Tutorial ini akan memandu Anda tentang cara membuat kotak centang di Excel dan menggunakan hasil kotak centang dalam rumus untuk membuat daftar periksa interaktif, daftar tugas, laporan, atau grafik.

Saya yakin semua orang tahu apa itu kotak centang, Anda pasti telah melihat banyak kotak centang pada berbagai formulir online. Namun, demi kejelasan, izinkan saya memulai dengan definisi singkat.

A kotak centang , juga disebut sebagai kotak centang atau kotak tanda centang atau kotak pilihan adalah kotak persegi kecil tempat Anda mengklik untuk memilih atau membatalkan pilihan yang diberikan.

Memasukkan kotak centang di Excel terdengar seperti hal yang sepele, tetapi ini membuka sejumlah kemungkinan baru untuk lembar kerja Anda yang akan membuat Anda tetap berada di jalur yang benar dengan tujuan, jadwal, tugas, dll.

Cara memasukkan kotak centang di Excel

Seperti semua Formulir kontrol Kotak Centang berada pada tab Developer, yang tidak muncul pada ribbon Excel secara default. Jadi, Anda perlu mengaktifkannya terlebih dahulu.

1. Tampilkan tab Developer pada pita

Untuk menambahkan tab Developer ke pita Excel, lakukan hal berikut:

• Klik kanan di mana saja pada pita, kemudian klik Sesuaikan Pita ... Atau, klik Berkas > Opsi > Sesuaikan Pita .
• Di bawah Sesuaikan Pita , pilih Tab Utama (biasanya dipilih secara default), centang Pengembang kotak, dan klik OK.

Sekarang, dengan adanya tab Developer, Anda mendapatkan akses ke sejumlah kontrol interaktif, termasuk Check Box.

2. Mengatur data

Jika Anda membuat daftar periksa Excel atau daftar tugas, langkah pertama adalah membuat daftar tugas atau item lain yang kotak centangnya akan dimasukkan.

Untuk contoh ini, saya telah membuat yang berikut ini Daftar Periksa Perencanaan Pesta :

3. Tambahkan kotak centang

Langkah-langkah persiapan sudah selesai, dan sekarang kita masuk ke bagian utama - menambahkan kotak centang ke daftar Perencanaan Pesta kita.

Untuk menyisipkan kotak centang di Excel, jalankan langkah-langkah ini:

• Pada Pengembang tab, di tab Kontrol kelompok, klik Sisipkan dan pilih Kotak Centang di bawah Kontrol Formulir .

  

• Klik di sel di mana Anda ingin menyisipkan kotak centang pertama (B2 dalam contoh ini). Kontrol Kotak Centang akan muncul di dekat tempat itu, meskipun tidak persis diposisikan di sel:

  

• Untuk memposisikan kotak centang dengan benar, arahkan mouse Anda ke atasnya dan segera setelah kursor berubah menjadi panah berujung empat, seret kotak centang ke tempat yang Anda inginkan.

  

• Untuk menghapus teks " Centang Kotak 1 ", klik kanan kotak centang, pilih teks dan hapus. Atau, klik kanan kotak centang, pilih Edit Teks dalam menu konteks, lalu hapus teks.

  

Kotak centang Excel pertamamu sudah siap, dan kamu tinggal menyalinnya ke cell-cell lain.

4. Salin kotak centang ke sel lain

Pilih sel dengan kotak centang dengan menggunakan tombol panah pada keyboard Anda, dan posisikan kursor di atas sudut kanan bawah sel. Saat penunjuk mouse berubah menjadi tanda silang hitam tipis, seret ke bawah ke sel terakhir tempat Anda ingin menyalin kotak centang.

Selesai! Kotak centang ditambahkan ke semua item dalam daftar periksa:

Seperti yang dapat Anda lihat pada gambar di atas, daftar periksa Excel kami hampir siap. Mengapa hampir? Meskipun kotak centang dimasukkan dan Anda sekarang dapat mencentang atau menghapus centangnya hanya dengan mengklik kotak, Microsoft Excel tidak dapat menanggapi perubahan ini karena belum ada sel yang ditautkan ke kotak centang mana pun.

Bagian selanjutnya dari tutorial Excel Checkbox ini akan mengajarkanmu cara menangkap pengguna yang memilih atau mengosongkan kotak centang dan cara menggunakan informasi tersebut dalam rumusmu.

Cara menautkan kotak centang ke sel

Seperti yang telah disebutkan, untuk dapat menangkap status kotak centang (dicentang atau tidak dicentang), Anda perlu mengaitkan kotak centang dengan sel tertentu. Untuk melakukan ini, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik kanan kotak centang, kemudian klik Kontrol Format .

   

2. Dalam Kontrol Format kotak dialog, beralih ke Kontrol tab, klik pada tab Tautan sel dan pilih sel kosong pada sheet yang ingin Anda tautkan ke kotak centang, atau ketik referensi sel secara manual:

   

3. Ulangi langkah di atas untuk kotak centang lainnya.

   Tip. Untuk dengan mudah mengidentifikasi sel yang ditautkan, pilih mereka di kolom yang berdekatan yang tidak berisi data lain. Dengan cara ini, Anda akan dapat menyembunyikan sel yang ditautkan dengan aman nanti sehingga mereka tidak akan mengacaukan lembar kerja Anda.

4. Terakhir, klik pada masing-masing kotak centang yang ditautkan. Dalam sel yang ditautkan, TRUE muncul untuk kotak centang yang dipilih, dan FALSE untuk kotak centang yang dihapus:

   

Pada titik ini, sel yang ditautkan mungkin tidak masuk akal, tetapi harap bersabar dengan saya sedikit lebih lama dan Anda akan melihat berapa banyak peluang baru yang mereka berikan kepada Anda.

Contoh penggunaan kotak centang di Excel

Di bawah ini Anda akan menemukan beberapa contoh cara menggunakan kotak centang di Excel untuk membuat daftar periksa interaktif, daftar tugas, laporan, dan bagan. Tapi pertama-tama, mari pelajari cara menautkan kotak centang ke sel. Tekniknya sangat sederhana, tetapi ini adalah batu penjuru untuk menggunakan hasil kotak centang dalam rumus Anda.

Tip. Untuk mendapatkan pilihan templat daftar periksa dengan cepat untuk Excel, klik Berkas > Baru , ketik "checklist" dalam kotak pencarian, dan tekan Enter.

Cara membuat daftar periksa dengan ringkasan data

Sebenarnya, kita sudah melakukan bagian utama dari pekerjaan dengan menambahkan kotak centang dan menautkannya ke sel. Sekarang, kita hanya akan menulis beberapa rumus untuk membuat ringkasan data untuk daftar periksa Excel kita.

Formula untuk menghitung jumlah total tugas

Ini yang paling mudah - gunakan fungsi COUNTA untuk mendapatkan jumlah sel yang tidak kosong dalam daftar periksa:

=COUNTA(A2:A12)

Di mana A2:A12 adalah item daftar periksa.

Formula untuk menghitung jumlah item yang diberi tanda centang (tugas yang diselesaikan)

Tugas yang sudah selesai berarti kotak centang dengan simbol centang di dalamnya, yang berarti nilai TRUE dalam sel yang ditautkan. Jadi, dapatkan jumlah total TRUE dengan rumus COUNTIF ini:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Di mana C2: C12 adalah sel yang ditautkan.

Untuk membuat rumus sedikit lebih pintar, Anda menggunakan COUNTIFS alih-alih COUNTIF untuk memeriksa sel kosong dalam daftar (kolom A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Dalam kasus ini, jika anda menghapus beberapa item yang tidak relevan dari daftar periksa Excel anda, tetapi lupa menghapus simbol centang dari kotak yang sesuai, tanda centang tersebut tidak akan dihitung.

Formula untuk mendapatkan persentase tugas yang diselesaikan

Untuk menghitung presentasi tugas yang diselesaikan, gunakan rumus persentase biasa:

Bagian/Total = Persentase

Dalam kasus kita, bagi jumlah tugas yang sudah selesai dengan jumlah total tugas, seperti ini:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Tangkapan layar berikut ini mendemonstrasikan semua formula di atas dalam tindakan:

Seperti yang Anda lihat pada gambar di atas, kami telah memasukkan satu rumus lagi di B18. Rumus ini didasarkan pada fungsi IF yang mengembalikan "Ya" jika jumlah tugas yang diselesaikan sama dengan total tugas, "Tidak" jika tidak:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Untuk memperindah daftar periksa Anda sedikit lebih jauh, Anda dapat membuat beberapa aturan pemformatan bersyarat yang akan mengubah warna sel B18 tergantung pada nilainya.

Setelah itu selesai, sembunyikan kolom dengan cell yang ditautkan, dan checklist Excel Anda selesai!

Jika Anda menyukai daftar periksa yang kami buat untuk contoh ini, Anda dipersilakan mengunduhnya sekarang.

Unduh Daftar Periksa Excel

Cara membuat daftar To-Do dengan pemformatan bersyarat

Pada dasarnya, Anda dapat menambahkan kotak centang dan formula untuk daftar tugas persis dengan cara yang sama seperti yang baru saja kita lakukan untuk daftar periksa Excel. "Lalu, apa gunanya menulis bagian ini?" Anda bisa bertanya kepada saya. Nah, dalam daftar tugas yang biasa dilakukan, tugas-tugas yang sudah selesai memiliki format coret seperti ini:

Efek ini dapat dengan mudah dicapai dengan membuat aturan pemformatan bersyarat. Langkah-langkah terperinci mengikuti di bawah ini.

Untuk memulainya, tuliskan daftar tugas, masukkan kotak centang dan tautkan ke sel:

Dan sekarang, terapkan pemformatan bersyarat yang akan memberikan format coretan dan, secara opsional, latar belakang atau warna font yang berbeda pada item yang dicentang.

1. Pilih daftar tugas (A2:A11 dalam contoh ini).
2. Pergi ke Rumah tab> Gaya kelompok, dan klik Pemformatan Bersyarat > Aturan Baru...
3. Dalam Aturan Pemformatan Baru kotak dialog, pilih Gunakan formula untuk menentukan sel mana yang akan diformat .
4. Dalam Memformat nilai di mana rumus ini benar kotak, masukkan rumus berikut:

   =$C2=TRUE

   Di mana C2 adalah sel tertaut paling atas.

   

5. Klik pada Format tombol, atur gaya pemformatan yang diinginkan, dan klik OK. Dalam contoh ini, kami memilih tombol Coret dan warna font abu-abu muda:

   

   Tip. Jika Anda memiliki sedikit pengalaman dengan pemformatan bersyarat, Anda mungkin menemukan panduan mendetail berikut bermanfaat: Pemformatan bersyarat Excel berdasarkan nilai sel lain.

Sampai sekarang, kapan pun kotak tertentu dicentang, item terkait akan diformat dalam warna font abu-abu muda dengan coretan.

Dan inilah satu ide lagi untuk memformat daftar tugas Excel Anda. Alih-alih mencoret tugas-tugas yang dikompetisikan, Anda dapat memasukkan kolom tambahan dengan rumus IF berikut:

=IF(E2=TRUE, "Selesai", "Akan Dilakukan")

Di mana E2 adalah sel terkait paling atas.

Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah, rumus mengembalikan "Selesai" jika sel yang ditautkan berisi TRUE, "Akan dilakukan" jika FALSE:

Setelah itu, terapkan format kondisional yang diinginkan pada Status kolom berdasarkan rumus ini:

=$C2="Selesai"

Hasilnya akan terlihat seperti ini:

Terakhir, tambahkan beberapa rumus untuk menghitung tugas yang sudah selesai (seperti yang kita lakukan untuk daftar periksa), sembunyikan sel yang ditautkan, dan daftar Agenda Excel Anda siap digunakan!

Bagan batang di bagian atas daftar Yang Harus Dilakukan didasarkan pada rumus persentase di B2. Jika Anda penasaran untuk mengetahui detailnya, saya mendorong Anda untuk mengunduh templat, membuka kolom D dan E, dan menyelidiki rumusnya.

Unduh Templat Daftar Tugas

Cara membuat laporan interaktif dengan kotak centang

Aplikasi lain yang berguna dari kotak centang di Excel adalah untuk membuat laporan interaktif.

Misalkan Anda memiliki laporan penjualan yang mencakup data untuk 4 wilayah: Utara, Selatan, Timur dan Barat. Tujuan Anda adalah mendapatkan total untuk satu atau lebih wilayah yang dipilih. Tentu saja, ini dapat dilakukan dengan menggunakan fitur Slicers dari tabel Excel atau PivotTable atau dengan memasukkan Subtotal. Tapi mengapa kita tidak membuat laporan lebih ramah pengguna dengan memasukkan 4 kotak centang di bagian atas?

Terlihat bagus, bukan? Untuk membuat laporan serupa di sheet Anda, silakan ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tambahkan 4 kotak centang di bagian atas lembar, untuk Utara , Selatan , Timur dan Barat daerah.
2. Buat area kriteria di suatu tempat di bagian sheet yang tidak terpakai, dan tautkan kotak centang ke sel kosong:

   

   Dalam tangkapan layar di atas, I2:I5 adalah sel yang ditautkan dan H2:H5 adalah nama wilayah persis seperti yang muncul dalam laporan.

3. Tambahkan satu kolom lagi ke area kriteria dengan rumus IF yang mengembalikan nama wilayah jika sel yang ditautkan dievaluasi ke TRUE, tanda hubung ("-") jika tidak:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Ketik judul untuk kolom formula yang persis sama dengan judul kolom terkait dalam laporan ( Wilayah dalam contoh ini). Pencocokan yang tepat sangat penting dan pada langkah berikutnya, Anda akan mengerti mengapa.
5. Selanjutnya, tulis rumus untuk menghitung total untuk wilayah yang dipilih. Untuk ini, kita akan menggunakan fungsi DSUM yang menjumlahkan nilai dalam database yang cocok dengan kondisi yang ditentukan: DSUM(database, field, kriteria)

   Di mana:

   • Basis Data adalah tabel atau rentang Anda termasuk judul kolom (A5:F48 dalam contoh ini).
   • Lapangan adalah kolom yang ingin Anda jumlahkan. Ini dapat diberikan baik sebagai judul kolom yang diapit oleh tanda kutip, atau angka yang mewakili posisi kolom dalam database. Dalam contoh ini, kita menjumlahkan angka-angka dalam kolom Sub-total kolom, jadi argumen kedua kita adalah "sub-total".
   • Kriteria adalah rentang sel yang berisi kondisi Anda, termasuk judul kolom (J1: J5). Itulah sebabnya judul kolom rumus di area kriteria harus sesuai dengan judul kolom dalam laporan.

   Gabungkan argumen di atas, dan rumus DSUM Anda adalah sebagai berikut:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   ...dan bekerja dengan sempurna!

   

Jika Anda ingin menyembunyikan error #DIV/0! yang muncul ketika tidak ada region yang dipilih, bungkus DSUM ke dalam fungsi IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Jika selain total, laporan Anda menghitung rata-rata untuk setiap baris, Anda bisa menggunakan fungsi DAVERAGE(database, bidang, kriteria) untuk mendapatkan penjualan rata-rata untuk wilayah yang dipilih.

Terakhir, sembunyikan dan mungkin kunci area kriteria untuk mencegah perubahan yang tidak disengaja, dan laporan interaktif Anda sudah siap!

Unduh Laporan Interaktif

Membuat bagan dinamis berdasarkan status kotak centang

Contoh ini akan mengajarkan Anda cara membuat bagan Excel dinamis yang dapat merespons perubahan status kotak centang (dipilih atau dihapus):

Sumber data untuk contoh ini sesederhana ini:

Untuk mengubahnya menjadi grafik Excel dinamis, jalankan langkah-langkah berikut ini:

1. Membuat kotak centang dan link mereka ke sel kosong.

   Khususnya, masukkan 2 kotak centang untuk tahun 2013 dan 2014, dan hubungkan masing-masing ke cell G2 dan G3:

   

2. Buat dataset untuk grafik tergantung pada data sumber dan sel yang ditautkan (lihat gambar di bawah):
   • Untuk tahun 2013 (J4:J7), gunakan rumus berikut ini:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Jika kotak centang 2013 dipilih (G2 adalah TRUE), rumus menarik nilai asli dari B4, jika tidak, mengembalikan kesalahan #N/A.

   • Untuk tahun 2014 (K4:K7), masukkan formula yang sama untuk menarik nilai dari kolom C jika kotak centang 2014 dipilih:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • Di sel L4, masukkan rumus =$D4 dan salin ke L7. Karena data untuk tahun 2015 harus selalu ditampilkan dalam bagan, rumus IF tidak diperlukan untuk kolom ini.

   

3. Buat bagan kombo berdasarkan kumpulan data dependen (I3:L7). Karena kita telah menautkan semua sel dalam tabel dependen ke data asli, bagan akan diperbarui secara otomatis segera setelah perubahan apa pun telah dibuat dalam kumpulan data asli.

   

Unduh Bagan Dinamis

Untuk meninjau semua contoh yang dibahas dalam tutorial ini, Anda mungkin ingin mengunduh buku kerja sampel kami di bawah ini. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan.

Buku kerja latihan untuk diunduh

Contoh Kotak Centang Excel (file .xlsx)