Í þessari kennslu muntu læra hvernig á að búa til kraftmikið nefnt svið í Excel og hvernig á að nota það í formúlum til að láta ný gögn fylgja sjálfkrafa með í útreikningum.

Í síðustu viku kennslu, skoðuðum við mismunandi leiðir til að skilgreina kyrrstætt nefnt svið í Excel. Stöðugt heiti vísar alltaf til sömu hólfa, sem þýðir að þú þyrftir að uppfæra sviðsviðmiðun handvirkt í hvert skipti sem þú bætir við nýjum eða fjarlægir núverandi gögn.

Ef þú ert að vinna með gagnasett sem breytist stöðugt gætirðu viljað gerðu nafngreint svið þitt virkt þannig að það stækkar sjálfkrafa til að koma til móts við nýlega bætt við færslum eða samningum til að útiloka fjarlægð gögn. Nánar í þessari kennslu finnur þú nákvæmar skref-fyrir-skref leiðbeiningar um hvernig á að gera þetta.

Hvernig á að búa til kraftmikið nafnsvið í Excel

Fyrir byrjendur, við skulum byggja upp kraftmikið nefnt svið sem samanstendur af einum dálki og breytilegum fjölda raða. Til að gera það skaltu framkvæma þessi skref:

1. Á flipanum Formúla , í hópnum Skilgreind nöfn , smelltu á Skilgreint nafn . Eða ýttu á Ctrl + F3 til að opna nafnastjórnunarforritið í Excel og smelltu á Nýtt... hnappinn.
2. Hvort sem er, opnast Nýtt nafn svarglugginn, þar sem þú tilgreinir eftirfarandi upplýsingar:
   • Í Nafn reitnum, sláðu inn nafnið fyrir hreyfisviðið þitt.
   • Í fellivalmyndinni Scope skaltu stilla umfang nafns. Mælt er með Vinnubók (sjálfgefið) í flestumtilvik.
   • Í reitnum Refers to skaltu slá inn annað hvort OFFSET COUNTA eða INDEX COUNTA formúlu.
3. Smelltu á OK. Lokið!

Í eftirfarandi skjámynd, skilgreinum við kvikt heitt svið hlutir sem rúmar allar frumur með gögnum í dálki A, nema hauslínuna :

OFFSET formúla til að skilgreina Excel kvikt nafn svið

Almenna formúlan til að búa til kvikt nafn svið í Excel er sem hér segir:

Hvar:

• first_cell - fyrsta atriði sem á að vera með í nefndu sviði, til dæmis $A$2.
• dálkur - alger tilvísun í dálkinn eins og $A:$A.

Í kjarna þessarar formúlu notarðu COUNTA fallið til að fá fjölda óauðu reita í áhugadálknum. Sú tala fer beint í height röksemdin í OFFSET(tilvísun, raðir, cols, [height], [width]) fallið sem segir til um hversu mörgum línum á að skila.

Fyrir utan það, það er venjuleg Offset formúla, þar sem:

• tilvísun er upphafspunkturinn sem þú byggir offsetið frá (first_cell).
• raðir og cols eru bæði 0, þar sem engir dálkar eða raðir eru til að vega upp á móti.
• breidd er jöfn 1 dálki.

Til dæmis, til að byggja upp kraftmikið nafnsvið fyrir dálk A í Sheet3, sem byrjar í reit A2, notum við þessa formúlu:

=OFFSET(Sheet3!$A$2, 0, 0, COUNTA(Sheet3!$A:$A), 1)

Athugið. Ef þú ert að skilgreinakraftmikið svið í núverandi vinnublaði, þú þarft ekki að hafa nafn blaðsins í tilvísunum, Excel mun gera það sjálfkrafa fyrir þig. Ef þú ert að búa til svið fyrir eitthvert annað blað skaltu setja forskeyti reitsins eða sviðstilvísunarinnar með nafni blaðsins og síðan upphrópunarmerki (eins og í formúludæminu hér að ofan).

INDEX formúla til að búa til kvikt nefnt svið í Excel

Önnur leið til að búa til kvikt svið í Excel er að nota COUNTA ásamt INDEX fallinu.

Þessi formúla samanstendur af tveimur hlutum:

• Vinstra megin við sviðsstillinguna (:), seturðu harðkóðaða upphafsviðmiðunina eins og $A$2 .
• Hægra megin notarðu INDEX(array, row_num, [column_num]) fallið til að finna út lokatilvísunina. Hér gefur þú upp allan dálkinn A fyrir fylkið og notar COUNTA til að fá línunúmerið (þ.e. fjölda frumna sem ekki eru innfærðir í dálki A).

Fyrir sýnishorn gagnasafnsins okkar (vinsamlegast sjáðu skjáskot hér að ofan), formúlan er sem hér segir:

=$A$2:INDEX($A:$A, COUNTA($A:$A))

Þar sem það eru 5 ekki auðir reiti í dálki A, þar á meðal dálkhaus, skilar COUNTA 5. Þar af leiðandi skilar INDEX $A $5, sem er síðasti notaði reiturinn í dálki A (venjulega skilar vísitöluformúla gildi, en tilvísunarrekstraraðili neyðir það til að skila tilvísun). Og vegna þess að við höfum sett $A$2 sem upphafspunkt, lokaniðurstaðan afformúlan er bilið $A$2:$A$5.

Til að prófa hið nýstofnaða kraftmikla svið geturðu látið COUNTA sækja hlutafjöldann:

=COUNTA(Items)

Ef allt er gert á réttan hátt mun niðurstaða formúlunnar breytast þegar þú bætir við eða fjarlægir hluti í/af listanum:

Athugið. Formúlurnar tvær sem fjallað er um hér að ofan gefa sömu niðurstöðu, en það er munur á frammistöðu sem þú ættir að vera meðvitaður um. OFFSET er óstöðugt fall sem endurreiknar við hverja breytingu á blaði. Á öflugum nútíma vélum og hæfilega stórum gagnasettum ætti þetta ekki að vera vandamál. Á vélum með litla afkastagetu og stórum gagnasöfnum gæti þetta hægja á Excel. Í því tilviki ættirðu betur að nota INDEX formúluna til að búa til kraftmikið nefnt svið.

Hvernig á að búa til tvívítt kraftsvið í Excel

Til að byggja upp tvívítt nafnsvið, þar sem ekki aðeins fjöldi lína heldur einnig fjöldi dálka er kraftmikill, notaðu eftirfarandi breytingu á INDEX COUNTA formúlunni:

Í þessari formúlu hefurðu tvær COUNTA föll til að fá síðustu ótómu línuna og síðasta ótóma dálkinn ( row_num og column_num frumbreytur INDEX fallsins, í sömu röð). Í array röksemdafærslunni gefur þú öllu vinnublaðinu (1048576 línur í Excel 2016 - 2007; 65535 línur í Excel 2003 og lægri).

Og núna,við skulum skilgreina enn eitt kraftmikið svið fyrir gagnasettið okkar: bilið sem heitir sala sem inniheldur sölutölur fyrir 3 mánuði (jan. til mars) og aðlagast sjálfkrafa þegar þú bætir nýjum hlutum (línum) eða mánuðum (dálkum) við töfluna.

Með sölugögnum sem byrja í dálki B, línu 2, tekur formúlan eftirfarandi lögun:

=$B$2:INDEX($1:$1048576,COUNTA($B:$B),COUNTA($2:$2))

Til að ganga úr skugga um að hreyfisviðið þitt virki eins og það á að gera skaltu slá inn eftirfarandi formúlur einhvers staðar á blaðinu:

=SUM(sales)

=SUM(B2:D5)

Eins og þú sérð á skjámyndinni hér að neðan , báðar formúlurnar skila sömu heildartölu. Mismunurinn kemur í ljós á því augnabliki sem þú bætir nýjum færslum við töfluna: Fyrsta formúlan (með kviku nafngreindu sviði) uppfærist sjálfkrafa, en sú seinni verður að uppfæra handvirkt við hverja breytingu. Það munar miklu, ha?

Hvernig á að nota kraftmikla nafngreinda svið í Excel formúlum

Í fyrri köflum þessa kennslu hefur þú þegar séð nokkrar einfaldar formúlur sem nota kvik svið. Nú skulum við reyna að koma með eitthvað þýðingarmeira sem sýnir raunverulegt gildi Excel dynamic nafnasviðs.

Fyrir þetta dæmi ætlum við að taka klassísku INDEX MATCH formúluna sem framkvæmir Vlookup í Excel:

...og sjáðu hvernig við getur gert formúluna enn öflugri með notkun ádynamic named ranges.

Eins og sést á skjámyndinni hér að ofan erum við að reyna að byggja upp mælaborð, þar sem notandinn slær inn vöruheiti í H1 og fær heildarsölu fyrir þá vöru í H2. Sýnistöflurnar okkar, sem eru búnar til í sýnikennslu, inniheldur aðeins 4 atriði, en í raunveruleikablöðunum þínum geta verið hundruðir og jafnvel þúsundir raða. Ennfremur er hægt að bæta við nýjum hlutum daglega, svo að nota tilvísanir er ekki valkostur, því þú þarft að uppfæra formúluna aftur og aftur. Ég er of latur til þess! :)

Til að þvinga formúluna til að stækka sjálfkrafa ætlum við að skilgreina 3 nöfn: 2 breytilegt svið og 1 kyrrstæða nafngreinda reit:

Útlitssvið: =$A$2:INDEX($ A:$A, COUNTA($A:$A))

Return_range: =$E$2:INDEX($E:$E, COUNTA($E:$E))

Lookup_value: =$H$1

Athugið. Excel mun bæta nafninu á núverandi blaði við allar tilvísanir, svo áður en þú býrð til nöfnin vertu viss um að opna blaðið með upprunagögnunum þínum.

Nú skaltu byrja að slá formúluna í H1. Þegar það kemur að fyrstu röksemdinni skaltu slá inn nokkra stafi af nafninu sem þú vilt nota og Excel mun sýna öll tiltæk samsvarandi nöfn. Tvísmelltu á viðeigandi nafn og Excel setur það strax inn í formúluna:

Útgerð formúla lítur út sem hér segir:

=INDEX(Return_range, MATCH(Lookup_value, Lookup_range, 0))

Og virkar fullkomlega!

Um leið og þú bætir nýjum færslum við töfluna verða þær teknar með í útreikningum þínum kl.einu sinni, án þess að þú þurfir að gera eina breytingu á formúlunni! Og ef þú þarft einhvern tíma að flytja formúluna yfir í aðra Excel skrá skaltu einfaldlega búa til sömu nöfnin í áfangavinnubókinni, afrita/líma formúluna og láta hana virka strax.

Ábending. Fyrir utan að gera formúlur endingarbetri, koma kraftmikil svið sér vel til að búa til kraftmikla fellilista.

Svona býrð þú til og notar kvik heitt svið í Excel. Til að skoða betur formúlurnar sem fjallað er um í þessari kennslu er þér velkomið að hlaða niður sýnishorni okkar Excel Dynamic Named Range Workbook. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!