Aquest tutorial us guiarà sobre com crear una casella de verificació a Excel i utilitzar la casella de verificació com a resultat en fórmules per crear una llista de verificació interactiva, una llista de tasques pendents, un informe o un gràfic.

Crec que tothom sap què és una casella de selecció, n'heu d'haver vist molts en diversos formularis en línia. Tot i així, per a més claredat, permeteu-me començar amb una breu definició.

Una casella de verificació , també anomenada casella de verificació o marca de verificació. quadre o quadre de selecció , és un petit quadre quadrat on feu clic per seleccionar o deseleccionar una opció determinada.

Inserir una casella de selecció a Excel sembla una cosa trivial, però obre un munt de possibilitats noves per als vostres fulls de treball que us mantindran al corrent dels vostres objectius, horaris, tasques, etc.

Com inserir la casella de selecció a Excel

Com tots els altres controls Formulari , el control Caixa de verificació es troba a la pestanya Desenvolupador, que no apareix a la cinta d'Excel per defecte. Per tant, primer heu d'activar-lo.

1. Mostra la pestanya Desenvolupador a la cinta

Per afegir la pestanya Desenvolupador a la cinta d'Excel, feu el següent:

• Feu clic amb el botó dret a qualsevol lloc de la cinta i, a continuació, feu clic a Personalitza la cinta ... O bé, fes clic a Fitxer > Opcions > Personalitza la cinta .
• A Personalitza la cinta , seleccioneu Pestanyes principals (normalment està seleccionada per defecte), marqueu la casella Desenvolupador i feu clic afunciona perfectament!

  

Si voleu amagar el #DIV/0! error que apareix quan no s'ha seleccionat cap regió, emboliqueu DSUM a la funció IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Si, a més del total, l'informe calcula una mitjana per a cada fila, podeu utilitzar el DAVERAGE( base de dades, camp, criteris) per obtenir una mitjana de vendes per a les regions seleccionades.

Finalment, amagueu i probablement bloquegeu l'àrea de criteris per evitar canvis accidentals, i el vostre informe interactiu ja estarà preparat. !



Vegeu també: Funció MIRR d'Excel per calcular la taxa interna de rendibilitat modificada

Baixa l'informe interactiu

Feu un gràfic dinàmic basat en l'estat de la casella de selecció

Aquest exemple us ensenyarà com crear un gràfic dinàmic Gràfic d'Excel que pot respondre al canvi de l'estat de les caselles de selecció (seleccionat o esborrat):



Les dades d'origen d'aquest exemple són tan senzilles com aquesta:



Per convertir-lo en un gràfic d'Excel dinàmic, executeu els passos següents:

1. Creeu caselles de verificació i enllaçeu-les per buidar-les. cèl · lules.

   En particular, inseriu 2 caselles de selecció per als anys 2013 i 2014 i connecteu-les a les cel·les G2 i G3, respectivament:

   

2. Creeu el conjunt de dades per al gràfic depenent de les dades d'origen i de les cel·les enllaçades (vegeu la imatge següent):
   • Per a l'any 2013 (J4:J7), utilitzeu la fórmula següent:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Si la casella de selecció 2013 està seleccionada (G2 és TRUE), la fórmula extreu el valor original de B4, en cas contrari retorna el #N/Aerror.

   • Per a l'any 2014 (K4:K7), introduïu una fórmula similar per treure els valors de la columna C si la casella de selecció 2014 està seleccionada:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • A la cel·la L4, introduïu la fórmula =$D4 i copieu-la a L7. Com que les dades de l'any 2015 s'han de mostrar sempre al gràfic, no cal una fórmula IF per a aquesta columna.

   

3. Creeu un gràfic combinat basat en el conjunt de dades dependent (I3:L7). Com que hem enllaçat totes les cel·les de la taula dependent a les dades originals, el gràfic s'actualitzarà automàticament tan bon punt s'hagi fet cap canvi al conjunt de dades original.

   

Descarregueu el gràfic dinàmic

Així és com podeu crear i utilitzar caselles de selecció a Excel. Per revisar tots els exemples tractats en aquest tutorial, és possible que vulgueu descarregar el nostre llibre de treball de mostra a continuació. Us agraeixo la lectura i espero veure-us al nostre bloc la setmana vinent.

Quader de pràctiques per baixar

Excels de caselles de verificació (fitxer .xlsx)

D'acord.

Ara, amb la pestanya Desenvolupador al seu lloc, tens accés a una sèrie de controls interactius, inclosa la casella de selecció.

2. . Organitzeu les dades

Si esteu creant una llista de verificació d'Excel o una llista de tasques pendents, el primer pas és fer una llista de tasques o altres elements per als quals s'inseriran les caselles de verificació.

Per a aquest exemple, he creat la Llista de comprovació de la planificació del partit següent:

3. Afegeix una casella de selecció

Els passos de preparació s'han completat i ara arribem a la part principal: afegiu caselles de selecció a la nostra llista de planificació de festes.

Per inserir una casella de selecció a Excel, executeu aquests passos :

• A la pestanya Desenvolupador , al grup Controls , feu clic a Insereix i seleccioneu Caixa de verificació a Controls de formulari .

  

• Feu clic a la cel·la on voleu inserir la primera casella de selecció (B2 en aquest exemple). El control de la casella de verificació apareixerà a prop d'aquest lloc, encara que no es troba exactament a la cel·la:

  

• Per posicionar correctament la casella de selecció, passeu el ratolí per sobre i tan bon punt el cursor canvia a una fletxa de quatre puntes, arrossegueu la casella de selecció on vulgueu.

  

• Per eliminar el text " Caixa de verificació 1 ", feu clic amb el botó dret. la casella de selecció, seleccioneu el text i suprimiu-lo. O bé, feu clic amb el botó dret a la casella de selecció, seleccioneu Edita el text al menú contextual i, a continuació, suprimiu el text.

  

La vostra primera casella de selecció d'Excel està a punt,i només cal copiar-lo a altres cel·les.

4. Copieu la casella de selecció a altres cel·les

Seleccioneu la cel·la amb la casella de selecció utilitzant les tecles de fletxa del teclat i col·loqueu el cursor a l'extrem inferior dret de la cel·la. Quan el punter del ratolí canviï a una creu negra fina, arrossegueu-lo cap avall fins a l'última cel·la on voleu copiar la casella de selecció.

Fet! Les caselles de verificació s'afegeixen a tots els elements de la llista de verificació:

Com podeu veure a la captura de pantalla anterior, la nostra llista de verificació d'Excel està gairebé a punt. Per què gairebé? Tot i que les caselles de selecció s'han inserit i ara podeu marcar-les o desmarcar-les simplement fent clic a una casella, Microsoft Excel no pot respondre a aquests canvis perquè encara no hi ha cap cel·la enllaçada a cap casilla de verificació.

El següent. part del nostre tutorial de casella de selecció d'Excel us ensenyarà com capturar l'usuari seleccionant o esborrant una casella de selecció i com utilitzar aquesta informació a les vostres fórmules.

Com enllaçar una casella de selecció a una cel·la

Com ja esmentat, per poder capturar l'estat de la casella de selecció (marcada o desmarcada) cal associar la casella de selecció a una cel·la determinada. Per fer-ho, seguiu aquests passos:

1. Feu clic amb el botó dret a la casella de selecció i, a continuació, feu clic a Control de format .

   

2. Al quadre de diàleg Control de format , canvieu a la pestanya Control , feu clic al quadre Enllaç de cel·la i seleccioneu una cel·la buida del full a la qualvoleu enllaçar a la casella de selecció o escriviu la referència de la cel·la manualment:

   

3. Repetiu el pas anterior per a altres caselles de verificació.

   Consell. Per identificar fàcilment les cel·les enllaçades, seleccioneu-les en una columna adjacent que no contingui cap altra dada. D'aquesta manera, podreu amagar de manera segura les cel·les enllaçades més endavant perquè no desordenaran el vostre full de treball.

4. Finalment, feu clic a cadascuna de les caselles de selecció enllaçades. A les cel·les enllaçades, apareix TRUE per a les caselles de selecció seleccionades i FALSE per a les caselles esborrades:

   

En aquest punt, probablement les cel·les enllaçades no tinguin gaire sentit. però si us plau, patiu-me una mica més i veureu quantes oportunitats noves us ofereixen.

Exemples d'ús de caselles de selecció a Excel

A continuació trobareu alguns exemples de com Utilitzeu les caselles de selecció a Excel per fer una llista de verificació interactiva, una llista de tasques pendents, un informe i un gràfic. Però primer, aprenem a enllaçar caselles de selecció a cel·les. La tècnica és molt senzilla, però és la pedra angular d'utilitzar els resultats de la casella de selecció a les vostres fórmules.

Consell. Per obtenir ràpidament una selecció de plantilles de llista de verificació per a Excel, feu clic a Fitxer > Nou , escriviu "llista de verificació" al quadre de cerca i premeu Intro.

Com fer-ho. fer una llista de verificació amb un resum de dades

De fet, ja hem fet la major part de la feina afegint caselles de verificació i enllaçant-les a cel·les. Ara, només escriurem algunes fórmulescreeu un resum de dades per a la nostra llista de comprovació d'Excel.

Fórmula per calcular el nombre total de tasques

És la més senzilla: utilitzeu la funció COUNTA per obtenir el nombre de cel·les no en blanc de la llista de comprovació :

=COUNTA(A2:A12)

On A2:A12 són els elements de la llista de verificació.

Fórmula per comptar el nombre d'elements marcats (tasques completades)

Una tasca completada significa una casella de selecció amb un símbol de marca, que significa el valor VERTADER en una cel·la enllaçada. Per tant, obteniu el recompte total de TRUE amb aquesta fórmula COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

On C2:C12 són les cel·les enllaçades.

Per fer una fórmula una mica més intel·ligent, feu servir COUNTIFS en lloc de COUNTIF per comprovar si hi ha cel·les en blanc a la llista (columna A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

En aquest cas, si suprimiu alguns elements irrellevants de la vostra llista de comprovació d'Excel, però oblideu eliminar un símbol de verificació de la casella corresponent, aquestes marques de verificació no es comptaran.

Fórmula per obtenir el percentatge de tasques completades

Per calcular la presentació de les tasques completades, utilitzeu la fórmula de percentatge normal:

Part/Total = Percentage

En el nostre cas, dividiu el nombre de tasques completades pel nombre total de tasques, com aquesta:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

La següent captura de pantalla mostra totes les fórmules anteriors en acció:

Com podeu veure a la captura de pantalla anterior, hem inserit una fórmula més a B18. La fórmula es basa en la funció SI que retorna "Sí" si el nombre detasques completades és igual al total de tasques, "No" en cas contrari:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Per embellir una mica més la vostra llista de comprovació, podeu crear un parell de regles de format condicional que canviaran el color de cel·la B18 en funció del seu valor.

Un cop s'hagi completat, amaga la columna amb cel·les enllaçades i la teva llista de comprovació d'Excel ja està!

Si t'agrada el llista de comprovació que hem creat per a aquest exemple, podeu descarregar-la ara.

Descarregueu la llista de comprovació d'Excel

Com crear una llista de tasques pendents amb format condicional

Bàsicament , podeu afegir caselles de verificació i fórmules per a una llista de tasques pendents exactament de la mateixa manera que acabem de fer per a la llista de comprovació d'Excel. "Quin sentit té escriure aquesta secció llavors?" em pots preguntar. Bé, en una llista típica de tasques pendents, les tasques completades tenen el format tacat com aquest:

Aquest efecte es pot aconseguir fàcilment creant un regla de format condicional. A continuació es detallen els passos següents.

Per començar, escriviu una llista de tasques, inseriu caselles de selecció i enllaceu-les a cel·les:

I ara, sol·liciteu format condicional que donarà el format de ratllat i, opcionalment, un color de fons o de lletra diferent als elements marcats.

1. Seleccioneu una llista de tasques (A2:A11 en aquest exemple). ).
2. Aneu a la pestanya Inici > Estils i feu clic a Format condicional > NouRegla...
3. Al quadre de diàleg Nova regla de format , seleccioneu Utilitza una fórmula per determinar quines cel·les cal formatar .
4. A la Format els valors on aquesta fórmula sigui certa , introduïu la fórmula següent:

   =$C2=TRUE

   On C2 és la cel·la més enllaçada a la part superior.

   

5. Feu clic al botó Format , configureu l'estil de format desitjat i feu clic a D'acord. En aquest exemple, seleccionem l'efecte Tapat i el color de lletra gris clar:

   

   Consell. Si teniu poca experiència amb el format condicional, podeu trobar útils les instruccions detallades següents: Format condicional d'Excel basat en un altre valor de cel·la.

A partir d'ara, sempre que es marca una casella determinada, l'element corresponent es formata amb un color de lletra gris clar amb un ratllat.

I aquí teniu una idea més per donar format a la vostra llista de tasques d'Excel. En lloc de ratllar les tasques competides, podeu inserir una columna addicional amb la fórmula SI següent:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

On E2 és la cel·la més enllaçada.

Com que es mostra a la captura de pantalla següent, la fórmula retorna "Fet" si una cel·la enllaçada conté VERDADER, "Per fer" si és FAL:

Després, apliqueu el format condicional desitjat. a la columna Estat basat en aquesta fórmula:

=$C2="Done"

El resultat serà semblant a això:

Per últim, afegiu-hi un parell de fórmulescalculeu les tasques completades (com vam fer per a la llista de verificació), amagueu les cel·les enllaçades i la vostra llista de tasques d'Excel ja està a punt!

El gràfic de barres a la part superior de la llista de tasques pendents es basa en la fórmula del percentatge a B2. Si teniu curiositat per conèixer els detalls, us recomano que baixeu la plantilla, que mostri les columnes D i E i que investigueu les fórmules.

Descarregueu la plantilla de la llista de tasques pendents

Com crear una informe interactiu amb caselles de verificació

Una altra aplicació útil de les caselles de verificació a Excel és per crear informes interactius.

Suposem que teniu un informe de vendes que inclou dades per a 4 regions: nord, sud, est i oest. . El vostre objectiu és obtenir el total d'una o més regions seleccionades. Per descomptat, això es pot fer utilitzant la funció Slicers d'una taula d'Excel o una taula dinàmica o inserint subtotals. Però, per què no fem l'informe més fàcil d'utilitzar inserint 4 caselles de selecció a la part superior?

Sembla bé, no? Per crear un informe similar al vostre full, seguiu aquests passos:

1. Afegiu 4 caselles de selecció a la part superior del full, per a Nord , Sud Regions , Est i Oest .
2. Creeu l'àrea de criteris en algun lloc d'una part no utilitzada del full i enllaceu les caselles de selecció a cel·les buides:

   

   A la captura de pantalla anterior, I2:I5 són cel·les enllaçades i H2:H5 són els noms de les regions exactament tal com apareixen a lainforme.

3. Afegiu una columna més a l'àrea de criteris amb una fórmula SI que retorna el nom de la regió si la cel·la enllaçada s'avalua com a TRUE, un guió ("-") en cas contrari:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Escriviu un encapçalament per a la columna de fórmula que coincideixi exactament amb l'encapçalament de la columna corresponent de l'informe ( Regió en aquest exemple). La coincidència exacta és molt important i al pas següent, entendreu per què.
5. A continuació, escriviu la fórmula per calcular el total de les regions seleccionades. Per a això, utilitzarem la funció DSUM que suma els valors d'una base de dades que coincideixen amb les condicions especificades: DSUM(base de dades, camp, criteri)

   On:

   • Base de dades és la vostra taula o interval que inclou els encapçalaments de les columnes (A5:F48 en aquest exemple).
   • El camp és la columna que voleu sumar. Es pot proporcionar com a encapçalament de columna entre cometes o com un número que representa la posició de la columna a la base de dades. En aquest exemple, sumem números a la columna Subtotal , de manera que el nostre segon argument és "subtotal".
   • Criteri és l'interval de cel·les. que continguin les vostres condicions, inclòs l'encapçalament de la columna (J1:J5). És per això que l'encapçalament de la columna de la fórmula a l'àrea de criteris hauria de coincidir amb l'encapçalament de la columna de l'informe.

   Ajunteu l'argument anterior i la vostra fórmula DSUM serà el següent:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   ...i