Denne vejledning viser dig, hvordan du laver en afkrydsningsboks i Excel og bruger afkrydsningsboksresultaterne i formler til at oprette en interaktiv tjekliste, en to-do-liste, en rapport eller en graf.

Jeg tror, at alle ved, hvad en afkrydsningsboks er, for du har sikkert set masser af dem på forskellige formularer på nettet. Men lad mig alligevel for klarhedens skyld begynde med en kort definition.

A afkrydsningsfelt , også kaldet en afkrydsningsfelt eller afkrydsningsfelt eller valgboks , er en lille firkantet boks, hvor du kan klikke for at vælge eller fravælge en given indstilling.

At indsætte en afkrydsningsboks i Excel lyder som en triviel ting, men det åbner op for et væld af nye muligheder for dine regneark, som vil holde dig på sporet med dine mål, din tidsplan, dine opgaver osv.

Sådan indsætter du afkrydsningsfelt i Excel

Som alle andre Formular kontrol, den afkrydsningsfelt kontrol findes på fanen Developer-fanen, som ikke vises på Excel-båndet som standard. Du skal derfor først slå den til.

1. Vis fanen Developer på båndet

Du kan tilføje fanen Udvikler til Excel-båndet ved at gøre følgende:

• Højreklik på et vilkårligt sted på båndet, og klik derefter på Tilpas farvebåndet ... Eller klik på Fil > Indstillinger > Tilpas båndet .
• Under Tilpas farvebåndet , vælg Hovedfaner (normalt er den valgt som standard), skal du kontrollere Udvikler feltet, og klik på OK.

Med fanen Developer-fanen på plads får du nu adgang til et væld af interaktive kontrolelementer, herunder Check Box.

2. Organiser dataene

Hvis du opretter en Excel-tjekliste eller en to-do-liste, er det første skridt at lave en liste over de opgaver eller andre elementer, som afkrydsningsfelterne skal indsættes i.

I dette eksempel har jeg oprettet følgende Tjekliste til planlægning af fester :

3. Tilføj et afkrydsningsfelt

Forberedelserne er afsluttet, og nu kommer vi til hoveddelen - tilføj afkrydsningsfelter til vores liste over festplanlægning.

Du kan indsætte en afkrydsningsboks i Excel ved at udføre følgende trin:

• På den Udvikler under fanen, i fanen Kontrolelementer gruppe, klik på Indsæt , og vælg afkrydsningsfelt under Kontrolelementer til formularer .

  

• Klik i den celle, hvor du vil indsætte den første afkrydsningsboks (B2 i dette eksempel). Kontrolelementet Kontrolboks vises i nærheden af dette sted, men ikke nøjagtigt placeret i cellen:

  

• Hvis du vil placere afkrydsningsfeltet korrekt, skal du holde musen over det, og så snart markøren ændres til en pil med fire spidser, skal du trække afkrydsningsfeltet derhen, hvor du vil have det.

  

• Hvis du vil fjerne teksten " Afkryds felt 1 ", højreklik på afkrydsningsfeltet, vælg teksten og slet den. Eller højreklik på afkrydsningsfeltet, vælg Rediger tekst i kontekstmenuen, og slet derefter teksten.

  

Din første Excel-kontrolboks er klar, og du skal bare kopiere den til andre celler.

4. Kopier afkrydsningsfeltet til andre celler

Vælg cellen med afkrydsningsfeltet ved at bruge piletasterne på tastaturet, og placer markøren over cellens nederste højre hjørne. Når musemarkøren ændres til et tyndt sort kryds, skal du trække den ned til den sidste celle, hvor du vil kopiere afkrydsningsfeltet.

Færdig! Kontrolboksene er tilføjet til alle punkterne i tjeklisten:

Som du kan se på skærmbilledet ovenfor, er vores Excel-kontrolliste næsten klar. Hvorfor næsten? Selv om afkrydsningsfelterne er indsat, og du nu kan markere eller fjerne markeringen ved blot at klikke på et felt, kan Microsoft Excel ikke reagere på disse ændringer, fordi der endnu ikke er knyttet nogen celle til nogen af afkrydsningsfelterne.

I den næste del af vores Excel-kontrolboks-tutorial lærer du, hvordan du kan registrere brugeren, der markerer eller fjerner et afkrydsningsfelt, og hvordan du kan bruge disse oplysninger i dine formler.

Sådan knytter du en afkrydsningsboks til en celle

Som allerede nævnt skal du for at kunne registrere afkrydsningsfeltets tilstand (afkrydset eller ikke afkrydset) knytte afkrydsningsfeltet til en bestemt celle. For at gøre dette skal du følge disse trin:

1. Højreklik på afkrydsningsfeltet, og klik derefter på Kontrol af format .

   

2. I den Kontrol af format dialogboksen, skal du skifte til den Kontrol skal du klikke på i fanen Celleforbindelse og vælg en tom celle i det ark, som du vil linke til afkrydsningsfeltet, eller skriv cellehenvisningen manuelt:

   

3. Gentag ovenstående trin for de andre afkrydsningsfelter.

   Tip. For nemt at identificere de sammenkædede celler skal du vælge dem i en tilstødende kolonne, der ikke indeholder andre data. På den måde kan du senere gemme de sammenkædede celler sikkert, så de ikke fylder dit regneark.

4. Klik endelig på hver af de tilknyttede afkrydsningsfelter. I de tilknyttede celler vises TRUE for markerede afkrydsningsfelter og FALSE for markerede afkrydsningsfelter:

   

På dette tidspunkt giver de linkede celler sandsynligvis ikke meget mening, men følg mig lidt længere, så vil du se, hvor mange nye muligheder de giver dig.

Eksempler på brug af afkrydsningsfelter i Excel

Nedenfor finder du et par eksempler på, hvordan du kan bruge afkrydsningsfelter i Excel til at lave en interaktiv tjekliste, en to-do-liste, en rapport og et diagram. Men lad os først lære, hvordan du knytter afkrydsningsfelter til celler. Teknikken er meget enkel, men den er hjørnestenen i brugen af afkrydsningsfeltresultater i dine formler.

Tip. Hvis du hurtigt vil have et udvalg af tjeklisteskabeloner til Excel, skal du klikke på Fil > Ny , skriv "checkliste" i søgefeltet, og tryk på Enter.

Sådan laver du en tjekliste med dataoversigt

Faktisk har vi allerede gjort hovedparten af arbejdet ved at tilføje afkrydsningsfelter og knytte dem til celler. Nu skal vi blot skrive et par formler for at skabe en dataoversigt til vores Excel-kontrolliste.

Formel til beregning af det samlede antal opgaver

Det er den nemmeste - brug funktionen COUNTA til at få antallet af celler i tjeklisten, der ikke er tomme celler:

=COUNTA(A2:A12)

Hvor A2:A12 er tjeklistens punkter.

Formel til at tælle antallet af afkrydsede elementer (afsluttede opgaver)

En fuldført opgave betyder en afkrydsningsboks med et flueben i den, hvilket betyder værdien TRUE i en tilknyttet celle. Så du kan få det samlede antal TRUE'er med denne COUNTIF-formel:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Hvor C2:C12 er de forbundne celler.

For at gøre formlen lidt mere smart bruger du COUNTIFS i stedet for COUNTIF til at kontrollere, om der er tomme celler i listen (kolonne A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Hvis du i dette tilfælde sletter et eller flere irrelevante punkter fra din Excel-kontrolliste, men glemmer at fjerne et afkrydsningssymbol fra det tilsvarende felt, vil sådanne afkrydsninger ikke blive talt med.

Formel til at få procentdelen af fuldførte opgaver

For at beregne, hvor mange opgaver der er udført, skal du bruge den almindelige procentformel:

Del/total = procentdel

I vores tilfælde divideres antallet af afsluttede opgaver med det samlede antal opgaver på følgende måde:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Følgende skærmbillede viser alle de ovennævnte formler i praksis:

Som du kan se på skærmbilledet ovenfor, har vi indsat endnu en formel i B18. Formlen er baseret på IF-funktionen, der returnerer "Ja", hvis antallet af afsluttede opgaver er lig med det samlede antal opgaver, og ellers "Nej":

=IF(B14=B15, "Jep!", "Nope :(")

Hvis du vil pynte din tjekliste lidt mere, kan du oprette et par betingede formateringsregler, der ændrer farven på celle B18 afhængigt af dens værdi.

Når det er gjort, skal du skjule kolonnen med de linkede celler, og din Excel-kontrolliste er færdig!

Hvis du kan lide den tjekliste, vi har lavet til dette eksempel, er du velkommen til at downloade den nu.

Download Excel-tjekliste

Sådan opretter du en To-Do liste med betinget formatering

I princippet kan du tilføje afkrydsningsfelter og formler til en to-do-liste på nøjagtig samme måde, som vi lige har gjort for Excel-kontrollisten. "Hvad er meningen med at skrive dette afsnit?" kan du spørge mig. I en typisk to-do-liste har de afsluttede opgaver den Gennemstregningsformat som denne:

Denne effekt kan nemt opnås ved at oprette en betinget formateringsregel. De detaljerede trin følger nedenfor.

Til at begynde med kan du skrive en liste over opgaver, indsætte afkrydsningsfelter og knytte dem til celler:

Og nu skal du anvende betinget formatering der giver de markerede elementer gennemstregningsformatet og eventuelt en anden baggrunds- eller skrifttypefarve.

1. Vælg en liste over opgaver (A2:A11 i dette eksempel).
2. Gå til Hjem faneblad> Stilarter gruppe, og klik på Betinget formatering > Ny regel...
3. I den Ny formateringsregel dialogboksen, skal du vælge Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres .
4. I den Formater værdier, hvor denne formel er sand feltet, indtast følgende formel:

   =$C2=TRUE

   Hvor C2 er den øverste linkede celle.

   

5. Klik på den Format knappen, indstil den ønskede formateringsstil, og klik på OK. I dette eksempel vælger vi den Gennemstregning effekt og den lysegrå skrifttypefarve:

   

   Tip. Hvis du har lidt erfaring med betinget formatering, kan du måske finde følgende detaljerede vejledning nyttig: Excel betinget formatering baseret på en anden celleværdi.

Når et bestemt felt er markeret, bliver det tilsvarende element nu formateret i lysegrå skriftfarve med en gennemstregning.

Og her er endnu en idé til formatering af din Excel-opgaveliste: I stedet for at strege de konkurrerende opgaver over, kan du indsætte en ekstra kolonne med følgende IF-formel:

=IF(E2=TRUE, "Færdig", "Skal færdiggøres")

Hvor E2 er den øverste forbundne celle.

Som vist i skærmbilledet nedenfor returnerer formlen "Færdig", hvis en linket celle indeholder TRUE, og "Skal færdiggøres", hvis FALSE:

Derefter skal du anvende det ønskede betingede format på Status kolonne baseret på denne formel:

=$C2="Færdig"

Resultatet kommer til at se nogenlunde sådan her ud:

Til sidst skal du tilføje et par formler til at beregne de udførte opgaver (ligesom vi gjorde for tjeklisten), skjule de linkede celler, og så er din Excel To Do-liste klar til brug!

Søjlediagrammet øverst på To-Do listen er baseret på procentformlen i B2. Hvis du er nysgerrig efter at kende detaljerne, vil jeg opfordre dig til at downloade skabelonen, fjerne skjul på kolonnerne D og E og undersøge formlerne.

Download skabelon til at gøre-liste

Sådan opretter du en interaktiv rapport med afkrydsningsfelter

En anden nyttig anvendelse af afkrydsningsfelter i Excel er at oprette interaktive rapporter.

Lad os antage, at du har en salgsrapport, der indeholder data for 4 regioner: Nord, Syd, Øst og Vest. Dit mål er at få det samlede beløb for en eller flere udvalgte regioner. Dette kan naturligvis gøres ved at bruge Slicers-funktionen i en Excel-tabeller eller PivotTable eller ved at indsætte subtotaler. Men hvorfor gør vi ikke rapporten mere brugervenlig ved at indsætte 4 afkrydsningsfelter øverst i rapporten?

Det ser godt ud, ikke sandt? Følg disse trin for at oprette en lignende rapport i dit ark:

1. Tilføj 4 afkrydsningsfelter øverst i arket for Nord , Syd , Øst og West regioner.
2. Opret kriterieområdet et sted i en ubrugt del af arket, og tilknyt afkrydsningsfelterne til tomme celler:

   

   I ovenstående skærmbillede er I2:I5 linkede celler, og H2:H5 er regionsnavnene, præcis som de vises i rapporten.

3. Tilføj endnu en kolonne til kriterieområdet med en IF-formel, der returnerer regionens navn, hvis den tilknyttede celle evalueres som TRUE, ellers en streg ("-"):

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Indtast en overskrift til formelkolonnen, der nøjagtigt svarer til overskriften på den tilsvarende kolonne i rapporten ( Region Det nøjagtige match er meget vigtigt, og i det næste trin vil du forstå hvorfor.
5. Derefter skal du skrive formlen til at beregne summen for de udvalgte regioner. Til dette formål skal vi bruge funktionen DSUM, som summerer de værdier i en database, der svarer til de angivne betingelser: DSUM(database, felt, kriterier)

   Hvor:

   • Database er din tabel eller dit område, herunder kolonneoverskrifterne (A5:F48 i dette eksempel).
   • Område er den kolonne, der skal summeres. Den kan enten angives som kolonneoverskriften i anførselstegn eller som et tal, der repræsenterer kolonnens position i databasen. I dette eksempel summerer vi tal i kolonnen Subtotal kolonnen, så vores andet argument er "subtotal".
   • Kriterier er det område af celler, der indeholder dine betingelser, herunder kolonneoverskriften (J1:J5). Det er derfor, at overskriften på formelkolonnen i kriterieområdet skal svare til kolonneoverskriften i rapporten.

   Hvis du samler ovenstående argumenter, får du følgende DSUM-formel:

   =DSUM(A5:F48, "subtotal", J1:J5)

   ...og fungerer perfekt!

   

Hvis du ønsker at skjule fejlen #DIV/0!, der vises, når der ikke er valgt nogen region, skal du indsætte DSUM i IFERROR-funktionen:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "subtotal", J1:J5), 0)

Hvis din rapport ud over totalen også beregner et gennemsnit for hver række, kan du bruge funktionen DAVERAGE(database, felt, kriterier) til at få et salgstal gennemsnit for de valgte regioner.

Til sidst skal du skjule og sandsynligvis låse kriterieområdet for at forhindre utilsigtede ændringer, og så er din interaktive rapport klar!

Download interaktiv rapport

Lav et dynamisk diagram baseret på afkrydsningsfeltets tilstand

Dette eksempel viser dig, hvordan du opretter et dynamisk Excel-diagram, der kan reagere på ændringer i afkrydsningsfelternes tilstand (markeret eller fjernet):

Kildedataene for dette eksempel er så enkle som dette:

Hvis du vil lave den om til en dynamisk Excel-graf, skal du udføre følgende trin:

1. Opret afkrydsningsfelter og link dem til tomme celler.

   Især indsættes 2 afkrydsningsfelter for 2013 og 2014 og forbindes med henholdsvis celle G2 og G3:

   

2. Opret den datasæt til diagrammet afhængig af kildedata og de tilknyttede celler (se billedet nedenfor):
   • For 2013 år (J4:J7) skal du bruge følgende formel:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Hvis afkrydsningsfeltet 2013 er markeret (G2 er TRUE), trækker formlen den oprindelige værdi fra B4, ellers returnerer den #N/A-fejl.

   • For 2014 år (K4:K7) skal du indtaste en lignende formel for at trække værdierne fra kolonne C, hvis afkrydsningsfeltet 2014 er markeret:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • Indtast formlen i celle L4 =$D4 , og kopier den ned til L7. Da dataene for 2015 altid skal vises i diagrammet, er det ikke nødvendigt med en IF-formel for denne kolonne.

   

3. Opret et kombinationsdiagram baseret på det afhængige datasæt (I3:L7). Da vi har knyttet alle celler i den afhængige tabel til de oprindelige data, vil diagrammet automatisk blive opdateret, så snart der er foretaget ændringer i det oprindelige datasæt.

   

Download dynamisk diagram

Sådan kan du oprette og bruge afkrydsningsfelter i Excel. Hvis du vil gennemgå alle de eksempler, der er gennemgået i denne vejledning, kan du downloade vores eksempelarbejdsmappe nedenfor. Tak fordi du læste med og håber at se dig på vores blog i næste uge.

Arbejdsbog til download

Excel-eksempler på afkrydsningsfelter (.xlsx-fil)