Ovaj vodič će vas voditi o tome kako napraviti potvrdni okvir u Excelu i koristiti potvrdni okvir kao rezultate u formulama za kreiranje interaktivne kontrolne liste, liste obaveza, izvještaja ili grafikona.

Vjerujem da svi znaju šta je checkbox, sigurno ste ih vidjeli dosta na raznim obrascima na internetu. Ipak, radi jasnoće, dopustite mi da počnem sa kratkom definicijom.

Kontička za potvrdu kvačica , koja se također naziva kvačica ili kvačica box ili selection box , je mali kvadratić na koji kliknete da odaberete ili poništite odabir date opcije.

Umetanje okvira za potvrdu u Excel zvuči kao trivijalna stvar, ali otvara niz novih mogućnosti za vaše radne listove koje će vas držati na pravom putu s vašim ciljevima, rasporedom, zadacima, itd.

Kako umetnuti okvir za potvrdu u Excel

Kao i sve druge kontrole Form , kontrola Potvrdni okvir nalazi se na kartici Developer, koja se prema zadanim postavkama ne pojavljuje na Excel traci. Dakle, prvo ga morate uključiti.

1. Prikaži karticu Developer na traci

Da biste dodali karticu Developer na Excel traku, učinite sljedeće:

• Kliknite desnom tipkom bilo gdje na vrpci, a zatim kliknite Prilagodite vrpcu ... Ili kliknite Datoteka > Opcije > Prilagodi vrpcu .
• Pod Prilagodi vrpcu , odaberite Glavne kartice (obično je odabrano prema zadanim postavkama), označite okvir Razvojnik i klikniteradi savršeno!

  

Ako želite sakriti #DIV/0! greška koja se pojavljuje kada nije odabrana nijedna regija, umotajte DSUM u funkciju IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Ako osim ukupnog, vaš izvještaj izračunava prosjek za svaki red, možete koristiti DAVERA( baza podataka, polje, kriteriji) za dobivanje prosjeka prodaje za odabrane regije.

Konačno, sakrijte i vjerovatno zaključajte područje kriterija kako biste spriječili slučajne promjene i vaš interaktivni izvještaj je spreman !



Preuzmite interaktivni izvještaj

Napravite dinamički grafikon na osnovu stanja potvrdnog okvira

Ovaj primjer će vas naučiti kako kreirati dinamički Excel grafikon koji može odgovoriti na promjenu stanja potvrdnih okvira (odabrano ili obrisano):



Vidi_takođe: Postotak u Google Sheets - tutorijal sa korisnim formulama

Izvorni podaci za ovaj primjer su jednostavni kao što je ovaj:



Da biste ga pretvorili u dinamički Excel grafikon, izvršite sljedeće korake:

1. Kreirajte potvrdne okvire i povežite da ih ispraznite ćelije.

   Konkretno, umetnite 2 polja za potvrdu za 2013. i 2014. godinu i povežite ih sa ćelijama G2 i G3, respektivno:

   

2. Kreirajte skup podataka za grafikon u zavisnosti od izvornih podataka i povezanih ćelija (pogledajte sliku ispod):
   • Za 2013. godinu (J4:J7), koristite sljedeću formulu:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Ako je označeno polje za potvrdu 2013 (G2 je TRUE), formula povlači originalnu vrijednost iz B4, u suprotnom vraća #N/Agreška.

   • Za 2014. godinu (K4:K7), unesite sličnu formulu da povučete vrijednosti iz stupca C ako je označeno polje za potvrdu 2014:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • U ćeliju L4 unesite formulu =$D4 ​​i kopirajte je na L7. Budući da bi podaci za 2015. godinu uvijek trebali biti prikazani na grafikonu, formula IF nije potrebna za ovu kolonu.

   

3. Kreirajte kombinovani grafikon na osnovu zavisnog skupa podataka (I3:L7). Pošto smo sve ćelije u zavisnoj tabeli povezali sa originalnim podacima, grafikon će se automatski ažurirati čim se izvrši bilo kakva promena u originalnom skupu podataka.

   

Preuzmi dinamički grafikon

Ovo je način na koji možete kreirati i koristiti potvrdne okvire u Excelu. Da biste pregledali sve primjere o kojima se govori u ovom vodiču, možda ćete htjeti preuzeti naš primjer radne sveske u nastavku. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeće sedmice.

Vježbanje za preuzimanje

Primjeri u polju za potvrdu Excel (.xlsx datoteka)

OK.

Sada, sa karticom Developer na mjestu, dobijate pristup mnoštvu interaktivnih kontrola, uključujući Check Box.

2 . Organizirajte podatke

Ako kreirate Excel kontrolnu listu ili listu obaveza, prvi korak je da napravite listu zadataka ili drugih stavki za koje će se umetnuti potvrdni okviri.

Za ovaj primjer, kreirao sam sljedeću Kontrola za planiranje partija :

3. Dodajte potvrdni okvir

Pripremni koraci su završeni i sada dolazimo do glavnog dijela - dodajte potvrdne okvire na našu listu planiranja zabave.

Da biste umetnuli okvir za potvrdu u Excel, izvršite ove korake :

• Na kartici Razvojnik , u grupi Kontrole kliknite na Umetni i odaberite Potvrdni okvir pod Kontrole obrasca .

  

• Kliknite na ćeliju u koju želite da umetnete prvi potvrdni okvir (B2 u ovom primjeru). Kontrola Potvrdnog okvira će se pojaviti blizu tog mjesta, iako nije tačno pozicionirana u ćeliji:

  

• Da biste pravilno pozicionirali potvrdni okvir, zadržite pokazivač miša preko njega i čim se kursor se mijenja u četverokraku strelicu, povucite potvrdni okvir gdje želite.

  

• Da biste uklonili tekst " Potvrdni okvir 1 ", kliknite desnim klikom polje za potvrdu, odaberite tekst i izbrišite ga. Ili kliknite desnim klikom na potvrdni okvir, odaberite Uredi tekst u kontekstnom izborniku, a zatim izbrišite tekst.

  

Vaš prvi potvrdni okvir u Excelu je spreman,i samo ga morate kopirati u druge ćelije.

4. Kopirajte potvrdni okvir u druge ćelije

Odaberite ćeliju sa potvrdnim okvirom pomoću tipki sa strelicama na tastaturi i postavite kursor iznad donjeg desnog ugla ćelije. Kada se pokazivač miša promijeni u tanak crni križ, povucite ga do posljednje ćelije u koju želite kopirati potvrdni okvir.

Gotovo! Potvrdni okviri su dodati svim stavkama na kontrolnoj listi:

Kao što možete vidjeti na slici iznad, naša Excel lista za provjeru je skoro spremna. Zašto skoro? Iako su potvrdni okviri umetnuti i sada ih možete označiti ili poništiti jednostavnim klikom na okvir, Microsoft Excel nije u mogućnosti odgovoriti na ove promjene jer još nijedna ćelija nije povezana ni sa jednim od potvrdnih okvira.

Sljedeća. dio našeg vodiča za potvrdni okvir programa Excel će vas naučiti kako uhvatiti korisnika koji bira ili briše potvrdni okvir i kako koristiti te informacije u svojim formulama.

Kako povezati potvrdni okvir sa ćelijom

Kao već spomenuto, da biste mogli uhvatiti stanje potvrdnog okvira (potvrđeno ili nepotvrđeno) potrebno je da polje za potvrdu povežete sa određenom ćelijom. Da biste to učinili, slijedite ove korake:

1. Desnim klikom kliknite na potvrdni okvir, a zatim kliknite na Kontrola formata .

   

2. U dijaloškom okviru Format Control , prebacite se na karticu Control , kliknite na okvir Veza ćelije i odaberite praznu ćeliju na listu na kojuželite da se povežete sa potvrdnim okvirom ili ručno unesite referencu ćelije:

   

3. Ponovite gornji korak za ostale potvrdne okvire.

   Savjet. Da biste lako identificirali povezane ćelije, odaberite ih u susjednoj koloni koja ne sadrži nikakve druge podatke. Na ovaj način ćete kasnije moći sigurno sakriti povezane ćelije kako ne bi zatrpavale vaš radni list.

4. Konačno, kliknite na svaki od povezanih potvrdnih okvira. U povezanim ćelijama, TRUE se pojavljuje za odabrane potvrdne okvire, a FALSE za obrisane potvrdne okvire:

   

U ovom trenutku, povezane ćelije vjerovatno nemaju previše smisla, ali molim vas izdržite me još malo i vidjet ćete koliko vam novih mogućnosti pružaju.

Primjeri korištenja potvrdnih okvira u Excelu

U nastavku ćete naći nekoliko primjera kako da koristite potvrdne okvire u Excel-u da napravite interaktivnu kontrolnu listu, listu obaveza, izvještaj i grafikon. Ali prvo, naučimo kako povezati potvrdne okvire sa ćelijama. Tehnika je vrlo jednostavna, ali je kamen temeljac korištenja potvrdnih okvira za rezultate u vašim formulama.

Savjet. Da brzo dobijete izbor predložaka kontrolne liste za Excel, kliknite na Datoteka > Novo , upišite "checklist" u polje za pretragu i pritisnite Enter.

Kako napravite kontrolnu listu sa sažetkom podataka

U stvari, već smo obavili veći dio posla dodajući potvrdne okvire i povezujući ih sa ćelijama. Sada ćemo samo napisati nekoliko formulakreirajte sažetak podataka za našu Excel kontrolnu listu.

Formula za izračunavanje ukupnog broja zadataka

Ona je najlakša - koristite funkciju COUNTA da dobijete broj ćelija koje nisu prazne na kontrolnoj listi :

=COUNTA(A2:A12)

Gdje su A2:A12 stavke kontrolne liste.

Formula za brojanje broja označenih stavki (dovršenih zadataka)

Dovršeni zadatak znači potvrdni okvir sa simbolom kvačice u njemu, što znači TRUE vrijednost u povezanoj ćeliji. Dakle, dobijte ukupan broj TRUE pomoću ove formule COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Gdje su C2:C12 povezane ćelije.

Da bi formula bila malo pametnija, koristite COUNTIFS umjesto COUNTIF za provjeru praznih ćelija na listi (kolona A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

U ovom slučaju, ako izbrišete neke nerelevantne stavke sa svoje Excel kontrolne liste, ali zaboravite da uklonite simbol kvačice iz odgovarajućeg okvira, takve kvačice se neće računati.

Formula za dobivanje postotka izvršenih zadataka

Da biste izračunali prikazani broj završenih zadataka, koristite uobičajena formula procenta:

Part/Total = Percentage

U našem slučaju, podijelite broj završenih zadataka sa ukupnim brojem zadataka, ovako:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Sljedeći snimak ekrana prikazuje sve gore navedene formule u akciji:

Kao što možete vidjeti na slici iznad, ubacili smo još jednu formulu u B18. Formula se zasniva na IF funkciji koja vraća "Da" ako je brojdovršenih zadataka jednak je ukupnom broju zadataka, inače "Ne":

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Da biste još malo uljepšali svoju kontrolnu listu, možete kreirati nekoliko pravila uvjetnog oblikovanja koja će promijeniti boju ćelija B18 u zavisnosti od njene vrednosti.

Kada se to završi, sakrijte kolonu sa povezanim ćelijama i vaša Excel lista za proveru je gotova!

Ako vam se sviđa kontrolnu listu koju smo kreirali za ovaj primjer, slobodno je možete preuzeti sada.

Preuzmite Excel kontrolnu listu

Kako kreirati listu obaveza sa uslovnim formatiranjem

U osnovi , možete dodati potvrdne okvire i formule za listu obaveza na potpuno isti način kao što smo upravo uradili za Excel kontrolnu listu. "Koji je onda smisao pisanja ovog odjeljka?" možete me pitati. Pa, u tipičnoj listi obaveza, završeni zadaci imaju format precrtanog ovako:

Ovaj efekat se može lako postići kreiranjem pravilo uslovnog formatiranja. Detaljni koraci slijede u nastavku.

Za početak zapišite listu zadataka, umetnite potvrdne okvire i povežite ih sa ćelijama:

A sada, primijenite uslovno oblikovanje koje će dati precrtani format i, opciono, drugačiju pozadinu ili boju fonta označenim stavkama.

1. Odaberite listu zadataka (A2:A11 u ovom primjeru ).
2. Idite na karticu Početna grupa > Stilovi i kliknite na Uvjetno oblikovanje > NovoPravilo…
3. U dijaloškom okviru Novo pravilo oblikovanja odaberite Koristite formulu da odredite koje ćelije želite formatirati .
4. U Formatirajte vrijednosti u kojima je ova formula istinita , unesite sljedeću formulu:

   =$C2=TRUE

   Gdje je C2 najpovezanija ćelija.

   

5. Kliknite na dugme Format , postavite željeni stil oblikovanja i kliknite na OK. U ovom primjeru biramo efekat Precrtano i svijetlosivu boju fonta:

   

   Savjet. Ako imate malo iskustva sa uslovnim oblikovanjem, možda će vam biti od pomoći sledeće detaljne smernice: Excel uslovno oblikovanje zasnovano na drugoj vrednosti ćelije.

Od sada, kad god se označi određeni okvir, odgovarajuća stavka se formatira u svijetlosivoj boji fonta sa precrtavanjem.

I evo još jedne ideje za formatiranje vaše Excel liste obaveza. Umjesto precrtavanja nadmetanih zadataka, možete umetnuti dodatni stupac sa sljedećom IF formulom:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Gdje je E2 najpovezanija ćelija.

Kao prikazano na snimku ekrana ispod, formula vraća "Gotovo" ako povezana ćelija sadrži TRUE, "To se radi" ako je FALSE:

Nakon toga, primijenite željeni uvjetni format u kolonu Status na osnovu ove formule:

=$C2="Done"

Rezultat će izgledati nešto slično ovome:

Na kraju, dodajte nekoliko formulaizračunajte obavljene zadatke (kao što smo uradili za kontrolnu listu), sakrijte povezane ćelije i vaša Excel lista zadataka je spremna!

Trakasti grafikon na vrhu To-Do liste se zasniva na procentualnoj formuli u B2. Ako ste znatiželjni da saznate detalje, preporučujem vam da preuzmete predložak, otkrijete stupce D i E i istražite formule.

Preuzmite predložak liste obaveza

Kako kreirati interaktivni izvještaj sa potvrdnim okvirima

Još jedna korisna primjena potvrdnih okvira u Excelu je za kreiranje interaktivnih izvještaja.

Pretpostavimo da imate izvještaj o prodaji koji uključuje podatke za 4 regije: sjever, jug, istok i zapad . Vaš cilj je dobiti ukupni iznos za jednu ili više odabranih regija. Naravno, to se može uraditi korišćenjem funkcije Slicers Excel tabele ili zaokretne tabele ili umetanjem međuzbirova. Ali zašto izvještaj ne bismo učinili lakšim za korisnika umetanjem 4 polja za potvrdu na vrhu?

Izgleda lijepo, zar ne? Da biste kreirali sličan izvještaj u svom listu, slijedite ove korake:

1. Dodajte 4 polja za potvrdu na vrhu lista, za Sjever , Jug , Istok i Zapad regije.
2. Kreirajte područje kriterija negdje u neiskorištenom dijelu lista i povežite potvrdne okvire s praznim ćelijama:

   

   Na gornjoj slici ekrana, I2:I5 su povezane ćelije, a H2:H5 su imena regiona tačno onako kako se pojavljuju uizvještaj.

3. Dodajte još jednu kolonu u područje kriterija s IF formulom koja vraća ime regije ako povezana ćelija ocijeni TRUE, crticu ("-") u suprotnom:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Upišite naslov za kolonu formule koji se tačno poklapa sa naslovom odgovarajuće kolone u izvještaju ( Regija u ovom primjeru). Tačno podudaranje je vrlo važno i u sljedećem koraku ćete razumjeti zašto.
5. Sljedeće napišite formulu za izračunavanje ukupnog iznosa za odabrane regije. Za ovo ćemo koristiti funkciju DSUM koja zbraja vrijednosti u bazi podataka koje odgovaraju navedenim uvjetima: DSUM(baza podataka, polje, kriterij)

   Gdje:

   • Baza podataka je vaša tabela ili raspon uključujući naslove kolona (A5:F48 u ovom primjeru).
   • Polje je stupac koji želite da zbrojite. Može se dostaviti ili kao naslov kolone u navodnicima ili kao broj koji predstavlja poziciju kolone u bazi podataka. U ovom primjeru, zbrajamo brojeve u stupcu Sub-total , tako da je naš drugi argument "pod-total".
   • Kriterijumi je raspon ćelija koji sadrže vaše uslove, uključujući naslov kolone (J1:J5). Zato bi naslov stupca formule u području kriterija trebao odgovarati naslovu kolone u izvještaju.

   Složite gornji argument zajedno i vaša DSUM formula glasi kako slijedi:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   …i