Acest tutorial vă va îndruma cum să creați o casetă de selectare în Excel și să utilizați rezultatele casetei de selectare în formule pentru a crea o listă de verificare interactivă, o listă de sarcini, un raport sau un grafic.

Cred că toată lumea știe ce este o casetă de selectare, probabil că ați văzut o mulțime de astfel de căsuțe pe diverse formulare online. Totuși, de dragul clarității, permiteți-mi să încep cu o scurtă definiție.

A caseta de selectare , denumită și bifați caseta sau caseta de bifare sau caseta de selecție , este o căsuță pătrată mică în care faceți clic pentru a selecta sau deselecta o anumită opțiune.

Inserarea unei casete de selectare în Excel pare un lucru banal, dar deschide o mulțime de posibilități noi pentru foile de lucru care vă vor menține pe drumul cel bun în ceea ce privește obiectivele, programul, sarcinile etc.

Cum se introduce caseta de verificare în Excel

La fel ca toate celelalte Formular controale, sistemul Caseta de verificare se află în fila Dezvoltator, care nu apare în mod implicit pe panglica Excel. Prin urmare, trebuie să îl activați mai întâi.

1. Afișați fila Dezvoltator de pe panglică

Pentru a adăuga fila Dezvoltator la panglica Excel, procedați după cum urmează:

• Faceți clic dreapta oriunde pe panglică, apoi faceți clic pe Personalizarea panglicii ... Sau, faceți clic pe Fișier > Opțiuni > Personalizați panglica .
• Sub Personalizarea panglicii , selectați Filele principale (de obicei este selectat în mod implicit), verificați opțiunea Dezvoltator și faceți clic pe OK.

Acum, cu fila Dezvoltator în funcțiune, aveți acces la o serie de controale interactive, inclusiv Check Box.

2. Organizați datele

Dacă creați o listă de verificare sau o listă de lucruri de făcut în Excel, primul pas este să faceți o listă de sarcini sau alte elemente pentru care se vor introduce căsuțe de bifat.

Pentru acest exemplu, am creat următorul fișier Lista de verificare pentru planificarea petrecerii :

3. Adăugați o casetă de selectare

Etapele de pregătire sunt finalizate, iar acum trecem la partea principală - adăugăm căsuțe de selectare la lista noastră de planificare a petrecerii.

Pentru a insera o casetă de selectare în Excel, executați următorii pași:

• Pe Dezvoltator în fila Controale grup, faceți clic pe Introduceți , și selectați Caseta de verificare la adresa Controale de formular .

  

• Faceți clic în celula în care doriți să inserați prima casetă de control (B2 în acest exemplu). Controlul Check Box va apărea în apropierea acelui loc, deși nu este poziționat exact în celulă:

  

• Pentru a poziționa corect caseta de selectare, treceți mouse-ul deasupra acesteia și, imediat ce cursorul se transformă într-o săgeată cu patru vârfuri, trageți caseta de selectare acolo unde doriți.

  

• Pentru a elimina textul " Bifați caseta 1 ", faceți clic dreapta pe caseta de selectare, selectați textul și ștergeți-l. Sau, faceți clic dreapta pe caseta de selectare, selectați Editare text din meniul contextual și apoi ștergeți textul.

  

Prima casetă de control Excel este gata și trebuie doar să o copiați în alte celule.

4. Copiați caseta de selectare în alte celule

Selectați celula cu caseta de selectare folosind tastele săgeată de pe tastatură și poziționați cursorul pe colțul din dreapta jos al celulei. Când indicatorul mouse-ului se transformă într-o cruce neagră subțire, trageți-l în jos până la ultima celulă în care doriți să copiați caseta de selectare.

Casetele de verificare sunt adăugate la toate elementele din lista de verificare:

După cum puteți vedea în captura de ecran de mai sus, lista noastră de verificare Excel este aproape gata. De ce aproape? Deși căsuțele de control sunt inserate și acum puteți să le bifați sau să le debifați prin simpla apăsare a unei căsuțe, Microsoft Excel nu este capabil să răspundă la aceste modificări, deoarece nicio celulă nu este încă legată de niciuna dintre căsuțele de control.

Următoarea parte a tutorialului nostru Excel Checkbox vă va învăța cum să capturați selectarea sau ștergerea de către utilizator a unei căsuțe de selectare și cum să utilizați aceste informații în formulele dvs.

Cum se leagă o casetă de selectare de o celulă

După cum am menționat deja, pentru a putea capta starea căsuței de selectare (bifată sau debifată), trebuie să asociați căsuța de selectare cu o anumită celulă. Pentru a face acest lucru, vă rugăm să urmați acești pași:

1. Faceți clic dreapta pe caseta de selectare, apoi faceți clic pe Controlul formatului .

   

2. În Controlul formatului comutați la caseta de dialog Control faceți clic în fila Legătură celulară și selectați o celulă goală din foaia la care doriți să creați o legătură cu caseta de selectare sau introduceți manual referința celulei:

   

3. Repetați pasul de mai sus pentru celelalte căsuțe de control.

   Sfat: Pentru a identifica cu ușurință celulele legate, selectați-le într-o coloană adiacentă care nu conține alte date. În acest fel, veți putea ascunde ulterior celulele legate în siguranță, astfel încât să nu vă aglomereze foaia de calcul.

4. În cele din urmă, faceți clic pe fiecare dintre căsuțele de control legate. În celulele legate, TRUE apare pentru căsuțele de control selectate și FALSE pentru căsuțele de control eliminate:

   

În acest moment, celulele legate probabil că nu au prea mult sens, dar vă rog să mă mai ascultați puțin și veți vedea câte oportunități noi vă oferă.

Exemple de utilizare a casetelor de selectare în Excel

Mai jos veți găsi câteva exemple de utilizare a căsuțelor de selectare în Excel pentru a realiza o listă de verificare interactivă, o listă de lucruri de făcut, un raport și un grafic. Dar, mai întâi, să învățăm cum să legăm căsuțele de selectare de celule. Tehnica este foarte simplă, dar este piatra de temelie a utilizării rezultatelor căsuțelor de selectare în formulele dvs.

Sfat. Pentru a obține rapid o selecție de modele de liste de verificare pentru Excel, faceți clic pe Fișier > Nou , tastați "checklist" în caseta de căutare și apăsați Enter.

Cum se face o listă de verificare cu rezumatul datelor

De fapt, am făcut deja cea mai mare parte a lucrului adăugând căsuțe de selectare și legându-le de celule. Acum, vom scrie doar câteva formule pentru a crea un rezumat al datelor pentru lista noastră de verificare Excel.

Formula de calcul a numărului total de sarcini

Este cel mai simplu - utilizați funcția COUNTA pentru a obține numărul de celule care nu sunt goale din lista de verificare:

=COUNTA(A2:A12)

Unde A2:A12 sunt elementele din lista de verificare.

Formula de numărare a numărului de elemente bifate (sarcini finalizate)

O sarcină finalizată înseamnă o casetă de selectare cu un simbol de bifare în ea, ceea ce înseamnă valoarea TRUE într-o celulă legată. Deci, obțineți numărul total de TRUE cu această formulă COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Unde C2:C12 sunt celulele legate.

Pentru a face o formulă un pic mai inteligentă, utilizați COUNTIFS în loc de COUNTIF pentru a verifica dacă există celule goale în listă (coloana A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

În acest caz, dacă ștergeți unele elemente irelevante din lista de verificare Excel, dar uitați să eliminați simbolul de bifare din căsuța corespunzătoare, aceste semne de bifare nu vor fi luate în considerare.

Formula pentru a obține procentul de sarcini finalizate

Pentru a calcula procentajul prezentat al sarcinilor îndeplinite, utilizați formula obișnuită a procentajului:

Parte/Total = Procentual

În cazul nostru, împărțiți numărul de sarcini finalizate la numărul total de sarcini, astfel:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Următoarea captură de ecran demonstrează toate formulele de mai sus în acțiune:

După cum puteți vedea în captura de ecran de mai sus, am mai inserat o formulă în B18. Formula se bazează pe funcția IF care returnează "Da" dacă numărul de sarcini finalizate este egal cu totalul sarcinilor, iar în caz contrar "Nu":

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :("))

Pentru a vă înfrumuseța lista de verificare un pic mai mult, puteți crea câteva reguli de formatare condiționată care vor schimba culoarea celulei B18 în funcție de valoarea acesteia.

După ce ați terminat, ascundeți coloana cu celule legate, iar lista de verificare Excel este gata!

Dacă vă place lista de verificare pe care am creat-o pentru acest exemplu, vă invităm să o descărcați acum.

Descărcați lista de verificare Excel

Cum să creați o listă To-Do cu formatare condiționată

Practic, puteți adăuga casete de selectare și formule pentru o listă de sarcini exact în același mod în care tocmai am făcut-o pentru lista de verificare din Excel. "Atunci, ce rost are să scriu această secțiune?", mă puteți întreba. Ei bine, într-o listă de sarcini tipică, sarcinile finalizate au format strikethrough ca aceasta:

Acest efect poate fi obținut cu ușurință prin crearea unei reguli de formatare condiționată. Pașii detaliați sunt descriși mai jos.

Pentru început, scrieți o listă de sarcini, inserați căsuțe de selectare și legați-le de celule:

Și acum, aplicați formatare condiționată care va da formatul de barrare și, opțional, un fundal sau o culoare diferită a fontului pentru elementele bifate.

1. Selectați o listă de sarcini (A2:A11 în acest exemplu).
2. Mergeți la Acasă tab> Stiluri grup, apoi faceți clic pe Formatarea condiționată > Noua regulă...
3. În Regulă nouă de formatare caseta de dialog, selectați Utilizați o formulă pentru a determina ce celule trebuie formatate .
4. În Formatați valorile în cazul în care această formulă este adevărată introduceți următoarea formulă:

   =$C2=TRUE

   Unde C2 este cea mai de sus celulă legată.

   

5. Faceți clic pe butonul Format configurați stilul de formatare dorit și faceți clic pe OK. În acest exemplu, selectăm stilul de formatare Tăiat cu bila și culoarea gri deschis a fontului:

   

   Sfat: Dacă aveți puțină experiență cu formatarea condiționată, vă poate fi de ajutor următorul ghid detaliat: Formatare condiționată Excel bazată pe o altă valoare a celulei.

Deocamdată, de fiecare dată când o anumită căsuță este bifată, elementul corespunzător este formatat în culoarea gri deschis a fontului și cu o bară.

Și iată încă o idee pentru formatarea listei de sarcini din Excel. În loc să tăiați sarcinile concurente, puteți introduce o coloană suplimentară cu următoarea formulă IF:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Unde E2 este celula legată cea mai de sus.

După cum se arată în captura de ecran de mai jos, formula returnează "Done" dacă o celulă legată conține TRUE, "To be done" dacă FALSE:

După aceea, aplicați formatul condițional dorit în cazul fișierului Stare pe baza acestei formule:

=$C2="Done"

Rezultatul va fi asemănător cu acesta:

În cele din urmă, adăugați câteva formule pentru a calcula sarcinile finalizate (așa cum am făcut pentru lista de verificare), ascundeți celulele legate, iar lista de activități din Excel este gata de utilizare!

Graficul cu bare din partea de sus a listei de activități se bazează pe formula procentuală din B2. Dacă sunteți curioși să aflați detaliile, vă încurajez să descărcați șablonul, să desființați coloanele D și E și să investigați formulele.

Descărcați șablonul pentru lista de sarcini

Cum se creează un raport interactiv cu casete de verificare

O altă aplicație utilă a casetelor de selectare în Excel este crearea de rapoarte interactive.

Să presupunem că aveți un raport de vânzări care include date pentru 4 regiuni: Nord, Sud, Est și Vest. Scopul dvs. este de a obține totalul pentru una sau mai multe regiuni selectate. Desigur, acest lucru poate fi realizat utilizând funcția Slicers a unui tabel Excel sau PivotTable sau prin inserarea de subtotaluri. Dar de ce nu am face raportul mai ușor de utilizat prin inserarea a 4 casete de selectare în partea de sus?

Arată bine, nu-i așa? Pentru a crea un raport similar în foaia dvs. de calcul, urmați acești pași:

1. Adăugați 4 casete de selectare în partea de sus a foii, pentru Nord , Sud , Est și Vest regiuni.
2. Creați zona de criterii undeva într-o parte nefolosită a foii și legați casetele de selectare de celulele goale:

   

   În captura de ecran de mai sus, I2:I5 sunt celulele legate, iar H2:H5 sunt numele regiunilor exact așa cum apar în raport.

3. Adăugați încă o coloană la zona de criterii cu o formulă IF care returnează numele regiunii dacă celula legată este evaluată ca fiind ADEVĂRATĂ, iar în caz contrar o liniuță ("-"):

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Introduceți un titlu pentru coloana de formulă care să corespundă exact titlului coloanei corespunzătoare din raport ( Regiune în acest exemplu). Potrivirea exactă este foarte importantă, iar la pasul următor veți înțelege de ce.
5. În continuare, scrieți formula pentru a calcula totalul pentru regiunile selectate. Pentru aceasta, vom utiliza funcția DSUM care însumează valorile dintr-o bază de date care corespund condițiilor specificate: DSUM(database, field, criteria)

   Unde:

   • Baza de date este tabelul sau intervalul, inclusiv titlurile coloanelor (A5:F48 în acest exemplu).
   • Domeniul este coloana pe care doriți să o însumați. Aceasta poate fi furnizată fie ca titlu de coloană între ghilimele, fie ca număr care reprezintă poziția coloanei în baza de date. În acest exemplu, adunăm numerele din coloana Sub-total deci al doilea argument este "subtotal".
   • Criterii este intervalul de celule care conține condițiile dumneavoastră, inclusiv titlul coloanei (J1:J5). De aceea, titlul coloanei de formule din zona de criterii trebuie să corespundă cu titlul coloanei din raport.

   Puneți argumentul de mai sus laolaltă și formula DSUM va fi următoarea:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   ...și funcționează perfect!

   

Dacă doriți să ascundeți eroarea #DIV/0! care apare atunci când nu este selectată nicio regiune, includeți DSUM în funcția IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Dacă, în plus față de total, raportul dumneavoastră calculează o medie pentru fiecare rând, puteți utiliza funcția DAVERAGE(database, field, criteria) pentru a obține o medie a vânzărilor. medie pentru regiunile selectate.

În cele din urmă, ascundeți și, probabil, blocați zona de criterii pentru a preveni modificările accidentale, iar raportul dvs. interactiv este gata!

Descărcați raportul interactiv

Faceți o diagramă dinamică bazată pe starea casetei de selectare

Acest exemplu vă va învăța cum să creați o diagramă dinamică Excel care poate răspunde la schimbarea stării căsuțelor de selectare (selectate sau eliminate):

Datele sursă pentru acest exemplu sunt foarte simple:

Pentru a-l transforma într-un grafic dinamic Excel, executați următorii pași:

1. Creați casete de selectare și link le în celule goale.

   În special, inserați 2 casete de selectare pentru anii 2013 și 2014 și conectați-le la celulele G2 și, respectiv, G3:

   

2. Creați set de date pentru grafic în funcție de datele sursă și de celulele legate (a se vedea imaginea de mai jos):
   • Pentru anul 2013 (J4:J7), utilizați următoarea formulă:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Dacă este selectată caseta de selectare 2013 (G2 este TRUE), formula extrage valoarea originală din B4, altfel returnează eroarea #N/A.

   • Pentru anul 2014 (K4:K7), introduceți o formulă similară pentru a extrage valorile din coloana C dacă este selectată caseta de selectare 2014:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • În celula L4, introduceți formula =$D4 , și copiați-o în L7. Deoarece datele pentru anul 2015 ar trebui să fie afișate întotdeauna în grafic, nu este necesară o formulă IF pentru această coloană.

   

3. Creați o diagramă combinată bazată pe setul de date dependente (I3:L7). Deoarece am legat toate celulele din tabelul dependent de datele originale, diagrama se va actualiza automat de îndată ce se face o modificare în setul de date original.

   

Descărcați Dynamic Chart

Acesta este modul în care puteți crea și utiliza casetele de selectare în Excel. Pentru a revizui toate exemplele discutate în acest tutorial, puteți descărca exemplul nostru de registru de lucru de mai jos. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne vedem pe blogul nostru săptămâna viitoare.

Caietul de practică pentru descărcare

Exemple de căsuțe de control Excel (fișier .xlsx)