Tämä opetusohjelma opastaa sinua tekemään valintaruudun Excelissä ja käyttämään valintaruudun tuloksia kaavoissa interaktiivisen tarkistuslistan, tehtävälistan, raportin tai kuvaajan luomiseksi.

Uskon, että kaikki tietävät, mikä valintaruutu on, olet varmasti nähnyt niitä paljon erilaisissa lomakkeissa verkossa. Selkeyden vuoksi haluan kuitenkin aloittaa lyhyellä määritelmällä.

A valintaruutu , jota kutsutaan myös nimellä rasti ruutuun tai valintaruutu tai valintaruutu on pieni neliön muotoinen laatikko, jota napsauttamalla voit valita tai poistaa tietyn vaihtoehdon.

Valintaruudun lisääminen Exceliin kuulostaa vähäpätöiseltä, mutta se avaa lukuisia uusia mahdollisuuksia työarkkeihisi, joiden avulla pysyt tavoitteidesi, aikataulujesi, tehtäviesi jne. kanssa kärryillä.

Kuinka lisätä valintaruutu Exceliin

Kuten kaikki muutkin Lomake ohjaimet. Valintaruutu ohjain sijaitsee Kehittäjä-välilehdellä, joka ei oletusarvoisesti näy Excelin nauhassa. Sinun on siis ensin otettava se käyttöön.

1. Näytä Kehittäjä-välilehti nauhassa.

Voit lisätä Kehittäjä-välilehden Excel-nauhaan seuraavasti:

• Napsauta hiiren kakkospainikkeella missä tahansa nauhassa ja valitse sitten Mukauta nauhaa ... Tai klikkaa Tiedosto > Vaihtoehdot > Mukauta nauhaa .
• osoitteessa Mukauta nauhaa , valitse Päävälilehdet (yleensä se on oletusarvoisesti valittu), tarkista kohta Kehittäjä ruutuun ja napsauta OK.

Kun Kehittäjä-välilehti on nyt käytössäsi, saat käyttöösi useita interaktiivisia ohjaimia, kuten Valintaruutu.

2. Järjestä tiedot

Jos olet luomassa Excel-tarkistuslistaa tai tehtävälistaa, ensimmäinen vaihe on laatia luettelo tehtävistä tai muista kohteista, joihin valintaruudut lisätään.

Tätä esimerkkiä varten olen luonut seuraavan mallin Juhlien suunnittelun tarkistuslista :

3. Lisää valintaruutu

Valmisteluvaiheet on suoritettu, ja nyt pääsemme tärkeimpään osaan - lisäämme valintaruutuja Party Planning -listaan.

Voit lisätä valintaruudun Exceliin seuraavasti:

• On Kehittäjä välilehdellä, kohdassa Ohjauslaitteet ryhmää, napsauta Lisää ja valitse Valintaruutu osoitteessa Lomakkeen ohjaimet .

  

• Napsauta solua, johon haluat lisätä ensimmäisen valintaruudun (tässä esimerkissä B2). Valintaruutuohjain ilmestyy lähelle kyseistä kohtaa, vaikkakaan se ei ole aivan solussa:

  

• Voit sijoittaa valintaruudun oikein viemällä hiiren sen päälle ja heti kun kursori muuttuu nelikärkiseksi nuoleksi, vedä valintaruutu haluamaasi kohtaan.

  

• Tekstin " Ruutu 1 ", napsauta valintaruutua hiiren oikealla painikkeella, valitse teksti ja poista se. Tai napsauta valintaruutua hiiren oikealla painikkeella, valitse Muokkaa tekstiä kontekstivalikosta ja poista sitten teksti.

  

Ensimmäinen Excel-valintaruutusi on valmis, ja sinun tarvitsee vain kopioida se muihin soluihin.

4. Kopioi valintaruutu muihin soluihin

Valitse solu, jossa valintaruutu on, näppäimistön nuolinäppäimillä ja aseta kursori solun oikean alakulman päälle. Kun hiiren osoitin muuttuu ohueksi mustaksi ristiksi, vedä se alaspäin viimeiseen soluun, johon haluat kopioida valintaruudun.

Valmis! Valintaruudut on lisätty kaikkiin tarkistuslistan kohtiin:

Kuten yllä olevasta kuvakaappauksesta näkyy, Excel-tarkistuslistamme on melkein valmis. Miksi melkein? Vaikka valintaruudut on lisätty ja voit nyt merkitä ne tai poistaa ne klikkaamalla ruutua, Microsoft Excel ei pysty reagoimaan näihin muutoksiin, koska mikään solu ei ole vielä linkitetty mihinkään valintaruutuun.

Excelin valintaruutuoppaan seuraavassa osassa opit, miten voit tallentaa käyttäjän valintaruudun valinnan tai tyhjennyksen ja miten voit käyttää tätä tietoa kaavoissa.

Miten linkittää valintaruutu soluun

Kuten jo mainittiin, jotta voit tallentaa valintaruudun tilan (valittuna tai valitsematta), sinun on yhdistettävä valintaruutu tiettyyn soluun. Seuraa seuraavia ohjeita:

1. Napsauta valintaruutua hiiren oikealla painikkeella ja valitse sitten Formaatin hallinta .

   

2. Vuonna Formaatin hallinta valintaikkunassa, vaihda Valvonta välilehdellä, napsauta Solulinkki ruutuun ja valitse tyhjä solu arkilta, johon haluat linkittää valintaruudun, tai kirjoita soluviite manuaalisesti:

   

3. Toista edellä oleva vaihe muiden valintaruutujen kohdalla.

   Vihje: Voit tunnistaa linkitetyt solut helposti valitsemalla ne viereisestä sarakkeesta, joka ei sisällä muita tietoja. Näin voit myöhemmin piilottaa linkitetyt solut turvallisesti, jotta ne eivät sotke työarkkiasi.

4. Napsauta lopuksi kutakin linkitettyä valintaruutua. Linkitetyissä soluissa näkyy TRUE valittujen valintaruutujen kohdalla ja FALSE tyhjennettyjen valintaruutujen kohdalla:

   

Tässä vaiheessa linkitetyissä soluissa ei luultavasti ole paljon järkeä, mutta odottakaa minua vielä hetki, niin huomaatte, kuinka paljon uusia mahdollisuuksia ne tarjoavat teille.

Esimerkkejä valintaruutujen käytöstä Excelissä

Alla on muutamia esimerkkejä siitä, miten valintaruutuja voidaan käyttää Excelissä interaktiivisen tarkistuslistan, tehtävälistan, raportin ja kaavion tekemiseen. Mutta ensin opitaan, miten valintaruudut liitetään soluihin. Tekniikka on hyvin yksinkertainen, mutta se on valintaruutujen tulosten käytön kulmakivi kaavoissa.

Vihje. Jos haluat nopeasti valita Excelin tarkistuslistamallit, valitse Tiedosto > Uusi , kirjoita hakukenttään "checklist" ja paina Enter-näppäintä.

Miten tehdä tarkistuslista tietojen yhteenvedon kanssa

Itse asiassa olemme jo tehneet suurimman osan työstä lisäämällä valintaruutuja ja linkittämällä ne soluihin. Nyt kirjoitamme vain muutaman kaavan luodaksemme yhteenvedon Excel-tarkistuslistan tiedoista.

Kaava tehtävien kokonaismäärän laskemiseksi

Se on helpoin - käytä COUNTA-funktiota saadaksesi tarkistuslistan tyhjien solujen määrän:

=COUNTTA(A2:A12)

Jossa A2:A12 ovat tarkistuslistan kohdat.

Kaava, jolla lasketaan valintamerkittyjen kohteiden (suoritettujen tehtävien) määrä.

Valmis tehtävä tarkoittaa valintaruutua, jossa on rastisymboli, mikä tarkoittaa TRUE-arvoa linkitetyssä solussa. Saat siis TRUE-arvojen kokonaismäärän tällä COUNTIF-kaavalla:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Jossa C2:C12 ovat linkitetyt solut.

Jos haluat tehdä kaavasta hieman nokkelamman, käytät COUNTIFS:ää COUNTIF:n sijasta tarkastamaan, onko luettelossa (sarake A) tyhjiä soluja:

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Jos poistat Excel-tarkistuslistasta jonkin epäolennaisen kohdan tai kohteet, mutta unohdat poistaa valintamerkin vastaavasta ruudusta, näitä valintamerkkejä ei lasketa mukaan.

Kaava suoritettujen tehtävien prosenttiosuuden saamiseksi

Voit laskea suoritettujen tehtävien esityksen käyttämällä tavallista prosenttikaavaa:

Osa/kokonaismäärä = Prosenttiosuus

Meidän tapauksessamme jaa suoritettujen tehtävien määrä tehtävien kokonaismäärällä seuraavasti:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Seuraava kuvakaappaus havainnollistaa kaikki edellä mainitut kaavat toiminnassa:

Kuten yllä olevasta kuvakaappauksesta näkyy, olemme lisänneet vielä yhden kaavan kohtaan B18. Kaava perustuu IF-funktioon, joka palauttaa "Kyllä", jos suoritettujen tehtävien määrä on yhtä suuri kuin tehtävien kokonaismäärä, ja "Ei" muussa tapauksessa:

=IF(B14=B15, "Jep!", "Ei :("))

Voit kaunistella tarkistuslistaa hieman lisää luomalla pari ehdollista muotoilusääntöä, jotka muuttavat solun B18 väriä sen arvosta riippuen.

Kun tämä on tehty, piilota sarake, jossa on linkitettyjä soluja, ja Excel-tarkistuslistasi on valmis!

Jos pidät tätä esimerkkiä varten luomastamme tarkistuslistasta, voit ladata sen nyt.

Lataa Excel-tarkistuslista

Tehtävien luettelon luominen ehdollisen muotoilun avulla

Periaatteessa voit lisätä valintaruutuja ja kaavoja tehtävälistaan täsmälleen samalla tavalla kuin juuri teimme Excelin tarkistuslistalle. "Mitä järkeä tämän osion kirjoittamisessa sitten on?" voit kysyä. No, tyypillisessä tehtävälistassa suoritetut tehtävät ovat yliviivausmuoto näin:

Tämä vaikutus voidaan saavuttaa helposti luomalla ehdollinen muotoilusääntö. Seuraavassa on yksityiskohtaiset ohjeet.

Kirjoita aluksi luettelo tehtävistä, lisää valintaruutuja ja yhdistä ne soluihin:

Ja nyt, hae ehdollinen muotoilu joka antaa yliviivausmuodon ja valinnaisesti erilaisen taustan tai kirjasimen värin rastitetuille kohteille.

1. Valitse tehtäväluettelo (tässä esimerkissä A2:A11).
2. Mene osoitteeseen Etusivu tab> Tyylit ja napsauta Ehdollinen muotoilu > Uusi sääntö...
3. Vuonna Uusi muotoilusääntö valintaikkunassa, valitse Määritä muotoiltavat solut kaavan avulla .
4. Vuonna Muotoile arvot, joissa tämä kaava on tosi ruutuun seuraava kaava:

   =$C2=TRUE

   Jossa C2 on ylimpänä oleva linkitetty solu.

   

5. Napsauta Muotoilu painiketta, määritä haluamasi muotoilutyyli ja napsauta OK. Tässä esimerkissä valitsemme muotoilutyylin Yliviivaus vaikutus ja vaaleanharmaa fontin väri:

   

   Vihje. Jos sinulla on vähän kokemusta ehdollisesta muotoilusta, seuraavat yksityiskohtaiset ohjeet voivat olla hyödyllisiä: Excelin ehdollinen muotoilu toisen solun arvon perusteella.

Tällä hetkellä aina kun tietty ruutu on ruksattu, vastaava kohta muotoillaan vaaleanharmaalla fontilla ja yliviivauksella.

Ja tässä vielä yksi idea Excelin tehtäväluettelon muotoiluun. Sen sijaan, että yliviivaat kilpailutetut tehtävät, voit lisätä lisäsarakkeen seuraavalla IF-kaavalla:

=IF(E2=TRUE, "Valmis", "Valmista")

E2 on ylimpänä oleva linkitetty solu.

Kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy, kaava palauttaa "Valmis", jos linkitetty solu sisältää TRUE, ja "To be done", jos FALSE:

Sovelletaan sen jälkeen haluttua ehdollista muotoa kohtaan Tila sarake perustuu tähän kaavaan:

=$C2="Done"

Tulos näyttää jotakuinkin tältä:

Lisää lopuksi pari kaavaa suoritettujen tehtävien laskemiseksi (kuten teimme tarkistuslistan kohdalla), piilota linkitetyt solut, ja Excelin tehtävälista on valmis!

Tehtäväluettelon yläosassa oleva pylväsdiagrammi perustuu prosenttikaavaan B2. Jos olet utelias tietämään yksityiskohdat, kehotan sinua lataamaan mallin, poistamaan sarakkeet D ja E ja tutkimaan kaavoja.

Lataa tehtävälistan malli

Miten luodaan interaktiivinen raportti, jossa on valintaruutuja

Toinen Excelin valintaruutujen hyödyllinen sovellus on interaktiivisten raporttien luominen.

Oletetaan, että sinulla on myyntiraportti, joka sisältää tietoja neljästä alueesta: pohjoinen, etelä, itä ja länsi. Tarkoituksesi on saada yhteenlaskettu summa yhdeltä tai useammalta valitulta alueelta. Tämä voidaan tietysti tehdä käyttämällä Excel-taulukon tai PivotTable-taulukon Slicers-ominaisuutta tai lisäämällä välisummat. Mutta miksi emme tekisi raportista käyttäjäystävällisempää lisäämällä yläreunaan neljä valintaruutua?

Eikö näytäkin hyvältä? Voit luoda samanlaisen raportin omassa arkissasi noudattamalla seuraavia ohjeita:

1. Lisää 4 valintaruutua arkin yläreunaan seuraaville kohdille North , Etelä , Itä ja West alueet.
2. Luo kriteerialue jonnekin käyttämättömään osaan arkkia ja liitä valintaruudut tyhjiin soluihin:

   

   Yllä olevassa kuvakaappauksessa I2:I5 ovat linkitettyjä soluja ja H2:H5 ovat alueiden nimet täsmälleen sellaisina kuin ne näkyvät raportissa.

3. Lisää kriteerialueelle yksi sarake lisää, jossa on IF-kaava, joka palauttaa alueen nimen, jos linkitetty solu on TRUE, ja muuten viivan ("-"):

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Kirjoita kaavan sarakkeelle otsikko, joka vastaa täsmälleen raportin vastaavan sarakkeen otsikkoa ( Alue tässä esimerkissä). Tarkka vastaavuus on erittäin tärkeää, ja seuraavassa vaiheessa ymmärrät miksi.
5. Seuraavaksi kirjoitetaan kaava, jolla lasketaan valittujen alueiden yhteissumma. Tähän käytetään DSUM-funktiota, joka laskee yhteen tietokannan arvot, jotka vastaavat määritettyjä ehtoja: DSUM(database, field, criteria).

   Missä:

   • Tietokanta on taulukkosi tai alueesi sarakeotsikkoineen (tässä esimerkissä A5:F48).
   • Kenttä on sarake, jonka haluat laskea yhteen. Se voidaan antaa joko sarakkeen otsikkona lainausmerkkien sisällä tai numerona, joka edustaa sarakkeen sijaintia tietokannassa. Tässä esimerkissä laskemme yhteen numerot sarakkeessa Välisumma sarakkeessa, joten toinen argumenttimme on "välisumma".
   • Kriteerit on solujen alue, joka sisältää ehdot, mukaan lukien sarakeotsikko (J1:J5). Siksi kriteerialueen kaavasarakkeen otsikon pitäisi vastata raportin sarakeotsikkoa.

   Kun yhdistät edellä esitetyt väitteet, DSUM-kaavasi on seuraava:

   =DSUM(A5:F48, "välisumma", J1:J5)

   ...ja toimii täydellisesti!

   

Jos haluat piilottaa #DIV/0! -virheen, joka tulee näkyviin, kun mitään aluetta ei ole valittu, kiedo DSUM IFERROR-funktioon:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "välisumma", J1:J5), 0)

Jos raporttisi laskee kokonaismäärän lisäksi keskiarvon jokaiselle riville, voit käyttää DAVERAGE(tietokanta, kenttä, kriteerit) -funktiota saadaksesi myyntituloksen keskiarvo valittujen alueiden osalta.

Lopuksi piilota ja luultavasti lukitse kriteerialue, jotta vältät vahingossa tehtävät muutokset, ja interaktiivinen raporttisi on valmis!

Lataa interaktiivinen raportti

Tee dynaaminen kaavio valintaruudun tilan perusteella

Tämä esimerkki opettaa sinulle, miten luodaan dynaaminen Excel-kaavio, joka voi reagoida valintaruutujen tilan muuttumiseen (valittu tai tyhjä):

Tämän esimerkin lähdetiedot ovat näin yksinkertaiset:

Voit muuttaa sen dynaamiseksi Excel-kaavioksi suorittamalla seuraavat vaiheet:

1. Luo valintaruutuja ja linkki ne tyhjiin soluihin.

   Lisää erityisesti kaksi valintaruutua vuosille 2013 ja 2014 ja liitä ne soluihin G2 ja G3:

   

2. Luo dataset for the chart riippuu lähdetiedoista ja linkitetyistä soluista (ks. kuva alla):
   • Vuoden 2013 osalta (J4:J7) käytetään seuraavaa kaavaa:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Jos 2013-valintaruutu on valittuna (G2 on TRUE), kaava ottaa alkuperäisen arvon B4:stä, muuten palauttaa #N/A-virheen.

   • Syötä vuoden 2014 osalta (K4:K7) samanlainen kaava, jolla vedetään arvot sarakkeesta C, jos 2014-valintaruutu on valittuna:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • Kirjoita soluun L4 kaava =$D4 ja kopioi se kohtaan L7. Koska vuoden 2015 tiedot on aina näytettävä kaaviossa, IF-kaavaa ei tarvita tässä sarakkeessa.

   

3. Luo yhdistelmäkaavio, joka perustuu riippuvaiseen tietokokonaisuuteen (I3:L7). Koska olemme yhdistäneet kaikki riippuvaisen taulukon solut alkuperäisiin tietoihin, kaavio päivittyy automaattisesti heti, kun alkuperäiseen tietokokonaisuuteen on tehty muutos.

   

Lataa dynaaminen kaavio

Näin voit luoda ja käyttää valintaruutuja Excelissä. Voit tarkastella kaikkia tässä opetusohjelmassa käsiteltyjä esimerkkejä lataamalla alla olevan esimerkkityökirjan. Kiitos lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla.

Käytännön työkirja ladattavissa

Excel-valintaruutu esimerkkejä (.xlsx-tiedosto)