Гэты падручнік дапаможа вам паставіць сцяжок у Excel і выкарыстоўваць вынікі сцяжка ў формулах для стварэння інтэрактыўнага кантрольнага спісу, спісу спраў, справаздачы або графіка.

Я лічу, што ўсе ведаюць, што такое сцяжок, вы напэўна бачылі іх шмат у розных формах у Інтэрнэце. Тым не менш, дзеля яснасці, дазвольце мне пачаць з кароткага азначэння.

поле для сцяжка , якое таксама называюць сцяжком або сцяжком поле або поле выбару , уяўляе сабой невялікае квадратнае поле, дзе вы пстрыкаеце, каб выбраць або зняць выбар з дадзенай опцыі.

Устаўка сцяжка ў Excel гучыць як трывіяльная рэч, але гэта адкрывае мноства новых магчымасцей для вашых працоўных аркушаў, якія будуць трымаць вас у курсе вашых мэтаў, раскладу, заданняў і г.д.

Як уставіць сцяжок у Excel

Як і ўсе іншыя элементы кіравання Форма , элемент кіравання Сцяжок знаходзіцца на ўкладцы Распрацоўшчык, якая па змаўчанні не з'яўляецца на стужцы Excel. Такім чынам, вам трэба спачатку ўключыць яго.

1. Пакажыце ўкладку "Распрацоўшчык" на стужцы

Каб дадаць укладку "Распрацоўшчык" на стужку Excel, зрабіце наступнае:

• Пстрыкніце правай кнопкай мышы дзе заўгодна на стужцы, а затым націсніце Наладзьце стужку … Або націсніце Файл > Параметры > Наладзьце стужку .
• У раздзеле Наладзьце стужку , абярыце Асноўныя ўкладкі (звычайна гэта выбіраецца па змаўчанні), адзначце поле Распрацоўшчык і націсніцепрацуе выдатна!

  

Калі вы жадаеце схаваць #DIV/0! памылка, якая з'яўляецца, калі рэгіён не выбраны, перанясіце DSUM у функцыю IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Калі ў дадатак да агульнай колькасці ваша справаздача вылічае сярэдняе для кожнага радка, вы можаце выкарыстоўваць DAVERAGE( база дадзеных, поле, крытэрыі), каб атрымаць сярэдняе значэнне продажаў для выбраных рэгіёнаў.

Нарэшце, схавайце і, магчыма, заблакіруйце вобласць крытэрыяў, каб прадухіліць выпадковыя змены, і ваша інтэрактыўная справаздача гатовая !



Спампуйце інтэрактыўны справаздачу

Стварыце дынамічную дыяграму на аснове стану сцяжка

Гэты прыклад навучыць вас ствараць дынамічную Дыяграма Excel, якая можа рэагаваць на змяненне стану сцяжкоў (выбраных або знятых):



Зыходныя даныя для гэтага прыкладу вельмі простыя:



Каб ператварыць яго ў дынамічны графік Excel, выканайце наступныя крокі:

Глядзі_таксама: Працэнт у Google Sheets - падручнік з карыснымі формуламі
1. Стварыце сцяжкі і спавяжыце іх з пустымі вочак.

   У прыватнасці, устаўце 2 сцяжкі для 2013 і 2014 гадоў і злучыце іх з ячэйкамі G2 і G3 адпаведна:

   

2. Стварыце набор даных для дыяграмы ў залежнасці ад зыходных даных і звязаных вочак (калі ласка, глядзіце малюнак ніжэй):
   • Для 2013 года (J4:J7) выкарыстоўвайце наступную формулу:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Калі пастаўлены сцяжок 2013 (G2 мае значэнне TRUE), формула выцягвае зыходнае значэнне з B4, у адваротным выпадку вяртае #N/Aпамылка.

   • Для 2014 года (K4:K7) увядзіце падобную формулу, каб атрымаць значэнні са слупка C, калі пастаўлены сцяжок 2014:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • У вочку L4 увядзіце формулу =$D4 і скапіруйце яе ў L7. Паколькі даныя за 2015 год заўсёды павінны адлюстроўвацца на дыяграме, формула КАЛІ для гэтага слупка не патрэбна.

   

3. Стварыце камбінаваную дыяграму на аснове залежнага набору даных (I3:L7). Паколькі мы звязалі ўсе ячэйкі ў залежнай табліцы з зыходнымі дадзенымі, дыяграма будзе абнаўляцца аўтаматычна, як толькі будуць унесены змены ў зыходны набор даных.

   

Спампаваць дынамічную дыяграму

Вось як вы можаце ствараць і выкарыстоўваць сцяжкі ў Excel. Каб праглядзець усе прыклады, якія абмяркоўваюцца ў гэтым уроку, вы можаце загрузіць наш узор рабочай кнігі ніжэй. Я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні.

Практычны сшытак для спампоўкі

Прыклады сцяжкоў Excel (файл .xlsx)

Добра.

Цяпер, калі ўкладка «Распрацоўшчык» на месцы, вы атрымаеце доступ да мноства інтэрактыўных элементаў кіравання, у тым ліку да сцяжка.

2 . Арганізуйце дадзеныя

Калі вы ствараеце кантрольны спіс Excel або спіс спраў, першым крокам з'яўляецца стварэнне спісу задач або іншых элементаў, для якіх будуць устаўлены сцяжкі.

Для гэтага прыкладу я стварыў наступны Кантрольны спіс для планавання вечарынак :

3. Дадайце сцяжок

Падрыхтоўчыя этапы завершаны, і цяпер мы пераходзім да асноўнай часткі - дадайце сцяжкі ў наш спіс планавання вечарынак.

Каб уставіць сцяжок у Excel, выканайце наступныя крокі :

• На ўкладцы Распрацоўшчык у групе Элементы кіравання націсніце Уставіць і абярыце Сцяжок у раздзеле Элементы кіравання формамі .

  

• Пстрыкніце ў ячэйцы, куды вы хочаце ўставіць першы сцяжок (у гэтым прыкладзе B2). Элемент кіравання "Сцяжок" з'явіцца побач з гэтым месцам, хаця ён не размешчаны дакладна ў ячэйцы:

  

• Каб правільна размясціць сцяжок, навядзіце курсор мышы на яго і, як толькі з'явіцца курсор ператвараецца ў чатырохканцовую стрэлку, перацягніце сцяжок у патрэбнае месца.

  

• Каб выдаліць тэкст « Сцяжок 1 », пстрыкніце правай кнопкай мышы сцяжок, выберыце тэкст і выдаліце ​​яго. Або пстрыкніце сцяжок правай кнопкай мышы, абярыце Рэдагаваць тэкст у кантэкстным меню, а потым выдаліце ​​тэкст.

  

Ваш першы сцяжок у Excel гатовы,і вам проста трэба скапіяваць яго ў іншыя ячэйкі.

4. Скапіруйце сцяжок у іншыя ячэйкі

Выберыце ячэйку з сцяжком з дапамогай клавіш са стрэлкамі на клавіятуры і навядзіце курсор на ніжні правы кут ячэйкі. Калі паказальнік мышы зменіцца на тонкі чорны крыжык, перацягніце яго ўніз да апошняй ячэйкі, куды вы хочаце скапіяваць сцяжок.

Гатова! Сцяжкі дадаюцца да ўсіх элементаў у кантрольным спісе:

Як вы бачыце на скрыншоце вышэй, наш кантрольны спіс Excel амаль гатовы. Чаму амаль? Нягледзячы на ​​тое, што сцяжкі ўстаўлены, і цяпер вы можаце паставіць або зняць іх, проста націснуўшы на поле, Microsoft Excel не можа адказаць на гэтыя змены, таму што ніводная ячэйка яшчэ не звязана ні з адным з сцяжкоў.

Наступны частка нашага падручніка Excel Checkbox навучыць вас, як зафіксаваць, як карыстальнік выбірае або здымае сцяжок, і як выкарыстоўваць гэтую інфармацыю ў вашых формулах.

Як звязаць сцяжок з ячэйкай

Як Як ужо згадвалася, каб мець магчымасць зафіксаваць стан сцяжка (пазначаны або не пазначаны), вам трэба звязаць сцяжок з пэўнай ячэйкай. Каб зрабіць гэта, выканайце наступныя крокі:

1. Пстрыкніце правай кнопкай мышы сцяжок, а затым націсніце Кантроль фарматавання .

   

2. У дыялогавым акне Элемент кіравання фарматам пераключыцеся на ўкладку Элемент кіравання , пстрыкніце поле Спасылка на ячэйку і выберыце пустую ячэйку на аркушы, да якойвы хочаце зрабіць спасылку на сцяжок, або ўвядзіце спасылку на ячэйку ўручную:

   

3. Паўтарыце апісаны вышэй крок для іншых сцяжкоў.

   Парада. Каб лёгка ідэнтыфікаваць звязаныя ячэйкі, вылучыце іх у суседнім слупку, які не змяшчае іншых даных. Такім чынам, вы зможаце бяспечна схаваць звязаныя ячэйкі пазней, каб яны не загрувашчвалі ваш аркуш.

4. Нарэшце, пстрыкніце кожны са звязаных сцяжкоў. У звязаных ячэйках TRUE з'яўляецца для выбраных сцяжкоў і FALSE для знятых сцяжкоў:

   

На дадзены момант звязаныя ячэйкі, верагодна, не маюць вялікага сэнсу, але, калі ласка, пацярпіце яшчэ крыху, і вы ўбачыце, колькі новых магчымасцей яны даюць вам.

Прыклады выкарыстання сцяжкоў у Excel

Ніжэй вы знойдзеце некалькі прыкладаў таго, як выкарыстоўвайце сцяжкі ў Excel, каб стварыць інтэрактыўны кантрольны спіс, спіс спраў, справаздачу і дыяграму. Але спачатку давайце даведаемся, як звязаць сцяжкі з ячэйкамі. Тэхніка вельмі простая, але гэта краевугольны камень выкарыстання вынікаў сцяжка ў вашых формулах.

Падказка. Каб хутка атрымаць падборку шаблонаў кантрольных спісаў для Excel, націсніце Файл > Новы , увядзіце «кантрольны спіс» у поле пошуку і націсніце Enter.

Як зрабіць кантрольны спіс са зводкай даных

Насамрэч, мы ўжо зрабілі асноўную частку працы, дадаўшы сцяжкі і звязаўшы іх з ячэйкамі. Зараз мы проста напішам некалькі формулстварыце зводку даных для нашага кантрольнага спісу Excel.

Формула для вылічэння агульнай колькасці задач

Самая простая - выкарыстоўвайце функцыю COUNTA, каб атрымаць колькасць непустых вочак у кантрольным спісе :

=COUNTA(A2:A12)

Дзе A2:A12 — элементы кантрольнага спісу.

Формула для падліку колькасці пазначаных элементаў (выкананых заданняў)

Выкананае заданне азначае сцяжок з галачкай у ім, які азначае значэнне TRUE у звязанай ячэйцы. Такім чынам, атрымайце агульную колькасць TRUE з гэтай формулай COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Дзе C2:C12 звязаныя ячэйкі.

Каб зрабіць формулу крыху больш разумнай, вы выкарыстоўваеце COUNTIFS замест COUNTIF, каб праверыць наяўнасць пустых вочак у спісе (слупок A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

У гэтым выпадку, калі вы выдаліце ​​некаторыя недарэчныя элементы з вашага кантрольнага спісу Excel, але забудзьцеся выдаліць сцяжок з адпаведнага поля, такія галачкі не будуць залічаны.

Формула для атрымання адсотка выкананых заданняў

Каб вылічыць прадстаўленае з выкананых заданняў, выкарыстоўвайце звычайная формула адсотка:

Part/Total = Percentage

У нашым выпадку падзяліце колькасць выкананых задач на агульную колькасць задач, як гэта:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

На наступным скрыншоце дэманструюцца ўсе вышэйпералічаныя формулы ў дзеянні:

Як вы бачыце на скрыншоце вышэй, мы ўставілі яшчэ адну формулу ў B18. Формула заснавана на функцыі КАЛІ, якая вяртае "Так", калі колькасцьвыкананых задач роўна агульнай колькасці задач, у адваротным выпадку "Не":

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Каб яшчэ трохі ўпрыгожыць свой кантрольны спіс, вы можаце стварыць некалькі правілаў умоўнага фарматавання, якія зменяць колер ячэйка B18 у залежнасці ад яе значэння.

Пасля таго, як гэта будзе завершана, схавайце слупок са звязанымі ячэйкамі, і ваш кантрольны спіс Excel гатовы!

Калі вам падабаецца кантрольны спіс, які мы стварылі для гэтага прыкладу, вы можаце загрузіць яго зараз.

Спампаваць кантрольны спіс Excel

Як стварыць спіс спраў з умоўным фарматаваннем

У асноўным , вы можаце дадаць сцяжкі і формулы для спісу спраў сапраўды гэтак жа, як мы толькі што зрабілі для кантрольнага спісу Excel. «Які тады сэнс пісаць гэты раздзел?» вы можаце спытаць мяне. Што ж, у тыповым спісе спраў выкананыя задачы маюць фармат закрэслівання наступным чынам:

Гэтага эфекту можна лёгка дасягнуць, стварыўшы правіла ўмоўнага фарматавання. Падрабязныя крокі прыведзены ніжэй.

Для пачатку запішыце спіс задач, устаўце сцяжкі і звяжыце іх з ячэйкамі:

А цяпер прымяніце умоўнае фарматаванне , якое надасць фармат закрэслівання і, неабавязкова, іншы фон або колер шрыфта для адзначаных элементаў.

1. Выберыце спіс задач (A2:A11 у гэтым прыкладзе ).
2. Перайдзіце на ўкладку Галоўная група > Стылі і націсніце Умоўнае фарматаванне > НовыПравіла…
3. У дыялогавым акне Новае правіла фарматавання выберыце Выкарыстоўваць формулу, каб вызначыць, якія ячэйкі фарматаваць .
4. У У поле Фарматаваць значэнні, дзе гэтая формула праўдзівая , увядзіце наступную формулу:

   =$C2=TRUE

   Дзе C2 — самая верхняя звязаная ячэйка.

   

5. Націсніце кнопку Фармат , усталюйце патрэбны стыль фарматавання і націсніце OK. У гэтым прыкладзе мы выбіраем эфект Закрэсліванне і светла-шэры колер шрыфта:

   

   Падказка. Калі ў вас мала досведу працы з умоўным фарматаваннем, вам могуць спатрэбіцца наступныя падрабязныя інструкцыі: умоўнае фарматаванне Excel на аснове іншага значэння ячэйкі.

З гэтага моманту кожны раз, калі вызначана пэўнае поле, адпаведны элемент фарматуецца светла-шэрым колерам шрыфта з закрэсліваннем.

І вось яшчэ адна ідэя для фарматавання вашага спісу спраў у Excel. Замест таго, каб выкрэсліваць канкуруючыя заданні, вы можаце ўставіць дадатковы слупок з наступнай формулай IF:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Дзе E2 - самая верхняя звязаная ячэйка.

Як паказана на скрыншоце ніжэй, формула вяртае «Гатова», калі звязаная ячэйка змяшчае TRUE, «Будзе зроблена», калі FALSE:

Пасля гэтага прымяніце патрэбны ўмоўны фармат у слупок Статус на аснове гэтай формулы:

=$C2="Done"

Вынік будзе выглядаць прыкладна так:

Нарэшце, дадайце пару формулпадлічыце выкананыя задачы (як мы зрабілі для кантрольнага спісу), схавайце звязаныя ячэйкі, і ваш спіс спраў у Excel гатовы!

Слупковая дыяграма ўверсе спісу To-Do заснаваны на працэнтнай формуле ў B2. Калі вам цікава даведацца падрабязнасці, я рэкамендую вам загрузіць шаблон, паказаць слупкі D і E і даследаваць формулы.

Спампаваць шаблон спісу спраў

Як стварыць інтэрактыўная справаздача са сцяжкамі

Іншым карысным прымяненнем сцяжкоў у Excel з'яўляецца стварэнне інтэрактыўных справаздач.

Выкажам здагадку, што ў вас ёсць справаздача аб продажах, якая змяшчае дадзеныя па 4 рэгіёнах: поўнач, поўдзень, усход і захад . Ваша мэта - атрымаць агульную суму для аднаго або некалькіх выбраных рэгіёнаў. Вядома, гэта можна зрабіць з дапамогай функцыі Slicers табліцы Excel або PivotTable або шляхам устаўкі прамежкавых вынікаў. Але чаму б нам не зрабіць справаздачу больш зручнай, уставіўшы 4 сцяжкі ўверсе?

Выглядае прыгожа, ці не так? Каб стварыць падобную справаздачу ў вашым аркушы, выканайце наступныя дзеянні:

1. Дадайце 4 сцяжкі ў верхняй частцы аркуша для Поўначы , Поўдня , Усход і Захад рэгіёны.
2. Стварыце вобласць крытэрыяў дзесьці ў невыкарыстоўваемай частцы аркуша і звяжыце сцяжкі з пустымі ячэйкамі:

   

   На прыведзеным вышэй скрыншоце I2:I5 - гэта звязаныя ячэйкі, а H2:H5 - гэта назвы рэгіёнаў, у дакладнасці так, як яны з'яўляюцца ўсправаздачу.

3. Дадайце яшчэ адзін слупок у вобласць крытэрыяў з формулай КАЛІ, якая вяртае назву вобласці, калі звязаная ячэйка мае значэнне TRUE, працяжнік ("-") у адваротным выпадку:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Увядзіце загаловак для слупка формулы, які дакладна адпавядае загалоўку адпаведнага слупка ў справаздачы ( Рэгіён у гэтым прыкладзе). Дакладнае супадзенне вельмі важна, і на наступным этапе вы зразумееце чаму.
5. Далей напішыце формулу для разліку агульнай сумы для выбраных рэгіёнаў. Для гэтага мы будзем выкарыстоўваць функцыю DSUM, якая сумуе значэнні ў базе дадзеных, якія адпавядаюць зададзеным умовам: DSUM(база даных, поле, крытэрыі)

   Дзе:

   • База даных - гэта ваша табліца або дыяпазон, уключаючы загалоўкі слупкоў (A5:F48 у гэтым прыкладзе).
   • Поле - гэта слупок, які вы хочаце сумаваць. Ён можа быць пастаўлены як загаловак слупка ў двукоссе, або лік, які прадстаўляе пазіцыю слупка ў базе даных. У гэтым прыкладзе мы складаем лічбы ў слупку Прамежкавы вынік , таму наш другі аргумент - "прамежкавы вынік".
   • Крытэрыі - гэта дыяпазон ячэек якія змяшчаюць вашы ўмовы, уключаючы загаловак слупка (J1:J5). Вось чаму загаловак слупка формулы ў вобласці крытэрыяў павінен адпавядаць загалоўку слупка ў справаздачы.

   Складзіце прыведзены вышэй аргумент, і ваша формула DSUM будзе выглядаць наступным чынам:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   …і