Este titorial guiarache sobre como crear unha caixa de verificación en Excel e usar os resultados da caixa de verificación en fórmulas para crear unha lista de verificación interactiva, unha lista de tarefas, un informe ou un gráfico.

Creo que todo o mundo sabe o que é unha caixa de verificación, debes ter visto moitos deles en varios formularios en liña. Aínda así, por motivos de claridade, permítanme comezar cunha breve definición.

Unha caixa de verificación , tamén coñecida como caixa de verificación ou marca de verificación caixa ou caixa de selección , é unha pequena caixa cadrada na que se fai clic para seleccionar ou deseleccionar unha opción determinada.

Inserir unha caixa de verificación en Excel parece algo trivial, pero abre unha serie de novas posibilidades para as túas follas de traballo que o manterán ao día cos teus obxectivos, horarios, tarefas, etc.

Como inserir a caixa de verificación en Excel

Como todos os outros controis Formulario , o control Caixa de verificación reside na pestana Programador, que non aparece na cinta de Excel por defecto. Polo tanto, primeiro debes acendelo.

1. Amosar a pestana Programador na cinta

Para engadir a pestana Programador á cinta de Excel, faga o seguinte:

• Faga clic co botón dereito en calquera lugar da cinta e, a continuación, faga clic en Personaliza a cinta ... Ou fai clic en Ficheiro > Opcións > Personalizar a cinta .
• En Personalizar a cinta , seleccione Pestanas principais (normalmente está seleccionada por defecto), marque a caixa Desenvolvedor e premafunciona perfectamente!

  

Se queres ocultar o #DIV/0! erro que aparece cando non se selecciona ningunha rexión, inclúa DSUM na función IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Se ademais do total, o seu informe calcula unha media para cada fila, pode utilizar o DAVERAGE( base de datos, campo, criterios) para obter unha media de vendas para as rexións seleccionadas.

Finalmente, oculte e probablemente bloquee a área de criterios para evitar cambios accidentais e o seu informe interactivo estará todo configurado. !



Descargar informe interactivo

Fai un gráfico dinámico baseado no estado da caixa de verificación

Este exemplo ensinarache como crear un dinámico Gráfico de Excel que pode responder ao cambio do estado das caixas de verificación (seleccionado ou desactivado):



Os datos de orixe deste exemplo son tan sinxelos coma este:



Para convertelo nun gráfico dinámico de Excel, execute os seguintes pasos:

1. Cree caixas de verificación e enláceas para baleiralas células.

   En particular, insira 2 caixas de verificación para os anos 2013 e 2014 e conécteas ás celas G2 e G3, respectivamente:

   

2. Cree o conxunto de datos para o gráfico dependente dos datos de orixe e das celas vinculadas (consulta a imaxe de abaixo):
   • Para o ano 2013 (J4:J7), use a seguinte fórmula:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Se se selecciona a caixa de verificación 2013 (G2 é VERDADEIRO), a fórmula extrae o valor orixinal de B4, se non, devolve o #N/Aerro.

   • Para o ano 2014 (K4:K7), introduza unha fórmula similar para extraer os valores da columna C se a caixa de verificación 2014 está seleccionada:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • Na cela L4, introduza a fórmula =$D4 e cópiea a L7. Dado que os datos do ano 2015 deben mostrarse sempre no gráfico, non é necesaria unha fórmula IF para esta columna.

   

3. Cree un gráfico combinado baseado no conxunto de datos dependente (I3:L7). Xa que ligamos todas as celas da táboa dependente cos datos orixinais, o gráfico actualizarase automaticamente en canto se faga algún cambio no conxunto de datos orixinal.

   

Descargar gráfico dinámico

Así podes crear e usar caixas de verificación en Excel. Para revisar todos os exemplos que se comentan neste titorial, podes descargar o noso libro de exemplo a continuación. Grazas por ler e espero verte no noso blog a próxima semana.

Práctica para descargar

Exemplos de caixas de verificación de Excel (ficheiro .xlsx)

Aceptar.

Agora, coa pestana Programador activada, tes acceso a unha serie de controis interactivos, incluída a caixa de verificación.

2 . Organiza os datos

Se estás creando unha lista de verificación de Excel ou de tarefas pendentes, o primeiro paso é facer unha lista de tarefas ou outros elementos para os que se inserirán as caixas de verificación.

Para este exemplo, creei a seguinte Lista de verificación de planificación de festas :

3. Engade unha caixa de verificación

Completáronse os pasos de preparación e agora chegamos á parte principal: engade caixas de verificación á nosa lista de planificación de festas.

Para inserir unha caixa de verificación en Excel, executa estes pasos :

• Na pestana Desenvolvedor , no grupo Controis , faga clic en Inserir e seleccione Caixa de verificación en Controis de formulario .

  

• Fai clic na cela na que queres inserir a primeira caixa de verificación (B2 neste exemplo). O control Caixa de verificación aparecerá preto dese lugar, aínda que non está situado exactamente na cela:

  

• Para situar correctamente a caixa de verificación, pase o rato sobre ela e en canto apareza o cursor pasa a ser unha frecha de catro puntas, arrastre a caixa de verificación onde queira.

  

• Para eliminar o texto " Caixa de verificación 1 ", prema co botón dereito do rato. a caixa de verificación, seleccione o texto e elimínao. Ou fai clic co botón dereito na caixa de verificación, selecciona Editar texto no menú contextual e, a continuación, elimina o texto.

  

A túa primeira caixa de verificación de Excel está listo,e só tes que copialo noutras celas.

4. Copie a caixa de verificación noutras celas

Seleccione a cela coa caixa de verificación usando as teclas de frecha do teclado e coloque o cursor sobre a esquina inferior dereita da cela. Cando o punteiro do rato cambie a unha cruz negra fina, arrástrea cara abaixo ata a última cela na que desexa copiar a caixa de verificación.

Feito! As caixas de verificación engádense a todos os elementos da lista de verificación:

Como podes ver na captura de pantalla anterior, a nosa lista de verificación de Excel está case lista. Por que case? Aínda que as caixas de verificación están inseridas e agora podes marcalas ou desmarcalas simplemente facendo clic nunha caixa, Microsoft Excel non pode responder a estes cambios porque aínda non hai ningunha cela ligada a ningunha das caixas de verificación.

O seguinte. parte do noso tutorial sobre caixa de verificación de Excel ensinarache como capturar o usuario seleccionando ou borrando unha caixa de verificación e como usar esa información nas túas fórmulas.

Como vincular unha caixa de verificación a unha cela

Como xa mencionado, para poder capturar o estado da caixa de verificación (marcada ou desmarcada) cómpre asociar a caixa de verificación cunha determinada cela. Para facelo, siga estes pasos:

1. Faga clic co botón dereito na caixa de verificación e, a continuación, faga clic en Control de formato .

   

2. No cadro de diálogo Control de formato , cambie á pestana Control , prema na caixa Ligazón da cela e seleccione unha cela baleira da folla á quequere vincular a caixa de verificación ou escriba a referencia da cela manualmente:

   

3. Repita o paso anterior para outras caixas de verificación.

   Consello. Para identificar facilmente as celas vinculadas, selecciónaas nunha columna adxacente que non conteña ningún outro dato. Deste xeito, poderás ocultar con seguridade as celas vinculadas máis tarde para que non desorden a túa folla de traballo.

4. Por último, fai clic en cada unha das caixas de verificación ligadas. Nas celas vinculadas, aparece VERDADEIRO para as caixas de verificación seleccionadas e FALSO para as caixas de verificación borradas:

   

Neste momento, as celas vinculadas probablemente non teñan moito sentido. pero, por favor, padece un pouco máis e verás cantas novas oportunidades che proporcionan.

Exemplos de uso de caixas de verificación en Excel

A continuación atoparás algúns exemplos de como use caixas de verificación en Excel para facer unha lista de verificación interactiva, lista de tarefas pendentes, informe e gráfica. Pero primeiro, imos aprender a vincular caixas de verificación ás celas. A técnica é moi sinxela, pero é a pedra angular do uso dos resultados da caixa de verificación nas túas fórmulas.

Consello. Para obter rapidamente unha selección de modelos de lista de verificación para Excel, faga clic en Ficheiro > Novo , escriba "lista de verificación" na caixa de busca e prema Intro.

Como facer unha lista de verificación con resumo de datos

De feito, xa fixemos a maior parte do traballo engadindo caixas de verificación e ligándoas ás celas. Agora, só escribiremos algunhas fórmulas paracrea un resumo de datos para a nosa lista de verificación de Excel.

Fórmula para calcular o número total de tarefas

É a máis sinxela: utiliza a función CONTAR para obter o número de celas que non están en branco na lista de verificación :

=COUNTA(A2:A12)

Onde A2:A12 están os elementos da lista de verificación.

Fórmula para contar o número de elementos marcados (tarefas completadas)

Unha tarefa completada significa unha caixa de verificación cun símbolo de marca nela, o que significa o valor VERDADEIRO nunha cela ligada. Entón, obtén o reconto total de VERDADEIROS con esta fórmula COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Onde C2:C12 están as celas vinculadas.

Para facer unha fórmula un pouco máis intelixente, usa COUNTIFS en lugar de COUNTIF para comprobar as celas en branco na lista (columna A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Neste caso, se elimina algún elemento(s) irrelevante(s) da súa lista de comprobación de Excel, pero esqueza eliminar un símbolo de verificación da caixa correspondente, tales marcas de verificación non se contarán.

Fórmula para obter a porcentaxe de tarefas completadas

Para calcular a presentación das tarefas completadas, use a fórmula porcentual normal:

Part/Total = Percentage

No noso caso, divide o número de tarefas completadas polo número total de tarefas, así:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

A seguinte captura de pantalla mostra todas as fórmulas anteriores en acción:

Como podes ver na captura de pantalla anterior, inserimos unha fórmula máis en B18. A fórmula baséase na función SE que devolve "Si" se o número detarefas completadas é igual ao total de tarefas, "Non" en caso contrario:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Para mellorar un pouco máis a túa lista de verificación, podes crear un par de regras de formato condicional que cambiarán a cor da a cela B18 dependendo do seu valor.

Unha vez completado, agocha a columna coas celas vinculadas e a túa lista de verificación de Excel está feita!

Se che gusta o lista de verificación que creamos para este exemplo, podes descargala agora.

Descargar a lista de verificación de Excel

Como crear unha lista de tarefas con formato condicional

Basicamente , pode engadir caixas de verificación e fórmulas para unha lista de tarefas exactamente do mesmo xeito que acabamos de facer para a lista de verificación de Excel. "Entón, para que serve escribir esta sección?" podes preguntarme. Ben, nunha lista de tarefas típica, as tarefas completadas teñen o formato tachado como este:

Este efecto pódese conseguir facilmente creando un regra de formato condicional. Os pasos detallados seguen a continuación.

Para comezar, escribe unha lista de tarefas, insire caixas de verificación e vinculalas ás celas:

E agora, aplica formato condicional que dará o formato tachado e, opcionalmente, unha cor de fondo ou fonte diferente aos elementos marcados.

1. Seleccione unha lista de tarefas (A2:A11 neste exemplo). ).
2. Vaia á pestana Inicio > Estilos e faga clic en Formato condicional > NovoRegra...
3. No cadro de diálogo Nova regra de formato , seleccione Usar unha fórmula para determinar que celas formatar .
4. No Formato de valores onde esta fórmula sexa verdadeira , introduza a seguinte fórmula:

   =$C2=TRUE

   Onde C2 é a cela máis ligada superior.

   

5. Fai clic no botón Formato , configure o estilo de formato desexado e prema Aceptar. Neste exemplo, seleccionamos o efecto Tachado e a cor da fonte gris claro:

   

   Consello. Se tes pouca experiencia co formato condicional, podes considerar útil a seguinte orientación detallada: Formato condicional de Excel baseado noutro valor de cela.

A partir de agora, sempre que se marca unha caixa determinada, o elemento correspondente formatearase na cor de fonte gris clara cun tachado.

E aquí tes unha idea máis para dar formato á túa lista de tarefas de Excel. En lugar de tachar as tarefas competidas, pode inserir unha columna adicional coa seguinte fórmula IF:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Onde E2 é a cela máis ligada.

Como que se mostra na seguinte captura de pantalla, a fórmula devolve "Feito" se unha cela ligada contén VERDADEIRO, "Por facer" se é FALSO:

Despois diso, aplique o formato condicional desexado á columna Estado baseada nesta fórmula:

=$C2="Done"

O resultado terá un aspecto similar a este:

Por último, engade un par de fórmulas acalcula as tarefas completadas (como fixemos para a lista de verificación), agocha as celas vinculadas e a túa lista de tarefas de Excel está lista!

O gráfico de barras na parte superior da lista de tarefas está baseada na fórmula porcentual en B2. Se tes curiosidade por coñecer os detalles, anímoche a descargar o modelo, a mostrar as columnas D e E e a investigar as fórmulas.

Descargar o modelo de lista de tarefas

Como crear un informe interactivo con caixas de verificación

Outra aplicación útil das caixas de verificación en Excel é para crear informes interactivos.

Supoño que tes un informe de vendas que inclúa datos de 4 rexións: norte, sur, leste e oeste. . O teu obxectivo é conseguir o total dunha ou máis rexións seleccionadas. Por suposto, isto pódese facer usando a función Slicers dunha táboa de Excel ou táboa dinámica ou inserindo subtotais. Pero por que non facemos o informe máis fácil de usar inserindo 4 caixas de verificación na parte superior?

Parece ben, non é? Para crear un informe similar na súa folla, siga estes pasos:

1. Engade 4 caixas de verificación na parte superior da folla, para o Norte , Sur , Rexións Leste e Oeste .
2. Cree a área de criterios nalgún lugar dunha parte non utilizada da folla e ligue as caixas de verificación a celas baleiras:

   

   Na captura de pantalla anterior, I2:I5 son celas vinculadas e H2:H5 son os nomes das rexións exactamente como aparecen nainforme.

3. Engade unha columna máis á área de criterios cunha fórmula SE que devolve o nome da rexión se a cela ligada é VERDADEIRO, un guión ("-") en caso contrario:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Escriba un título para a columna da fórmula que coincida exactamente co título da columna correspondente no informe ( Rexión neste exemplo). A coincidencia exacta é moi importante e no seguinte paso entenderás por que.
5. A continuación, escribe a fórmula para calcular o total das rexións seleccionadas. Para iso, imos utilizar a función DSUM que suma os valores dunha base de datos que coincidan coas condicións especificadas: DSUM(base de datos, campo, criterios)

   Onde:

   • Base de datos é a túa táboa ou rango, incluíndo os títulos das columnas (A5:F48 neste exemplo).
   • O campo é a columna que queres sumar. Pódese proporcionar como o título de columna entre comiñas ou un número que representa a posición da columna na base de datos. Neste exemplo, sumamos números na columna Subtotal , polo que o noso segundo argumento é "subtotal".
   • O criterio é o intervalo de celas. que conteñan as súas condicións, incluído o título da columna (J1:J5). É por iso que o título da columna da fórmula na área de criterios debería coincidir co título da columna do informe.

   Engade o argumento anterior e a túa fórmula DSUM será o seguinte:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   ...e