У цьому посібнику ви дізнаєтеся, як створити прапорець в Excel і використовувати результати прапорця у формулах для створення інтерактивного контрольного списку, списку справ, звіту або графіка.

Я думаю, що всі знають, що таке прапорець, ви, напевно, бачили їх безліч на різних формах в Інтернеті. Проте, для ясності, дозвольте мені почати з короткого визначення.

A прапорець також відомий як поставити галочку або прапорець або поле вибору це маленьке квадратне поле, натиснувши на яке, ви обираєте або скасовуєте вибір певної опції.

Вставка прапорця в Excel звучить як тривіальна річ, але вона відкриває безліч нових можливостей для ваших робочих аркушів, які допоможуть вам не відставати від ваших цілей, розкладу, завдань тощо.

Як вставити прапорець в Excel

Як і всі інші Форма контролю, а також Прапорець знаходиться на вкладці "Розробник", яка за замовчуванням не відображається на стрічці Excel. Отже, її потрібно спочатку включити.

1. показати на стрічці вкладку "Розробник

Щоб додати вкладку Розробник в стрічку Excel, виконайте наступне:

• Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці стрічки, а потім натисніть Налаштувати стрічку ... Або натисніть Файл > Опції > Налаштувати стрічку .
• Під Налаштувати стрічку виберіть Основні вкладки (зазвичай він обраний за замовчуванням), встановіть прапорець Розробник і натисніть кнопку OK.

Тепер, коли вкладка "Розробник" відкрита, ви отримуєте доступ до безлічі інтерактивних елементів керування, включаючи прапорець.

2. впорядкувати дані

Якщо ви створюєте контрольний список або список справ в Excel, першим кроком є складання списку завдань або інших пунктів, для яких будуть вставлені прапорці.

Для цього прикладу я створив наступне Контрольний список для планування вечірки :

3. додайте прапорець

Підготовчі етапи завершено, і тепер ми переходимо до головного - додаємо галочки до нашого списку Party Planning.

Щоб вставити прапорець в Excel, виконайте такі дії:

• Про це йдеться на Розробник у вкладці Елементи управління групу, натисніть Вставка і виберіть Прапорець під Елементи управління формою .

  

• Клацніть у комірці, де Ви хочете вставити перший прапорець (B2 у цьому прикладі). Елемент керування "Прапорець" з'явиться поруч з цим місцем, хоча і не буде точно розміщений у комірці:

  

• Щоб правильно розташувати прапорець, наведіть на нього курсор миші і, як тільки курсор зміниться на чотирикутну стрілку, перетягніть прапорець туди, де ви хочете його розташувати.

  

• Вилучити текст " Позначте поле 1 ", клацніть правою кнопкою миші по чекбоксу, виділіть текст і видаліть його. Або, клацніть правою кнопкою миші по чекбоксу, виберіть Редагувати текст в контекстному меню, а потім видалити текст.

  

Ваш перший прапорець Excel готовий, і вам залишається лише скопіювати його в інші комірки.

4. скопіювати прапорець в інші комірки

Виділіть комірку з прапорцем за допомогою клавіш зі стрілками на клавіатурі та встановіть курсор миші в правому нижньому куті комірки. Коли вказівник миші перетвориться на тонкий чорний хрестик, перетягніть його вниз до останньої комірки, куди ви хочете скопіювати прапорець.

Готово, прапорці додані до всіх пунктів контрольного переліку:

Як ви можете бачити на скріншоті вище, наш контрольний список в Excel майже готовий. Чому майже? Хоча прапорці вставлені, і тепер ви можете встановити або зняти їх, просто натиснувши на поле, Microsoft Excel не може реагувати на ці зміни, оскільки жодна комірка ще не пов'язана з жодним з прапорців.

Наступна частина нашого посібника з прапорців Excel навчить вас, як зафіксувати, як користувач встановлює або знімає прапорець, і як використовувати цю інформацію у своїх формулах.

Як прив'язати прапорець до комірки

Як вже зазначалося, для того, щоб мати можливість зафіксувати стан прапорця (встановлений або знятий), необхідно пов'язати прапорець з певною коміркою. Для цього, будь ласка, виконайте наступні кроки:

1. Клацніть правою кнопкою миші по прапорцю, а потім натисніть Контроль формату .

   

2. В рамках проекту Контроль формату переключіться на діалогове вікно Контроль на вкладці "Вкладка" натисніть на кнопку Стільниковий зв'язок і виберіть порожню комірку на аркуші, з якою потрібно зв'язати прапорець, або введіть посилання на комірку вручну:

   

3. Повторіть вищевказаний крок для інших прапорців.

   Порада: Щоб легко визначити зв'язані клітинки, виділіть їх у сусідньому стовпчику, який не містить інших даних. Таким чином, ви зможете безпечно приховати зв'язані клітинки пізніше, щоб вони не захаращували робочий аркуш.

4. Нарешті, клацніть на кожному з пов'язаних прапорців. У пов'язаних клітинках з'являється значення TRUE для вибраних прапорців і FALSE для знятих прапорців:

   

На даний момент пов'язані клітинки, можливо, не мають особливого сенсу, але, будь ласка, потерпіть ще трохи, і ви побачите, скільки нових можливостей вони надають вам.

Приклади використання прапорців в Excel

Нижче ви знайдете кілька прикладів того, як використовувати прапорці в Excel для створення інтерактивного контрольного списку, списку справ, звіту та діаграми. Але спочатку давайте навчимося пов'язувати прапорці з комірками. Техніка дуже проста, але вона є наріжним каменем використання результатів роботи прапорців у ваших формулах.

Порада. Щоб швидко отримати добірку шаблонів контрольних списків для Excel, натисніть Файл > Новий , введіть "чек-лист" у пошуковому рядку та натисніть клавішу Enter.

Як скласти чек-лист з узагальненням даних

Фактично, ми вже виконали основну частину роботи, додавши прапорці та зв'язавши їх з комірками. Тепер ми просто напишемо кілька формул для створення зведених даних для нашого контрольного списку в Excel.

Формула для розрахунку загальної кількості завдань

Найпростіший - за допомогою функції COUNTA отримати кількість незаповнених клітинок у контрольному списку:

=COUNTA(A2:A12)

Де A2:A12 - елементи контрольного списку.

Формула для підрахунку кількості відмічених пунктів (виконаних завдань)

Виконане завдання - це прапорець із символом галочки в ньому, що означає значення ІСТИНА у зв'язаній комірці. Отже, отримайте загальну кількість ІСТИНИ за допомогою цієї формули COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Де C2:C12 - зв'язані комірки.

Щоб зробити формулу трохи розумнішою, ви використовуєте COUNTIFS замість COUNTIF, щоб перевірити наявність порожніх клітинок у списку (стовпець A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

При цьому, якщо Ви видалите якийсь неактуальний пункт (пункти) з контрольного списку Excel, але забудете прибрати символ галочки з відповідного поля, такі галочки не будуть зараховані.

Формула для отримання відсотка виконаних завдань

Для підрахунку представлених виконаних завдань використовується звичайна формула відсотків:

Частина/Всього = Відсоток

У нашому випадку розділіть кількість виконаних завдань на загальну кількість завдань, приблизно так:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Наступний скріншот демонструє всі вищезазначені формули в дії:

Як ви можете бачити на скріншоті вище, ми вставили ще одну формулу в B18. Формула заснована на функції ЕСЛИ, яка повертає "Так", якщо кількість виконаних завдань дорівнює загальній кількості завдань, і "Ні" в протилежному випадку:

=IF(B14=B15, "Так!", "Ні :(")

Щоб ще більше прикрасити свій контрольний список, ви можете створити пару умовних правил форматування, які будуть змінювати колір комірки B18 в залежності від її значення.

Після цього приховайте стовпець із зв'язаними комірками, і ваш контрольний список Excel буде готовий!

Якщо вам подобається контрольний список, який ми створили для цього прикладу, ви можете завантажити його зараз.

Завантажити Контрольний список в Excel

Як створити список справ з умовним форматуванням

В принципі, ви можете додавати прапорці та формули для списку справ точно так само, як ми щойно зробили для контрольного списку Excel. "Який тоді сенс писати цей розділ?" - запитаєте ви. Ну, в типовому списку справ виконані завдання мають формат закреслення ось так:

Цього ефекту можна легко досягти, створивши правило умовного форматування. Детальні кроки наведені нижче.

Для початку запишіть список завдань, вставте прапорці та прив'яжіть їх до комірок:

А зараз подавайте заявку умовне форматування яка надасть закреслений формат і, за бажанням, інший фон або колір шрифту для відмічених елементів.

1. Виберіть список завдань (A2:A11 в даному прикладі).
2. Перейдіть на сторінку Головна сторінка вкладка> Стилі групу і натисніть Умовне форматування > Нове правило...
3. В рамках проекту Нове правило форматування виберіть у діалоговому вікні Використовуйте формулу, щоб визначити, які клітинки форматувати .
4. В рамках проекту Значення формату, для яких ця формула істинна введіть наступну формулу:

   =$C2=TRUE

   Де C2 - верхня найбільш зв'язана клітинка.

   

5. Натисніть на кнопку Формат встановіть потрібний стиль форматування і натисніть кнопку ОК. У нашому прикладі ми виберемо стиль Закреслення та світло-сірий колір шрифту:

   

   Порада: Якщо у вас мало досвіду роботи з умовним форматуванням, вам може бути корисною наступна детальна інструкція: Умовне форматування в Excel на основі іншого значення клітинки.

Відтепер при встановленні галочки у певному полі відповідний пункт буде відформатовано світло-сірим кольором шрифту із закресленням.

А ось ще одна ідея для форматування списку справ в Excel. Замість того, щоб викреслювати конкуруючі завдання, можна вставити додатковий стовпчик з такою формулою ЯКЩО:

=IF(E2=TRUE, "Виконано", "Буде виконано")

Де E2 - верхня найбільш зв'язана клітинка.

Як показано на скріншоті нижче, формула повертає "Готово", якщо зв'язана комірка містить значення TRUE, "Буде зроблено" - якщо FALSE:

Після цього застосуйте потрібний умовний формат до Статус на основі цієї формули:

=$C2="Виконано"

Результат буде виглядати приблизно так:

Нарешті, додайте пару формул для підрахунку виконаних завдань (як ми це зробили для контрольного списку), приховайте зв'язані комірки, і ваш список справ в Excel готовий до роботи!

Гістограма у верхній частині списку справ базується на відсотковій формулі в B2. Якщо вам цікаво дізнатися деталі, я закликаю вас завантажити шаблон, розкрити колонки D і E і дослідити формули.

Завантажити шаблон списку справ

Як створити інтерактивний звіт з прапорцями

Ще одне корисне застосування прапорців в Excel - створення інтерактивних звітів.

Припустимо, у вас є звіт про продажі, який містить дані по 4 регіонах: Північ, Південь, Схід і Захід. Ваша мета - отримати загальну суму по одному або декільком обраним регіонам. Звичайно, це можна зробити за допомогою функції "Зрізів" таблиці Excel або зведеної таблиці або вставивши проміжні підсумки. Але чому б не зробити звіт більш зручним для користувача, вставивши 4 прапорці вгорі?

Гарно виглядає, чи не так? Щоб створити подібний звіт у вашому аркуші, будь ласка, виконайте наступні кроки:

1. Додайте 4 прапорці у верхній частині аркуша, для Північ , Південь , Схід і Захід регіонів.
2. Створіть область критеріїв десь у невикористаній частині аркуша, а прапорці прив'яжіть до порожніх клітинок:

   

   На наведеному вище скріншоті I2:I5 - це зв'язані комірки, а H2:H5 - це назви регіонів у тому вигляді, в якому вони з'являються у звіті.

3. Додайте ще один стовпець в область критеріїв з формулою IF, яка повертає назву регіону, якщо пов'язана комірка має значення ІСТИНА, і прочерк ("-") в іншому випадку:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Введіть заголовок для стовпчика формул, який точно збігається із заголовком відповідного стовпчика у звіті ( Регіон Точний збіг дуже важливий і на наступному кроці ви зрозумієте чому.
5. Далі напишемо формулу для підрахунку підсумків по обраним регіонам. Для цього скористаємося функцією DSUM, яка підсумовує значення в базі даних, що відповідають заданим умовам: DSUM(база даних, поле, критерії)

   Де:

   • База даних це ваша таблиця або діапазон, включаючи заголовки стовпців (A5:F48 у цьому прикладі).
   • Поле це стовпець, який потрібно підсумувати. Він може бути поданий або як заголовок стовпця, укладений в лапки, або як число, що представляє позицію стовпця в базі даних. У цьому прикладі ми підсумовуємо числа в стовпчику Проміжний підсумок тому наш другий аргумент - "проміжний підсумок".
   • Критерії це діапазон комірок, які містять Ваші умови, включаючи заголовок стовпця (J1:J5). Саме тому заголовок стовпця формули в області критеріїв повинен збігатися з заголовком стовпця у звіті.

   Поєднайте вищезазначені аргументи разом, і формула DSUM буде виглядати наступним чином:

   =DSUM(A5:F48, "проміжний підсумок", J1:J5)

   ...і працює бездоганно!

   

Якщо ви хочете приховати помилку #DIV/0!, яка з'являється, коли не вибрано жодного регіону, оберніть DSUM у функцію IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "проміжний підсумок", J1:J5), 0)

Якщо у вашому звіті, крім підсумків, розраховується середнє значення для кожного рядка, то можна скористатися функцією СРЗНАЧ(база даних, поле, критерії), щоб отримати середнє значення продажів середній для обраних регіонів.

Нарешті, сховайте і, можливо, заблокуйте область критеріїв, щоб запобігти випадковим змінам, і ваш інтерактивний звіт готовий!

Завантажити інтерактивний звіт

Побудувати динамічну діаграму на основі стану прапорця

Цей приклад навчить вас створювати динамічну діаграму Excel, яка може реагувати на зміну стану прапорців (встановлені або зняті):

Вихідні дані для цього прикладу дуже прості:

Щоб перетворити його на динамічний графік Excel, виконайте наступні дії:

1. Створення чекбоксів і посилання їх у порожні клітинки.

   Зокрема, вставити 2 прапорці для 2013 та 2014 років та з'єднати їх з комірками G2 та G3 відповідно:

   

2. Створити набір даних для діаграми в залежності від вихідних даних та зв'язаних комірок (див. зображення нижче):
   • Для 2013 року (J4:J7) використовуйте наступну формулу:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Якщо встановлено прапорець 2013 (G2 - ІСТИНА), формула витягує вихідне значення з B4, інакше повертає помилку #N/A.

   • Для 2014 року (К4:К7) введіть аналогічну формулу, щоб витягнути значення з колонки С, якщо встановлено прапорець 2014 року:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • В комірку L4 ввести формулу =$D4 Оскільки дані за 2015 рік завжди повинні відображатися на діаграмі, формула ЕСЛИ не потрібна для цього стовпчика.

   

3. Створіть комбіновану діаграму на основі залежного набору даних (I3:L7). Оскільки ми зв'язали всі комірки залежної таблиці з вихідними даними, діаграма буде оновлюватися автоматично, як тільки у вихідному наборі даних буде внесена будь-яка зміна.

   

Завантажити динамічний графік

Ось так можна створювати і використовувати прапорці в Excel. Щоб переглянути всі приклади, розглянуті в цьому підручнику, ви можете завантажити наш зразок робочого зошита нижче. Дякую за прочитання і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня.

Практичний посібник для завантаження

Приклади чекбоксів Excel (файл .xlsx)