این آموزش شما را در مورد نحوه ایجاد یک چک باکس در اکسل و استفاده از نتایج چک باکس در فرمول ها برای ایجاد یک چک لیست تعاملی، لیست کارها، گزارش یا نمودار راهنمایی می کند.

من معتقدم که همه می دانند چک باکس چیست، حتماً تعداد زیادی از آنها را در فرم های مختلف آنلاین دیده اید. با این حال، برای وضوح، اجازه دهید با یک تعریف مختصر شروع کنم.

یک چک باکس ، که به عنوان تیک مربع یا چک نیز شناخته می‌شود. box یا selection box ، یک کادر مربع کوچک است که روی آن کلیک می‌کنید تا یک گزینه داده شده را انتخاب یا از حالت انتخاب خارج کنید.

درج یک چک باکس در اکسل یک چیز بی‌اهمیت به نظر می‌رسد. اما مجموعه‌ای از امکانات جدید را برای کاربرگ‌های شما باز می‌کند که شما را در مسیر اهداف، برنامه‌ریزی، تکالیف و غیره نگه می‌دارد.

نحوه درج چک باکس در اکسل

مانند سایر کنترل‌های Form ، کنترل Check Box در برگه Developer قرار دارد که به‌طور پیش‌فرض در نوار Excel ظاهر نمی‌شود. بنابراین، ابتدا باید آن را روشن کنید.

1. تب Developer را روی نوار نشان دهید

برای افزودن زبانه Developer به نوار Excel، موارد زیر را انجام دهید:

• در هر نقطه از نوار کلیک راست کرده و سپس روی کلیک کنید. روبان را سفارشی کنید … یا روی فایل > گزینه ها > سفارشی کردن روبان کلیک کنید.
• زیر سفارشی کردن روبان ، Main Tabs را انتخاب کنید (معمولاً به صورت پیش فرض انتخاب می شود)، کادر Developer را علامت بزنید و کلیک کنیدعالی کار می کند!

  

اگر می خواهید #DIV/0 را پنهان کنید! خطایی که هنگام انتخاب هیچ منطقه ای ظاهر می شود، DSUM را در تابع IFERROR قرار دهید:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

اگر علاوه بر کل، گزارش شما میانگینی را برای هر ردیف محاسبه کند، می توانید از DAVERAGE استفاده کنید( پایگاه داده، فیلد، معیارها) عملکردی برای دریافت فروش میانگین برای مناطق انتخاب شده دارد.

در نهایت، برای جلوگیری از تغییرات تصادفی، ناحیه معیار را مخفی کرده و احتمالاً قفل کنید، و گزارش تعاملی شما آماده است. !



دانلود گزارش تعاملی

یک نمودار پویا بر اساس وضعیت چک باکس بسازید

این مثال به شما یاد می دهد که چگونه یک پویا ایجاد کنید نمودار اکسل که می تواند به تغییر وضعیت چک باکس ها پاسخ دهد (انتخاب شده یا پاک شده):



داده های منبع برای این مثال به همین سادگی است:



برای تبدیل آن به یک نمودار اکسل پویا، مراحل زیر را انجام دهید:

1. چک باکس ها را ایجاد کنید و پیوند آنها را خالی کنید سلول ها.

   به ویژه، 2 چک باکس برای سال های 2013 و 2014 وارد کنید و آنها را به ترتیب به سلول های G2 و G3 متصل کنید:

   

2. ایجاد مجموعه داده برای نمودار وابسته به داده های منبع و سلول های مرتبط است (لطفاً به تصویر زیر مراجعه کنید):
   • برای سال 2013 (J4:J7)، از فرمول زیر استفاده کنید:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     اگر چک باکس 2013 انتخاب شده باشد (G2 درست است)، فرمول مقدار اصلی را از B4 خارج می کند، در غیر این صورت عدد #N/A را برمی گرداند.خطا.

   • برای سال 2014 (K4:K7)، فرمول مشابهی را وارد کنید تا در صورت انتخاب کادر انتخاب 2014، مقادیر را از ستون C بکشید:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • در سلول L4، فرمول =$D4 را وارد کرده و آن را در L7 کپی کنید. از آنجایی که داده های سال 2015 باید همیشه در نمودار نمایش داده شوند، فرمول IF برای این ستون مورد نیاز نیست.

   

3. یک نمودار ترکیبی بر اساس مجموعه داده های وابسته (I3:L7) ایجاد کنید. از آنجایی که ما همه سلول‌های جدول وابسته را به داده‌های اصلی مرتبط کرده‌ایم، به محض اینکه هر تغییری در مجموعه داده اصلی ایجاد شود، نمودار به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود.

   

   همچنین ببینید: Excel FORECAST و توابع مرتبط با مثال های فرمول

دانلود نمودار پویا

به این ترتیب می توانید چک باکس ها را در اکسل ایجاد و استفاده کنید. برای بررسی تمام مثال‌های مورد بحث در این آموزش، ممکن است بخواهید نمونه کار ما را در زیر دانلود کنید. از شما سپاسگزارم که خواندید و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینیم.

کتاب کار را برای دانلود تمرین کنید

نمونه‌های Excel Checkbox (فایل xlsx.)

بسیار خوب.

اکنون، با وجود برگه Developer، به مجموعه ای از کنترل های تعاملی، از جمله Check Box دسترسی خواهید داشت.

2 . داده ها را سازماندهی کنید

اگر در حال ایجاد یک چک لیست اکسل یا لیست کارهایی هستید، اولین گام این است که فهرستی از کارها یا موارد دیگری تهیه کنید که چک باکس ها برای آنها درج می شود.

برای این مثال، من چک لیست برنامه ریزی مهمانی زیر را ایجاد کرده ام:

3. یک چک باکس اضافه کنید

مراحل آماده سازی کامل شده است، و اکنون به قسمت اصلی می رسیم - چک باکس ها را به لیست برنامه ریزی مهمانی خود اضافه کنید.

برای درج چک باکس در اکسل، این مراحل را انجام دهید. :

• در برگه Developer ، در گروه Controls ، روی Insert کلیک کنید و Check Box<5 را انتخاب کنید> در Form Controls .

  

• در سلولی که می‌خواهید اولین کادر انتخاب را در آن وارد کنید کلیک کنید (B2 در این مثال). کنترل Check Box در نزدیکی آن مکان ظاهر می شود، اگرچه دقیقاً در سلول قرار ندارد:

  

• برای قرار دادن درست کادر انتخاب، ماوس خود را روی آن ببرید و به محض اینکه مکان نما به یک پیکان چهار نقطه تغییر می کند، کادر انتخاب را به جایی که می خواهید بکشید.

  

• برای حذف متن " Check Box 1 "، کلیک راست کنید. چک باکس، متن را انتخاب کرده و حذف کنید. یا روی کادر انتخاب کلیک راست کنید، Edit Text را در منوی زمینه انتخاب کنید، و سپس متن را حذف کنید.

  

اولین کادر چک اکسل شما آماده است،و فقط باید آن را در سلول های دیگر کپی کنید.

4. چک باکس را در سلول‌های دیگر کپی کنید

سلول را با کادر تأیید با استفاده از کلیدهای جهت‌نما روی صفحه‌کلید خود انتخاب کنید و مکان‌نما را در گوشه سمت راست پایین سلول قرار دهید. هنگامی که نشانگر ماوس به یک ضربدر سیاه و سفید باریک تغییر می کند، آن را به آخرین سلولی که می خواهید کادر انتخاب را کپی کنید، بکشید.

تمام شد! چک باکس ها به همه موارد موجود در چک لیست اضافه می شوند:

همانطور که در تصویر بالا می بینید، چک لیست اکسل ما تقریباً آماده است. چرا تقریبا؟ اگرچه چک باکس‌ها درج شده‌اند و اکنون می‌توانید با کلیک کردن بر روی یک کادر آن‌ها را علامت بزنید یا علامت آن‌ها را بردارید، مایکروسافت اکسل نمی‌تواند به این تغییرات پاسخ دهد زیرا هنوز هیچ سلولی به هیچ‌یک از کادرهای چک پیوند داده نشده است.

بعدی بخشی از آموزش اکسل چک باکس ما به شما می آموزد که چگونه کاربر را هنگام انتخاب یا پاک کردن یک چک باکس و نحوه استفاده از آن اطلاعات در فرمول های خود جذب کنید.

چگونه یک چک باکس را به یک سلول پیوند دهید

به عنوان قبلاً ذکر شد، برای اینکه بتوانید وضعیت چک باکس را بگیرید (چک شده یا بدون علامت) باید چک باکس را با یک سلول خاص مرتبط کنید. برای انجام این کار، لطفاً این مراحل را دنبال کنید:

1. روی چک باکس کلیک راست کرده و سپس Format Control را کلیک کنید.

   

2. در کادر محاوره ای کنترل قالب ، به برگه کنترل بروید، در کادر پیوند سلول کلیک کنید و یک سلول خالی را در برگه انتخاب کنید.می‌خواهید به کادر انتخاب پیوند دهید، یا مرجع سلول را به صورت دستی تایپ کنید:

   

3. مرحله بالا را برای سایر کادرهای بررسی تکرار کنید.

   نکته. برای شناسایی آسان سلول های مرتبط، آنها را در یک ستون مجاور که حاوی هیچ داده دیگری نیست انتخاب کنید. به این ترتیب، می‌توانید سلول‌های مرتبط را بعداً با خیال راحت پنهان کنید تا کاربرگ شما را به هم نریزند.

4. در نهایت، روی هر یک از چک باکس های پیوند شده کلیک کنید. در سلول‌های پیوند شده، TRUE برای چک‌باکس‌های انتخاب‌شده و FALSE برای چک‌باکس‌های پاک‌شده نشان داده می‌شود:

   

در این مرحله، سلول‌های پیوند شده احتمالاً چندان معنی ندارند، اما لطفاً کمی بیشتر تحمل کنید و خواهید دید که آنها چند فرصت جدید در اختیار شما قرار می دهند.

نمونه هایی از استفاده از چک باکس ها در اکسل

در زیر چند نمونه از نحوه از چک باکس ها در اکسل برای ایجاد یک چک لیست تعاملی، لیست کارها، گزارش و نمودار استفاده کنید. اما ابتدا بیایید نحوه پیوند دادن چک باکس ها به سلول ها را بیاموزیم. این تکنیک بسیار ساده است، اما سنگ بنای استفاده از نتایج چک باکس در فرمول های شماست.

نکته. برای دریافت سریع منتخبی از الگوهای چک لیست برای اکسل، روی File > جدید کلیک کنید، "checklist" را در کادر جستجو تایپ کنید و Enter را فشار دهید.

How to یک چک لیست با خلاصه داده بسازید

در واقع، ما قبلاً قسمت عمده کار را با افزودن چک باکس ها و پیوند دادن آنها به سلول ها انجام داده ایم. اکنون، ما فقط چند فرمول برای آن می نویسیمیک خلاصه داده برای چک لیست اکسل خود ایجاد کنید.

فرمولی برای محاسبه تعداد کل کارها

این ساده ترین کار است - از تابع COUNTA برای دریافت تعداد سلول های غیر خالی در چک لیست استفاده کنید. :

=COUNTA(A2:A12)

جایی که A2:A12 موارد چک لیست هستند.

فرمول شمارش تعداد موارد علامت گذاری شده (کارهای تکمیل شده)

یک کار تکمیل شده به معنای یک چک باکس با علامت تیک در آن است که به معنای مقدار TRUE در یک سلول پیوند شده است. بنابراین، تعداد کل TRUE ها را با این فرمول COUNTIF بدست آورید:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

جایی که C2:C12 سلول های مرتبط هستند.

برای اینکه یک فرمول کمی هوشمندانه تر شود، شما از COUNTIFS به جای COUNTIF برای بررسی سلول های خالی در لیست استفاده می کنید (ستون A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

در این صورت، اگر برخی از موارد نامربوط را از چک لیست اکسل خود حذف کنید، اما فراموش کنید که علامت چک را از کادر مربوطه حذف کنید، چنین علامت‌هایی شمارش نخواهند شد.

فرمولی برای دریافت درصد کارهای انجام شده

برای محاسبه ارائه شده از وظایف تکمیل شده، از استفاده کنید فرمول درصد منظم:

Part/Total = Percentage

در مورد ما، تعداد کارهای انجام شده را بر تعداد کل کارها تقسیم کنید، مانند این:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

تصویر زیر تمام فرمول های فوق را در عمل نشان می دهد:

همانطور که در تصویر بالا می بینید، ما یک فرمول دیگر را در B18 قرار داده ایم. این فرمول بر اساس تابع IF است که در صورت تعداد، "بله" را برمی گرداندکارهای تکمیل شده برابر با کل وظایف است، "نه" در غیر این صورت:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

برای زیباتر کردن چک لیست خود کمی بیشتر، می توانید چند قانون قالب بندی شرطی ایجاد کنید که رنگ آن را تغییر می دهد. سلول B18 بسته به مقدار آن.

پس از تکمیل، ستون را با سلول های پیوندی پنهان کنید و چک لیست اکسل شما تمام شد!

اگر دوست دارید چک لیستی که برای این مثال ایجاد کرده ایم، اکنون می توانید آن را دانلود کنید.

دانلود چک لیست اکسل

نحوه ایجاد یک لیست وظایف با قالب بندی شرطی

در اصل ، می توانید چک باکس ها و فرمول هایی را برای لیست کارهای انجام دهید دقیقاً به همان روشی که ما برای چک لیست اکسل انجام دادیم اضافه کنید. "پس فایده نوشتن این بخش چیست؟" می توانید از من بپرسید خوب، در یک لیست معمولی کارهای انجام شده، کارهای تکمیل شده دارای قالب ضریب خطی هستند مانند این:

این اثر را می توان به راحتی با ایجاد یک قانون قالب بندی شرطی مراحل دقیق در زیر دنبال می شوند.

برای شروع، فهرستی از کارها را یادداشت کنید، کادرهای تأیید را وارد کنید و آنها را به سلول ها پیوند دهید:

و اکنون، اعمال کنید قالب بندی مشروط که قالب خط خطی و در صورت تمایل، پس زمینه یا رنگ فونت متفاوتی را به موارد علامت زده می دهد.

1. لیستی از وظایف را انتخاب کنید (A2:A11 در این مثال
2. به گروه صفحه اصلی > Styles بروید و روی Conditional Formatting > جدید کلیک کنید.قانون…
3. در کادر محاوره‌ای قانون قالب‌بندی جدید ، استفاده از فرمولی برای تعیین قالب‌بندی سلول‌ها را انتخاب کنید.
4. در کادر مقادیر را در جایی که این فرمول درست است قالب‌بندی کنید ، فرمول زیر را وارد کنید:

   =$C2=TRUE

   جایی که C2 بالاترین سلول پیوندی است.

   

5. روی دکمه Format کلیک کنید، سبک قالب بندی مورد نظر را تنظیم کنید و روی OK کلیک کنید. در این مثال، افکت Strikethrough و رنگ قلم خاکستری روشن را انتخاب می کنیم:

   

   همچنین ببینید: قالب ایمیل Outlook: 10 روش سریع برای ایجاد و استفاده

   Tip. اگر تجربه کمی با قالب‌بندی شرطی دارید، ممکن است راهنمایی دقیق زیر برای شما مفید باشد: قالب‌بندی شرطی اکسل بر اساس مقدار سلول دیگر.

از هم اکنون، هر زمان که کادر خاصی علامت زده شود، مورد مربوطه به رنگ فونت خاکستری روشن با خط خطی قالب بندی می شود.

و در اینجا یک ایده دیگر برای قالب بندی لیست کارهای اکسل شما وجود دارد. به جای خط زدن وظایف رقیب، می توانید یک ستون اضافی با فرمول IF زیر وارد کنید:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

که در آن E2 بالاترین سلول مرتبط است.

به عنوان در تصویر زیر نشان داده شده است، اگر یک سلول پیوندی حاوی درست باشد، فرمول «انجام شد» را برمی‌گرداند، اگر FALSE «به انجام می‌شود»:

پس از آن، قالب شرطی مورد نظر را اعمال کنید. به ستون وضعیت بر اساس این فرمول:

=$C2="Done"

نتیجه چیزی شبیه به این خواهد بود:

در نهایت، چند فرمول را به آن اضافه کنیدکارهای تکمیل شده را محاسبه کنید (همانطور که برای چک لیست انجام دادیم)، سلول های مرتبط را پنهان کنید، و لیست کارهای انجام شده اکسل شما آماده است!

نمودار میله ای در بالا لیست کارهای انجام شده بر اساس فرمول درصد در B2 است. اگر کنجکاو هستید که جزئیات را بدانید، توصیه می کنم الگو را دانلود کنید، ستون های D و E را باز کنید و فرمول ها را بررسی کنید.

دانلود الگوی فهرست کارها

نحوه ایجاد یک گزارش تعاملی با چک باکس

یکی دیگر از کاربردهای مفید چک باکس ها در اکسل برای ایجاد گزارش های تعاملی است.

فرض کنید شما یک گزارش فروش دارید که شامل داده های 4 منطقه شمالی، جنوبی، شرقی و غربی است. . هدف شما این است که کل یک یا چند منطقه انتخاب شده را بدست آورید. البته این کار را می توان با استفاده از ویژگی Slicers یک جدول اکسل یا PivotTable یا با درج Subtotals انجام داد. اما چرا با قرار دادن 4 چک باکس در بالا، گزارش را کاربرپسندتر نمی کنیم؟

به نظر زیبا می رسد، اینطور نیست؟ برای ایجاد یک گزارش مشابه در برگه خود، لطفاً این مراحل را دنبال کنید:

1. 4 کادر انتخاب را در بالای برگه اضافه کنید، برای شمال ، جنوب مناطق East و West .
2. ناحیه معیارها را در جایی در قسمتی از برگه استفاده نشده ایجاد کنید و کادرهای انتخاب را به سلول‌های خالی پیوند دهید:

   

   در تصویر بالا، I2:I5 سلول‌های مرتبط هستند و H2:H5 نام‌های منطقه دقیقاً همانطور که در صفحه نمایش داده می‌شوند.گزارش کنید.

3. یک ستون دیگر به ناحیه معیار با فرمول IF اضافه کنید که در صورت ارزیابی سلول پیوند داده شده به TRUE، نام منطقه را برمی گرداند، در غیر این صورت یک خط تیره ("-") در غیر این صورت:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. برای ستون فرمول عنوانی تایپ کنید که دقیقاً با عنوان ستون مربوطه در گزارش مطابقت داشته باشد ( منطقه در این مثال). تطابق دقیق بسیار مهم است و در مرحله بعدی دلیل آن را خواهید فهمید.
5. بعد، فرمول محاسبه کل مناطق انتخاب شده را بنویسید. برای این کار، ما از تابع DSUM استفاده می کنیم که مقادیر موجود در یک پایگاه داده را جمع آوری می کند که با شرایط مشخص شده مطابقت دارد: DSUM(پایگاه داده، فیلد، معیار)

   Where:

   • پایگاه داده جدول یا محدوده شما شامل سرفصل های ستون است (A5:F48 در این مثال).
   • Field ستونی است که می خواهید جمع کنید. این می تواند به عنوان عنوان ستون محصور شده در علامت نقل قول یا عددی که موقعیت ستون را در پایگاه داده نشان می دهد ارائه شود. در این مثال، ما اعداد را در ستون Sub-total جمع می کنیم، بنابراین آرگومان دوم ما "sub-total" است.
   • Criteria محدوده سلول ها است. که شامل شرایط شما، از جمله عنوان ستون (J1:J5) است. به همین دلیل است که عنوان ستون فرمول در ناحیه معیار باید با عنوان ستون در گزارش مطابقت داشته باشد.

   آگومان بالا را کنار هم قرار دهید و فرمول DSUM شما به صورت زیر است:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   …و