Tutorial ini akan mengajarkan Anda beberapa cara cepat dan mudah untuk menempatkan Excel dalam urutan abjad. Tutorial ini juga memberikan solusi untuk tugas-tugas yang tidak sepele, misalnya cara membuat abjad berdasarkan nama belakang saat entri dimulai dengan nama depan.

Mengurutkan abjad di Excel semudah ABC. Apakah Anda mengurutkan seluruh lembar kerja atau rentang yang dipilih, secara vertikal (kolom) atau horizontal (baris), menaik (A ke Z) atau menurun (Z ke A), dalam banyak kasus tugas tersebut dapat diselesaikan dengan klik tombol. Namun, dalam beberapa situasi, fitur bawaan mungkin tersandung, tetapi Anda masih dapat menemukan cara untuk mengurutkan berdasarkan urutan abjad denganrumus.

Tutorial ini akan menunjukkan beberapa cara cepat untuk mengurutkan abjad di Excel dan mengajarkan cara meramalkan dan mencegah masalah pengurutan.

Cara membuat alfabet di Excel

Secara keseluruhan, ada 3 cara utama untuk mengurutkan menurut abjad di Excel: tombol A-Z atau Z-A, fitur Sortir, dan filter. Di bawah ini Anda akan menemukan panduan terperinci tentang setiap metode.

Cara mengurutkan kolom menurut abjad

Cara tercepat untuk mengurutkan menurut abjad di Excel adalah sebagai berikut:

1. Pilih sel mana pun dalam kolom yang ingin Anda urutkan.
2. Pada Data tab, di tab Sortir dan Saring grup, klik salah satu A-Z untuk mengurutkan naik atau Z-A untuk mengurutkan secara descending. Selesai!

Tombol-tombol yang sama juga bisa diakses dari Rumah tab> Penyuntingan kelompok> Sortir dan Saring :

Apa pun itu, Excel akan mengurutkan abjad daftar Anda secara instan:

Tip. Setelah Anda selesai menyortir dan sebelum Anda melakukan hal lain, cermati hasilnya. Jika ada yang terlihat salah, klik tombol Batalkan untuk memulihkan urutan semula.

Mengabjadkan dan menyatukan baris-baris

Jika kumpulan data Anda berisi dua kolom atau lebih, Anda bisa menggunakan A-Z atau Z-A untuk meletakkan salah satu kolom dalam urutan abjad dan Excel akan secara otomatis memindahkan data di kolom lain, menjaga baris tetap utuh.

Seperti yang bisa Anda lihat dalam tabel yang diurutkan di sebelah kanan, informasi terkait dalam setiap baris disimpan bersama-sama:

Dalam beberapa situasi, sebagian besar ketika hanya satu atau beberapa sel di tengah kumpulan data Anda yang dipilih, Excel tidak yakin bagian mana dari data yang akan diurutkan dan meminta instruksi Anda. Jika Anda ingin mengurutkan seluruh kumpulan data, biarkan default Perluas pemilihan dicentang, dan klik Sortir :

Catatan. Dalam tutorial ini, "tabel" hanyalah kumpulan data apa pun. Secara teknis, semua contoh kami adalah untuk rentang. Tabel Excel memiliki opsi penyortiran dan pemfilteran bawaan.

Filter dan abjad di Excel

Cara cepat lain untuk mengurutkan menurut abjad di Excel adalah dengan menambahkan filter. Keindahan dari metode ini adalah pengaturannya satu kali - setelah filter otomatis diterapkan, opsi pengurutan untuk semua kolom hanya dengan sekali klik mouse.

Menambahkan filter ke tabel Anda itu mudah:

1. Pilih satu atau beberapa tajuk kolom.
2. Pada Rumah tab, dalam kelompok Editing, klik Sortir dan Saring > Filter .
3. Panah drop-down kecil akan muncul di masing-masing tajuk kolom. Klik panah drop-down untuk kolom yang ingin Anda masukkan ke dalam urutan abjad, dan pilih Urutkan A sampai Z :

Kolom langsung diurutkan menurut abjad, dan tanda panah kecil ke atas pada tombol filter menunjukkan urutan penyortiran (menaik):

Untuk membalik urutan, pilih Urutkan Z ke A dari menu drop-down filter.

Untuk lepaskan filter , cukup klik tombol Filter tombol lagi.

Cara menempatkan beberapa kolom dalam urutan abjad

Jika Anda ingin mengurutkan abjad data dalam beberapa kolom, gunakan Excel Sortir yang memberikan kontrol lebih besar atas bagaimana data Anda diurutkan.

Sebagai contoh, mari kita tambahkan satu kolom lagi ke dataset kita, dan kemudian menyusun entri menurut abjad terlebih dulu dengan Wilayah dan kemudian oleh Nama :

Untuk menyelesaikannya, silakan lakukan langkah-langkah berikut ini:

1. Pilih seluruh tabel yang ingin Anda sortir.

   Dalam kebanyakan kasus, kamu bisa memilih hanya satu cell dan Excel akan memilih sisa datamu secara otomatis, namun ini adalah pendekatan yang rawan kesalahan, terutama ketika ada beberapa celah (cell kosong) dalam datamu.

2. Pada Data tab, di tab Urutkan &; Saring kelompok, klik tombol Sortir
3. The Sortir kotak dialog akan muncul dengan tingkat pengurutan pertama yang dibuat untuk Anda secara otomatis sesuai keinginan Excel.

   Dalam Urutkan berdasarkan kotak dropdown, pilih kolom yang ingin Anda abjadkan terlebih dulu, Wilayah Dalam dua kotak lainnya, biarkan pengaturan default: Urutkan - Nilai sel dan Pesanan - A sampai Z :

   Tip. Jika dropdown pertama menampilkan huruf kolom alih-alih judul, centang Data saya memiliki tajuk kotak.

4. Klik Tambahkan Level untuk menambahkan level berikutnya dan memilih opsi untuk kolom lain.

   Dalam contoh ini, tingkat kedua mengurutkan nilai-nilai dalam Nama kolom menurut abjad dari A hingga Z:

   Tip. Jika Anda menyortir menurut beberapa kolom dengan kriteria yang sama, klik Tingkat Salinan bukannya Tambahkan Level Dalam hal ini, Anda hanya perlu memilih kolom yang berbeda dalam kotak pertama.

5. Tambahkan lebih banyak level sortir jika diperlukan, dan klik OK .

Excel akan mengurutkan data Anda dalam urutan yang ditentukan. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini, tabel kita disusun menurut abjad persis seperti yang seharusnya: pertama menurut Wilayah dan kemudian oleh Nama :

Cara mengurutkan baris menurut abjad di Excel

Jika data Anda disusun secara horizontal, Anda mungkin ingin mengurutkannya menurut abjad di seluruh baris. Ini juga dapat dilakukan dengan menggunakan Excel Sortir fitur. Begini caranya:

1. Pilih rentang yang ingin Anda urutkan. Jika tabel Anda memiliki label baris yang tidak boleh dipindahkan, pastikan untuk tidak memasukkannya.
2. Pergi ke Data tab> Sortir dan Saring kelompok, dan klik Sortir :
3. Dalam Sortir kotak dialog, klik tombol Pilihan...
4. Dalam ukuran kecil Opsi Penyortiran dialog yang muncul, pilih Urutkan dari kiri ke kanan , dan klik OK untuk kembali ke Sortir
5. Dari Urutkan berdasarkan pilih nomor baris yang ingin Anda abjadkan (Baris 1 dalam contoh ini). Dalam dua kotak lainnya, nilai default akan baik-baik saja, jadi kita tetap mempertahankannya ( Nilai Sel di Urutkan kotak, dan A sampai Z di Pesanan kotak), dan klik OK:

Hasilnya, baris pertama dalam tabel kami diurutkan menurut urutan abjad, dan data lainnya disusun ulang sesuai dengan itu, dengan mempertahankan semua korelasi di antara entri-entri:

Masalah dengan pengurutan menurut abjad di Excel

Fitur pengurutan Excel memang luar biasa, tetapi jika Anda bekerja dengan data yang tidak terstruktur dengan sempurna, banyak hal yang mungkin salah. Berikut adalah dua masalah umum.

Kolom dan baris kosong atau tersembunyi

Jika ada baris dan kolom kosong atau tersembunyi di dalam data Anda, dan Anda memilih hanya satu sel sebelum mengklik tombol sortir, hanya bagian dari data Anda sampai baris dan/atau kolom kosong pertama yang akan diurutkan.

Perbaikan yang mudah adalah menghilangkan bagian yang kosong dan membuka semua area tersembunyi sebelum menyortir. Jika ada baris kosong (bukan baris tersembunyi!), Anda bisa memilih seluruh tabel terlebih dahulu, lalu mengurutkan alfabet.

Tajuk kolom yang tidak dapat dikenali

Jika tajuk kolom Anda diformat berbeda dari data lainnya, Excel cukup pintar untuk mengidentifikasinya dan mengecualikannya dari penyortiran. Tetapi jika baris tajuk tidak memiliki format khusus, tajuk kolom Anda kemungkinan besar akan diperlakukan sebagai entri biasa dan berakhir di suatu tempat di tengah-tengah data yang diurutkan. Untuk mencegah hal ini terjadi, pilih hanya baris data, lalu urutkan.

Apabila menggunakan Sortir kotak dialog, pastikan kotak dialog Data saya memiliki tajuk kotak centang dipilih.

Cara mengurutkan menurut abjad di Excel dengan rumus

Microsoft Excel menyediakan berbagai fitur untuk mengatasi berbagai tugas yang berbeda. Banyak, tapi tidak semua. Jika Anda menghadapi tantangan yang tidak ada solusi bawaannya, kemungkinan besar itu bisa diselesaikan dengan rumus. Hal ini juga berlaku untuk penyortiran abjad. Di bawah ini, Anda akan menemukan beberapa contoh ketika urutan abjad hanya dapat dilakukan dengan rumus.

Cara membuat alfabet di Excel dengan nama belakang

Karena ada beberapa cara umum untuk menulis nama dalam bahasa Inggris, terkadang Anda mungkin menemukan diri Anda berada dalam situasi ketika entri dimulai dengan nama depan, sementara Anda harus mengurutkannya berdasarkan abjad nama belakang:

Opsi pengurutan Excel tidak dapat membantu dalam kasus ini, jadi mari kita gunakan rumus.

Dengan nama lengkap di A2, sisipkan rumus berikut dalam dua sel yang berbeda, lalu salin ke bawah kolom hingga sel terakhir dengan data:

Di C2, ekstrak nama pertama :

=KIRI(A2, CARI(" ", A2)-1)

Pada D2, tarik nama belakang :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Dan kemudian, menggabungkan bagian-bagian dalam urutan terbalik yang dipisahkan oleh koma:

=D2&", "&C2

Penjelasan rinci mengenai rumus-rumus bisa ditemukan di sini, untuk saat ini, mari kita fokus saja pada hasilnya:

Karena kita perlu mengurutkan abjad nama-nama, bukan rumus, ubahlah menjadi nilai. Untuk ini, pilih semua sel rumus (E2: E10) dan tekan Ctrl + C untuk menyalinnya. Klik kanan sel yang dipilih, klik pada Nilai-nilai di bawah Opsi Tempel dan tekan tombol Enter:

Bagus, Anda hampir sampai di sana! Sekarang, pilih sel mana pun dalam kolom yang dihasilkan, klik tombol A sampai Z atau Z ke A tombol pada Data tab, dan Anda mendapatkannya - daftar yang diurutkan menurut abjad nama belakang:

Jika Anda perlu mengembalikan ke aslinya Nama Pertama Nama Belakang format, ada sedikit pekerjaan yang harus Anda lakukan:

Pisahkan lagi nama-nama tersebut menjadi dua bagian dengan menggunakan rumus di bawah ini (di mana E2 adalah nama yang dipisahkan koma):

Dapatkan nama pertama :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Dapatkan nama belakang :

=KIRI(E2, CARI(" ", E2) - 2)

Dan menyatukan kedua bagian tersebut:

=G2&" "&H2

Lakukan konversi rumus ke nilai sekali lagi, dan Anda sudah siap!

Prosesnya mungkin terlihat sedikit rumit di atas kertas, tetapi percayalah, ini hanya akan memakan waktu beberapa menit di Excel Anda. Bahkan, ini akan memakan waktu lebih sedikit daripada membaca tutorial ini, apalagi membuat abjad nama-nama secara manual :)

Cara membuat abjad setiap baris satu per satu di Excel

Dalam salah satu contoh sebelumnya, kita telah membahas cara mengurutkan baris di Excel dengan menggunakan kotak dialog Sortir. Dalam contoh itu, kita berurusan dengan sekumpulan data yang saling berkorelasi. Tetapi bagaimana jika setiap baris berisi informasi independen? Bagaimana Anda mengurutkan setiap baris satu per satu?

Jika Anda memiliki jumlah baris yang masuk akal, Anda dapat mengurutkannya satu per satu dengan melakukan langkah-langkah ini. Jika Anda memiliki ratusan atau ribuan baris, itu akan membuang-buang waktu. Rumus dapat melakukan hal yang sama dengan lebih cepat.

Misalkan Anda memiliki banyak baris data yang harus disusun ulang menurut abjad seperti ini:

Untuk memulainya, salin label baris ke lembar kerja lain atau lokasi lain di lembar yang sama, lalu gunakan rumus larik berikut untuk meletakkan setiap baris dalam urutan abjad (di mana B2: D2 adalah baris pertama di tabel sumber):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Harap diingat bahwa cara yang benar untuk memasukkan rumus array di Excel adalah dengan menekan Ctrl + Shift + Enter .

Jika Anda tidak terlalu nyaman dengan rumus array Excel, ikuti langkah-langkah berikut untuk memasukkannya dengan benar di lembar kerja Anda:

1. Ketik rumusnya di cell pertama (G2 dalam kasus kita), dan tekan Ctrl + Shift + Enter . Saat kamu melakukan ini, Excel akan mengapit rumusnya dalam {kurung kurung keriting}. Jangan coba-coba mengetikkan kurung kurungnya secara manual, karena itu tidak akan berhasil.
2. Pilih sel formula (G2) dan seret gagang isian ke kanan untuk menyalin formula ke sel lain dari baris pertama (hingga sel I2 dalam contoh ini).
3. Pilih semua sel rumus di baris pertama (G2:I2) dan seret gagang isian ke bawah untuk menyalin rumus ke baris lain.

Catatan penting! Formula di atas berfungsi dengan beberapa peringatan: sumber data Anda tidak boleh mengandung sel kosong atau nilai duplikat .

Jika dataset Anda memiliki beberapa kekosongan, bungkus rumus dalam fungsi IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Sayangnya, tidak ada solusi mudah untuk duplikat. Jika Anda mengetahuinya, silakan berbagi di komentar!

Bagaimana formula ini bekerja

Rumus di atas didasarkan pada kombinasi INDEX MATCH klasik yang digunakan untuk melakukan pencarian horizontal di Excel. Tetapi karena kita membutuhkan jenis "pencarian alfabetis", kami telah membangunnya kembali dengan cara ini:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) membandingkan semua nilai di baris yang sama satu sama lain dan mengembalikan array peringkat relatif mereka. Misalnya, di baris 2 mengembalikan {2,3,1}, yang berarti Caden adalah yang ke-2, Oliver adalah yang ke-3, dan Aria adalah yang ke-1. Dengan cara ini, kita mendapatkan array pencarian untuk fungsi MATCH.

COLUMNS($B2:B2) memasok nilai pencarian. Karena penggunaan referensi absolut dan relatif yang cerdas, angka yang dikembalikan bertambah 1 saat kita bergerak ke kanan. Artinya, untuk G2, nilai pencarian adalah 1, untuk H2 - 2, untuk I2 - 3.

MATCH mencari nilai pencarian yang dihitung oleh COLUMNS() dalam larik pencarian yang dikembalikan oleh COUNTIF(), dan mengembalikan posisi relatifnya. Misalnya, untuk G2, nilai pencariannya adalah 1, yang berada di posisi ke-3 dalam larik pencarian, sehingga MATCH mengembalikan 3.

Akhirnya, INDEX mengekstrak nilai sebenarnya berdasarkan posisi relatifnya dalam baris. Untuk G2, ia mengambil nilai ke-3 dalam rentang B2:D2, yaitu Aria.

Cara mengurutkan setiap kolom menurut abjad di Excel

Jika Anda berurusan dengan himpunan data independen yang disusun secara vertikal dalam kolom, Anda dapat dengan mudah mengubah rumus di atas untuk mengurutkan setiap kolom satu per satu. Cukup ganti COLUMNS() dengan ROWS(), buat beberapa koordinat kolom menjadi absolut dan koordinat baris menjadi relatif, dan rumus Anda sudah siap:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0)))

Harap diingat, ini adalah rumus larik yang harus diselesaikan dengan Ctrl + Shift + Enter :

Selain memberikan solusi untuk tugas-tugas yang tidak mungkin diselesaikan dengan opsi pengurutan bawaan Excel, formula memiliki satu lagi (meskipun dapat diperdebatkan :) keuntungan - mereka membuat penyortiran dinamis Dengan fitur bawaan, Anda harus mengubah data Anda setiap kali entri baru ditambahkan. Dengan rumus, Anda dapat menambahkan data baru kapan saja dan daftar yang diurutkan akan diperbarui secara otomatis.

Jika Anda lebih suka membuat susunan abjad baru Anda statis, ganti rumus dengan hasilnya dengan menggunakan Tempel Khusus > Nilai-nilai .

Untuk melihat lebih dekat rumus-rumus yang dibahas dalam tutorial ini, Anda dipersilakan mengunduh lembar kerja Urutan Abjad Excel kami. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!