В этом руководстве вы узнаете, как сделать флажок в Excel и использовать его результаты в формулах для создания интерактивного контрольного списка, списка дел, отчета или графика.

Думаю, все знают, что такое флажок, вы наверняка видели их множество на различных формах в Интернете. Тем не менее, для большей ясности позвольте мне начать с краткого определения.

A флажок , также называемый галочка или флажок или поле выбора Это небольшое квадратное поле, на которое вы нажимаете, чтобы выбрать или отменить выбор того или иного параметра.

Вставка флажка в Excel кажется пустяком, но она открывает множество новых возможностей для ваших рабочих листов, которые позволят вам следить за выполнением целей, расписания, заданий и т. д.

Как вставить флажок в Excel

Как и все другие Форма управления, в Контрольная коробка элемент управления находится на вкладке Разработчик, которая по умолчанию не отображается на ленте Excel. Поэтому сначала его нужно включить.

1. откройте вкладку Разработчик на ленте

Чтобы добавить вкладку Разработчик на ленту Excel, сделайте следующее:

• Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты, а затем щелкните Настройка ленты ... Или нажмите Файл > Опции > Настроить ленту .
• Под Настройка ленты , выберите Основные вкладки (обычно он выбран по умолчанию), установите флажок Разработчик и нажмите OK.

Теперь, когда вкладка Developer установлена, вы получаете доступ к множеству интерактивных элементов управления, включая Check Box.

2. Организовать данные

Если вы создаете в Excel контрольный список или список дел, первым шагом будет составление списка задач или других элементов, для которых будут установлены флажки.

Для данного примера я создал следующее Контрольный список планирования вечеринки :

3. Добавьте флажок

Подготовительные шаги завершены, и теперь мы приступаем к главному - добавляем флажки в список планирования вечеринки.

Чтобы вставить флажок в Excel, выполните следующие действия:

• На Разработчик во вкладке Управление группу, нажмите Вставка , и выберите Контрольная коробка по адресу Управление формами .

  

• Щелкните в ячейке, куда вы хотите вставить первый флажок (B2 в данном примере). Элемент управления Check Box появится рядом с этим местом, хотя и не будет точно расположен в ячейке:

  

• Чтобы правильно расположить флажок, наведите на него курсор мыши и, как только курсор изменится на четырехконечную стрелку, перетащите флажок туда, куда вам нужно.

  

• Чтобы удалить текст " Графа 1 ", щелкните правой кнопкой мыши на флажке, выделите текст и удалите его. Или щелкните правой кнопкой мыши на флажке, выберите Редактировать текст в контекстном меню, а затем удалите текст.

  

Ваш первый флажок Excel готов, и вам остается только скопировать его в другие ячейки.

4. Скопируйте флажок в другие ячейки

Выберите ячейку с флажком с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре и установите курсор в правом нижнем углу ячейки. Когда указатель мыши превратится в тонкий черный крестик, перетащите его вниз к последней ячейке, в которую вы хотите скопировать флажок.

Готово! Флажки добавлены ко всем пунктам контрольного списка:

Как вы можете видеть на скриншоте выше, наш контрольный список Excel почти готов. Почему почти? Хотя флажки вставлены и теперь вы можете устанавливать или снимать флажки, просто щелкнув по флажку, Microsoft Excel не может отреагировать на эти изменения, поскольку ни одна ячейка еще не связана ни с одним из флажков.

В следующей части нашего учебника по флажкам Excel вы узнаете, как фиксировать выбор или снятие флажка пользователем и как использовать эту информацию в формулах.

Как связать флажок с ячейкой

Как уже упоминалось, чтобы иметь возможность фиксировать состояние флажка (установлен или снят), необходимо связать флажок с определенной ячейкой. Для этого выполните следующие действия:

1. Щелкните правой кнопкой мыши на флажке, а затем нажмите Управление форматом .

   

2. В Управление форматом диалогового окна, переключитесь на Контроль на вкладке Связь с клетками флажок и выберите пустую ячейку на листе, на которую нужно сделать ссылку на флажок, или введите ссылку на ячейку вручную:

   

3. Повторите описанный выше шаг для других флажков.

   Совет. Чтобы легко определить связанные ячейки, выберите их в соседнем столбце, который не содержит других данных. Таким образом, вы сможете безопасно скрыть связанные ячейки позже, чтобы они не загромождали ваш рабочий лист.

4. Наконец, нажмите на каждый из связанных флажков. В связанных ячейках появится TRUE для выбранных флажков и FALSE для снятых флажков:

   

Сейчас, вероятно, связанные ячейки не имеют особого смысла, но, пожалуйста, потерпите еще немного, и вы увидите, сколько новых возможностей они вам предоставят.

Примеры использования флажков в Excel

Ниже вы найдете несколько примеров использования флажков в Excel для создания интерактивного контрольного списка, списка дел, отчета и диаграммы. Но сначала давайте узнаем, как связать флажки с ячейками. Эта техника очень проста, но это краеугольный камень в использовании результатов использования флажков в ваших формулах.

Совет. Чтобы быстро получить подборку шаблонов контрольных списков для Excel, нажмите кнопку Файл > Новый , введите "контрольный список" в поле поиска и нажмите Enter.

Как составить контрольный список со сводкой данных

Фактически, мы уже сделали основную часть работы, добавив флажки и связав их с ячейками. Теперь мы просто напишем несколько формул, чтобы создать сводку данных для нашего контрольного списка Excel.

Формула для расчета общего количества задач

Это самый простой вариант - используйте функцию COUNTA, чтобы получить количество незаполненных ячеек в контрольном списке:

=COUNTA(A2:A12)

Где A2:A12 - пункты контрольного списка.

Формула для подсчета количества отмеченных пунктов (выполненных заданий)

Выполненное задание означает флажок с символом галочки, который означает значение TRUE в связанной ячейке. Итак, получите общее количество TRUE с помощью формулы COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Где C2:C12 - связанные ячейки.

Чтобы сделать формулу немного более умной, вы используете COUNTIFS вместо COUNTIF для проверки пустых ячеек в списке (столбец A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

В этом случае, если вы удалите какой-то неактуальный пункт(ы) из своего контрольного списка Excel, но забудете убрать галочку из соответствующего поля, такие галочки не будут засчитаны.

Формула для получения процента выполненных заданий

Для расчета представленных выполненных заданий используйте обычную процентную формулу:

Часть/Всего = Процент

В нашем случае разделите количество выполненных задач на общее количество задач, как показано ниже:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Следующий снимок экрана демонстрирует все вышеперечисленные формулы в действии:

Как видно на скриншоте выше, мы вставили еще одну формулу в B18. Формула основана на функции IF, которая возвращает "Да", если количество выполненных задач равно общему количеству задач, "Нет" в противном случае:

=IF(B14=B15, "Да!", "Нет :(")

Чтобы еще немного приукрасить свой контрольный список, можно создать пару правил условного форматирования, которые будут изменять цвет ячейки B18 в зависимости от ее значения.

После этого скройте столбец со связанными ячейками, и ваш контрольный список Excel готов!

Если вам понравился контрольный список, который мы создали для этого примера, вы можете скачать его прямо сейчас.

Скачать контрольный список Excel

Как создать список дел с условным форматированием

В принципе, вы можете добавить флажки и формулы для списка дел точно так же, как мы только что сделали это для контрольного списка Excel. "Какой смысл тогда писать этот раздел?" - можете спросить вы. Ну, в типичном списке дел, выполненные задачи имеют следующий вид формат зачеркивания вот так:

Этого эффекта можно легко добиться, создав правило условного форматирования. Подробные шаги описаны ниже.

Для начала напишите список задач, вставьте флажки и свяжите их с ячейками:

А теперь применяйте условное форматирование который придаст зачеркнутый формат и, по желанию, другой фон или цвет шрифта отмеченным элементам.

1. Выберите список задач (A2:A11 в данном примере).
2. Перейти к Главная вкладка> Стили группу, и нажмите кнопку Условное форматирование > Новое правило...
3. В Новое правило форматирования в диалоговом окне выберите Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать .
4. В Форматируйте значения, для которых эта формула истинна введите следующую формулу:

   =$C2=TRUE

   Где C2 - самая верхняя связанная ячейка.

   

5. Нажмите на Формат установите нужный стиль форматирования и нажмите OK. В этом примере мы выбираем стиль форматирования Зачеркивание эффект и светло-серый цвет шрифта:

   

   Совет. Если у вас мало опыта работы с условным форматированием, вам может помочь следующее подробное руководство: Условное форматирование в Excel на основе значения другой ячейки.

В настоящее время, когда определенный флажок установлен, соответствующий элемент форматируется светло-серым цветом шрифта с зачеркиванием.

И вот еще одна идея для форматирования списка дел в Excel. Вместо того чтобы вычеркивать невыполненные задачи, вы можете вставить дополнительный столбец со следующей формулой IF:

=IF(E2=TRUE, "Выполнено", "Будет выполнено")

Где E2 - самая верхняя связанная ячейка.

Как показано на скриншоте ниже, формула возвращает "Готово", если связанная ячейка содержит TRUE, "Будет сделано", если FALSE:

После этого примените желаемый условный формат к Статус столбец на основе этой формулы:

=$C2= "Готово"

Результат будет выглядеть примерно так:

Наконец, добавьте пару формул для расчета выполненных задач (как мы это делали для контрольного списка), скройте связанные ячейки, и ваш список дел в Excel готов!

Гистограмма в верхней части списка дел основана на процентной формуле в B2. Если вам интересно узнать подробности, я советую вам скачать шаблон, раскрыть столбцы D и E и изучить формулы.

Скачать шаблон списка дел

Как создать интерактивный отчет с флажками

Еще одно полезное применение флажков в Excel - создание интерактивных отчетов.

Предположим, у вас есть отчет о продажах, который включает данные по 4 регионам: Север, Юг, Восток и Запад. Ваша цель - получить общую сумму по одному или нескольким выбранным регионам. Конечно, это можно сделать с помощью функции Slicers таблицы Excel или PivotTable или путем вставки промежуточных итогов. Но почему бы нам не сделать отчет более удобным для пользователя, вставив 4 флажка в верхней части?

Выглядит красиво, не так ли? Чтобы создать подобный отчет в своем листе, выполните следующие шаги:

1. Добавьте 4 флажка в верхней части листа, для Север , Юг , Восток и Запад регионы.
2. Создайте область критериев в неиспользуемой части листа и привяжите флажки к пустым ячейкам:

   

   На скриншоте выше I2:I5 - это связанные ячейки, а H2:H5 - названия регионов в точности так, как они отображаются в отчете.

3. Добавьте еще один столбец в область критериев с формулой IF, которая возвращает название региона, если связанная ячейка имеет значение TRUE, и тире ("-") в противном случае:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Введите заголовок для столбца формулы, который точно совпадает с заголовком соответствующего столбца в отчете ( Регион в данном примере). Точное совпадение очень важно, и на следующем шаге вы поймете почему.
5. Далее напишите формулу для подсчета итогов по выбранным регионам. Для этого мы будем использовать функцию DSUM, которая суммирует значения в базе данных, соответствующие заданным условиям: DSUM(база данных, поле, критерии)

   Где:

   • База данных это ваша таблица или диапазон, включая заголовки столбцов (A5:F48 в данном примере).
   • Поле это столбец, который вы хотите суммировать. Он может быть представлен либо как заголовок столбца, заключенный в кавычки, либо как число, которое представляет позицию столбца в базе данных. В этом примере мы складываем числа в столбце Промежуточный итог столбец, поэтому наш второй аргумент - "промежуточный итог".
   • Критерии это диапазон ячеек, которые содержат ваши условия, включая заголовок столбца (J1:J5). Именно поэтому заголовок столбца формулы в области критериев должен совпадать с заголовком столбца в отчете.

   Соедините все вышеприведенные аргументы вместе, и ваша формула DSUM будет выглядеть следующим образом:

   =DSUM(A5:F48, "промежуточный итог", J1:J5)

   ...и прекрасно работает!

   

Если вы хотите скрыть ошибку #DIV/0!, которая появляется, когда ни один регион не выбран, оберните DSUM в функцию IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "промежуточный итог", J1:J5), 0)

Если в дополнение к итогу ваш отчет вычисляет среднее значение для каждой строки, вы можете использовать функцию DAVERAGE(база данных, поле, критерии) для получения продаж в среднем для выбранных регионов.

Наконец, скройте и, возможно, заблокируйте область критериев, чтобы предотвратить случайные изменения, и ваш интерактивный отчет готов!

Скачать интерактивный отчет

Создайте динамический график на основе состояния флажка

Этот пример научит вас создавать динамическую диаграмму Excel, которая может реагировать на изменение состояния флажков (установлен или снят):

Исходные данные для этого примера просты:

Чтобы превратить его в динамический график Excel, выполните следующие действия:

1. Создание флажков и ссылка их в пустые клетки.

   В частности, вставьте 2 флажка для 2013 и 2014 годов и подключите их к ячейкам G2 и G3 соответственно:

   

2. Создать набор данных для графика зависит от исходных данных и связанных ячеек (см. рисунок ниже):
   • Для 2013 года (J4:J7) используйте следующую формулу:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Если установлен флажок 2013 (G2 равно TRUE), формула извлекает исходное значение из B4, в противном случае возвращается ошибка #N/A.

   • Для 2014 года (K4:K7) введите аналогичную формулу, чтобы извлечь значения из столбца C, если установлен флажок 2014:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • В ячейку L4 введите формулу =$D4 , и скопируйте его в L7. Поскольку данные за 2015 год должны всегда отображаться на графике, формула IF для этого столбца не нужна.

   

3. Создайте комбинированную диаграмму на основе зависимого набора данных (I3:L7). Поскольку мы связали все ячейки зависимой таблицы с исходными данными, диаграмма будет автоматически обновляться, как только в исходном наборе данных произойдут какие-либо изменения.

   

Скачать Динамический график

Вот как можно создавать и использовать флажки в Excel. Чтобы просмотреть все примеры, рассмотренные в этом руководстве, вы можете загрузить наш образец рабочей книги ниже. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе.

Рабочая тетрадь для тренировок для скачивания

Примеры флажков Excel (файл.xlsx)