijke opmaak?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom spaties niet worden geformatteerd, zoals:

• Er is de first-in priority regel die voorwaardelijke opmaak voor lege cellen tegenhoudt.
• Je formule klopt niet.
• Je cellen zijn niet helemaal leeg.

Als uw voorwaardelijke opmaakformule de ISBLANK-functie gebruikt, wees er dan op bedacht dat deze alleen het volgende identificeert echt lege cellen , d.w.z. cellen die absoluut niets bevatten: geen spaties, geen tabs, geen carriage returns, geen lege strings, enz.

Als een cel bijvoorbeeld een tekenreeks van nul lengte ("") door een andere formule, wordt die cel niet als leeg beschouwd:

Oplossing : Als u lege cellen die strings met een lengte van nul bevatten visueel wilt markeren, past u de vooraf ingestelde voorwaardelijke opmaak voor lege cellen toe of maakt u een regel met een van deze formules.

Hoe lege cellen te markeren in Excel

Excel voorwaardelijke opmaak heeft een voorgedefinieerde regel voor lege cellen die het heel gemakkelijk maakt om lege cellen in een gegevensset te markeren:

1. Selecteer het bereik waarin u lege cellen wilt markeren.
2. Op de Home tabblad, in de Styles groep, klik Voorwaardelijke opmaak> Nieuwe regel .
3. In de Nieuwe opmaakregel dialoogvenster dat wordt geopend, selecteert u de Formatteer alleen cellen die regel type, en kies dan Blanks van de Formatteer alleen cellen met drop down:
4. Klik op de Formaat... knop.
5. Ga in het dialoogvenster Cellen opmaken naar de optie Vullen tabblad, selecteer de gewenste vulkleur en klik op OK .
6. Klik op OK nog een keer om het vorige dialoogvenster te sluiten.

Alle lege cellen in het geselecteerde bereik worden gemarkeerd:

Tip. niet-lege cellen markeren kies Formatteer alleen cellen die > Geen losse flodders. .

Opmerking. De ingebouwde voorwaardelijke opmaak voor spaties markeert ook cellen met strings van nul lengte (Als u alleen absoluut lege cellen wilt markeren, maak dan een aangepaste regel met de formule ISBLANK zoals in het volgende voorbeeld.

Voorwaardelijke opmaak voor lege cellen met formule

Om meer flexibiliteit te hebben bij het markeren van spaties, kunt u uw eigen regel instellen op basis van een formule. De gedetailleerde stappen om zo'n regel te maken vindt u hier: Hoe voorwaardelijke opmaak maken met formule. Hieronder bespreken we de formules zelf

Om alleen echt lege cellen markeren die absoluut niets bevatten, gebruik je de functie ISBLANK.

Voor de onderstaande dataset is de formule:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Of gewoon:

=ISBLANK(B3)

Waarbij B3 de cel linksboven van het geselecteerde bereik is.

Houd er rekening mee dat ISBLANK FALSE geeft voor cellen die lege tekenreeksen ("") bevatten, en dat zulke cellen dus niet worden gemarkeerd. Als u dat gedrag niet wilt, dan kan dat:

Controleer op lege cellen, inclusief strings van nul lengte:

=B3=""

Of controleer of de lengte van de string gelijk is aan nul:

=LEN(B3)=0

Naast voorwaardelijke opmaak kunt u lege cellen in Excel markeren met VBA.

Voorwaardelijke opmaak stoppen als cel leeg is

Dit voorbeeld toont hoe u lege cellen kunt uitsluiten van voorwaardelijke opmaak door een speciale regel voor spaties in te stellen.

Stel dat u een ingebouwde regel hebt gebruikt om cellen tussen 0 en 99,99 te markeren. Het probleem is dat lege cellen ook worden gemarkeerd (zoals u zich herinnert, staat een lege cel in de voorwaardelijke opmaak van Excel gelijk aan een nulwaarde):

Om te voorkomen dat lege cellen worden opgemaakt, doet u het volgende:

1. Maak een nieuwe regel voor voorwaardelijke opmaak voor de doelcellen door te klikken op Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel > Formatteer alleen cellen die > Blanks .
2. Klik op OK zonder een formaat in te stellen.
3. Open de Regelbeheerder ( Voorwaardelijke opmaak> Regels beheren ), zorg ervoor dat de regel "Blanks" bovenaan de lijst staat en vink de optie Stop indien waar check box ernaast.
4. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.

Het resultaat is precies zoals je zou verwachten:

Tips:

• U kunt ook lege cellen uitsluiten door een voorwaardelijke opmaakregel te maken met een formule die controleert op lege cellen en door de optie Stop indien waar optie voor het.
• U kunt ook een video bekijken die laat zien hoe u voorwaardelijke opmaak toepast als een andere cel leeg is.

Voorwaardelijke opmaakformule om lege cellen te negeren

Als u al een formule voor voorwaardelijke opmaak gebruikt, dan hoeft u niet echt een aparte regel te maken voor spaties. In plaats daarvan kunt u nog een voorwaarde toevoegen aan uw bestaande formule, namelijk:

• Negeer absoluut lege cellen die niets bevatten:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Negeer visueel lege cellen, inclusief lege strings:

  A1""

Waarbij A1 de meest linkse cel is van uw geselecteerde bereik.

Laten we zeggen dat u in de onderstaande dataset waarden lager dan 99,99 wilt markeren. Dit kan worden gedaan door een regel te maken met deze eenvoudige formule:

=$B2<99.99

Om waarden lager dan 99,99 te markeren en lege cellen te negeren, kunt u de functie AND gebruiken met twee logische toetsen:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

In dit specifieke geval negeren beide formules cellen met lege strings, aangezien de tweede voorwaarde (<99.99) voor dergelijke cellen FALSE is.

Als de cel leeg is, markeer dan de rij

Om een hele rij te markeren als een cel in een bepaalde kolom leeg is, kunt u een van de formules voor lege cellen gebruiken. Er zijn echter een paar trucs die u moet kennen:

• Pas de regel toe op een hele dataset niet slechts één kolom waarin je zoekt naar lege plekken.
• In de formule, vergrendel de kolomcoördinaat door een gemengde celverwijzing te gebruiken met een absolute kolom en een relatieve rij.

Aan de oppervlakte klinkt dit misschien ingewikkeld, maar het is veel eenvoudiger als we naar een voorbeeld kijken.

Stel dat u in de onderstaande voorbeelddataset rijen met een lege cel in kolom E wilt markeren:

1. Selecteer uw dataset (A3:E15 in dit voorbeeld).
2. Op de Home tabblad, klik op Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel > Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt .
3. In de Formatteer waarden waar deze formule waar is vak een van deze formules in:

   Om te benadrukken absoluut lege cellen :

   =ISBLANK($E3)

   Om te benadrukken lege cellen, inclusief lege tekenreeksen :

   =$E3=""

   Waarbij $E3 de bovenste cel is in de sleutelkolom die u wilt controleren op spaties. Merk op dat we in beide formules de kolom met het $-teken vergrendelen.

4. Klik op de Formaat en kies de gewenste vulkleur.
5. Klik op OK twee keer om beide ramen te sluiten.

Voorwaardelijke opmaak accentueert dus een hele rij als een cel in een bepaalde kolom leeg is.

Markeer rij als cel niet leeg is

Voorwaardelijke opmaak in Excel om de rij te markeren als een cel in een bepaalde kolom niet leeg is, gebeurt op deze manier:

1. Selecteer uw dataset.
2. Op de Home tabblad, klik op Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel > Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt .
3. In de Formatteer waarden waar deze formule waar is vak een van deze formules in:

   Om te benadrukken niet-lege cellen die van alles bevatten: waarde, formule, lege tekenreeks, enz.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Om te benadrukken niet lege cellen met uitzondering van cellen met lege strings :

   =$E3""

   Waarbij $E3 de bovenste cel in de sleutelkolom is die gecontroleerd wordt op niet lege cellen. Nogmaals, om de voorwaardelijke opmaak correct te laten werken, vergrendelen we de kolom met het $-teken.

4. Klik op de Formaat knop, kies uw favoriete vulkleur, en klik dan op OK .

Daardoor wordt een hele rij gemarkeerd als een cel in een bepaalde kolom niet leeg is.

Excel voorwaardelijke opmaak voor nullen maar geen spaties

Standaard maakt de voorwaardelijke opmaak van Excel geen onderscheid tussen 0 en lege cel, wat in veel situaties echt verwarrend is. Om dit probleem op te lossen zijn er twee mogelijke oplossingen:

• Maak 2 regels: één voor de blanco's en één voor de nulwaarden.
• Maak 1 regel die beide voorwaarden in één formule controleert.

Maak afzonderlijke regels voor spaties en nullen

1. Maak eerst een regel om nulwaarden te markeren. Klik hiervoor op Voorwaardelijke opmaak> Nieuwe regel > Formatteer alleen cellen die en stel dan Celwaarde gelijk aan 0 zoals op de schermafbeelding hieronder. Klik op de Formaat toets en selecteer de gewenste kleur.

   Deze voorwaardelijke opmaak geldt als een cel leeg of nul is :

2. Maak een regel voor spaties zonder formaat. Open vervolgens de Regelbeheerder , zet de regel "Blanks" bovenaan de lijst (als die er nog niet staat), en vink de optie Stop indien waar Voor de gedetailleerde instructies, zie Hoe voorwaardelijke opmaak op lege cellen te stoppen.

Daardoor zal uw voorwaardelijke opmaak omvatten nullen maar negeren spaties Zodra aan de eerste voorwaarde is voldaan (de cel is leeg), wordt de tweede voorwaarde (de cel is nul) nooit getest.

Maak een enkele regel om te controleren of cel nul is, niet leeg

Een andere manier om voorwaardelijk 0's te formatteren maar geen spaties, is een regel te maken met een formule die beide voorwaarden controleert:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Waarbij B3 de cel linksboven van het geselecteerde bereik is.

Het resultaat is precies hetzelfde als bij de vorige methode - voorwaardelijke opmaak benadrukt nullen, maar negeert lege cellen.

Dat is hoe je voorwaardelijke opmaak gebruikt voor lege cellen. Ik dank je voor het lezen en kijk uit naar volgende week.

Praktijk werkboek om te downloaden

Excel voorwaardelijke opmaak voor lege cellen - voorbeelden (.xlsx bestand)