यह ट्यूटोरियल आपको एक्सेल में एक चेकबॉक्स बनाने के बारे में मार्गदर्शन करेगा और एक इंटरैक्टिव चेकलिस्ट, टू-डू सूची, रिपोर्ट या ग्राफ़ बनाने के लिए फ़ॉर्मूला में चेक बॉक्स के परिणामों का उपयोग करेगा।

मेरा मानना ​​है कि हर कोई जानता है कि चेकबॉक्स क्या है, आपने उनमें से कई को विभिन्न रूपों में ऑनलाइन देखा होगा। फिर भी, स्पष्टता के लिए, मुझे एक संक्षिप्त परिभाषा के साथ शुरू करना चाहिए।

एक चेक बॉक्स , जिसे टिक बॉक्स या चेकमार्क भी कहा जाता है बॉक्स या चयन बॉक्स , एक छोटा वर्गाकार बॉक्स है जहां आप दिए गए विकल्प को चुनने या अचयनित करने के लिए क्लिक करते हैं।

एक्सेल में एक चेकबॉक्स डालना एक तुच्छ बात की तरह लगता है, लेकिन यह आपके वर्कशीट के लिए कई नई संभावनाएं खोलता है जो आपको अपने लक्ष्यों, शेड्यूल, असाइनमेंट आदि के साथ ट्रैक पर रखेंगे।

एक्सेल में चेकबॉक्स कैसे डालें

अन्य सभी फ़ॉर्म नियंत्रणों की तरह, चेक बॉक्स नियंत्रण डेवलपर टैब पर रहता है, जो डिफ़ॉल्ट रूप से एक्सेल रिबन पर प्रकट नहीं होता है। इसलिए, पहले आपको इसे चालू करना होगा।

1। रिबन पर डेवलपर टैब दिखाएं

एक्सेल रिबन में डेवलपर टैब जोड़ने के लिए, निम्न कार्य करें:

• रिबन पर कहीं भी राइट-क्लिक करें, और फिर क्लिक करें रिबन को अनुकूलित करें ... या, फ़ाइल > विकल्प > रिबन को अनुकूलित करें क्लिक करें।
• कस्टमाइज़ रिबन के अंतर्गत , मुख्य टैब का चयन करें (आमतौर पर इसे डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाता है), डेवलपर बॉक्स को चेक करें, और क्लिक करेंबढ़िया काम करता है!

  

अगर आप #DIV/0! कोई क्षेत्र नहीं चुने जाने पर दिखाई देने वाली त्रुटि, DSUM को IFERROR फ़ंक्शन में लपेटें:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

यदि आपकी रिपोर्ट कुल के अतिरिक्त प्रत्येक पंक्ति के लिए औसत की गणना करती है, तो आप DAVERAGE( डेटाबेस, फ़ील्ड, मानदंड) चयनित क्षेत्रों के लिए औसत बिक्री प्राप्त करने के लिए कार्य करता है।

यह सभी देखें: Google पत्रक पिवट तालिका ट्यूटोरियल - कैसे बनाएं और उदाहरण

अंत में, आकस्मिक परिवर्तनों को रोकने के लिए मानदंड क्षेत्र को छुपाएं और संभवतः लॉक करें, और आपकी इंटरैक्टिव रिपोर्ट पूरी तरह से तैयार है !



इंटरएक्टिव रिपोर्ट डाउनलोड करें

चेकबॉक्स की स्थिति के आधार पर डायनेमिक चार्ट बनाएं

यह उदाहरण आपको सिखाएगा कि डायनामिक कैसे बनाया जाता है एक्सेल चार्ट जो चेकबॉक्स स्थिति को बदलने का जवाब दे सकता है (चयनित या साफ़):



इस उदाहरण के लिए स्रोत डेटा इस तरह सरल है:



इसे डायनेमिक एक्सेल ग्राफ में बदलने के लिए, निम्नलिखित चरणों को निष्पादित करें:

1. चेकबॉक्स बनाएं और उन्हें खाली करने के लिए लिंक करें कोशिकाओं।

   विशेष रूप से, 2013 और 2014 वर्षों के लिए 2 चेकबॉक्स डालें, और उन्हें क्रमशः सेल G2 और G3 से कनेक्ट करें:

   

2. बनाएं चार्ट के लिए डेटासेट स्रोत डेटा और लिंक्ड सेल पर निर्भर करता है (कृपया नीचे दी गई छवि देखें):
   • 2013 वर्ष (J4:J7) के लिए, निम्न सूत्र का उपयोग करें:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     यदि 2013 चेकबॉक्स चयनित है (G2 TRUE है), तो सूत्र B4 से मूल मान लेता है, अन्यथा #N/A देता हैत्रुटि।

   • 2014 वर्ष (K4:K7) के लिए, यदि 2014 चेकबॉक्स चयनित है, तो कॉलम C से मान निकालने के लिए समान सूत्र दर्ज करें:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • सेल L4 में, सूत्र =$D4 दर्ज करें, और इसे L7 पर कॉपी करें। क्योंकि वर्ष 2015 के डेटा को हमेशा चार्ट में प्रदर्शित किया जाना चाहिए, इस कॉलम के लिए IF सूत्र की आवश्यकता नहीं है।

   

3. निर्भर डेटा सेट (I3:L7) के आधार पर एक कॉम्बो चार्ट बनाएं। चूंकि हमने निर्भर तालिका में सभी सेल को मूल डेटा से लिंक कर दिया है, इसलिए जैसे ही मूल डेटा सेट में कोई बदलाव किया जाएगा, चार्ट अपने आप अपडेट हो जाएगा।

   

डाइनैमिक चार्ट डाउनलोड करें

इस तरह आप एक्सेल में चेकबॉक्स बना और उपयोग कर सकते हैं। इस ट्यूटोरियल में चर्चा किए गए सभी उदाहरणों की समीक्षा करने के लिए, आप नीचे हमारी नमूना कार्यपुस्तिका डाउनलोड करना चाह सकते हैं। पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह आप हमारे ब्लॉग पर मिलेंगे।

डाउनलोड के लिए अभ्यास कार्यपुस्तिका

एक्सेल चेकबॉक्स उदाहरण (.xlsx फ़ाइल)

ठीक है।

अब, डेवलपर टैब के साथ, आपको चेक बॉक्स सहित कई इंटरैक्टिव नियंत्रणों तक पहुंच प्राप्त होती है।

2 . डेटा को व्यवस्थित करें

यदि आप एक एक्सेल चेकलिस्ट या टू-डू सूची बना रहे हैं, तो पहला कदम उन कार्यों या अन्य मदों की सूची बनाना है जिनके लिए चेक बॉक्स डाले जाएंगे।

इस उदाहरण के लिए, मैंने निम्नलिखित पार्टी योजना चेकलिस्ट :

3 बनाई है। एक चेक बॉक्स जोड़ें

तैयारी के कदम पूरे हो गए हैं, और अब हम मुख्य भाग पर आ रहे हैं - हमारी पार्टी योजना सूची में चेकबॉक्स जोड़ें।

एक्सेल में एक चेकबॉक्स डालने के लिए, इन चरणों को निष्पादित करें :

• डेवलपर टैब पर, नियंत्रण समूह में, सम्मिलित करें क्लिक करें, और चेक बॉक्स<5 चुनें> फ़ॉर्म नियंत्रण के अंतर्गत.

  

• उस सेल में क्लिक करें जहां आप पहला चेकबॉक्स डालना चाहते हैं (इस उदाहरण में B2). चेक बॉक्स नियंत्रण उस स्थान के पास दिखाई देगा, हालांकि सेल में सटीक रूप से स्थित नहीं है:

  

• चेक बॉक्स को ठीक से स्थित करने के लिए, अपने माउस को उस पर होवर करें और जैसे ही कर्सर चार-नुकीले तीर में बदल जाता है, चेकबॉक्स को जहां आप चाहते हैं वहां खींचें। चेकबॉक्स, पाठ का चयन करें और इसे हटा दें। या, चेक बॉक्स पर राइट क्लिक करें, संदर्भ मेनू में टेक्स्ट संपादित करें का चयन करें, और फिर टेक्स्ट को हटा दें।

  

आपका पहला एक्सेल चेकबॉक्स तैयार हो गया है,और आपको बस इसे अन्य सेल में कॉपी करना है।

4। चेकबॉक्स को अन्य सेल में कॉपी करें

अपने कीबोर्ड पर तीर कुंजियों का उपयोग करके चेक बॉक्स वाले सेल का चयन करें, और कर्सर को सेल के निचले दाएं कोने पर रखें। जब माउस पॉइंटर एक पतले काले क्रॉस में बदल जाता है, तो उसे नीचे उस अंतिम सेल तक खींचें जहां आप चेकबॉक्स को कॉपी करना चाहते हैं।

हो गया! चेकलिस्ट में सभी आइटम्स में चेक बॉक्स जोड़े गए हैं:

जैसा कि आप ऊपर स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं, हमारी एक्सेल चेकलिस्ट लगभग तैयार है। लगभग क्यों? हालाँकि चेकबॉक्स डाले गए हैं और अब आप केवल एक बॉक्स पर क्लिक करके उन्हें चेक या अनचेक कर सकते हैं, Microsoft Excel इन परिवर्तनों का जवाब देने में सक्षम नहीं है क्योंकि अभी तक किसी भी चेकबॉक्स से कोई सेल लिंक नहीं है।

अगला हमारे एक्सेल चेकबॉक्स ट्यूटोरियल का हिस्सा आपको सिखाएगा कि चेकबॉक्स को चुनने या साफ़ करने वाले उपयोगकर्ता को कैसे कैप्चर करें और उस जानकारी को अपने सूत्रों में कैसे उपयोग करें।

चेकबॉक्स को सेल से कैसे लिंक करें

जैसा पहले ही उल्लेख किया गया है, चेकबॉक्स स्थिति (चेक या अनचेक) को कैप्चर करने में सक्षम होने के लिए आपको चेक बॉक्स को एक निश्चित सेल से जोड़ना होगा। ऐसा करने के लिए, कृपया इन चरणों का पालन करें:

1. चेकबॉक्स पर राइट क्लिक करें, और फिर प्रारूप नियंत्रण क्लिक करें।

   

2. प्रारूप नियंत्रण संवाद बॉक्स में, नियंत्रण टैब पर स्विच करें, सेल लिंक बॉक्स में क्लिक करें और उस शीट पर एक खाली सेल का चयन करें जिसमेंआप चेकबॉक्स से लिंक करना चाहते हैं, या मैन्युअल रूप से सेल संदर्भ टाइप करें:

   

3. अन्य चेक बॉक्स के लिए उपरोक्त चरण दोहराएं।

   युक्ति। लिंक किए गए कक्षों को आसानी से पहचानने के लिए, उन्हें आसन्न कॉलम में चुनें जिसमें कोई अन्य डेटा न हो। इस तरह, आप बाद में लिंक किए गए कक्षों को सुरक्षित रूप से छिपाने में सक्षम होंगे ताकि वे आपकी कार्यपत्रक को अव्यवस्थित न करें।

4. अंत में, प्रत्येक लिंक किए गए चेकबॉक्स पर क्लिक करें। लिंक किए गए कक्षों में, चयनित चेकबॉक्स के लिए TRUE प्रकट होता है, और साफ़ किए गए चेकबॉक्स के लिए FALSE:

   

इस बिंदु पर, लिंक किए गए सेल शायद अधिक मायने नहीं रखते हैं, लेकिन कृपया मेरे साथ थोड़ी देर और सहन करें और आप देखेंगे कि वे आपको कितने नए अवसर प्रदान करते हैं।

एक्सेल में चेकबॉक्स का उपयोग करने के उदाहरण

नीचे आपको कुछ उदाहरण मिलेंगे कि कैसे इंटरएक्टिव चेकलिस्ट, टू-डू लिस्ट, रिपोर्ट और चार्ट बनाने के लिए एक्सेल में चेकबॉक्स का उपयोग करें। लेकिन पहले, आइए जानें कि चेकबॉक्स को सेल से कैसे लिंक करें। तकनीक बहुत सरल है, लेकिन यह आपके सूत्रों में चेकबॉक्स परिणामों का उपयोग करने की आधारशिला है।

युक्ति। एक्सेल के लिए जल्दी से चेकलिस्ट टेम्पलेट्स का चयन प्राप्त करने के लिए, फ़ाइल > नया क्लिक करें, खोज बॉक्स में "चेकलिस्ट" टाइप करें, और एंटर दबाएं।

कैसे करें डेटा सारांश के साथ एक चेकलिस्ट बनाएं

दरअसल, हमने चेक बॉक्स जोड़कर और उन्हें सेल से लिंक करके काम का प्रमुख हिस्सा पहले ही पूरा कर लिया है। अब, हम केवल कुछ सूत्र लिखेंगेहमारी एक्सेल चेकलिस्ट के लिए डेटा सारांश बनाएं।

कार्यों की कुल संख्या की गणना करने के लिए फॉर्मूला

यह सबसे आसान है - चेकलिस्ट में गैर-खाली कोशिकाओं की संख्या प्राप्त करने के लिए COUNTA फ़ंक्शन का उपयोग करें :

=COUNTA(A2:A12)

जहां A2:A12 चेकलिस्ट आइटम हैं।

चेकमार्क किए गए आइटम की संख्या की गणना करने के लिए सूत्र (पूर्ण कार्य)

एक पूर्ण कार्य इसका मतलब एक चेकबॉक्स है जिसमें एक टिक प्रतीक है, जिसका अर्थ है लिंक किए गए सेल में TRUE मान। तो, इस COUNTIF सूत्र के साथ TRUE की कुल संख्या प्राप्त करें:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

जहां C2:C12 लिंक्ड सेल हैं।

किसी सूत्र को थोड़ा और चतुर बनाने के लिए, आप सूची (कॉलम ए) में रिक्त कक्षों की जांच के लिए COUNTIF के बजाय COUNTIFS का उपयोग करते हैं:

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

इस मामले में, यदि आप अपनी एक्सेल चेकलिस्ट से कुछ अप्रासंगिक आइटम हटाते हैं, लेकिन संबंधित बॉक्स से एक चेक प्रतीक को हटाना भूल जाते हैं, ऐसे चेकमार्क की गणना नहीं की जाएगी।

पूर्ण कार्यों का प्रतिशत प्राप्त करने के लिए सूत्र

पूर्ण किए गए कार्यों की गणना करने के लिए, उपयोग करें नियमित प्रतिशत सूत्र:

Part/Total = Percentage

हमारे मामले में, पूर्ण किए गए कार्यों की संख्या को कार्यों की कुल संख्या से विभाजित करें, इस तरह:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

निम्नलिखित स्क्रीनशॉट क्रियाशील उपरोक्त सभी सूत्रों को प्रदर्शित करता है:

जैसा कि आप ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं, हमने B18 में एक और सूत्र डाला है। सूत्र IF फ़ंक्शन पर आधारित है जो संख्या होने पर "हां" लौटाता हैपूर्ण किए गए कार्य कुल कार्यों के बराबर होते हैं, "नहीं" अन्यथा:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

अपनी चेकलिस्ट को थोड़ा और बेहतर बनाने के लिए, आप सशर्त स्वरूपण के कुछ नियम बना सकते हैं जो रंग को बदल देंगे सेल B18 इसके मान पर निर्भर करता है।

एक बार जब यह पूरा हो जाए, तो लिंक किए गए सेल वाले कॉलम को छिपा दें, और आपकी एक्सेल चेकलिस्ट हो गई है!

अगर आपको यह पसंद है चेकलिस्ट हमने इस उदाहरण के लिए बनाई है, इसे अभी डाउनलोड करने के लिए आपका स्वागत है।

एक्सेल चेकलिस्ट डाउनलोड करें

सशर्त स्वरूपण के साथ टू-डू सूची कैसे बनाएं

मूल रूप से , आप टू-डू सूची के लिए चेकबॉक्स और सूत्र ठीक उसी तरह जोड़ सकते हैं जैसे हमने अभी एक्सेल चेकलिस्ट के लिए किया है। "फिर इस खंड को लिखने का क्या मतलब है?" आप मुझसेपूछ सकते हैं। ठीक है, एक विशिष्ट टू-डू सूची में, पूर्ण किए गए कार्यों में स्ट्राइकथ्रू प्रारूप इस तरह होता है:

इस प्रभाव को एक बनाकर आसानी से प्राप्त किया जा सकता है सशर्त स्वरूपण नियम। विस्तृत चरण नीचे दिए गए हैं।

शुरू करने के लिए, कार्यों की एक सूची लिखें, चेकबॉक्स डालें और उन्हें सेल से लिंक करें:

और अब, लागू करें सशर्त स्वरूपण जो स्ट्राइकथ्रू प्रारूप देगा और, वैकल्पिक रूप से, चेक किए गए आइटमों को एक अलग पृष्ठभूमि या फ़ॉन्ट रंग देगा।

1. कार्यों की एक सूची चुनें (इस उदाहरण में A2:A11) ).
2. होम टैब > शैलियां समूह पर जाएं, और सशर्त स्वरूपण > नया क्लिक करेंनियम...
3. नया फ़ॉर्मेटिंग नियम डायलॉग बॉक्स में, यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से सेल को फ़ॉर्मैट करना है, सूत्र का उपयोग करें चुनें।
4. इसमें मानों को प्रारूपित करें जहां यह सूत्र सत्य है बॉक्स में, निम्न सूत्र दर्ज करें:

   =$C2=TRUE

   जहां C2 सबसे ऊपर जुड़ा हुआ सेल है।

   

5. प्रारूप बटन पर क्लिक करें, वांछित स्वरूपण शैली सेट करें, और ठीक क्लिक करें। इस उदाहरण में, हम स्ट्राइकथ्रू प्रभाव और हल्के भूरे रंग के फ़ॉन्ट रंग का चयन करते हैं:

   

   युक्ति। यदि आपके पास सशर्त स्वरूपण के साथ थोड़ा अनुभव है, तो आपको निम्नलिखित विस्तृत मार्गदर्शन सहायक मिल सकता है: अन्य सेल मान पर आधारित एक्सेल सशर्त स्वरूपण।

अब तक, जब भी किसी निश्चित बॉक्स को चेक किया जाता है, तो संबंधित आइटम एक स्ट्राइकथ्रू के साथ हल्के भूरे रंग के फ़ॉन्ट रंग में स्वरूपित हो जाता है।

और यहां आपकी एक्सेल टू-डू लिस्ट को फॉर्मेट करने के लिए एक और आइडिया है। प्रतिस्पर्धी कार्यों को पार करने के बजाय, आप निम्न IF सूत्र के साथ एक अतिरिक्त कॉलम सम्मिलित कर सकते हैं:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

जहां E2 सबसे ऊपर जुड़ा हुआ सेल है।

जैसा कि नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है, अगर लिंक किए गए सेल में TRUE है, तो फ़ॉर्मूला "हो गया" लौटाता है, अगर FALSE होता है, तो "किया जाना है":

उसके बाद, वांछित सशर्त फ़ॉर्मैट लागू करें इस फॉर्मूले पर आधारित स्थिति कॉलम में:

=$C2="Done"

परिणाम कुछ इस तरह दिखेगा:

अंत में, इसमें कुछ सूत्र जोड़ेंपूर्ण किए गए कार्यों की गणना करें (जैसे हमने चेकलिस्ट के लिए किया था), लिंक किए गए कक्षों को छुपाएं, और आपकी एक्सेल टू डू सूची जाने के लिए अच्छी है!

शीर्ष पर बार चार्ट टू-डू सूची का आधार B2 में प्रतिशत सूत्र पर आधारित है। यदि आप विवरण जानने के लिए उत्सुक हैं, तो मैं आपको टेम्प्लेट डाउनलोड करने, कॉलम डी और ई को अनहाइड करने और सूत्रों की जांच करने के लिए प्रोत्साहित करता हूं।

टू-डू लिस्ट टेम्प्लेट डाउनलोड करें

कैसे बनाएं एक चेक बॉक्स के साथ इंटरएक्टिव रिपोर्ट

एक्सेल में चेकबॉक्स का एक अन्य उपयोगी अनुप्रयोग इंटरैक्टिव रिपोर्ट बनाने के लिए है।

मान लें कि आपके पास एक बिक्री रिपोर्ट है जिसमें 4 क्षेत्रों के लिए डेटा शामिल है: उत्तर, दक्षिण, पूर्व और पश्चिम . आपका उद्देश्य एक या अधिक चयनित क्षेत्रों के लिए कुल प्राप्त करना है। बेशक, यह एक्सेल तालिका या पिवोटटेबल की स्लाइसर सुविधा का उपयोग करके या उप-योग सम्मिलित करके किया जा सकता है। लेकिन हम शीर्ष पर 4 चेकबॉक्स डालकर रिपोर्ट को अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल क्यों नहीं बनाते?

अच्छा लग रहा है, है ना? अपनी शीट में समान रिपोर्ट बनाने के लिए, कृपया इन चरणों का पालन करें:

1. शीट के शीर्ष पर 4 चेकबॉक्स जोड़ें, उत्तर , दक्षिण के लिए , पूर्व और पश्चिम क्षेत्र।
2. शीट के अप्रयुक्त हिस्से में कहीं मानदंड क्षेत्र बनाएं, और चेकबॉक्स को खाली सेल से लिंक करें:

   <41

   उपरोक्त स्क्रीनशॉट में, I2:I5 लिंक्ड सेल हैं और H2:H5 क्षेत्र के नाम हैं, ठीक वैसे ही जैसे वे इसमें दिखाई देते हैंरिपोर्ट।

3. एक IF सूत्र के साथ मानदंड क्षेत्र में एक और कॉलम जोड़ें जो क्षेत्र का नाम लौटाता है यदि लिंक किए गए सेल TRUE का मूल्यांकन करते हैं, तो एक डैश ("-") अन्यथा:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. फ़ॉर्मूला कॉलम के लिए एक शीर्षक टाइप करें जो रिपोर्ट में संबंधित कॉलम के शीर्षक से सटीक रूप से मेल खाता हो (इस उदाहरण में क्षेत्र )। सटीक मिलान बहुत महत्वपूर्ण है और अगले चरण पर, आप क्यों समझेंगे।
5. अगला, चयनित क्षेत्रों के लिए कुल गणना करने के लिए सूत्र लिखें। इसके लिए, हम DSUM फ़ंक्शन का उपयोग करने जा रहे हैं जो निर्दिष्ट शर्तों से मेल खाने वाले डेटाबेस में मानों का योग करता है: DSUM(डेटाबेस, फ़ील्ड, मानदंड)

   कहां:

   • डेटाबेस स्तंभ शीर्षकों सहित आपकी तालिका या श्रेणी है (इस उदाहरण में A5:F48)।
   • फ़ील्ड वह स्तंभ है जिसे आप योग करना चाहते हैं। इसकी आपूर्ति या तो उद्धरण चिह्नों में संलग्न स्तंभ शीर्षक के रूप में या डेटाबेस में स्तंभ की स्थिति का प्रतिनिधित्व करने वाली संख्या के रूप में की जा सकती है। इस उदाहरण में, हम सब-टोटल कॉलम में नंबर जोड़ते हैं, इसलिए हमारा दूसरा तर्क "सब-टोटल" है।
   • मानदंड सेल की रेंज है जिसमें कॉलम हेडिंग (J1:J5) सहित आपकी शर्तें शामिल हैं। यही कारण है कि मानदंड क्षेत्र में सूत्र कॉलम का शीर्षक रिपोर्ट में कॉलम शीर्षक से मेल खाना चाहिए।> =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

     …और