L'esercitazione mostra come mantenere la formattazione di numeri, date, percentuali e valute quando si esegue una fusione di posta da Excel a Word o come modificarla a proprio piacimento.

In uno dei nostri precedenti articoli, abbiamo visto come effettuare il mail merge da Excel a Word per inviare lettere o messaggi di posta elettronica personalizzati. L'utilizzo del Mail Merge di Word per automatizzare la creazione di un documento a partire da un foglio di lavoro di Excel può presentare molte difficoltà. Alcuni campi potrebbero non essere popolati o essere riempiti con informazioni errate. I numeri formattati correttamente in Excel potrebbero non apparire correttamente nel foglio di lavoro di Word.I codici di avviamento postale potrebbero perdere gli zeri iniziali. I suggerimenti per la risoluzione dei problemi riportati di seguito vi aiuteranno a risolvere i tipici problemi di formattazione di Mail Merge.

Come fare la fusione di posta e mantenere la formattazione

Quando si esegue una fusione di posta elettronica da un foglio di lavoro Excel, alcuni dati numerici possono perdere la formattazione dopo essere passati attraverso la fusione. I problemi si verificano in genere con i numeri formattati come percentuale o valuta, o con i numeri contenenti zeri iniziali, come i codici postali.

Causa Per impostazione predefinita, Microsoft Word utilizza la connessione OLE DB, che raccoglie le informazioni ma non i formati. Di conseguenza, in un documento Word i dati appaiono nel formato in cui sono memorizzati internamente in Excel e non nel formato applicato alle celle.

Per illustrare il problema, date un'occhiata ai formati dei dati di origine in un foglio di lavoro Excel:

Ora vediamo cosa succede in un documento di fusione di posta di Word:

• Codice postale - In Excel, lo zero iniziale viene visualizzato perché la cella ha un formato numerico personalizzato, ad esempio 00000. In Word, viene visualizzato un valore sottostante (2451).
• Valuta - appare senza il simbolo di valuta, il separatore delle migliaia e i decimali. In Excel, il numero è formattato come Valuta ($3.000,00). In Word, viene visualizzato un numero nella sua forma pura (3000).
• Percentuale - normalmente, appare come un numero decimale corrispondente alla percentuale; in alcuni casi, come un numero in virgola mobile. Ad esempio, il 30% formattato come Percentuale in Excel può apparire come 0,3 o 0,299999999 in Word.
• Data - Nel nostro caso, la data 20-maggio-22 di Excel viene trasformata in 5/20/2022 in Word.

Soluzione Per far sì che Word visualizzi i codici postali, le date, i prezzi, le percentuali e altri valori numerici nel formato corretto, collegatevi alla cartella di lavoro di Excel usando Scambio dinamico di dati (DDE).

Come utilizzare Dynamic Data Exchange per collegarsi al foglio Excel

Prima di avviare una fusione di posta, eseguire le seguenti operazioni in Microsoft Word.

1. Vai a File> Opzioni> Avanzate .
2. Scorrere fino alla voce Generale selezionare la casella di controllo Confermare la conversione del formato del file all'apertura e fare clic su OK .
3. Avviate il vostro Mail Merge come di consueto (i passi dettagliati sono qui). Quando si tratta di selezionare i destinatari, scegliere Utilizzare un elenco esistente .
4. Cercate il vostro foglio di calcolo, selezionatelo e fate clic su Aperto (o fare doppio clic sul file).
5. Nel Confermare l'origine dei dati Nella finestra di dialogo che si apre, selezionare la voce Mostra tutti nell'angolo in basso a sinistra, quindi scegliere Fogli di lavoro MS Excel via DDE (*.xls) e fare clic su OK .
6. Cliccare Intero foglio di calcolo , e OK .

Word potrebbe impiegare un po' di tempo per connettersi all'origine dati di Excel tramite DDE, quindi siate pazienti - questo vi farà risparmiare ancora più tempo a lungo termine :)

Suggerimento: per evitare che Word visualizzi più richieste ogni volta che si apre il file di dati, deselezionare l'opzione Confermare la conversione del formato del file all'apertura dopo la connessione alla mailing list.

A questo punto, tutti i valori numerici nel documento di unione di corrispondenza di Word mantengono il loro formato originale.

Come formattare campi specifici per l'unione della posta

La connessione a un foglio di lavoro di Excel tramite DDE è il modo più rapido per risolvere tutti i problemi di formattazione in una sola volta. Se questa soluzione non è applicabile per qualche motivo, è possibile controllare la formattazione dei dati di Excel in Word aggiungendo un selettore numerico (in passato chiamato selettore di immagini) a un particolare campo unione.

A interruttore numerico è un tipo di maschera che consente di formattare il contenuto di un campo in un documento Word nel modo desiderato. Per aggiungere un selettore numerico, eseguire i seguenti passaggi:

1. Selezionare il campo unione di cui si vuole modificare il formato, che può essere Data , Valuta , Percentuale o qualche altro campo.
2. Premere Maiusc + F9 per visualizzare la codifica del campo selezionato o Alt + F9 per visualizzare i codici di tutti i campi del documento. Un codice di campo generico assomiglia a {Nome MERGEFIELD }.
3. Aggiungere un codice numerico di commutazione alla fine del campo.
4. Con il cursore posizionato in un punto qualsiasi del campo, premere F9 per aggiornarlo.
5. Premere nuovamente Maiusc + F9 o Alt + F9 per nascondere il codice del campo, quindi visualizzare l'anteprima del risultato.

I seguenti esempi illustrano alcuni scenari tipici.

Unificazione della posta: formato dei numeri

Per far apparire i numeri nel formato corretto (uguale o diverso da quello del file Excel), utilizzare i seguenti codici di commutazione numerica.

Ad esempio, per formattare un numero intero con un separatore per le migliaia, utilizzare il selettore numerico \# ,0 in modo che il testo Numero il campo cambia in:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Mail merge: formato valuta

Per formattare la valuta in mail merge, questi sono i codici da utilizzare:

Ad esempio, per applicare il formato dollaro in mail merge, aggiungere il selettore numerico \# $,0 al campo Valuta:

{MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Di conseguenza, il numero 3000 viene formattato come 3.000 dollari senza cifre decimali.

Suggerimento: gli esempi sopra riportati si riferiscono alla fusione di mail formato dollaro Al posto del segno del dollaro ($), è possibile utilizzare qualsiasi altro simbolo di valuta, ad es. € o £ .

Mail merge: formato percentuale

Il modo in cui si formattano le percentuali in un documento di fusione di posta di Word dipende dal modo in cui i valori di origine sono formattati nel foglio Excel.

Se il Generale o Numero Per formattare quel numero come percentuale, aggiungete uno dei seguenti interruttori numerici.

Per esempio, per formattare un numero come percentuale intera, modificare il comando Percentuale come segue:

{MERGEFIELD Percent# 0% }

Di conseguenza, il numero 50 viene formattato come 50%.

Se il formato Percentuale viene applicato alle celle di Excel, dietro la formattazione percentuale Word visualizzerà il valore effettivo, ovvero un numero decimale. Ad esempio, un valore di Excel pari a 50% apparirà in Word come 0,5. Per convertirlo in percentuale, è necessario innanzitutto moltiplicare un decimale per 100, quindi utilizzare un commutatore numerico appropriato. Ecco i passaggi dettagliati:

1. Selezionare il campo unione che si desidera formattare come percentuale, ad esempio "Percentuale". Si noti che le virgolette devono essere incluse nella selezione.
2. Premere Ctrl + F9 per racchiudere il campo selezionato in un altro campo come questo: {"Percentuale" }
3. Modificare il campo in modo da ottenere uno dei seguenti risultati:
   • Percentuale intera arrotondata: {="Percentuale "*100 \# 0%}
   • Percentuale con due cifre decimali: {="Percentuale "*100 \# 0,00%}
4. Posizionare il cursore in un punto qualsiasi del campo e premere F9 per aggiornarlo.

   Nota: un campo unione contenente una formula visualizzerà un valore, non il nome del campo, anche quando non è in modalità anteprima. Non preoccupatevi, è un comportamento normale. Per assicurarsi che il valore non sia statico, fate clic sulle frecce nel campo Risultati in anteprima Per visualizzare il codice del campo, selezionare il valore e premere insieme i tasti Maiusc + F9. Se tutto è stato fatto correttamente, si vedrà qualcosa di simile a questo:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Mail merge: formato data e ora

Come per i numeri e le valute, è possibile modificare il formato della data in Mail Merge utilizzando un selettore numerico. La tabella seguente elenca i codici per alcuni formati di data/ora comunemente utilizzati.

Ad esempio, per applicare un data completa modificare il formato del campo Data in questo modo:

{MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Suggerimenti e note:

• In un commutatore numerico data/ora, il carattere maiuscolo M viene utilizzato per i mesi e per le lettere minuscole m per minuti.
• Oltre ai codici sopra elencati, è possibile utilizzare qualsiasi altro formato di data e ora personalizzato.

Come cambiare il formato della data e dell'ora corrente in Word mail merge

Per inserire la data odierna e l'ora corrente in un documento di fusione di corrispondenza, è possibile utilizzare le seguenti scorciatoie:

• Alt + Shift + D - inserisce il campo DATA che visualizza la data corrente.
• Alt + Shift + T - inserisce il campo TEMPO che visualizza l'ora corrente.

In questo modo si aggiungono la data e l'ora nel formato predefinito. Per modificarlo, si può usare un selettore numerico come descritto sopra, oppure si può applicare la formattazione data/ora desiderata in modo visivo.

1. Selezionare la voce Data o Tempo il formato che si desidera modificare.
2. Premere Shift + F9 per visualizzare la codifica del campo, che può apparire come { DATE \@ "M/d/yyyy" }.
3. Fare clic con il tasto destro del mouse sul campo selezionato e scegliere Modifica campo... dal menu contestuale.
4. Nel Archiviato selezionare il formato desiderato per il file Data e fare clic su OK .

   Suggerimento: se si desidera preservare la formattazione durante gli aggiornamenti selezionare la casella di controllo corrispondente nell'angolo in basso a destra.

Come evitare di perdere gli zeri iniziali nella fusione di lettere

In tutti i valori numerici, gli zeri iniziali vengono eliminati durante la fusione per corrispondenza. Per far sì che i codici di avviamento postale e altri numeri passino attraverso la fusione per corrispondenza senza perdere gli zeri, devono essere formattati come testo .

Per farlo, selezionare la colonna con i numeri e scegliere Testo nel Formato del numero sulla casella Casa scheda.

In alternativa, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna selezionata, quindi fare clic su Formattazione delle celle... . nella Formattare le celle che si apre, nella finestra di dialogo Numero selezionare la scheda Testo e quindi fare clic su OK .

Nota importante: se Speciale (come il codice postale) o personalizzato (come 00000) viene applicato alle celle di Excel, cambiandolo con il formato Testo Il formato di formattazione fa sparire gli zeri iniziali. Dopo la formattazione delle celle come Testo Per evitare questo compito scoraggiante, collegatevi al vostro foglio Excel tramite DDE, in modo da mantenere il formato originale dei numeri di Excel, compresi gli zeri precedenti.

Ecco come risolvere i problemi di formattazione di mail merge e formattare i campi nel modo desiderato. Grazie per aver letto!