Ovaj vodič će vas voditi kako napraviti potvrdni okvir u Excelu i koristiti rezultate potvrdnog okvira u formulama za izradu interaktivnog popisa za provjeru, popisa obaveza, izvješća ili grafikona.

Vjerujem da svi znaju što je potvrdni okvir, sigurno ste ih vidjeli dosta na raznim online obrascima. Ipak, radi jasnoće, dopustite mi da počnem s kratkom definicijom.

Kvatica , također se naziva kvačica ili kvačica okvir ili okvir za odabir , je mali kvadratni okvir u kojem kliknete da biste odabrali ili poništili odabir dane opcije.

Umetanje potvrdnog okvira u Excelu zvuči kao trivijalna stvar, ali otvara niz novih mogućnosti za vaše radne listove koji će vas držati na pravom putu s vašim ciljevima, rasporedom, zadacima itd.

Kako umetnuti potvrdni okvir u Excelu

Kao i sve druge Form kontrole, Check Box kontrola se nalazi na kartici Developer, koja se prema zadanim postavkama ne pojavljuje na vrpci programa Excel. Dakle, prvo ga trebate uključiti.

1. Prikaži karticu Razvojni programer na vrpci

Da biste dodali karticu Razvojni programer na vrpcu programa Excel, učinite sljedeće:

• Kliknite desnom tipkom bilo gdje na vrpci, a zatim kliknite Prilagodite vrpcu … Ili kliknite Datoteka > Opcije > Prilagodi vrpcu .
• Pod Prilagodi vrpcu , odaberite Main Tabs (obično je odabrano prema zadanim postavkama), potvrdite okvir Developer i klikniteradi savršeno!

  

Ako želite sakriti #DIV/0! greška koja se pojavljuje kada nije odabrana nijedna regija, zamotajte DSUM u funkciju IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Ako uz ukupni iznos, vaše izvješće izračunava prosjek za svaki redak, možete koristiti DAVERAGE( baza podataka, polje, kriteriji) za dobivanje prosjeka prodaje za odabrane regije.

Konačno, sakrijte i vjerojatno zaključajte područje kriterija kako biste spriječili slučajne promjene i vaše interaktivno izvješće je spremno !



Preuzmite interaktivno izvješće

Napravite dinamički grafikon na temelju stanja potvrdnog okvira

Ovaj primjer će vas naučiti kako stvoriti dinamički Grafikon programa Excel koji može reagirati na promjenu stanja potvrdnih okvira (odabrano ili poništeno):



Izvorni podaci za ovaj primjer jednostavni su:



Da biste ga pretvorili u dinamički Excel grafikon, izvršite sljedeće korake:

1. Stvorite potvrdne okvire i povežite ih za prazne Stanice.

   Konkretno, umetnite 2 potvrdna okvira za 2013. i 2014. godinu i povežite ih s ćelijama G2 odnosno G3:

   

2. Stvorite skup podataka za grafikon ovisno o izvornim podacima i povezanim ćelijama (pogledajte sliku u nastavku):
   • Za 2013. godinu (J4:J7), koristite sljedeću formulu:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Ako je odabran potvrdni okvir 2013 (G2 je TRUE), formula povlači izvornu vrijednost iz B4, inače vraća #N/Agreška.

   • Za godinu 2014. (K4:K7), unesite sličnu formulu za izvlačenje vrijednosti iz stupca C ako je odabran potvrdni okvir 2014.:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • U ćeliju L4 unesite formulu =$D4 i kopirajte je dolje u L7. Budući da bi podaci za 2015. uvijek trebali biti prikazani u grafikonu, IF formula nije potrebna za ovaj stupac.

   

3. Stvorite kombinirani grafikon na temelju ovisnog skupa podataka (I3:L7). Budući da smo sve ćelije u ovisnoj tablici povezali s izvornim podacima, grafikon će se automatski ažurirati čim se izvrši bilo kakva promjena u izvornom skupu podataka.

   

Preuzmite dinamički grafikon

Ovako možete stvoriti i koristiti potvrdne okvire u Excelu. Da biste pregledali sve primjere o kojima se govori u ovom vodiču, možda ćete htjeti preuzeti naš primjer radne bilježnice u nastavku. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan.

Radna knjiga za vježbe za preuzimanje

Primjeri potvrdnih okvira programa Excel (.xlsx datoteka)

OK.

Sada, s karticom Razvojni programer na mjestu, imate pristup mnoštvu interaktivnih kontrola, uključujući okvir za potvrdu.

2 . Organizirajte podatke

Ako stvarate Excel kontrolni popis ili popis obaveza, prvi korak je napraviti popis zadataka ili drugih stavki za koje će se umetnuti potvrdni okviri.

Za ovaj primjer izradio sam sljedeći Kontrolni popis za planiranje zabave :

3. Dodajte potvrdni okvir

Koraci pripreme su završeni i sada dolazimo do glavnog dijela - dodajte potvrdne okvire na naš popis za planiranje zabave.

Da biste umetnuli potvrdni okvir u Excelu, izvršite ove korake :

• Na kartici Developer , u grupi Controls kliknite Insert i odaberite Check Box pod Kontrole obrazaca .

  

• Kliknite na ćeliju u koju želite umetnuti prvi potvrdni okvir (B2 u ovom primjeru). Kontrola potvrdnog okvira pojavit će se blizu tog mjesta, iako nije točno pozicionirana u ćeliji:

  

• Da biste ispravno postavili potvrdni okvir, postavite pokazivač miša iznad njega i čim kursor se mijenja u četverokraku strelicu, povucite potvrdni okvir gdje želite.

  

• Da biste uklonili tekst " Potvrdni okvir 1 ", desnom tipkom miša kliknite potvrdni okvir, odaberite tekst i izbrišite ga. Ili kliknite desnom tipkom potvrdni okvir, odaberite Uredi tekst u kontekstnom izborniku, a zatim izbrišite tekst.

  

Vaš prvi potvrdni okvir u programu Excel je spreman,i samo ga morate kopirati u druge ćelije.

4. Kopirajte potvrdni okvir u druge ćelije

Odaberite ćeliju s potvrdnim okvirom pomoću tipki sa strelicama na tipkovnici i postavite pokazivač iznad donjeg desnog kuta ćelije. Kada se pokazivač miša promijeni u tanki crni križ, povucite ga dolje do zadnje ćelije u koju želite kopirati potvrdni okvir.

Gotovo! Potvrdni okviri dodani su svim stavkama na popisu za provjeru:

Kao što možete vidjeti na gornjoj snimci zaslona, ​​naš popis za provjeru programa Excel gotovo je spreman. Zašto skoro? Iako su potvrdni okviri umetnuti i sada ih možete označiti ili poništiti jednostavnim klikom na okvir, Microsoft Excel ne može odgovoriti na te promjene jer nijedna ćelija još nije povezana ni s jednim od potvrdnih okvira.

Sljedeći dio našeg vodiča za potvrdni okvir za Excel naučit će vas kako uhvatiti korisnika koji odabire ili briše potvrdni okvir i kako koristiti te informacije u svojim formulama.

Kako povezati potvrdni okvir s ćelijom

Kao Već smo spomenuli, da biste mogli uhvatiti stanje potvrdnog okvira (označeno ili neoznačeno), morate povezati potvrdni okvir s određenom ćelijom. Da biste to učinili, slijedite ove korake:

1. Desnom tipkom kliknite potvrdni okvir, a zatim kliknite Kontrola oblikovanja .

   

2. U dijaloškom okviru Kontrola oblikovanja prebacite se na karticu Kontrola , kliknite okvir Veza ćelije i odaberite praznu ćeliju na listu na kojiželite povezati s potvrdnim okvirom ili ručno upišite referencu ćelije:

   

3. Ponovite gornji korak za druge potvrdne okvire.

   Savjet. Kako biste jednostavno identificirali povezane ćelije, odaberite ih u susjednom stupcu koji ne sadrži druge podatke. Na taj ćete način kasnije moći sigurno sakriti povezane ćelije kako vam ne bi zatrpavale radni list.

4. Na kraju kliknite na svaki od povezanih potvrdnih okvira. U povezanim ćelijama, TRUE se pojavljuje za odabrane potvrdne okvire, a FALSE za izbrisane potvrdne okvire:

   

U ovom trenutku, povezane ćelije vjerojatno nemaju puno smisla, ali strpite me još malo i vidjet ćete koliko vam novih prilika pružaju.

Primjeri korištenja potvrdnih okvira u Excelu

U nastavku ćete pronaći nekoliko primjera kako koristite potvrdne okvire u Excelu za izradu interaktivnog popisa za provjeru, popisa obaveza, izvješća i grafikona. Ali prvo naučimo kako povezati potvrdne okvire sa ćelijama. Tehnika je vrlo jednostavna, ali je kamen temeljac korištenja rezultata potvrdnog okvira u vašim formulama.

Savjet. Da biste brzo dobili izbor predložaka popisa za provjeru za Excel, kliknite Datoteka > Novo , upišite "popis za provjeru" u okvir za pretraživanje i pritisnite Enter.

Kako napravite kontrolni popis sa sažetkom podataka

Zapravo, već smo obavili veći dio posla dodajući potvrdne okvire i povezujući ih sa ćelijama. Sada ćemo samo napisati nekoliko formula zaizradite sažetak podataka za naš kontrolni popis programa Excel.

Formula za izračun ukupnog broja zadataka

Najlakši je - upotrijebite funkciju COUNTA da dobijete broj nepraznih ćelija na kontrolnom popisu :

=COUNTA(A2:A12)

Gdje su A2:A12 stavke kontrolne liste.

Formula za brojanje označenih stavki (dovršenih zadataka)

Dovršen zadatak znači potvrdni okvir sa simbolom kvačice u njemu, što znači TRUE vrijednost u povezanoj ćeliji. Dakle, dobijte ukupan broj TRUE s ovom formulom COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Gdje su C2:C12 povezane ćelije.

Da bi formula bila malo pametnija, koristite COUNTIFS umjesto COUNTIF za provjeru praznih ćelija na popisu (stupac A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

U ovom slučaju, ako izbrišete neke irelevantne stavke s popisa za provjeru programa Excel, ali zaboravite ukloniti simbol kvačice iz odgovarajućeg okvira, takve kvačice se neće računati.

Formula za dobivanje postotka dovršenih zadataka

Da biste izračunali prikazani od dovršenih zadataka, upotrijebite regularna formula postotka:

Part/Total = Percentage

U našem slučaju, podijelite broj dovršenih zadataka s ukupnim brojem zadataka, ovako:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Sljedeća snimka zaslona pokazuje sve gore navedene formule na djelu:

Kao što možete vidjeti na gornjoj snimci zaslona, ​​umetnuli smo još jednu formulu u B18. Formula se temelji na funkciji IF koja vraća "Da" ako je brojdovršenih zadataka jednako je ukupnom broju zadataka, inače "Ne":

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Da biste još malo uljepšali svoj popis za provjeru, možete stvoriti nekoliko pravila uvjetnog oblikovanja koja će promijeniti boju ćelija B18 ovisno o njezinoj vrijednosti.

Kad to završite, sakrijte stupac s povezanim ćelijama i vaš kontrolni popis programa Excel je gotov!

Ako vam se sviđa popis za provjeru koji smo izradili za ovaj primjer, slobodno ga sada možete preuzeti.

Preuzmite popis za provjeru programa Excel

Kako izraditi popis obaveza s uvjetnim oblikovanjem

U osnovi , možete dodati potvrdne okvire i formule za popis obaveza na točno isti način kao što smo upravo učinili za kontrolni popis programa Excel. "Koja je onda svrha pisanja ovog odjeljka?" mozes mene pitati. Pa, na tipičnom popisu obaveza dovršeni zadaci imaju precrtani format ovako:

Ovaj učinak može se lako postići stvaranjem pravilo uvjetnog oblikovanja. Detaljni koraci slijede u nastavku.

Za početak, zapišite popis zadataka, umetnite potvrdne okvire i povežite ih s ćelijama:

A sada primijenite uvjetno oblikovanje koje će označenim stavkama dati precrtani format i, izborno, drugu pozadinu ili boju fonta.

1. Odaberite popis zadataka (A2:A11 u ovom primjeru ).
2. Idite na karticu Početna > Stilovi grupu i kliknite Uvjetno oblikovanje > NovoPravilo…
3. U dijaloškom okviru Novo pravilo oblikovanja odaberite Upotrijebi formulu za određivanje ćelija za oblikovanje .
4. U U okvir Formatirajte vrijednosti gdje je ova formula istinita unesite sljedeću formulu:

   =$C2=TRUE

   Gdje je C2 najgornja povezana ćelija.

   

   Vidi također: Prebrojite jedinstvene i različite vrijednosti u Excelu pomoću formule ili zaokretne tablice
5. Kliknite na gumb Format , postavite željeni stil oblikovanja i kliknite U redu. U ovom primjeru odabiremo efekt Precrtano i svijetlo sivu boju fonta:

   

   Savjet. Ako imate malo iskustva s uvjetnim oblikovanjem, možda će vam pomoći sljedeće detaljne smjernice: Uvjetno oblikovanje programa Excel na temelju druge vrijednosti ćelije.

Od sada, svaki put kad je određeni okvir označen, odgovarajuća stavka se formatira u svijetlosivoj boji fonta s precrtanom bojom.

Evo još jedne ideje za formatiranje vašeg Excel popisa obaveza. Umjesto da precrtavate natjecane zadatke, možete umetnuti dodatni stupac sa sljedećom IF formulom:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Gdje je E2 najpovezanija ćelija na vrhu.

Kao prikazano na snimci zaslona u nastavku, formula vraća "Gotovo" ako povezana ćelija sadrži TRUE, "To be done" ako je FALSE:

Nakon toga primijenite željeni uvjetni format u stupac Status na temelju ove formule:

=$C2="Done"

Rezultat će izgledati otprilike ovako:

Na kraju, dodajte nekoliko formulaizračunajte dovršene zadatke (kao što smo učinili za popis za provjeru), sakrijte povezane ćelije i vaš Excel popis obaveza je spreman!

Trakasti grafikon na vrhu popisa obveza temelji se na formuli postotka u B2. Ako vas zanimaju pojedinosti, preporučujem vam da preuzmete predložak, otkrijete stupce D i E i istražite formule.

Preuzmite predložak popisa obveza

Kako stvoriti interaktivno izvješće s potvrdnim okvirima

Još jedna korisna primjena potvrdnih okvira u Excelu je za stvaranje interaktivnih izvješća.

Pretpostavimo da imate izvješće o prodaji koje uključuje podatke za 4 regije: sjever, jug, istok i zapad . Vaš cilj je dobiti ukupan iznos za jednu ili više odabranih regija. Naravno, to se može učiniti korištenjem značajke Slicers Excel tablice ili zaokretne tablice ili umetanjem međuzbrojeva. Ali zašto ne bismo izvješće učinili lakšim za korištenje umetanjem 4 potvrdna okvira na vrhu?

Izgleda lijepo, zar ne? Da biste izradili slično izvješće na svom listu, slijedite ove korake:

1. Dodajte 4 potvrdna okvira na vrhu lista, za Sjever , Jug , Istok i Zapad regije.
2. Stvorite područje kriterija negdje u neiskorištenom dijelu lista i povežite potvrdne okvire s praznim ćelijama:

   

   Na gornjoj snimci zaslona, ​​I2:I5 su povezane ćelije, a H2:H5 su nazivi regija točno onako kako se pojavljuju uizvješće.

3. Dodajte još jedan stupac u područje kriterija s formulom IF koja vraća naziv regije ako je povezana ćelija ocijenjena kao TRUE, crtica ("-") inače:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Upišite naslov za stupac formule koji točno odgovara naslovu odgovarajućeg stupca u izvješću ( Regija u ovom primjeru). Točno podudaranje je vrlo važno i na sljedećem koraku ćete shvatiti zašto.
5. Zatim napišite formulu za izračun ukupnog iznosa za odabrane regije. Za ovo ćemo koristiti funkciju DSUM koja zbraja vrijednosti u bazi podataka koje odgovaraju navedenim uvjetima: DSUM(baza podataka, polje, kriteriji)

   Gdje:

   • Baza podataka je vaša tablica ili raspon uključujući naslove stupaca (A5:F48 u ovom primjeru).
   • Polje je stupac koji želite zbrojiti. Može se unijeti ili kao naslov stupca u navodnicima ili kao broj koji predstavlja položaj stupca u bazi podataka. U ovom primjeru zbrajamo brojeve u stupcu Sub-total , tako da je naš drugi argument "sub-total".
   • Kriterij je raspon ćelija koji sadrže vaše uvjete, uključujući naslov stupca (J1:J5). Zato bi naslov stupca formule u području kriterija trebao odgovarati naslovu stupca u izvješću.

   Složite gornji argument i vaša DSUM formula će biti sljedeća:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   …i