Se siete frequentatori abituali di questo blog, avrete probabilmente notato alcuni articoli che trattano diversi aspetti della formattazione condizionale di Excel. Ora sfrutteremo queste conoscenze per creare fogli di calcolo che distinguono tra giorni feriali e fine settimana, evidenziano i giorni festivi e visualizzano una scadenza o un ritardo imminente. In altre parole, applicheremo la formattazione condizionale di Excel alle date.

Se avete una conoscenza di base delle formule di Excel, molto probabilmente conoscete alcune funzioni di data e ora come ORA, OGGI, DATA, GIORNO DELLA SETTIMANA ecc. Formattazione condizionale delle date in Excel nel modo desiderato.

Formattazione condizionale di Excel per le date (regole integrate)

Microsoft Excel offre 10 opzioni per formattare le celle selezionate in base alla data corrente.

1. Per applicare la formattazione, è sufficiente andare alla voce Casa scheda> Formattazione condizionale> Regole di evidenziazione delle celle e selezionare Una data che si verifica .

   

2. Selezionare una delle opzioni di data dall'elenco a discesa nella parte sinistra della finestra, dal mese scorso al mese prossimo.
3. Infine, si può scegliere uno dei formati predefiniti o impostare un formato personalizzato scegliendo le diverse opzioni nel campo Carattere , Confine e Riempimento Se la tavolozza standard di Excel non è sufficiente, si può sempre fare clic sul pulsante Altri colori... pulsante.

   

4. Cliccare OK e godetevi il risultato!)

   

Tuttavia, questo metodo rapido e diretto ha due limitazioni significative: 1) funziona solo per le celle selezionate e 2) il formato condizionale viene sempre applicato in base alla data corrente.

Formule di formattazione condizionale di Excel per le date

Se si desidera evidenziare celle o intere righe in base a una data contenuta in un'altra cella o creare regole per intervalli di tempo maggiori (cioè più di un mese dalla data corrente), dovrete creare la vostra regola di formattazione condizionale basata su una formula. Di seguito troverete alcuni esempi dei miei formati condizionali preferiti di Excel per le date.

Come evidenziare i fine settimana in Excel

Purtroppo Microsoft Excel non dispone di un calendario integrato simile a quello di Outlook. Vediamo come creare il proprio calendario automatico con poco sforzo.

Quando si progetta il calendario di Excel, è possibile utilizzare la funzione =DATE(anno,mese,data) per visualizzare i giorni della settimana. È sufficiente inserire l'anno e il numero del mese da qualche parte nel foglio di calcolo e fare riferimento a queste celle nella formula. Naturalmente, è possibile digitare i numeri direttamente nella formula, ma questo non è un approccio molto efficiente perché si dovrebbe regolare la formula per ogni mese.

L'immagine seguente mostra la funzione DATE in azione. Ho utilizzato la formula =DATA($B$2,$B$1,B$4) che viene copiato nella riga 5.

Suggerimento: se si desidera visualizzare solo i giorni della settimana come nell'immagine precedente, selezionare le celle con la formula (riga 5 nel nostro caso), fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Formatta celle.> Numero> Personalizzato Dall'elenco a discesa in Tipo , selezionare dddd o ddd per mostrare rispettivamente i nomi dei giorni interi o i nomi abbreviati.

Il vostro calendario di Excel è quasi pronto e dovete solo cambiare il colore dei fine settimana. Naturalmente non colorerete le celle manualmente. Faremo in modo che Excel formatti automaticamente i fine settimana creando una regola di formattazione condizionale basata sul parametro GIORNO DELLA SETTIMANA formula.

1. Si inizia selezionando il calendario di Excel in cui si desidera ombreggiare i fine settimana. Nel nostro caso, si tratta dell'intervallo $B$4:$AE$10. Assicurarsi di iniziare la selezione con il tasto Colonna 1a data - In questo esempio, la colonna B.
2. Sul Casa fare clic su Menu Formattazione condizionale> Nuova regola .
3. Creare una nuova regola di formattazione condizionale basata su una formula, come spiegato nella guida sopra linkata.
4. Nella sezione " Formatta i valori in cui questa formula è vera". inserire la seguente formula WEEKDAY che determinerà quali celle sono sabato e domenica: =GIORNO SETTIMANALE(B$5,2)>5
5. Fare clic sul pulsante Formato... e impostare il formato personalizzato passando tra i tasti Carattere , Confine e Riempimento e giocare con le diverse opzioni di formattazione. Al termine, fare clic sul pulsante OK per visualizzare l'anteprima della regola.

Ora, lasciatemi spiegare brevemente il WEEKDAY(numero_seriale,[tipo_ritorno]) in modo da poterla adattare rapidamente ai propri fogli di calcolo.

• Il numero_di_serie Il parametro rappresenta la data che si sta cercando di trovare. Si inserisce un riferimento alla prima cella con una data, B$5 nel nostro caso.
• Il [tipo_ritorno] Il parametro determina il tipo di settimana (tra parentesi quadre significa che è opzionale). Si inserisce 2 come tipo di ritorno per una settimana che inizia dal lunedì (1) alla domenica (7). L'elenco completo dei tipi di ritorno disponibili è disponibile qui.
• Infine, si scrive>5 per evidenziare solo i sabati (6) e le domeniche (7).

L'immagine seguente mostra il risultato in Excel 2013: i fine settimana sono evidenziati in colore rosso.

Suggerimenti:

• Se nella vostra azienda ci sono fine settimana non standard, ad esempio il venerdì e il sabato, dovrete modificare la formula in modo da iniziare il conteggio dalla domenica (1) ed evidenziare i giorni 6 (venerdì) e 7 (sabato). WEEKDAY(B$5,1)>5 .
• Se state creando un calendario orizzontale (landscape), utilizzate una colonna relativa (senza $) e una riga assoluta (con $) in un riferimento di cella, perché dovreste bloccare il riferimento della riga - nell'esempio precedente è la riga 5, quindi abbiamo inserito B$5. Ma se state progettando un calendario con orientamento verticale, dovreste fare il contrario, cioè utilizzare una colonna assoluta e una riga relativa, ad esempio $B5 come potete vedere inla schermata qui sotto:

Come evidenziare le festività in Excel

Per migliorare ulteriormente il calendario di Excel, è possibile ombreggiare anche i giorni festivi. Per farlo, è necessario elencare i giorni festivi che si desidera evidenziare nello stesso foglio di lavoro o in un altro.

Ad esempio, ho aggiunto i seguenti giorni festivi nella colonna A ($A$14:$A$17). Naturalmente, non tutti sono veri giorni festivi, ma vanno bene a scopo dimostrativo : )

Anche in questo caso, si apre Formattazione condizionale > Nuova regola Nel caso delle vacanze, si utilizzerà il metodo PARTITA o COUNTIF funzione:

• =COUNTIF($A$14:$A$17,B$5)>0
• =MATCH(B$5,$A$14:$A$17,0)

Nota: se si è scelto un colore diverso per i giorni festivi, è necessario spostare la regola dei giorni festivi in cima all'elenco delle regole tramite Formattazione condizionale> Gestione delle regole...

L'immagine seguente mostra il risultato in Excel 2013:

Formattazione condizionale di una cella quando un valore viene modificato in una data

Non è un grosso problema formattare in modo condizionale una cella quando viene aggiunta una data a quella cella o a qualsiasi altra cella della stessa riga, purché non siano ammessi altri tipi di valori. In questo caso, si può semplicemente utilizzare una formula per evidenziare i valori non vuoti, come descritto nelle formule condizionali di Excel per gli spazi vuoti e i valori non vuoti. Ma cosa succede se quelle celle hanno già dei valori, ad esempio un testo, e si vuole cambiare il valore dicolore di sfondo quando il testo viene cambiato in una data?

Il compito può sembrare un po' complicato, ma la soluzione è molto semplice.

1. Innanzitutto, è necessario determinare il codice di formato della data. Ecco alcuni esempi:
   • D1: gg-mmm-yy o d-mmm-yy
   • D2: dd-mmm o d-mmm
   • D3: mmm-yy
   • D4: mm/dd/yy o m/d/yy o m/d/yy h:mm

   L'elenco completo dei codici data è disponibile in questo articolo.

2. Selezionare una colonna in cui si desidera cambiare il colore delle celle o dell'intera tabella nel caso in cui si desideri evidenziare le righe.
3. Ora create una regola di formattazione condizionale utilizzando una formula simile a questa: =CELL("format",$A2)="D1" Nella formula, A è la colonna con le date e D1 è il formato della data.

   Se la tabella contiene date in 2 o più formati, utilizzare l'operatore OR, ad es. =OR(cella("formato", $A2)="D1", cella("formato",$A2)="D2", cella("formato", $A2)="D3")

   La schermata seguente mostra il risultato di questa regola di formattazione condizionale per le date.

   

Come evidenziare le righe in base a una certa data in una determinata colonna

Supponiamo di avere un foglio di calcolo Excel di grandi dimensioni che contiene due colonne di date (B e C). Vogliamo evidenziare tutte le righe che hanno una certa data, ad esempio 13 maggio-14, nella colonna C.

Per applicare la formattazione condizionale di Excel a una certa data, è necessario trovare la sua valore numerico Come probabilmente sapete, Microsoft Excel memorizza le date come numeri di serie sequenziali, a partire dal 1° gennaio 1900. Quindi, il 1° gennaio 1900 è memorizzato come 1, il 2 gennaio 1900 come 2... e il 13 maggio 14 come 41772.

Per trovare il numero della data, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella, selezionare Formattare le celle> Numero e scegliere l'opzione Generale formato. Annotare il numero visualizzato e fare clic su Annullamento perché non si vuole cambiare il formato della data.

Questa era la parte principale del lavoro e ora è sufficiente creare una regola di formattazione condizionale per l'intera tabella con questa semplice formula: =$C2=41772 La formula implica che la tabella abbia delle intestazioni e che la riga 2 sia la prima riga con i dati.

Un modo alternativo è quello di utilizzare l'opzione VALORE DATO formula che converte la data nel formato numerico in cui è memorizzata, ad es. =$C2=DATEVALUE("5/13/2014")

Qualunque sia la formula utilizzata, avrà lo stesso effetto:

Formattazione condizionale delle date in Excel in base alla data corrente

Come probabilmente sapete, Microsoft Excel offre la possibilità di OGGI() per vari calcoli basati sulla data corrente. Ecco alcuni esempi di come si può usare per formattare le date in modo condizionato in Excel.

Esempio 1. Evidenziare le date uguali, maggiori o minori di oggi

Per formattare in modo condizionale celle o intere righe in base alla data odierna, si utilizza la funzione OGGI come segue:

Uguale a oggi: =$B2=GIORNO()

Più di oggi: =$B2>OGGI()

Meno di oggi: =$B2

La schermata qui sotto mostra le regole di cui sopra in azione. Si noti che al momento della stesura di questo articolo il giorno di OGGI era il 12-giugno-2014.

Esempio 2. Formattazione condizionale delle date in Excel in base a diverse condizioni

In modo analogo, è possibile utilizzare la funzione OGGI in combinazione con altre funzioni di Excel per gestire scenari più complessi. Ad esempio, si può desiderare che la formula di formattazione condizionale di Excel per la data colori il campo Fattura quando la colonna Data di consegna è uguale o superiore a oggi MA si desidera che la formattazione scompaia quando si inserisce il numero di fattura.

Per questo compito, è necessaria una colonna aggiuntiva con la seguente formula (dove E è il vostro Consegna e F la colonna Fattura colonna):

=IF(E2>=GIORNO(),IF(F2="", 1, 0), 0)

Se la data di consegna è maggiore o uguale alla data attuale e non c'è alcun numero nella colonna Fattura, la formula restituisce 1, altrimenti 0.

Successivamente si crea una semplice regola di formattazione condizionale per l'elemento Fattura con la formula =$G2=1 dove G è la colonna aggiuntiva. Naturalmente, sarà possibile nascondere questa colonna in seguito.

Esempio 3. Evidenziare date e ritardi imminenti

Supponiamo di avere un programma di progetto in Excel che elenca le attività, le loro date di inizio e le loro durate. Quello che si desidera è che la data di fine di ogni attività venga calcolata automaticamente. Un'ulteriore sfida è che la formula deve considerare anche i fine settimana. Ad esempio, se la data di inizio è 13-giu-2014 e il numero di giorni di lavoro (Durata) è 2, la data di fine dovrebbe essere 17-giu-2014,perché il 14 e il 15 giugno sono sabato e domenica.

Per farlo, si utilizzerà il metodo WORKDAY.INTL(data_inizio, giorni,[fine settimana],[giorni festivi]) più precisamente =GIORNO.INTL(B2,C2,1) .

Nella formula, inseriamo 1 come 3° parametro, poiché indica il sabato e la domenica come giorni festivi. È possibile utilizzare un altro valore se i vostri fine settimana sono diversi, ad esempio ven e sab. L'elenco completo dei valori dei fine settimana è disponibile qui. Facoltativamente, è possibile utilizzare anche il 4° parametro [giorni festivi], che è un insieme di date (intervallo di celle) che devono essere escluse dal calendario dei giorni lavorativi.

Infine, è possibile evidenziare le righe a seconda della distanza dalla scadenza. Ad esempio, le regole di formattazione condizionale basate sulle due formule seguenti evidenziano rispettivamente le date di scadenza imminenti e recenti:

• =AND($D2-TODAY()>=0,$D2-TODAY()<=7) - evidenziare tutte le righe in cui la Data di fine (colonna D) è all'interno del campo prossimi 7 giorni Questa formula è molto utile quando si tratta di tenere traccia delle scadenze o dei pagamenti imminenti.
• =AND(OGGI()-$D2>=0,OGGI()-$D2<=7) - evidenziare tutte le righe in cui la Data di fine (colonna D) è all'interno del campo ultimi 7 giorni È possibile utilizzare questa formula per tenere traccia degli ultimi pagamenti in ritardo e di altri ritardi.

Ecco alcuni altri esempi di formule che possono essere applicate alla tabella precedente:

=$D2 - evidenzia tutte le date superate (cioè quelle inferiori alla data corrente). Può essere utilizzato per formattare abbonamenti scaduti, pagamenti in ritardo, ecc.

=$D2>OGGI() - evidenzia tutte le date future (cioè quelle superiori alla data corrente). Si può usare per evidenziare gli eventi imminenti.

Naturalmente, le formule di cui sopra possono avere infinite varianti, a seconda del compito specifico, ad esempio:

=$D2-TODAY()>=6 - evidenzia le date che si verificano tra 6 o più giorni.

=$D2=OGGI()-14 - evidenzia le date che si sono verificate esattamente 2 settimane fa.

Come evidenziare le date all'interno di un intervallo di date

Se nel foglio di lavoro è presente un lungo elenco di date, è possibile evidenziare le celle o le righe che rientrano in un determinato intervallo di date, ad esempio evidenziando tutte le date comprese tra due date.

È possibile svolgere questo compito utilizzando ancora una volta la funzione OGGI(). È sufficiente costruire formule un po' più elaborate, come dimostrato negli esempi seguenti.

Formule per evidenziare le date passate

• Più di 30 giorni fa: =GIORNO()-$A2>30
• Da 30 a 15 giorni fa, compresi: =AND(TODAY()-$A2>=15, TODAY()-$A2<=30)
• Meno di 15 giorni fa: =AND(OGGI()-$A2>=1, OGGI()-$A2<15)

La data corrente e le date future non sono colorate.

Formule per evidenziare le date future

• Si verificherà tra più di 30 giorni: =$A2-TODAY()>30
• Tra 30 e 15 giorni, compresi: =AND($A2-TODAY()>=15, $A2-TODAY()<=30)
• In meno di 15 giorni: =AND($A2-TODAY()>=1, $A2-TODAY()<15)

La data corrente e le date passate non sono colorate.

Come ombreggiare gli spazi vuoti e gli intervalli di tempo

In quest'ultimo esempio, utilizzeremo un'altra funzione di Excel per le date, ovvero DATEDIF(data_inizio, data_fine, intervallo) Questa funzione calcola la differenza tra due date in base all'intervallo specificato. Si differenzia da tutte le altre funzioni discusse in questo tutorial perché consente di ignorare i mesi o gli anni e di calcolare la differenza solo tra i giorni o i mesi, a seconda della scelta.

Se avete una lista di compleanni dei vostri familiari e amici, vi piacerebbe sapere quanti giorni mancano al loro prossimo compleanno e quanti giorni mancano al vostro anniversario di matrimonio e ad altri eventi che non volete perdere? È facile!

La formula di cui avete bisogno è la seguente (dove A è il vostro Data colonna):

=DATEDIF(OGGI(), DATA((ANNO(OGGI())+1), MESE($A2), GIORNO($A2)), "yd")

Il tipo di intervallo "yd" alla fine della formula viene utilizzato per ignorare gli anni e calcolare solo la differenza tra i giorni. Per l'elenco completo dei tipi di intervallo disponibili, vedere qui.

Suggerimento: se vi capita di dimenticare o smarrire la formula complessa, potete usare questa semplice formula: =365-DATEDIF($A2,OGGI(), "yd") Il risultato è esattamente lo stesso, basta ricordarsi di sostituire 365 con 366 negli anni bisestili : )

Ora creiamo una regola di formattazione condizionale di Excel per sfumare i diversi spazi vuoti con colori diversi. In questo caso, ha più senso utilizzare le scale di colori di Excel piuttosto che creare una regola separata per ogni periodo.

L'immagine seguente mostra il risultato in Excel: una scala gradiente a tre colori con sfumature dal verde al rosso fino al giallo.

"Applicazione web Excel "Giorni fino al prossimo compleanno

Abbiamo creato questa Web App di Excel per mostrarvi la formula di cui sopra in azione. Basta inserire gli eventi nella prima colonna e modificare le date corrispondenti nella seconda colonna per sperimentare il risultato.

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Se siete curiosi di sapere come creare fogli di calcolo Excel interattivi, date un'occhiata a questo articolo su come creare fogli di calcolo Excel basati sul web.

Speriamo che almeno uno dei formati condizionali di Excel per le date discussi in questo articolo vi sia stato utile. Se state cercando una soluzione per qualche compito diverso, siete invitati a inviare un commento. Grazie per aver letto!