ビジネス文書を書くのが仕事なら、必ず書く。 依頼文 このような手紙は、書くのが難しいだけでなく、受け取った人が快く、そして熱心に返事をするように仕向けるのは、さらに難しいことです。

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さて、ビジネスレターの書き方に話を戻すと、さらにこの記事で紹介されている。

ビジネスレターのフォーマット

ビジネスレターは、正式なコミュニケーション手段であるため、特別な書式が必要です。 電子メールで送る場合は、書式にあまりこだわらないかもしれませんが、従来の紙のビジネスレターを書く場合は、以下の推奨事項を参考にしてください。 ビジネスレターは、8.5インチ x 11インチ（215.9mm x 279.4mm ）の標準の白い紙で印刷すると良いとされます。

1. 送信者のアドレス 通常、自分の住所を入力することから始めます。 イギリス英語では、差出人の住所は手紙の右上に書くのが普通です。 アメリカ英語では、差出人の住所は左上に配置されます。

   差出人の名前や肩書きは、手紙の結びの部分に含まれているので書く必要はありません。 住所、都市名、郵便番号、オプションで電話番号とメールアドレスのみを入力します。

   便箋で書くのであれば、省略します。

2. 日付 日付は、レターヘッドまたは返信用住所の下に数行記入します。 標準は2～3行（1～4行でも可）です。
3. リファレンスライン（オプション） 手紙の内容が、ジョブ・リファレンスやインボイス番号など、何か特定の情報に関連している場合は、日付の下に追加します。 手紙に返信する場合は、その手紙を参照します。 たとえば、次のような場合です。
   • Re: Invoice # 000987
   • Re: 2014年4月1日付貴信
4. 到着時のお知らせ（オプション） 私的な通信や機密の通信に表記を加えたい場合は、適切であれば参照行の下に大文字で入力してください。 例えば、PERSONALやCONFIDENTIALのようにです。
5. 内部アドレス ビジネスレターの受取人である個人または会社の住所です。 書く相手は常に会社の特定の人物にするのがベストです。

   前に入力した項目の2行下が基準で、1～6行は許容範囲です。

6. アテンションライン（オプション）。 相手の名前を入力します。 Inside Addressに相手の名前を書いた場合は、Attention Lineは省略します。
7. 敬称略 .内側のアドレスと同じ名前を、タイトルも含めて使用します。 相手を知っていて、普段からファーストネームで宛名を書いている場合は、敬称にファーストネームを入力するなどの工夫ができます。 ジェーンへ それ以外の場合は、個人的な肩書きと姓の後にコンマやコロンなどを付けて表記するのが一般的な方法です。
   • ブラウンさん
   • ブラウン博士へ
   • スミスさんへ

   相手の名前がわからない、あるいは綴りがわからない場合は、以下のいずれかの敬語を使います。

   • レディース
   • 謹白
   • 拝啓
   • きんぱく
   • 拝啓
8. 件名（任意）。 敬称の後に2～3行の空白を設け、手紙の要点を大文字で、左寄せか中央寄せで入力します。 Reference Line（3）を付けた場合、Subject Lineは重複することがあります。 以下にいくつかの例を挙げます。
   • 推薦状
   • カバーレター
   • 製品交換の依頼
   • 求人情報問い合わせ
9. 本体 これは手紙の主要部分であり、通常2～5段落で構成され、各段落の間には空白行が入ります。 最初の段落では、親しみやすい冒頭部分を書き、要点を述べます。 次の数段落では、背景情報と補足情報を提供します。 最後に、手紙の目的を再度述べ、何らかの行動を依頼する段落です（もしあれば）。詳しくは、「説得力のあるビジネスレターの書き方」をご覧ください。
10. 閉じる。 ご存知のように、一般的に受け入れられている補語はいくつかありますが、どれを選ぶかは手紙のトーンによって異なります。 例えば、次のようなものです。
    • 頓首
    • 敬具
    • Best regards, Cordially yours (slightly more personal and friendly).

    クロージングは通常、日付と同じ縦位置で、本文の最後の段落の1行後に入力します。 最初の単語だけを大文字にし、クロージングと署名欄の間は3～4行空けます。 敬意の後にコロンを付ける場合は、クロージングの後にコンマを付けます。それ以外は、クロージングの後の句読点は必要ありません。

11. サインをする。 原則として、Complimentary Closeの4行後にサインを入れます。 サインの下に名前を入力し、必要であればタイトルを追加します。
12. エンクロージャー この行は、履歴書など、手紙に同封する他の書類を相手に伝えるものです。 一般的なスタイルは以下の通りです。
    • 封入
    • 添付してください。
    • エンクロージャー：2台
    • エンクロージャー (2)
13. タイピストのイニシャル（任意） この部品は、あなたのために手紙をタイプした人を示すために使用されます。 あなたが自分で手紙をタイプした場合は、これを省略します。 通常、識別用のイニシャルは、あなたのイニシャル3つを大文字で、次にタイピストのイニシャル2つか3つを小文字で入れます。 たとえば、次のようなものです。 JAM/dmc , JAM:cm しかし、この部品は最近、非常にフォーマルなビジネスレターで使われることが非常に少なくなっている。

    寄付金贈呈状の正しい書式のサンプルは以下の通りです。 例を見ることで理解しやすくなりますね。

    

説得力のある依頼状を書くための10のコツ

以下に、読み手を納得させ、反応や行動を起こさせるような依頼状を書くための10の戦略をご紹介します。

1. 宛先を把握する リクエストレターを作成する前に、次のような質問を自分に投げかけてみましょう。 読み手は誰で、具体的にどのように私を助けてくれるのか？ 意思決定者なのか、それとも私のリクエストを上役に伝えてくれるのか？ リクエストレターのスタイルも内容も、読み手の立場によって異なります。
2. 冗長にならないようにする 1つの単語で十分なときに2つの単語を使わないことです。 マーク・トウェインの有名な言葉、「短い手紙を書く時間がなかったので、代わりに長い手紙を書いた」を思い出してください。 彼のような立場の人にはその余裕があり、何も要求していないのです : )
3. 読みやすい手紙にする 依頼状を書くときは、話が脱線して読み手を混乱させないようにしましょう。 長く詰め込んだ文章や段落は、威圧的で消化しにくいので避けましょう。 代わりにシンプルな宣言文を使い、長い文章はカンマ、コロン、セミコロンで区切りましょう。 考えやアイデアが変わったときは、新しい段落を作りましょう。

   ここにカバーレターの非常に悪い例があります。

   " あらゆる点で、私の資格は貴社の広告で表明された願望と一致しているように思われ、貴社のブログの声から、私は本当に貴社の【ポジション】になるべくしてなったのだと思います。"

   そして、これがいいんです。

   " 私は[あなたの専門分野]で良いスキルと経験を持っているので、適切なポジションに私を考慮していただければ幸いです。

   リクエストレターが読みやすければ、読んでもらえる可能性が高くなることを覚えておいてください。

4. コールトゥアクションの追加 最も簡単な方法は、受動態ではなく、動作動詞と能動態を使用することです。
5. かんげんはいれずにかんじさせる 恩を着せるのではなく、共通の話題を提供し、行動することで得られる利益を強調する。
6. 負担にならない程度に 読者に必要な情報をすべて提供し、何をしてほしいかを具体的に伝える。 回答する人の仕事を簡素化する - 連絡先、電話番号、リンク、ファイルの添付など、適切なものを記載する。
7. 親しみやすく、読み手の気持ちに訴えかけるように書く ビジネスレターとはいえ、余分なビジネスライクさは禁物です。 フレンドリーな手紙は友人を作るので、本当の友人や古い知り合いに話すように、依頼状をフレンドリーに書きましょう。 人間同士ですから、相手の人間性や寛大さ、同情心に訴えかけるのもいいかもしれませんね。
8. 礼儀正しく、プロフェッショナルであり続ける 注文取り消し要求や苦情を書く場合でも、礼儀正しく丁寧な対応を心がけ、問題を簡潔に述べ、関連するすべての情報を提供し、脅迫や中傷は避けるようにしてください。
9. 文法に注意 文法は第一印象を左右する」と言われますが、マナーと同様に文法が悪いと全てが台無しになりますので、ビジネスレターを送る際は必ず校正をしましょう。
10. 送信前のレビュー 書き終えたら、声に出して読み、言いたいことがはっきりしない場合は、書き直す。 急いで書いてすぐにゴミ箱に捨てられるより、時間をかけて書き直し、返事をもらうほうがよい。

そして最後に、依頼状の返事があったり、希望するアクションが起こったりしたら、お礼を言うことを忘れないでください。 ここでは、あらゆる場面で使えるお礼状のサンプルを紹介しています。

依頼文のサンプル

以下では、さまざまな場面での依頼文の例をご紹介します。

推薦状依頼のサンプル

ブラウンさんへ

私がXYZ高校に在籍していた頃、先生の卓越したリーダーシップと教師へのサポートには、温かい思い出があります。

現在、XYZ学区に出願中で、3通の推薦状を提出するよう求められています。 私のために推薦状を書いていただけないかと思い、書かせていただきました。

あなたがこの手紙を書くことになったときのために、いくつかの背景情報を提供したいと思います。

また、何か追加情報が必要な場合は、お気軽にご連絡ください。 ご連絡をお待ちしております。

資料請求

履歴書に加え、過去3年分の雇用主リストと電話番号、3名の推薦者が必要です。

この仕事に最もふさわしい人物を選ぶために、候補者一人ひとりの経歴を徹底的に調査する方針です。

ご協力ありがとうございました。 ご連絡をお待ちしております。

人物推薦の依頼

このたび、弊社に入社を希望される方がいらっしゃいます。 この方について、あなたの評価を文書でいただけないでしょうか。

ご回答は機密事項として扱われますので、ご安心ください。 よろしくお願いいたします。

寄付のお願い

私同様、皆さんもこのような静かで平和な地域に住むことを大切にされていることと思いますので、同じ地域の仲間として送らせていただきました。

皆さんもご存知のように、この2ヶ月間、地域のコミュニティ委員会が空き巣被害を減らすための対策を検討してきました。 先週、その対策についての提言が発表されたのです。

しかし、残念ながら今年の予算には、そのような予算は含まれていません。

そこで、私はこのコミュニティの一員として、追加的なセキュリティコストを賄うために、コミュニティで集めた募金1ドルにつき私の会社が1ドルを寄付することにしました。 私たちの共通の利益のために、この価値ある活動を支援するよう、本日、皆様にお願いします。

寄付をご希望の方は、2つの店舗のどちらかにお越しいただき、正面レジの近くにあるボックスに寄付金をお入れください。 店舗にお越しいただけない場合は、「XYZ」宛てにチェックまたはマネーオーダーをお送りいただき、上記の住所までご郵送ください。

よろしくお願いします。

お願いすること

私はあなたに、ぜひともお願いしたいことがあり、手紙を書いています。

あと3ヶ月足らずで、私が興味を持っているコースに最適な大学院のプログラムがある、, を受験する予定です。

この学校は受験生の合格を非常に重視しているので、卒業試験で平均点以上を取ることに非常にプレッシャーを感じています。

また、私の弱点である,を教えていただければと思います。

積極的なご返答をお願いいたします。 よろしくお願いいたします。

製品の返品・交換のご依頼

を注文し、翌日に受け取りました。 購入した製品に以下の問題があることが判明しました。

納品された製品が満足のいく品質でなかったので、私にはそれを受け取る権利があり、今後7日以内にそれを行うことを確認するよう要求します。 また、回収を手配するか、返却にかかる費用を私に払い戻すかについても確認するよう要求します。

この手紙の日付から7日以内に、私の請求の解決に向けた満足のいく提案を受け取ることを期待しています。

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以上、ビジネスレターや依頼状を作成する際の参考にしてください。