Þessi kennsla mun leiðbeina þér um hvernig á að búa til gátreit í Excel og nota niðurstöður gátreitsins í formúlum til að búa til gagnvirkan gátlista, verkefnalista, skýrslu eða línurit.

Ég tel að allir viti hvað gátreitur er, þú hlýtur að hafa séð nóg af þeim á ýmsum eyðublöðum á netinu. Samt til glöggvunar leyfi ég mér að byrja á stuttri skilgreiningu.

A gátreitur , einnig nefndur merkjareitur eða gátmerki kassi eða valreitur , er lítill ferningur kassi þar sem þú smellir til að velja eða afvelja tiltekinn valkost.

Að setja inn gátreit í Excel hljómar eins og léttvægur hlutur, en það opnar fjölda nýrra möguleika fyrir vinnublöðin þín sem mun halda þér á réttri braut með markmiðum þínum, áætlun, verkefnum osfrv.

Hvernig á að setja inn gátreit í Excel

Eins og allar aðrar Form stýringar, er Gátreitur stjórnin á Developer flipanum, sem birtist ekki sjálfgefið á Excel borðinu. Svo þú þarft að kveikja á því fyrst.

1. Sýndu Developer flipann á borði

Til að bæta Developer flipanum við Excel borðið, gerðu eftirfarandi:

• Hægri-smelltu hvar sem er á borðinu og smelltu síðan á Sérsníddu borðann ... Eða smelltu á Skrá > Valkostir > Sérsníða borða .
• Undir Sérsníða borðið , veldu Aðalflipar (venjulega er hann valinn sjálfgefið), hakaðu í Hönnuði reitinn og smelltu ávirkar fullkomlega!

  

Ef þú vilt fela #DIV/0! villa sem kemur fram þegar ekkert svæði er valið skaltu setja DSUM inn í IFERROR fallið:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Ef skýrslan þín reiknar meðaltal fyrir hverja línu, auk heildartölunnar, geturðu notað DAVERAGE( gagnasafn, reit, skilyrði) til að fá meðaltal sölu fyrir valin svæði.

Að lokum skaltu fela og líklega læsa viðmiðunarsvæðinu til að koma í veg fyrir óviljandi breytingar og gagnvirka skýrslan þín er tilbúin !



Hlaða niður gagnvirkri skýrslu

Búið til kraftmikið graf byggt á stöðu gátreitsins

Þetta dæmi mun kenna þér hvernig á að búa til kraftmikla Excel graf sem getur brugðist við því að breyta stöðu gátreitanna (valið eða hreinsað):



Upprunagögnin fyrir þetta dæmi eru eins einföld og þessi:



Til að breyta því í kraftmikið Excel línurit skaltu framkvæma eftirfarandi skref:

1. Búa til gátreiti og tengja þá til að tæma frumur.

   Sérstaklega, settu inn 2 gátreiti fyrir 2013 og 2014 árin og tengdu þá við frumur G2 og G3, í sömu röð:

   

2. Búðu til gagnasafn fyrir töfluna háð upprunagögnum og tengdum frumum (vinsamlega sjá myndina hér að neðan):
   • Fyrir 2013 ár (J4:J7), notaðu eftirfarandi formúlu:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Ef 2013 gátreiturinn er valinn (G2 er TRUE) dregur formúlan upprunalega gildið úr B4, annars skilar #N/Avilla.

   • Fyrir 2014 ár (K4:K7), sláðu inn svipaða formúlu til að draga gildin úr dálki C ef 2014 gátreiturinn er valinn:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • Í reit L4, sláðu inn formúluna =$D4 og afritaðu hana niður á L7. Vegna þess að gögnin fyrir árið 2015 ættu alltaf að birtast á töflunni er ekki þörf á IF formúlu fyrir þennan dálk.

   

3. Búðu til samsetta töflu byggt á háða gagnasettinu (I3:L7). Þar sem við höfum tengt allar frumur í háðu töflunni við upprunalegu gögnin mun grafið uppfæra sjálfkrafa um leið og einhverjar breytingar hafa verið gerðar á upprunalegu gagnasettinu.

   

Hlaða niður Dynamic Chart

Svona getur þú búið til og notað gátreiti í Excel. Til að skoða öll dæmin sem fjallað er um í þessari kennslu gætirðu viljað hlaða niður sýnishornsvinnubókinni okkar hér að neðan. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku.

Æfingabók til niðurhals

Excel gátreit dæmi (.xlsx skrá)

Allt í lagi.

Nú, með Developer flipann á sínum stað, færðu aðgang að fjölda gagnvirkra stýringa, þar á meðal gátreit.

2 . Skipuleggja gögnin

Ef þú ert að búa til Excel gátlista eða verkefnalista er fyrsta skrefið að búa til lista yfir verkefni eða önnur atriði sem gátreitirnir verða settir inn fyrir.

Fyrir þetta dæmi hef ég búið til eftirfarandi Gátlisti fyrir veisluskipulag :

3. Bæta við gátreit

Undirbúningsskrefunum er lokið og nú erum við að komast að aðalhlutanum - bættu gátreitum við listann okkar í veisluskipulagningu.

Til að setja inn gátreit í Excel skaltu framkvæma þessi skref :

• Á flipanum Þróunaraðili , í hópnum Stýringar , smelltu á Setja inn og veldu Gátreitur undir Form Controls .

  

• Smelltu í reitinn þar sem þú vilt setja inn fyrsta gátreitinn (B2 í þessu dæmi). Stýringin fyrir gátreitinn mun birtast nálægt þeim stað, þó ekki nákvæmlega staðsett í reitnum:

  

• Til að staðsetja gátreitinn rétt skaltu halda músinni yfir hann og um leið og bendillinn breytist í fjögurra punkta ör, dragðu gátreitinn þangað sem þú vilt hafa hann.

  

• Til að fjarlægja textann " Check Box 1 ", hægrismelltu gátreitinn, veldu textann og eyddu honum. Eða hægrismelltu á gátreitinn, veldu Breyta texta í samhengisvalmyndinni og eyddu svo textanum.

  

Fyrsti Excel gátreiturinn þinn er tilbúinn,og þú þarft bara að afrita það í aðrar frumur.

4. Afritaðu gátreitinn í aðrar reiti

Veldu reitinn með gátreitnum með því að nota örvatakkana á lyklaborðinu þínu og staðsetja bendilinn yfir neðra hægra horninu á reitnum. Þegar músarbendillinn breytist í þunnan svartan kross, dragðu hann niður í síðasta reitinn þar sem þú vilt afrita gátreitinn.

Lokið! Gátreitunum er bætt við öll atriði gátlistans:

Eins og þú sérð á skjáskotinu hér að ofan er Excel gátlistinn okkar næstum tilbúinn. Af hverju næstum því? Þó að gátreitirnir séu settir inn og þú getir nú hakað við eða afmerkt þá með því einfaldlega að smella á reit, getur Microsoft Excel ekki brugðist við þessum breytingum vegna þess að enginn reit er enn tengdur við neina gátreitina.

Næsta hluti af Excel gátreit kennslunni okkar mun kenna þér hvernig á að fanga notandann velja eða hreinsa gátreit og hvernig á að nota þær upplýsingar í formúlunum þínum.

Hvernig á að tengja gátreit við reit

Sem sem þegar hefur verið nefnt, til að geta fanga stöðu gátreitsins (merkt eða ómerkt) þarftu að tengja gátreitinn við ákveðinn reit. Til að gera þetta skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Hægri smelltu á gátreitinn og smelltu síðan á Formatstýring .

   

2. Í Format Control valmyndinni skaltu skipta yfir í Control flipann, smella á Cell link reitinn og velja tóman reit á blaðinu semþú vilt tengja við gátreitinn, eða sláðu inn reittilvísunina handvirkt:

   

3. Endurtaktu skrefið hér að ofan fyrir aðra gátreiti.

   Ábending. Til að auðkenna tengdu frumurnar auðveldlega skaltu velja þær í aðliggjandi dálki sem inniheldur engin önnur gögn. Þannig muntu geta falið tengdu frumurnar á öruggan hátt seinna svo þær rugli ekki vinnublaðinu þínu.

4. Smelltu að lokum á hvern og einn af tengdu gátreitunum. Í tengdu hólfunum birtist TRUE fyrir valda gátreiti og FALSE fyrir hreinsaða gátreit:

   

Á þessum tímapunkti er líklega ekki mikið vit í tengdu hólfunum, en vinsamlega þoldu mig aðeins lengur og þú munt sjá hversu mörg ný tækifæri þau veita þér.

Dæmi um notkun gátreita í Excel

Hér að neðan er að finna nokkur dæmi um hvernig notaðu gátreiti í Excel til að búa til gagnvirkan gátlista, verkefnalista, skýrslu og töflu. En fyrst skulum við læra hvernig á að tengja gátreiti við frumur. Tæknin er mjög einföld, en hún er hornsteinn þess að nota gátreitinn í formúlunum þínum.

Ábending. Til að fá fljótt úrval gátlistasniðmáta fyrir Excel skaltu smella á Skrá > Nýtt , slá inn "gátlista" í leitarreitinn og ýta á Enter.

Hvernig á að búa til gátlista með gagnayfirliti

Reyndar höfum við þegar unnið meginhluta starfsins með því að bæta við gátreitum og tengja þá við frumur. Nú munum við bara skrifa nokkrar formúlur tilbúðu til gagnayfirlit fyrir Excel gátlistann okkar.

Formúla til að reikna út heildarfjölda verkefna

Það er auðveldasta - notaðu COUNTA aðgerðina til að fá fjölda óauðu reita í gátlistanum :

=COUNTA(A2:A12)

Þar sem A2:A12 eru atriði gátlista.

Formúla til að telja fjölda hakmerktra atriða (lokið verkefni)

Ljúkt verkefni þýðir gátreit með hakstákni í, sem þýðir TRUE gildið í tengdum reit. Fáðu því heildartalningu TRUE með þessari COUNTIF formúlu:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Þar sem C2:C12 eru tengdu frumurnar.

Til að gera formúlu aðeins snjallari, þú notar COUNTIFS í stað COUNTIF til að leita að auðum hólfum í listanum (dálkur A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Í þessu tilviki, ef þú eyðir einhverjum óviðkomandi hlutum af Excel gátlistanum þínum, en gleymdu að fjarlægja ávísunartákn úr samsvarandi reit, slík gátmerki verða ekki talin með.

Formúla til að fá hlutfall unninna verkefna

Til að reikna út framsetningu verkefna sem lokið er, notaðu venjulegu prósentuformúlan:

Part/Total = Percentage

Í okkar tilviki skaltu deila fjölda unninna verkefna með heildarfjölda verkefna, svona:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Eftirfarandi skjáskot sýnir allar ofangreindar formúlur í virkni:

Eins og þú sérð á skjáskotinu hér að ofan höfum við sett inn eina formúlu í viðbót í B18. Formúlan er byggð á IF fallinu sem skilar „Já“ ef fjöldiunnin verkefni eru jöfn heildarfjölda verkefna, "Nei" annars:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Til að fegra gátlistann þinn aðeins frekar geturðu búið til nokkrar skilyrtar sniðreglur sem breyta litnum á reit B18 fer eftir gildi hans.

Þegar því er lokið skaltu fela dálkinn með tengdum hólfum og Excel gátlistinn þinn er búinn!

Ef þú vilt gátlista sem við höfum búið til fyrir þetta dæmi, þér er velkomið að hlaða honum niður núna.

Hlaða niður Excel gátlisti

Hvernig á að búa til verkefnalista með skilyrtu sniði

Í grundvallaratriðum , þú getur bætt við gátreitum og formúlum fyrir verkefnalista nákvæmlega á sama hátt og við höfum gert fyrir Excel gátlistann. "Hvað er þá að skrifa þennan kafla?" þú mátt spyrja mig. Jæja, í dæmigerðum verkefnalista eru unnin verkefni með strikunarsniði eins og þetta:

Þessi áhrif er auðvelt að ná með því að búa til regla um skilyrt snið. Nákvæm skref fylgja hér að neðan.

Til að byrja með, skrifaðu niður lista yfir verkefni, settu inn gátreiti og tengdu þá við frumur:

Og nú skaltu sækja um skilyrt snið sem gefur yfirstrikunarsniðið og, valfrjálst, annan bakgrunn eða leturlit fyrir merktu atriðin.

1. Veldu lista yfir verkefni (A2:A11 í þessu dæmi ).
2. Farðu á flipann Heima > Stílar hópnum og smelltu á Skilyrt snið > NýttRegla...
3. Í Ný sniðreglu valmynd, veldu Nota formúlu til að ákvarða hvaða frumur á að forsníða .
4. Í Sniðið gildi þar sem þessi formúla er sönn reit, sláið inn eftirfarandi formúlu:

   =$C2=TRUE

   Þar sem C2 er efsta hólfið.

   

5. Smelltu á hnappinn Format , settu upp viðeigandi sniðstíl og smelltu á OK. Í þessu dæmi veljum við Strikethrough áhrifin og ljósgráa leturlitinn:

   

   Ábending. Ef þú hefur litla reynslu af skilyrtu sniði gætirðu fundið eftirfarandi nákvæmar leiðbeiningar gagnlegar: Skilyrt snið í Excel byggt á öðru hólfigildi.

Hvað sem nú er, þegar hakað er við ákveðinn reit, verður samsvarandi hlutur sniðinn í ljósgráa leturlitnum með yfirstrikun.

Og hér er enn ein hugmyndin til að forsníða Excel verkefnalistann þinn. Í stað þess að strika yfir verkefnin sem keppt var í, geturðu sett inn viðbótardálk með eftirfarandi IF formúlu:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Þar sem E2 er efsta hólfið.

Sem sem sýnd er á skjámyndinni hér að neðan, formúlan skilar „Lokið“ ef tengdur reit inniheldur TRUE, „Til að gera“ ef FALSE:

Eftir það skaltu nota skilyrt snið sem óskað er eftir í Staða dálkinn sem byggir á þessari formúlu:

=$C2="Done"

Niðurstaðan mun líta eitthvað svipað út og þessi:

Að lokum skaltu bæta nokkrum formúlum viðreiknaðu út verkefnin sem voru unnin (eins og við gerðum fyrir gátlistann), feldu tengdu reiti og Excel verkefnalistinn þinn er góður að fara!

Súluritið efst verkefnalistans byggir á prósentuformúlunni í B2. Ef þú ert forvitinn að vita smáatriðin hvet ég þig til að hlaða niður sniðmátinu, birta dálka D og E og kanna formúlurnar.

Hlaða niður verkefnalistasniðmáti

Hvernig á að búa til gagnvirk skýrsla með gátreitum

Önnur gagnleg notkun á gátreitum í Excel er til að búa til gagnvirkar skýrslur.

Svo sem þú ert með söluskýrslu sem inniheldur gögn fyrir 4 svæði: Norður, Suður, Austur og Vestur . Markmið þitt er að fá heildartöluna fyrir eitt eða fleiri valin svæði. Auðvitað er hægt að gera þetta með því að nota Slicers eiginleikann í Excel töflu eða PivotTable eða með því að setja inn Subtotals. En hvers vegna gerum við skýrsluna ekki notendavænni með því að setja inn 4 gátreiti efst?

Lítur vel út, er það ekki? Til að búa til svipaða skýrslu í blaðinu þínu skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Bættu við 4 gátreitum efst á blaðinu, fyrir Norður , Suður , Austur og Vestur svæði.
2. Búðu til viðmiðunarsvæðið einhvers staðar á ónotuðum hluta blaðsins og tengdu gátreitina við tómar reiti:

   

   Í skjámyndinni hér að ofan eru I2:I5 tengdar frumur og H2:H5 eru svæðisnöfnin nákvæmlega eins og þau birtast ískýrslu.

3. Bættu einum dálki í viðbót við viðmiðunarsvæðið með IF formúlu sem skilar svæðisheitinu ef tengda reitinn metur sem TRUE, strik ("-") annars:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Sláðu inn fyrirsögn fyrir formúludálkinn sem passar nákvæmlega við fyrirsögn samsvarandi dálks í skýrslunni ( Svæði í þessu dæmi). Nákvæm samsvörun er mjög mikilvæg og í næsta skrefi muntu skilja hvers vegna.
5. Næst skaltu skrifa formúluna til að reikna út heildarfjölda fyrir valin svæði. Til þess ætlum við að nota DSUM fallið sem leggur saman gildin í gagnagrunni sem passa við tilgreind skilyrði: DSUM(gagnagrunnur, reitur, skilyrði)

   Hvar:

   • Gagnsgrunnur er taflan þín eða svið þar á meðal dálkafyrirsagnir (A5:F48 í þessu dæmi).
   • Reitur er dálkurinn sem þú vilt leggja saman. Það er annaðhvort hægt að afhenda hana sem dálkafyrirsögn innan gæsalappanna, eða númer sem táknar staðsetningu dálksins í gagnagrunninum. Í þessu dæmi leggjum við saman tölur í dálknum Unsamtala , þannig að önnur rökin okkar eru "undirsamtala".
   • viðmið er svið frumna sem innihalda skilyrðin þín, þar á meðal dálkafyrirsögnina (J1:J5). Þess vegna ætti fyrirsögn formúludálksins á viðmiðunarsvæðinu að passa við dálkfyrirsögnina í skýrslunni.

   Settu ofangreind rök saman og DSUM formúlan þín verður sem hér segir:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   …og