V tem vodniku boste izvedeli, kako v Excelu ustvariti potrditveno polje in rezultate potrditvenega polja uporabiti v formulah za ustvarjanje interaktivnega kontrolnega seznama, seznama opravil, poročila ali grafa.

Verjamem, da vsi veste, kaj je potrditveno polje, saj ste jih gotovo videli veliko na različnih obrazcih na spletu. Kljub temu naj zaradi jasnosti najprej podam kratko opredelitev.

A potrditveno polje , imenovan tudi označi polje ali potrditveno polje ali izbirno polje je majhno kvadratno polje, v katerem s klikom izberete ali zavrnete izbiro določene možnosti.

Vstavljanje potrditvenega polja v Excel se zdi trivialno, vendar odpira številne nove možnosti za vaše delovne liste, s katerimi boste lahko sledili svojim ciljem, urniku, nalogam itd.

Kako vstaviti potrditveno polje v Excelu

Tako kot vse druge Obrazec kontrole,... Izključno polje se nahaja na zavihku Razvijalec, ki privzeto ni prikazan na Excelovem traku, zato ga morate najprej vklopiti.

1. Prikažite zavihek Razvijalec na traku

Če želite dodati zavihek Razvijalec v Excelov trak, naredite naslednje:

• Z desno tipko miške kliknite kjer koli na traku in nato kliknite Prilagajanje traku ... Ali pa kliknite Datoteka > Možnosti > Prilagoditev traku .
• Pod naslovom Prilagajanje traku , izberite Glavni zavihki (običajno je privzeto izbrana), preverite Razvijalec in kliknite OK.

Z zavihkom Razvijalec lahko zdaj dostopate do številnih interaktivnih upravljalnih elementov, vključno s potrditvenim poljem.

2. Organizirajte podatke

Če ustvarjate kontrolni seznam ali seznam opravil v Excelu, najprej pripravite seznam opravil ali drugih elementov, za katere bodo vstavljena potrditvena polja.

Za ta primer sem ustvaril naslednje Kontrolni seznam za načrtovanje zabave :

3. Dodajte potrditveno polje

Pripravljalni koraki so končani, zdaj pa se lotimo glavnega dela - na seznam za načrtovanje zabave dodajte potrditvena polja.

Če želite vstaviti potrditveno polje v Excelu, izvedite naslednje korake:

• Na Razvijalec v zavihku Nadzor skupino, kliknite Vstavite in izberite Izključno polje na spletnem mestu . Nadzor obrazca .

  

• Kliknite v celico, v katero želite vstaviti prvo potrditveno polje (B2 v tem primeru). Kontrolni element potrditveno polje se bo pojavil v bližini tega mesta, čeprav ne bo natančno nameščen v celico:

  

• Če želite pravilno namestiti potrditveno polje, se z miško pomaknite nanj in takoj, ko se kazalec spremeni v štirismerno puščico, povlecite potrditveno polje, kamor želite.

  

• Odstranitev besedila " Označite polje 1 ", desno kliknite potrditveno polje, izberite besedilo in ga izbrišite. Ali pa desno kliknite potrditveno polje, izberite Urejanje besedila v kontekstnem meniju in nato izbrišite besedilo.

  

Vaše prvo potrditveno polje programa Excel je pripravljeno, zato ga morate le še kopirati v druge celice.

4. Kopirajte potrditveno polje v druge celice

S smernimi tipkami na tipkovnici izberite celico s potrditvenim poljem in postavite kazalec v spodnji desni kot celice. Ko se kazalec miške spremeni v tanek črn križec, ga povlecite navzdol do zadnje celice, v katero želite kopirati potrditveno polje.

Končano! Vsem elementom na kontrolnem seznamu so dodana potrditvena polja:

Kot lahko vidite na zgornji zaslonski sliki, je naš kontrolni seznam programa Excel skoraj pripravljen. Zakaj skoraj? Čeprav so kontrolna polja vstavljena in jih zdaj lahko označite ali odkljukate s preprostim klikom na polje, se Microsoft Excel ne more odzvati na te spremembe, ker nobena celica še ni povezana z nobenim od kontrolnih polj.

V naslednjem delu učbenika za kontrolna polja v Excelu se boste naučili, kako zajeti uporabnika, ki izbere ali počisti kontrolno polje, in kako te informacije uporabiti v formulah.

Kako povezati potrditveno polje s celico

Kot smo že omenili, morate za zajem stanja potrditvenega polja (označeno ali neodkljukano) potrditveno polje povezati z določeno celico. Če želite to narediti, sledite naslednjim korakom:

1. Z desno tipko miške kliknite potrditveno polje in nato kliknite Nadzor formata .

   

2. V Nadzor formata pogovorno okno, preklopite na Nadzor kliknite na zavihek Povezava s celicami in izberite prazno celico na listu, s katero želite vzpostaviti povezavo s potrditvenim poljem, ali ročno vnesite sklic na celico:

   

3. Zgornji korak ponovite za druga potrditvena polja.

   Nasvet. Če želite lažje prepoznati povezane celice, jih izberite v sosednjem stolpcu, ki ne vsebuje drugih podatkov. Tako boste lahko kasneje varno skrili povezane celice, da ne bodo zasenčile delovnega lista.

4. Na koncu kliknite na vsako od povezanih potrditvenih polj. V povezanih celicah se za izbrana potrditvena polja prikaže TRUE, za izbrisana potrditvena polja pa FALSE:

   

Na tej točki povezane celice verjetno nimajo veliko smisla, vendar me še malo spremljajte in videli boste, koliko novih priložnosti vam ponujajo.

Primeri uporabe potrditvenih polj v Excelu

V nadaljevanju boste našli nekaj primerov uporabe potrditvenih polj v Excelu za izdelavo interaktivnega kontrolnega seznama, seznama opravil, poročila in grafa. Najprej pa se naučimo, kako potrditvena polja povezati s celicami. Tehnika je zelo preprosta, vendar je temelj uporabe rezultatov potrditvenih polj v formulah.

Nasvet. Če želite hitro dobiti izbor predlog kontrolnih seznamov za Excel, kliknite Datoteka > Novo , v iskalno polje vpišite "checklist" in pritisnite Enter.

Kako narediti kontrolni seznam s povzetkom podatkov

Pravzaprav smo večji del dela že opravili z dodajanjem potrditvenih polj in njihovim povezovanjem s celicami. Zdaj bomo napisali le še nekaj formul, da ustvarimo povzetek podatkov za naš kontrolni seznam Excel.

Formula za izračun skupnega števila nalog

To je najlažje - uporabite funkcijo COUNTA, da dobite število nepraznih celic v kontrolnem seznamu:

=COUNTA(A2:A12)

Pri čemer so A2:A12 postavke kontrolnega seznama.

Formula za štetje števila označenih elementov (opravljenih nalog)

Opravljeno opravilo pomeni potrditveno polje s simbolom kljukice, kar pomeni vrednost TRUE v povezani celici. Zato s to formulo COUNTIF dobite skupno število vrednosti TRUE:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Pri čemer so C2:C12 povezane celice.

Če želite formulo narediti nekoliko bolj pametno, uporabite COUNTIFS namesto COUNTIF za preverjanje praznih celic na seznamu (stolpec A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Če v tem primeru s kontrolnega seznama v Excelu izbrišete nekatere nepomembne elemente, vendar pozabite odstraniti kljukico iz ustreznega polja, te kljukice ne bodo upoštevane.

Formula za izračun odstotka opravljenih nalog

Za izračun predstavljenih opravljenih nalog uporabite običajno formulo za odstotke:

Del/skupaj = odstotek

V našem primeru delimo število opravljenih nalog s skupnim številom nalog na naslednji način:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Naslednja slika zaslona prikazuje delovanje vseh zgornjih formul:

Kot lahko vidite na zgornji sliki zaslona, smo v polje B18 vstavili še eno formulo. Formula temelji na funkciji IF, ki vrne "Da", če je število opravljenih nalog enako skupnemu številu nalog, in "Ne" v nasprotnem primeru:

=IF(B14=B15, "Ja!", "Ne :(")

Če želite svoj kontrolni seznam še dodatno polepšati, lahko ustvarite nekaj pravil pogojnega oblikovanja, ki bodo spremenila barvo celice B18 glede na njeno vrednost.

Ko to opravite, skrijte stolpec s povezanimi celicami in vaš kontrolni seznam Excel je končan!

Če vam je kontrolni seznam, ki smo ga ustvarili za ta primer, všeč, ga lahko prenesete.

Prenesite kontrolni seznam Excel

Kako ustvariti seznam opravil s pogojnim oblikovanjem

Načeloma lahko za seznam opravil dodajate potrditvena polja in formule na popolnoma enak način, kot smo to pravkar storili za kontrolni seznam Excel. "Kakšen smisel ima potem pisanje tega poglavja?" me lahko vprašate. No, v tipičnem seznamu opravil imajo opravljene naloge format prečrtavanja kot je ta:

Ta učinek lahko preprosto dosežete z ustvarjanjem pravila pogojnega oblikovanja. Podrobni koraki sledijo v nadaljevanju.

Najprej napišite seznam nalog, vstavite potrditvena polja in jih povežite s celicami:

In zdaj uporabite pogojno oblikovanje ki bo označenim elementom dodelil obliko prečrtane črke in po želji drugačno barvo ozadja ali pisave.

1. Izberite seznam opravil (v tem primeru A2:A11).
2. Pojdite na Domov zavihek> Stili in kliknite Pogojno oblikovanje > Novo pravilo...
3. V Novo pravilo za oblikovanje v pogovornem oknu izberite S formulo določite, katere celice je treba oblikovati .
4. V Oblikovanje vrednosti, pri katerih je ta formula resnična vnesite naslednjo formulo:

   =$C2=TRUE

   Pri čemer je C2 najvišja povezana celica.

   

5. Kliknite na Format nastavite želeni slog oblikovanja in kliknite V redu. V tem primeru izberemo Prečrtano in svetlo sivo barvo pisave:

   

   Nasvet: Če imate malo izkušenj s pogojnim oblikovanjem, vam bodo morda v pomoč naslednja podrobna navodila: Excelovo pogojno oblikovanje na podlagi vrednosti druge celice.

Sedaj se ob potrditvi določenega polja ustrezni element oblikuje v svetlo sivo barvo pisave s prečrtano črko.

In še ena zamisel za oblikovanje seznama opravil v Excelu: namesto da bi prečrtali opravila, ki jim je bilo ugodeno, lahko vstavite dodaten stolpec z naslednjo formulo IF:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Pri čemer je E2 najvišja povezana celica.

Kot je prikazano na spodnji sliki zaslona, formula vrne "Done", če povezana celica vsebuje TRUE, in "To be done", če FALSE:

Nato uporabite želeno pogojno obliko za Status stolpec na podlagi te formule:

=$C2="Opravljeno"

Rezultat bo videti približno takole:

Na koncu dodajte še nekaj formul za izračun opravljenih nalog (kot smo to storili za kontrolni seznam), skrijte povezane celice in vaš seznam opravil v Excelu je pripravljen!

Stolpčni diagram na vrhu seznama opravil temelji na odstotni formuli v B2. Če vas zanimajo podrobnosti, vam svetujem, da prenesete predlogo, odstranite stolpca D in E ter raziščete formule.

Prenesite predlogo za seznam opravil

Kako ustvariti interaktivno poročilo s potrditvenimi polji

Še ena uporabna aplikacija izbirnih polj v Excelu je ustvarjanje interaktivnih poročil.

Predpostavimo, da imate poročilo o prodaji, ki vključuje podatke za 4 regije: sever, jug, vzhod in zahod. Vaš cilj je dobiti skupno vrednost za eno ali več izbranih regij. To lahko seveda storite z uporabo funkcije Slicers v tabeli Excel ali PivotTable ali z vstavljanjem vmesnih vsot. Toda zakaj ne bi naredili poročila uporabniku prijaznejšega tako, da na vrhu vstavite 4 izbirna polja?

Videti je lepo, kajne? Če želite ustvariti podobno poročilo v svojem listu, sledite naslednjim korakom:

1. Na vrhu lista dodajte 4 potrditvena polja za Sever , Južni , Vzhodno in . West regije.
2. Območje meril ustvarite nekje v neuporabljenem delu lista, potrditvena polja pa povežite s praznimi celicami:

   

   Na zgornji sliki zaslona so I2:I5 povezane celice, H2:H5 pa so imena regij, natanko takšna, kot so prikazana v poročilu.

3. Območju meril dodajte še en stolpec s formulo IF, ki vrne ime regije, če je vrednost povezane celice TRUE, v nasprotnem primeru pa pomišljaj ("-"):

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Vnesite naslov stolpca formule, ki se natančno ujema z naslovom ustreznega stolpca v poročilu ( Regija Natančno ujemanje je zelo pomembno in v naslednjem koraku boste razumeli, zakaj.
5. Nato napišite formulo za izračun vsote za izbrane regije. Za to bomo uporabili funkcijo DSUM, ki sešteje vrednosti v zbirki podatkov, ki ustrezajo določenim pogojem: DSUM(zbirka podatkov, polje, merila)

   Kje:

   • Podatkovna zbirka je vaša tabela ali razpon, vključno z naslovi stolpcev (v tem primeru A5:F48).
   • Polje je stolpec, ki ga želite sešteti. Navedete ga lahko kot naslov stolpca v narekovajih ali kot številko, ki predstavlja položaj stolpca v zbirki podatkov. V tem primeru seštejemo številke v stolpcu Vmesni seštevek zato je naš drugi argument "vmesni seštevek".
   • Merila je območje celic, ki vsebujejo vaše pogoje, vključno z naslovom stolpca (J1:J5). Zato se mora naslov stolpca formule v območju meril ujemati z naslovom stolpca v poročilu.

   Če zgornje trditve združite, je formula DSUM naslednja:

   =DSUM(A5:F48, "vmesni seštevek", J1:J5)

   ...in deluje odlično!

   

Če želite skriti napako #DIV/0!, ki se pojavi, ko ni izbrana nobena regija, DSUM zavijte v funkcijo IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "vmesni seštevek", J1:J5), 0)

Če vaše poročilo poleg vsote izračunava tudi povprečje za vsako vrstico, lahko uporabite funkcijo DAVERAGE(podatkovna baza, polje, merila), da dobite prodajno povprečje za izbrane regije.

Na koncu skrijte in verjetno zaklenite območje meril, da preprečite naključne spremembe, in vaše interaktivno poročilo je pripravljeno!

Prenos interaktivnega poročila

Naredite dinamični grafikon na podlagi stanja potrditvenega polja

Ta primer vas bo naučil, kako ustvariti dinamični graf Excel, ki se lahko odziva na spreminjanje stanja potrditvenih polj (izbrano ali izbrisano):

Izvorni podatki za ta primer so preprosti:

Če ga želite spremeniti v dinamični graf Excel, izvedite naslednje korake:

1. Ustvarjanje potrditvenih polj in . povezava v prazne celice.

   Zlasti vstavite 2 potrditvena polja za leti 2013 in 2014 ter ju povežite s celicama G2 oziroma G3:

   

2. Ustvarite nabor podatkov za graf odvisno od izvornih podatkov in povezanih celic (glejte spodnjo sliko):
   • Za leto 2013 (J4:J7) uporabite naslednjo formulo:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Če je izbrano potrditveno polje 2013 (G2 je TRUE), formula iz B4 potegne prvotno vrednost, sicer vrne napako #N/A.

   • Za leto 2014 (K4:K7) vnesite podobno formulo, s katero se vrednosti prenesejo iz stolpca C, če je izbrano potrditveno polje 2014:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • V celico L4 vnesite formulo =$D4 in jo kopirajte v stolpec L7. Ker morajo biti podatki za leto 2015 vedno prikazani v grafu, formula IF za ta stolpec ni potrebna.

   

3. Ustvarite kombinirani diagram na podlagi odvisnega niza podatkov (I3:L7). Ker smo vse celice v odvisni tabeli povezali z izvirnimi podatki, se bo diagram samodejno posodobil takoj, ko bo v izvirnem nizu podatkov prišlo do kakršne koli spremembe.

   

Prenos dinamičnega grafikona

Tako lahko v Excelu ustvarite in uporabite potrditvena polja. Če želite pregledati vse primere, obravnavane v tem učbeniku, lahko prenesete naš spodnji vzorčni delovni zvezek. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu.

Praktični delovni zvezek za prenos

Primeri potrditvenih okenc Excel (.xlsx datoteka)