Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo hộp kiểm trong Excel và sử dụng kết quả hộp kiểm trong công thức để tạo danh sách kiểm tra tương tác, danh sách việc cần làm, báo cáo hoặc biểu đồ.

Tôi tin rằng mọi người đều biết hộp kiểm là gì, bạn hẳn đã thấy rất nhiều trong số chúng trên các biểu mẫu trực tuyến khác nhau. Tuy nhiên, để rõ ràng, hãy để tôi bắt đầu với một định nghĩa ngắn gọn.

Một hộp kiểm , còn được gọi là hộp kiểm hoặc dấu kiểm hộp hoặc hộp lựa chọn , là một hộp vuông nhỏ nơi bạn nhấp để chọn hoặc bỏ chọn một tùy chọn đã cho.

Chèn một hộp kiểm trong Excel nghe có vẻ là một việc tầm thường, nhưng nó mở ra nhiều khả năng mới cho trang tính của bạn, giúp bạn luôn theo kịp mục tiêu, lịch trình, bài tập, v.v.

Cách chèn hộp kiểm trong Excel

Giống như tất cả các điều khiển Biểu mẫu khác, điều khiển Hộp kiểm nằm trên tab Nhà phát triển, không xuất hiện trên dải băng Excel theo mặc định. Vì vậy, trước tiên bạn cần bật tính năng này.

1. Hiển thị tab Nhà phát triển trên dải băng

Để thêm tab Nhà phát triển vào dải băng Excel, hãy làm như sau:

• Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên dải băng rồi nhấp vào Tùy chỉnh Ruy-băng … Hoặc, nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Tùy chỉnh Ruy-băng .
• Trong Tùy chỉnh Ruy-băng , chọn Tab chính (thường nó được chọn theo mặc định), chọn hộp Nhà phát triển và nhấphoạt động hoàn hảo!

  

Nếu bạn muốn ẩn #DIV/0! lỗi xuất hiện khi không có vùng nào được chọn, hãy đưa DSUM vào hàm IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Nếu ngoài tổng số, báo cáo của bạn tính trung bình cho mỗi hàng, bạn có thể sử dụng hàm DAVERAGE( cơ sở dữ liệu, trường, tiêu chí) để nhận doanh số bán hàng trung bình cho các khu vực đã chọn.

Cuối cùng, ẩn và có thể khóa khu vực tiêu chí để ngăn các thay đổi ngẫu nhiên và báo cáo tương tác của bạn đã hoàn tất !



Tải báo cáo tương tác xuống

Tạo biểu đồ động dựa trên trạng thái hộp kiểm

Ví dụ này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo biểu đồ động Biểu đồ Excel có thể đáp ứng với việc thay đổi trạng thái hộp kiểm (được chọn hoặc xóa):

Xem thêm: Siêu liên kết không hoạt động trong Outlook? Cách lấy lại liên kết để mở trong Outlook



Dữ liệu nguồn cho ví dụ này đơn giản như sau:



Để biến nó thành biểu đồ Excel động, hãy thực hiện các bước sau:

1. Tạo hộp kiểm và liên kết để trống hộp kiểm tế bào.

   Cụ thể, hãy chèn 2 hộp kiểm cho năm 2013 và 2014 và kết nối chúng với các ô G2 và G3 tương ứng:

   

2. Tạo tập dữ liệu cho biểu đồ phụ thuộc vào dữ liệu nguồn và các ô được liên kết (vui lòng xem hình ảnh bên dưới):
   • Đối với năm 2013 (J4:J7), hãy sử dụng công thức sau:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Nếu hộp kiểm 2013 được chọn (G2 là TRUE), công thức sẽ lấy giá trị ban đầu từ B4, nếu không thì trả về #N/Alỗi.

   • Đối với năm 2014 (K4:K7), hãy nhập một công thức tương tự để lấy các giá trị từ cột C nếu hộp kiểm 2014 được chọn:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • Tại ô L4, nhập công thức =$D4 , và sao chép nó xuống L7. Vì dữ liệu cho năm 2015 phải luôn được hiển thị trong biểu đồ nên không cần công thức IF cho cột này.

   

3. Tạo biểu đồ kết hợp dựa trên tập dữ liệu phụ thuộc (I3:L7). Vì chúng tôi đã liên kết tất cả các ô trong bảng phụ thuộc với dữ liệu gốc nên biểu đồ sẽ tự động cập nhật ngay khi có bất kỳ thay đổi nào trong tập dữ liệu gốc.

   

Tải xuống Biểu đồ động

Đây là cách bạn có thể tạo và sử dụng hộp kiểm trong Excel. Để xem lại tất cả các ví dụ được thảo luận trong hướng dẫn này, bạn có thể muốn tải xuống sổ làm việc mẫu của chúng tôi bên dưới. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới.

Sách bài tập thực hành để tải xuống

Ví dụ về Hộp kiểm Excel (tệp .xlsx)

OK.

Giờ đây, với tab Nhà phát triển, bạn có quyền truy cập vào nhiều điều khiển tương tác, bao gồm cả Hộp kiểm.

2 . Sắp xếp dữ liệu

Nếu bạn đang tạo danh sách kiểm tra hoặc danh sách việc cần làm trong Excel, thì bước đầu tiên là tạo danh sách nhiệm vụ hoặc các mục khác mà hộp kiểm sẽ được chèn vào.

Đối với ví dụ này, tôi đã tạo Danh sách kiểm tra lập kế hoạch cho bữa tiệc sau đây:

3. Thêm hộp kiểm

Các bước chuẩn bị đã hoàn tất và bây giờ chúng ta sẽ chuyển sang phần chính - thêm hộp kiểm vào danh sách Lập kế hoạch cho bữa tiệc của chúng tôi.

Để chèn hộp kiểm trong Excel, hãy thực hiện các bước sau :

• Trên tab Nhà phát triển , trong nhóm Điều khiển , nhấp vào Chèn và chọn Hộp kiểm trong Điều khiển biểu mẫu .

  

• Nhấp vào ô mà bạn muốn chèn hộp kiểm đầu tiên (trong ví dụ này là ô B2). Điều khiển Hộp kiểm sẽ xuất hiện gần vị trí đó, mặc dù không được định vị chính xác trong ô:

  

• Để định vị đúng hộp kiểm, hãy di chuột qua hộp kiểm đó và ngay khi hộp kiểm con trỏ chuyển thành mũi tên bốn cánh, hãy kéo hộp kiểm đến nơi bạn muốn.

  

• Để xóa văn bản " Hộp kiểm 1 ", hãy nhấp chuột phải hộp kiểm, chọn văn bản và xóa nó. Hoặc nhấp chuột phải vào hộp kiểm, chọn Chỉnh sửa văn bản trong menu ngữ cảnh rồi xóa văn bản.

  

Hộp kiểm Excel đầu tiên của bạn sẵn sàng,và bạn chỉ cần sao chép nó sang các ô khác.

4. Sao chép hộp kiểm sang các ô khác

Chọn ô có hộp kiểm bằng cách sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím và đặt con trỏ lên góc dưới bên phải của ô. Khi con trỏ chuột chuyển thành hình chữ thập mảnh màu đen, hãy kéo con trỏ chuột xuống ô cuối cùng mà bạn muốn sao chép hộp kiểm.

Hoàn tất! Các hộp kiểm được thêm vào tất cả các mục trong danh sách kiểm tra:

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, danh sách kiểm tra Excel của chúng tôi gần như đã sẵn sàng. Tại sao gần như? Mặc dù các hộp kiểm đã được chèn và giờ đây bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn chúng bằng cách chỉ cần nhấp vào một hộp, nhưng Microsoft Excel không thể phản hồi những thay đổi này vì chưa có ô nào được liên kết với bất kỳ hộp kiểm nào.

Tiếp theo một phần của hướng dẫn Hộp kiểm Excel của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách nắm bắt người dùng chọn hoặc xóa hộp kiểm và cách sử dụng thông tin đó trong công thức của bạn.

Cách liên kết hộp kiểm với một ô

Như đã được đề cập, để có thể nắm bắt trạng thái hộp kiểm (được chọn hoặc bỏ chọn), bạn cần liên kết hộp kiểm với một ô nhất định. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp chuột phải vào hộp kiểm rồi nhấp vào Kiểm soát định dạng .

   

2. Trong hộp thoại Điều khiển định dạng , chuyển sang tab Điều khiển , nhấp vào hộp Liên kết ô và chọn một ô trống trên trang tínhbạn muốn liên kết đến hộp kiểm hoặc nhập tham chiếu ô theo cách thủ công:

   

3. Lặp lại bước trên cho các hộp kiểm khác.

   Mẹo. Để dễ dàng xác định các ô được liên kết, hãy chọn chúng trong một cột liền kề không chứa bất kỳ dữ liệu nào khác. Bằng cách này, bạn sẽ có thể ẩn các ô được liên kết sau này một cách an toàn để chúng không làm lộn xộn trang tính của bạn.

4. Cuối cùng, hãy nhấp vào từng hộp kiểm được liên kết. Trong các ô được liên kết, TRUE xuất hiện cho các hộp kiểm đã chọn và FALSE cho các hộp kiểm bị xóa:

   

Tại thời điểm này, các ô được liên kết có thể không có nhiều ý nghĩa, nhưng hãy kiên nhẫn với tôi thêm một chút nữa và bạn sẽ thấy chúng mang đến cho bạn bao nhiêu cơ hội mới.

Ví dụ về cách sử dụng hộp kiểm trong Excel

Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một vài ví dụ về cách sử dụng hộp kiểm trong Excel để tạo danh sách kiểm tra tương tác, danh sách việc cần làm, báo cáo và biểu đồ. Nhưng trước tiên, hãy tìm hiểu cách liên kết các hộp kiểm với các ô. Kỹ thuật này rất đơn giản, nhưng đó là nền tảng của việc sử dụng kết quả hộp kiểm trong công thức của bạn.

Mẹo. Để nhanh chóng nhận được lựa chọn các mẫu danh sách kiểm tra cho Excel, hãy nhấp vào Tệp > Mới , nhập "danh sách kiểm tra" vào hộp tìm kiếm và nhấn Enter.

Cách tạo một danh sách kiểm tra với tóm tắt dữ liệu

Trên thực tế, chúng tôi đã hoàn thành phần chính của công việc bằng cách thêm các hộp kiểm và liên kết chúng với các ô. Bây giờ, chúng ta sẽ chỉ viết một vài công thức đểtạo bản tóm tắt dữ liệu cho danh sách kiểm tra Excel của chúng tôi.

Công thức tính tổng số nhiệm vụ

Đây là cách dễ nhất - sử dụng hàm COUNTA để lấy số ô không trống trong danh sách kiểm tra :

=COUNTA(A2:A12)

Trong đó A2:A12 là các mục trong danh sách kiểm tra.

Công thức đếm số mục được đánh dấu kiểm (nhiệm vụ đã hoàn thành)

Một nhiệm vụ đã hoàn thành có nghĩa là một hộp kiểm có ký hiệu đánh dấu trong đó, có nghĩa là giá trị TRUE trong một ô được liên kết. Vì vậy, hãy lấy tổng số TRUE bằng công thức COUNTIF sau:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Trong đó C2:C12 là các ô được liên kết.

Để tạo công thức thông minh hơn một chút, bạn sử dụng COUNTIFS thay vì COUNTIF để kiểm tra các ô trống trong danh sách (cột A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Trong trường hợp này, nếu bạn xóa (các) mục không liên quan khỏi danh sách kiểm tra Excel của mình, nhưng quên xóa biểu tượng dấu kiểm khỏi ô tương ứng, các dấu kiểm đó sẽ không được tính.

Công thức lấy tỷ lệ phần trăm nhiệm vụ đã hoàn thành

Để tính kết quả của nhiệm vụ đã hoàn thành, hãy sử dụng công thức tỷ lệ phần trăm thông thường:

Part/Total = Percentage

Trong trường hợp của chúng tôi, hãy chia số nhiệm vụ đã hoàn thành cho tổng số nhiệm vụ, như sau:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Ảnh chụp màn hình sau đây minh họa hoạt động của tất cả các công thức trên:

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, chúng tôi đã chèn thêm một công thức vào B18. Công thức này dựa trên hàm IF trả về "Có" nếu số lượngnhiệm vụ đã hoàn thành bằng với tổng số nhiệm vụ, nếu không thì "Không":

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Để tô điểm thêm cho danh sách kiểm tra của bạn, bạn có thể tạo một vài quy tắc định dạng có điều kiện sẽ thay đổi màu của ô B18 tùy thuộc vào giá trị của nó.

Sau khi hoàn tất, hãy ẩn cột có các ô được liên kết và danh sách kiểm tra Excel của bạn đã hoàn tất!

Nếu bạn thích danh sách kiểm tra chúng tôi đã tạo cho ví dụ này, bạn có thể tải xuống ngay bây giờ.

Tải xuống Danh sách kiểm tra Excel

Cách tạo danh sách Việc cần làm với định dạng có điều kiện

Về cơ bản , bạn có thể thêm các hộp kiểm và công thức cho danh sách việc cần làm giống như cách chúng ta vừa thực hiện cho danh sách kiểm tra trong Excel. "Vậy mục đích của việc viết phần này là gì?" bạn có thể hỏi tôi. Chà, trong một danh sách việc cần làm điển hình, các nhiệm vụ đã hoàn thành có định dạng gạch đầu dòng như sau:

Có thể dễ dàng đạt được hiệu ứng này bằng cách tạo một quy tắc định dạng có điều kiện. Các bước chi tiết thực hiện theo bên dưới.

Để bắt đầu, hãy viết ra danh sách các nhiệm vụ, chèn các hộp kiểm và liên kết chúng với các ô:

Và bây giờ, hãy áp dụng định dạng có điều kiện sẽ cung cấp định dạng gạch ngang và tùy chọn, màu nền hoặc phông chữ khác cho các mục đã chọn.

1. Chọn danh sách tác vụ (A2:A11 trong ví dụ này ).
2. Chuyển đến nhóm Trang chủ > Kiểu và nhấp vào Định dạng có điều kiện > MớiQuy tắc…
3. Trong hộp thoại Quy tắc định dạng mới , hãy chọn Sử dụng công thức để xác định các ô cần định dạng .
4. Trong Định dạng các giá trị trong đó công thức này đúng , nhập công thức sau:

   =$C2=TRUE

   Trong đó C2 là ô được liên kết trên cùng.

   

5. Nhấp vào nút Định dạng , thiết lập kiểu định dạng mong muốn và nhấp vào OK. Trong ví dụ này, chúng tôi chọn hiệu ứng Gạch ngang và màu phông chữ xám nhạt:

   

   Mẹo. Nếu bạn có ít kinh nghiệm với định dạng có điều kiện, bạn có thể thấy hướng dẫn chi tiết sau đây hữu ích: Định dạng có điều kiện trong Excel dựa trên một giá trị ô khác.

Hiện tại, bất cứ khi nào một hộp nhất định được chọn, mục tương ứng sẽ được định dạng bằng màu phông chữ xám nhạt có gạch ngang.

Và đây là một ý tưởng khác để định dạng danh sách việc cần làm trên Excel của bạn. Thay vì gạch bỏ các nhiệm vụ đã cạnh tranh, bạn có thể chèn một cột bổ sung bằng công thức IF sau:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Trong đó E2 là ô được liên kết nhiều nhất.

Vì được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, công thức trả về "Hoàn thành" nếu ô được liên kết chứa TRUE, "Hoàn thành" nếu SAI:

Sau đó, áp dụng định dạng điều kiện mong muốn vào cột Trạng thái dựa trên công thức sau:

=$C2="Done"

Kết quả sẽ giống như sau:

Cuối cùng, thêm một vài công thức vàotính toán các nhiệm vụ đã hoàn thành (giống như chúng tôi đã làm với danh sách kiểm tra), ẩn các ô được liên kết và danh sách Việc cần làm trong Excel của bạn đã sẵn sàng!

Biểu đồ thanh ở trên cùng của danh sách Việc cần làm dựa trên công thức tỷ lệ phần trăm trong B2. Nếu bạn tò mò muốn biết chi tiết, tôi khuyên bạn nên tải xuống mẫu, bỏ ẩn các cột D và E, đồng thời tìm hiểu các công thức.

Tải xuống mẫu danh sách việc cần làm

Cách tạo một danh sách báo cáo tương tác với hộp kiểm

Một ứng dụng hữu ích khác của hộp kiểm trong Excel là tạo báo cáo tương tác.

Giả sử bạn có báo cáo bán hàng bao gồm dữ liệu cho 4 khu vực: Bắc, Nam, Đông và Tây . Mục tiêu của bạn là lấy tổng số cho một hoặc nhiều vùng đã chọn. Tất nhiên, điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tính năng Bộ cắt của bảng Excel hoặc PivotTable hoặc bằng cách chèn Tổng phụ. Nhưng tại sao chúng ta không làm cho báo cáo trở nên thân thiện hơn với người dùng bằng cách chèn 4 hộp kiểm ở trên cùng?

Trông đẹp phải không? Để tạo một báo cáo tương tự trong trang tính của bạn, hãy làm theo các bước sau:

1. Thêm 4 hộp kiểm ở đầu trang tính, cho Bắc , Nam , các vùng Đông và Tây .
2. Tạo vùng tiêu chí ở đâu đó trong phần không sử dụng của trang tính và liên kết các hộp kiểm với các ô trống:

   

   Trong ảnh chụp màn hình ở trên, I2:I5 là các ô được liên kết và H2:H5 là tên vùng chính xác như chúng xuất hiện trongbáo cáo.

3. Thêm một cột nữa vào vùng tiêu chí với công thức IF trả về tên vùng nếu ô được liên kết ước tính là TRUE, dấu gạch ngang ("-") nếu không:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

   Xem thêm: Cách sắp xếp ngẫu nhiên danh sách trong Excel: sắp xếp ngẫu nhiên các ô, hàng và cột
4. Nhập tiêu đề cho cột công thức khớp chính xác với tiêu đề của cột tương ứng trong báo cáo (trong ví dụ này là Vùng ). Đối sánh chính xác là rất quan trọng và ở bước tiếp theo, bạn sẽ hiểu tại sao.
5. Tiếp theo, hãy viết công thức để tính tổng cho các vùng đã chọn. Đối với điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm DSUM tính tổng các giá trị trong cơ sở dữ liệu khớp với các điều kiện đã chỉ định: DSUM(cơ sở dữ liệu, trường, tiêu chí)

   Ở đâu:

   • Cơ sở dữ liệu là bảng hoặc dải ô của bạn bao gồm tiêu đề cột (A5:F48 trong ví dụ này).
   • Trường là cột bạn muốn tính tổng. Nó có thể được cung cấp dưới dạng tiêu đề cột được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc một số biểu thị vị trí của cột trong cơ sở dữ liệu. Trong ví dụ này, chúng tôi cộng các số trong cột Tổng phụ , vì vậy, đối số thứ hai của chúng tôi là "tổng phụ".
   • Tiêu chí là phạm vi ô chứa các điều kiện của bạn, bao gồm tiêu đề cột (J1:J5). Đó là lý do tại sao tiêu đề của cột công thức trong khu vực tiêu chí phải khớp với tiêu đề cột trong báo cáo.

   Hãy đặt đối số trên lại với nhau và công thức DSUM của bạn sẽ như sau:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   …và