Ky tutorial do t'ju udhëzojë se si të krijoni një kuti kontrolli në Excel dhe të përdorni rezultatet e kutisë së kontrollit në formula për të krijuar një listë kontrolli interaktive, listë detyrash, raporte ose grafiku.

Unë besoj se të gjithë e dinë se çfarë është kutia e kontrollit, duhet të keni parë shumë prej tyre në forma të ndryshme në internet. Prapëseprapë, për hir të qartësisë, më lejoni të filloj me një përkufizim të shkurtër.

Një kontrolli , referuar edhe si kutia e shënimit ose shënimi kutia ose kutia e përzgjedhjes , është një kuti e vogël katrore ku klikoni për të zgjedhur ose çzgjedhur një opsion të caktuar.

Futja e një kutie të zgjedhjes në Excel tingëllon si një gjë e parëndësishme, por hap një mori mundësish të reja për fletët tuaja të punës që do t'ju mbajnë në rrugën e duhur me qëllimet, orarin, detyrat, etj.

Si të futni kutinë e kontrollit në Excel

Ashtu si të gjitha kontrollet e tjera Form , kontrolli Check Box ndodhet në skedën Zhvilluesi, i cili nuk shfaqet në shiritin e Excel si parazgjedhje. Pra, duhet ta ndizni fillimisht.

1. Shfaqni skedën Zhvilluesi në shirit

Për të shtuar skedën Zhvilluesi në shiritin e Excel, bëni sa më poshtë:

• Klikoni me të djathtën kudo në shirit dhe më pas klikoni Personalizo shiritin … Ose, klikoni Skedari > Opsionet > Personalizoni shiritin .
• Nën Personalizoni shiritin , zgjidhni Skedat kryesore (zakonisht zgjidhet si parazgjedhje), kontrolloni kutinë Zhvilluesi dhe klikofunksionon në mënyrë perfekte!

  

Nëse dëshironi të fshihni #DIV/0! gabim që shfaqet kur nuk zgjidhet asnjë rajon, mbështilleni DSUM në funksionin IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Nëse përveç totalit, raporti juaj llogarit një mesatare për çdo rresht, mund të përdorni DAVERAGE( funksioni i bazës së të dhënave, fushës, kritereve) për të marrë një shitje mesatare për rajonet e zgjedhura.

Më në fund, fshihni dhe ndoshta bllokoni zonën e kritereve për të parandaluar ndryshime aksidentale dhe raporti juaj interaktiv është gati !



Shkarko Raportin Interaktiv

Bëni një grafik dinamik bazuar në gjendjen e kutisë së kontrollit

Ky shembull do t'ju mësojë se si të krijoni një dinamikë Grafiku i Excel-it që mund t'i përgjigjet ndryshimit të gjendjes së kutive (të zgjedhura ose të fshira):



Të dhënat burimore për këtë shembull janë kaq të thjeshta sa kjo:



Për ta kthyer atë në një grafik dinamik Excel, kryeni hapat e mëposhtëm:

1. Krijoni kutitë e kontrollit dhe lidhni ato për të zbrazur qelizat.

   Në veçanti, futni 2 kuti kontrolli për vitet 2013 dhe 2014 dhe lidhini ato me qelizat G2 dhe G3, përkatësisht:

   

2. Krijoni grupi i të dhënave për grafikun varet nga të dhënat burimore dhe qelizat e lidhura (ju lutemi shihni imazhin më poshtë):
   • Për vitin 2013 (J4:J7), përdorni formulën e mëposhtme:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Nëse zgjidhet kutia e zgjedhjes 2013 (G2 është E VËRTETË), formula e tërheq vlerën origjinale nga B4, përndryshe kthen #N/Agabim.

   • Për vitin 2014 (K4:K7), fut një formulë të ngjashme për të tërhequr vlerat nga kolona C nëse zgjidhet kutia e zgjedhjes 2014:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • Në qelizën L4, futni formulën =$D4 dhe kopjojeni atë në L7. Për shkak se të dhënat për vitin 2015 duhet të shfaqen gjithmonë në grafik, një formulë IF nuk nevojitet për këtë kolonë.

   

3. Krijoni një grafik të kombinuar bazuar në grupin e të dhënave të varur (I3:L7). Meqenëse i kemi lidhur të gjitha qelizat në tabelën e varur me të dhënat origjinale, grafiku do të përditësohet automatikisht sapo të jetë bërë ndonjë ndryshim në grupin origjinal të të dhënave.

   

Shkarko Grafikun Dinamik

Kjo është mënyra se si mund të krijoni dhe përdorni kutitë e kontrollit në Excel. Për të shqyrtuar të gjithë shembujt e diskutuar në këtë tutorial, mund të dëshironi të shkarkoni modelin e librit tonë të punës më poshtë. Ju falënderoj që lexoni dhe shpresoj t'ju shohim në blogun tonë javën e ardhshme.

Praktikoni librin e punës për shkarkim

Shembuj të kutisë së kontrollit të Excel (skedari .xlsx)

OK.

Tani, me skedën Zhvilluesi në vend, ju keni akses në një mori kontrollesh ndërvepruese, duke përfshirë kutinë e kontrollit.

2 . Organizoni të dhënat

Nëse po krijoni një listë kontrolli ose listë detyrash në Excel, hapi i parë është të krijoni një listë detyrash ose artikujsh të tjerë për të cilët do të futen kutitë e kontrollit.

Për këtë shembull, unë kam krijuar listën kontrolluese të planifikimit të partive :

3. Shtoni një kuti kontrolli

Hapat e përgatitjes kanë përfunduar dhe tani po kalojmë te pjesa kryesore - shtoni kutitë e zgjedhjes në listën tonë të Planifikimit të Partisë.

Për të futur një kuti zgjedhjeje në Excel, ekzekutoni këto hapa :

• Në skedën Zhvilluesi , në grupin Kontrollet , kliko Fut dhe zgjidh Kontrollo kutinë te Kontrollet e formularit .

  

• Klikoni në qelizën ku dëshironi të futni kutinë e parë të kontrollit (B2 në këtë shembull). Kontrolli i kutisë së kontrollit do të shfaqet afër atij vendi, megjithëse jo saktësisht i pozicionuar në qelizë:

  

• Për të pozicionuar siç duhet kutinë e kontrollit, vendoseni miun mbi të dhe sapo kursori ndryshon në një shigjetë me katër cepa, tërhiqni kutinë e zgjedhjes atje ku dëshironi.

  

• Për të hequr tekstin " Kontrollo kutinë 1 ", kliko me të djathtën kutinë e zgjedhjes, zgjidhni tekstin dhe fshijeni atë. Ose, klikoni me të djathtën në kutinë e kontrollit, zgjidhni Ndrysho tekstin në menynë e kontekstit dhe më pas fshini tekstin.

  

Kutia juaj e parë e kontrollit në Excel eshte gati,dhe ju vetëm duhet ta kopjoni atë në qeliza të tjera.

4. Kopjo kutinë e zgjedhjes në qelizat e tjera

Zgjidhni qelizën me kutinë e kontrollit duke përdorur tastet e shigjetave në tastierën tuaj dhe vendoseni kursorin në këndin e poshtëm djathtas të qelizës. Kur treguesi i miut të ndryshojë në një kryq të hollë të zi, tërhiqeni atë deri në qelizën e fundit ku dëshironi të kopjoni kutinë e zgjedhjes.

U krye! Kutitë e kontrollit u shtohen të gjithë artikujve në listën e kontrollit:

Siç mund ta shihni në pamjen e mësipërme, lista jonë e kontrollit në Excel është pothuajse gati. Pse pothuajse? Megjithëse kutitë e zgjedhjes janë futur dhe tani mund t'i kontrolloni ose t'i zgjidhni ato thjesht duke klikuar mbi një kuti, Microsoft Excel nuk është në gjendje t'u përgjigjet këtyre ndryshimeve sepse asnjë qelizë nuk është lidhur ende me asnjë nga kutitë e kontrollit.

Tjetra në vijim. pjesë e tutorialit tonë të kutisë së kontrollit në Excel do t'ju mësojë se si të kapni përdoruesin duke zgjedhur ose pastruar një kuti kontrolli dhe si ta përdorni atë informacion në formulat tuaja.

Si të lidhni një kuti kontrolli me një qelizë

Si përmendur tashmë, për të qenë në gjendje të kapni gjendjen e kutisë së kontrollit (të zgjedhur ose të pazgjedhur) ju duhet të lidhni kutinë e kontrollit me një qelizë të caktuar. Për ta bërë këtë, ju lutemi ndiqni këto hapa:

1. Klikoni me të djathtën në kutinë e zgjedhjes dhe më pas kliko Kontrolli i formatit .

   

2. Në kutinë e dialogut Kontrolli i formatit , kaloni në skedën Kontrolli , klikoni në kutinë Lidhja e qelizave dhe zgjidhni një qelizë të zbrazët në fletën në të cilëndëshironi të lidheni me kutinë e zgjedhjes ose shkruani manualisht referencën e qelizës:

   

3. Përsëriteni hapin e mësipërm për kutitë e tjera të kontrollit.

   Këshillë. Për të identifikuar lehtësisht qelizat e lidhura, zgjidhni ato në një kolonë ngjitur që nuk përmban asnjë të dhënë tjetër. Në këtë mënyrë, ju do të jeni në gjendje të fshehni në mënyrë të sigurt qelizat e lidhura më vonë, në mënyrë që ato të mos rrëmojnë fletën tuaj të punës.

4. Më në fund, klikoni në secilën nga kutitë e kontrollit të lidhura. Në qelizat e lidhura, TRUE shfaqet për kutitë e zgjedhura dhe FALSE për kutitë e kontrollit të pastruara:

   

Në këtë pikë, qelizat e lidhura ndoshta nuk kanë shumë kuptim, por ju lutem më duroni edhe pak dhe do të shihni sa mundësi të reja ju ofrojnë.

Shembuj të përdorimit të kutive të kontrollit në Excel

Më poshtë do të gjeni disa shembuj se si të përdorni kutitë e kontrollit në Excel për të bërë një listë kontrolli interaktive, listë detyrash, raporte dhe grafiku. Por së pari, le të mësojmë se si të lidhim kutitë e kontrollit me qelizat. Teknika është shumë e thjeshtë, por është themeli i përdorimit të kutisë së kontrollit në formulat tuaja.

Këshillë. Për të marrë shpejt një përzgjedhje të shablloneve të listës së kontrollit për Excel, klikoni Skedar > I ri , shkruani "listën e kontrollit" në kutinë e kërkimit dhe shtypni Enter.

Si të bëni një listë kontrolli me përmbledhjen e të dhënave

Në fakt, ne kemi bërë tashmë pjesën kryesore të punës duke shtuar kutitë e kontrollit dhe duke i lidhur ato me qelizat. Tani do t'i shkruajmë vetëm disa formulakrijoni një përmbledhje të të dhënave për listën tonë kontrolluese në Excel.

Formula për të llogaritur numrin total të detyrave

Është më e lehtë - përdorni funksionin COUNTA për të marrë numrin e qelizave jo bosh në listën e kontrollit :

=COUNTA(A2:A12)

Ku A2:A12 janë artikujt e listës së kontrollit.

Formula për të numëruar numrin e artikujve të shënuar (detyrat e përfunduara)

Një detyrë e përfunduar do të thotë një kuti me një simbol të shenjës në të, që do të thotë vlerën e VËRTETË në një qelizë të lidhur. Pra, merrni numrin total të TRUE-ve me këtë formulë COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Ku C2:C12 janë qelizat e lidhura.

Për ta bërë një formulë pak më të zgjuar, ju përdorni COUNTIFS në vend të COUNTIF për të kontrolluar qelizat bosh në listë (kolona A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Në këtë rast, nëse fshini disa artikuj të parëndësishëm nga lista juaj e kontrollit në Excel, por harroni të hiqni një simbol të kontrollit nga kutia përkatëse, shenja të tilla kontrolli nuk do të numërohen.

Formula për të marrë përqindjen e detyrave të përfunduara

Për të llogaritur numrin e paraqitur të detyrave të përfunduara, përdorni formula e rregullt e përqindjes:

Part/Total = Percentage

Në rastin tonë, pjesëtoni numrin e detyrave të përfunduara me numrin total të detyrave, si kjo:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Pamja e mëposhtme e ekranit tregon në veprim të gjitha formulat e mësipërme:

Siç mund ta shihni në pamjen e mësipërme, ne kemi futur një formulë tjetër në B18. Formula bazohet në funksionin IF që kthen "Po" nëse numri idetyrat e përfunduara janë të barabarta me totalin e detyrave, "Jo" përndryshe:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Për të zbukuruar pak më tej listën tuaj të kontrollit, mund të krijoni disa rregulla të formatimit të kushtëzuar që do të ndryshojnë ngjyrën e qeliza B18 në varësi të vlerës së saj.

Pasi të ketë përfunduar, fshihni kolonën me qeliza të lidhura dhe lista juaj e kontrollit në Excel përfundon!

Nëse ju pëlqen listë kontrolli që kemi krijuar për këtë shembull, jeni të mirëpritur ta shkarkoni tani.

Shkarko listën kontrolluese të Excel

Si të krijoni një listë detyrash me formatim të kushtëzuar

Në thelb , mund të shtoni kutitë e kontrollit dhe formulat për një listë detyrash saktësisht në të njëjtën mënyrë siç kemi bërë sapo për listën e kontrollit të Excel. "Çfarë kuptimi ka atëherë të shkruhet ky seksion?" mund te me pyesni. Epo, në një listë tipike të detyrave, detyrat e përfunduara kanë formatin e kryerjes si ky:

Ky efekt mund të arrihet lehtësisht duke krijuar një rregulli i formatimit të kushtëzuar. Hapat e detajuar vijojnë më poshtë.

Për të filluar, shkruani një listë detyrash, futni kutitë e kontrollit dhe lidhni ato me qelizat:

Dhe tani, aplikoni formatim i kushtëzuar që do t'i japë formatin e shënimit dhe, sipas dëshirës, ​​një sfond ose ngjyrë të ndryshme fonti artikujve të zgjedhur.

1. Zgjidh një listë detyrash (A2:A11 në këtë shembull ).
2. Shko te grupi Home > Stilet dhe kliko Formatimi i kushtëzuar > I riRregulli…
3. Në kutinë e dialogut Rregulli i ri i formatimit , zgjidhni Përdor një formulë për të përcaktuar se cilat qeliza të formatohen .
4. Në Kutia Formatoni vlerat ku kjo formulë është e vërtetë , shkruani formulën e mëposhtme:

   =$C2=TRUE

   Shiko gjithashtu: Si të fshehni dhe zbuloni rreshtat në Excel

   Ku C2 është qeliza më e lidhur më lart.

   

5. Klikoni në butonin Format , konfiguroni stilin e dëshiruar të formatimit dhe klikoni OK. Në këtë shembull, ne zgjedhim efektin Strikethrough dhe ngjyrën gri të hapur të shkronjave:

   

   Këshillë. Nëse keni pak përvojë me formatimin e kushtëzuar, mund t'ju ndihmojnë udhëzimet e mëposhtme të hollësishme: Formatimi i kushtëzuar i Excel bazuar në një vlerë tjetër qelize.

Që tani, sa herë që zgjidhet një kuti e caktuar, artikulli përkatës formatohet në ngjyrën e fontit gri të çelur me një vijëzim.

Dhe këtu është një ide tjetër për formatimin e listës së detyrave tuaja në Excel. Në vend që të kryqëzoni detyrat e konkurruara, mund të futni një kolonë shtesë me formulën e mëposhtme IF:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Ku E2 është qeliza më e lidhur më lart.

Siç treguar në pamjen e mëposhtme të ekranit, formula kthen "Done" nëse një qelizë e lidhur përmban E VËRTETË, "Për të bërë" nëse FALSE:

Pas kësaj, aplikoni formatin e dëshiruar të kushtëzuar në kolonën Statusi bazuar në këtë formulë:

=$C2="Done"

Rezultati do të duket diçka e ngjashme me këtë:

Së fundi, shtoni disa formula nëllogarisni detyrat e përfunduara (siç bëmë për listën e kontrollit), fshihni qelizat e lidhura dhe lista juaj për të bërë Excel është gati për t'u bërë!

Grafiku me shtylla në krye e listës së detyrave bazohet në formulën e përqindjes në B2. Nëse jeni kurioz të dini detajet, ju inkurajoj të shkarkoni shabllonin, të zbuloni kolonat D dhe E dhe të hetoni formulat.

Shkarko shabllonin e listës së detyrave

Si të krijoni një raporti interaktiv me kutitë e kontrollit

Një tjetër aplikim i dobishëm i kutive të kontrollit në Excel është për krijimin e raporteve interaktive.

Supozoni se keni një raport shitjesh që përfshin të dhëna për 4 rajone: Veri, Jug, Lindje dhe Perëndim . Qëllimi juaj është të merrni totalin për një ose më shumë rajone të zgjedhura. Sigurisht, kjo mund të bëhet duke përdorur veçorinë Slicers të një tabele Excel ose PivotTable ose duke futur Nëntotalet. Por pse nuk e bëjmë raportin më miqësor për përdoruesit duke futur 4 kuti zgjedhjeje në krye?

Duket bukur, apo jo? Për të krijuar një raport të ngjashëm në fletën tuaj, ju lutemi ndiqni këto hapa:

1. Shtoni 4 kuti kontrolli në krye të fletës, për Veri , Jug rajonet , East dhe West .
2. Krijoni zonën e kritereve diku në një pjesë të papërdorur të fletës dhe lidhni kutitë e kontrollit me qelizat boshe:

   

   Në pamjen e mësipërme të ekranit, I2:I5 janë qeliza të lidhura dhe H2:H5 janë emrat e rajonit saktësisht siç shfaqen nëraporto.

3. Shto një kolonë më shumë në zonën e kritereve me një formulë IF që kthen emrin e rajonit nëse qeliza e lidhur vlerësohet në TRUE, një vizë ("-") përndryshe:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Shkruani një titull për kolonën e formulës që përputhet saktësisht me titullin e kolonës përkatëse në raport ( Rajoni në këtë shembull). Përputhja e saktë është shumë e rëndësishme dhe në hapin tjetër do ta kuptoni pse.
5. Më pas, shkruani formulën për të llogaritur totalin për rajonet e zgjedhura. Për këtë, ne do të përdorim funksionin DSUM që përmbledh vlerat në një bazë të dhënash që përputhen me kushtet e specifikuara: DSUM(baza e të dhënave, fusha, kriteret)

   Ku:

   • Baza e të dhënave është tabela ose diapazoni juaj duke përfshirë titujt e kolonave (A5:F48 në këtë shembull).
   • Fusha është kolona që dëshironi të përmbledhni. Mund të jepet ose si titulli i kolonës i mbyllur në thonjëza, ose një numër që përfaqëson pozicionin e kolonës në bazën e të dhënave. Në këtë shembull, ne mbledhim numra në kolonën Nën total , kështu që argumenti ynë i dytë është "nëntotali".
   • Kriteret është diapazoni i qelizave që përmbajnë kushtet tuaja, duke përfshirë titullin e kolonës (J1:J5). Kjo është arsyeja pse titulli i kolonës së formulës në zonën e kritereve duhet të përputhet me titullin e kolonës në raport.

   Vendosni argumentin e mësipërm dhe formula juaj DSUM shkon si më poshtë:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   …dhe