Ten samouczek poprowadzi Cię, jak zrobić pole wyboru w programie Excel i użyć wyników pola wyboru w formułach, aby stworzyć interaktywną listę kontrolną, listę rzeczy do zrobienia, raport lub wykres.

Chyba każdy wie, czym jest checkbox, pewnie widzieliście ich mnóstwo na różnych formularzach w sieci. Mimo to, dla jasności, zacznę od krótkiej definicji.

A pole wyboru , określane również jako pole wyboru lub pole wyboru lub pole wyboru , to małe kwadratowe pole, w którym klikamy, aby wybrać lub odznaczyć daną opcję.

Wstawienie pola wyboru w Excelu brzmi jak banalna rzecz, ale otwiera mnóstwo nowych możliwości dla twoich arkuszy, które pozwolą ci utrzymać się na ścieżce z twoimi celami, harmonogramem, zadaniami itp.

Jak wstawić pole wyboru w programie Excel

Jak wszystkie inne Formularz kontrole, Pole wyboru kontrolka rezyduje na karcie Deweloper, która domyślnie nie pojawia się na wstążce Excela, dlatego najpierw trzeba ją włączyć.

1. pokaż kartę Deweloper na wstążce

Aby dodać kartę Deweloper do wstążki programu Excel, wykonaj następujące czynności:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na wstążce, a następnie kliknij Dostosowywanie wstążki ... Albo, kliknij Plik > Opcje > Dostosuj wstążkę .
• Pod adresem Dostosowywanie wstążki , wybrany Główne zakładki (zazwyczaj jest on domyślnie zaznaczony), sprawdź Deweloper i kliknij przycisk OK.

Teraz, po wprowadzeniu karty Deweloper, masz dostęp do wielu interaktywnych elementów sterujących, w tym do pola wyboru.

2. uporządkowanie danych

Jeśli tworzysz w Excelu listę kontrolną lub listę rzeczy do zrobienia, pierwszym krokiem jest sporządzenie listy zadań lub innych pozycji, dla których będą wstawiane pola wyboru.

Na potrzeby tego przykładu stworzyłem m.in. Lista kontrolna planowania imprez :

3. dodaj pole wyboru

Kroki przygotowawcze zostały zakończone, a teraz przechodzimy do części głównej - dodajemy pola wyboru do naszej listy Party Planning.

Aby wstawić pole wyboru w programie Excel, wykonaj następujące czynności:

• Na Deweloper zakładka, w Kontrole grupa, kliknij Wkładka i wybierz Pole wyboru pod adresem Kontrola formularzy .

  

• Kliknij w komórce, w której chcesz wstawić pierwsze pole wyboru (B2 w tym przykładzie). Kontrolka Check Box pojawi się w pobliżu tego miejsca, choć nie będzie dokładnie umieszczona w komórce:

  

• Aby prawidłowo ustawić pole wyboru, najedź na nie myszką i gdy tylko kursor zmieni się na czteropunktową strzałkę, przeciągnij pole wyboru tam, gdzie chcesz.

  

• Aby usunąć tekst " Zaznacz pole 1 ", kliknij prawym przyciskiem myszy pole wyboru, wybierz tekst i usuń go.Lub, kliknij prawym przyciskiem myszy pole wyboru, wybierz Edycja tekstu w menu kontekstowym, a następnie usuń tekst.

  

Twoje pierwsze pole wyboru w Excelu jest gotowe i musisz tylko skopiować je do innych komórek.

4. skopiuj pole wyboru do innych komórek

Wybierz komórkę z polem wyboru za pomocą klawiszy strzałek na klawiaturze i ustaw kursor nad prawym dolnym rogiem komórki. Gdy wskaźnik myszy zmieni się w cienki czarny krzyżyk, przeciągnij go w dół do ostatniej komórki, do której chcesz skopiować pole wyboru.

Gotowe! Pola wyboru są dodane do wszystkich pozycji listy kontrolnej:

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, nasza lista kontrolna programu Excel jest prawie gotowa. Dlaczego prawie? Chociaż pola wyboru są wstawione i można je teraz zaznaczyć lub odznaczyć, po prostu klikając na pole, Microsoft Excel nie jest w stanie zareagować na te zmiany, ponieważ żadna komórka nie jest jeszcze powiązana z żadnym z pól wyboru.

W kolejnej części naszego tutorialu Excel Checkbox dowiesz się, jak przechwycić zaznaczenie lub wyczyszczenie pola wyboru przez użytkownika i jak wykorzystać te informacje w swoich formułach.

Jak połączyć pole wyboru z komórką

Jak już wspomniano, aby móc przechwycić stan pola wyboru (zaznaczone lub niezaznaczone) należy powiązać pole wyboru z określoną komórką. Aby to zrobić, należy wykonać następujące kroki:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy pole wyboru, a następnie kliknij Kontrola formatu .

   

2. W Kontrola formatu okno dialogowe, przejdź do Kontrola kliknij w zakładce Ogniwo i wybierz pustą komórkę w arkuszu, z którą chcesz połączyć pole wyboru, lub wpisz ręcznie odwołanie do komórki:

   

3. Powtórz powyższy krok dla innych pól wyboru.

   Wskazówka Aby łatwo zidentyfikować połączone komórki, wybierz je w sąsiedniej kolumnie, która nie zawiera żadnych innych danych. W ten sposób będziesz mógł później bezpiecznie ukryć połączone komórki, aby nie zagracały arkusza.

4. Na koniec kliknij każde z połączonych pól wyboru. W połączonych komórkach pojawia się TRUE dla zaznaczonych pól wyboru, a FALSE dla pól wyczyszczonych:

   

W tym momencie podlinkowane komórki pewnie nie mają większego sensu, ale proszę wytrzymajcie ze mną jeszcze trochę, a zobaczycie ile nowych możliwości wam dają.

Przykłady wykorzystania pól wyboru w programie Excel

Poniżej znajdziesz kilka przykładów, jak używać pól wyboru w Excelu, aby stworzyć interaktywną listę kontrolną, listę rzeczy do zrobienia, raport i wykres. Ale najpierw dowiedzmy się, jak powiązać pola wyboru z komórkami. Technika jest bardzo prosta, ale jest kamieniem węgielnym używania wyników pola wyboru w twoich formułach.

Wskazówka. Aby szybko uzyskać wybór szablonów list kontrolnych dla programu Excel, kliknij Plik > Nowy , w polu wyszukiwania wpisz "checklist" i naciśnij Enter.

Jak zrobić listę kontrolną z podsumowaniem danych

W rzeczywistości wykonaliśmy już większą część pracy, dodając pola wyboru i łącząc je z komórkami. Teraz po prostu napiszemy kilka formuł, aby utworzyć podsumowanie danych dla naszej listy kontrolnej w programie Excel.

Wzór na obliczenie łącznej liczby zadań

To najprostsze - użyj funkcji COUNTA, aby uzyskać liczbę niepustych komórek w liście kontrolnej:

=COUNTA(A2:A12)

Gdzie A2:A12 to pozycje listy kontrolnej.

Formuła zliczania ilości zaznaczonych pozycji (wykonanych zadań)

Zakończone zadanie oznacza pole wyboru z symbolem kleszcza w nim, co oznacza wartość TRUE w połączonej komórce. Uzyskaj więc całkowitą liczbę TRUE za pomocą tej formuły COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Gdzie C2:C12 to połączone komórki.

Aby formuła była nieco sprytniejsza, używasz COUNTIFS zamiast COUNTIF, aby sprawdzić puste komórki w liście (kolumna A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

W tym przypadku, jeśli usuniesz jakiś nieistotny element (elementy) z listy kontrolnej w Excelu, ale zapomnisz usunąć symbol zaznaczenia z odpowiedniego pola, takie znaki wyboru nie zostaną zaliczone.

Wzór na otrzymanie procentu wykonanych zadań

Aby obliczyć prezentowane wykonane zadania, skorzystaj ze zwykłego wzoru procentowego:

Część/całość = Procent

W naszym przypadku podziel liczbę zakończonych zadań przez całkowitą liczbę zadań, tak jak to:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Poniższy zrzut ekranu demonstruje wszystkie powyższe formuły w działaniu:

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, w B18 wstawiliśmy jeszcze jedną formułę. Formuła ta oparta jest na funkcji JEŻELI, która zwraca "Tak", jeśli liczba wykonanych zadań jest równa sumie zadań, "Nie" w przeciwnym wypadku:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Aby nieco bardziej upiększyć swoją listę kontrolną, możesz stworzyć kilka reguł formatowania warunkowego, które będą zmieniać kolor komórki B18 w zależności od jej wartości.

Po zakończeniu tego, ukryj kolumnę z połączonymi komórkami, a twoja lista kontrolna w Excelu jest gotowa!

Jeśli podoba Ci się lista kontrolna, którą stworzyliśmy na potrzeby tego przykładu, zapraszamy do jej pobrania już teraz.

Pobierz listę kontrolną w Excelu

Jak utworzyć listę To-Do za pomocą formatowania warunkowego

Zasadniczo możesz dodać pola wyboru i formuły dla listy rzeczy do zrobienia dokładnie w taki sam sposób, jak właśnie zrobiliśmy to dla listy kontrolnej w Excelu. "Jaki jest więc sens pisania tej sekcji?" możesz mnie zapytać. Cóż, w typowej liście rzeczy do zrobienia, zakończone zadania mają format podkreślenia jak to:

Efekt ten można łatwo uzyskać poprzez utworzenie reguły formatowania warunkowego. Szczegółowe kroki w tym zakresie znajdują się poniżej.

Na początek wypisz listę zadań, wstaw pola wyboru i połącz je z komórkami:

A teraz, zastosuj formatowanie warunkowe który nada format strikethrough i, opcjonalnie, inny kolor tła lub czcionki dla zaznaczonych elementów.

1. Wybierz listę zadań (w tym przykładzie A2:A11).
2. Idź do Strona główna tab> Style grupę, a następnie kliknij Formatowanie warunkowe > Nowa zasada...
3. W Nowa zasada formatowania okno dialogowe, wybierz Użyj formuły, aby określić, które komórki mają być sformatowane .
4. W Formatuj wartości, w których ta formuła jest prawdziwa w polu, wprowadź następującą formułę:

   =$C2=TRUE

   Gdzie C2 to najwyżej położona połączona komórka.

   

5. Kliknij na Format , ustawiamy żądany styl formatowania i klikamy OK. W tym przykładzie wybieramy Przekreślenie efekt i jasnoszary kolor czcionki:

   

   Wskazówka Jeśli masz niewielkie doświadczenie z formatowaniem warunkowym, pomocne mogą okazać się następujące szczegółowe wskazówki: formatowanie warunkowe w Excelu na podstawie wartości innej komórki.

W chwili obecnej, gdy pewne pole jest zaznaczone, odpowiedni element jest formatowany w jasnoszarym kolorze czcionki z przekreśleniem.

A oto jeszcze jeden pomysł na formatowanie listy rzeczy do zrobienia w Excelu. Zamiast skreślać konkurencyjne zadania, możesz wstawić dodatkową kolumnę z następującą formułą IF:

=IF(E2=TRUE, "Zrobione", "Do zrobienia")

Gdzie E2 to najwyżej położona połączona komórka.

Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, formuła zwraca "Gotowe", jeśli połączona komórka zawiera TRUE, "Do zrobienia", jeśli FALSE:

Następnie należy zastosować pożądany format warunkowy do Status kolumny w oparciu o ten wzór:

=$C2="Done"

Wynik będzie wyglądał coś podobnego do tego:

Na koniec dodaj kilka formuł, aby obliczyć wykonane zadania (tak jak zrobiliśmy to dla listy kontrolnej), ukryj połączone komórki, a twoja lista To Do w Excelu jest dobra do pracy!

Wykres słupkowy na górze listy To-Do jest oparty na formule procentowej w B2. Jeśli jesteś ciekawy szczegółów, zachęcam do pobrania szablonu, odsłonięcia kolumn D i E i zbadania formuł.

Pobierz szablon listy rzeczy do zrobienia

Jak utworzyć interaktywny raport z polami wyboru

Innym przydatnym zastosowaniem pól wyboru w Excelu jest tworzenie interaktywnych raportów.

Załóżmy, że masz raport sprzedaży, który zawiera dane dla 4 regionów: północnego, południowego, wschodniego i zachodniego. Twoim celem jest uzyskanie sumy dla jednego lub więcej wybranych regionów. Oczywiście, można to zrobić za pomocą funkcji Slicers tabeli Excela lub tabeli przestawnej lub wstawiając sumy częściowe. Ale dlaczego nie uczynić raportu bardziej przyjaznym dla użytkownika poprzez wstawienie 4 pól wyboru na górze?

Wygląda ładnie, prawda? Aby stworzyć podobny raport w swoim arkuszu, wykonaj następujące kroki:

1. Dodaj 4 pola wyboru w górnej części arkusza, dla. Północna , Południowa , East oraz West regiony.
2. Utwórz obszar kryteriów gdzieś w nieużywanej części arkusza i połącz pola wyboru z pustymi komórkami:

   

   Na powyższym zrzucie ekranu I2:I5 to połączone komórki, a H2:H5 to nazwy regionów dokładnie tak, jak pojawiają się w raporcie.

3. Dodaj jeszcze jedną kolumnę do obszaru kryteriów z formułą JEŻELI, która zwraca nazwę regionu, jeśli połączona komórka oceni się jako TRUE, a w przeciwnym razie kreskę ("-"):

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Wpisz nagłówek dla kolumny formuły, który dokładnie odpowiada nagłówkowi odpowiedniej kolumny w raporcie ( Region Dokładne dopasowanie jest bardzo ważne, a w następnym kroku zrozumiesz dlaczego.
5. Następnie napisz formułę obliczającą sumę dla wybranych regionów. Wykorzystamy do tego funkcję DSUM, która sumuje wartości w bazie danych spełniające określone warunki: DSUM(baza danych, pole, kryteria)

   Gdzie:

   • Baza danych to Twoja tabela lub zakres zawierający nagłówki kolumn (w tym przykładzie A5:F48).
   • Pole to kolumna, którą chcemy zsumować. Może być podana jako nagłówek kolumny w cudzysłowie lub liczba, która reprezentuje pozycję kolumny w bazie danych. W tym przykładzie sumujemy liczby w kolumnie Suma cząstkowa kolumna, więc naszym drugim argumentem jest "sub-total".
   • Kryteria to zakres komórek, które zawierają Twoje warunki, w tym nagłówek kolumny (J1:J5). Dlatego nagłówek kolumny formuły w obszarze kryteriów powinien odpowiadać nagłówkowi kolumny w raporcie.

   Złóż powyższy argument razem, a twoja formuła DSUM idzie w następujący sposób:

   =DSUM(A5:F48, "suma częściowa", J1:J5)

   ...i działa doskonale!

   

Jeśli chciałbyś ukryć błąd #DIV/0!, który pojawia się, gdy nie jest wybrany żaden region, zawiń DSUM w funkcję IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "suma częściowa", J1:J5), 0)

Jeśli oprócz sumy, raport oblicza średnią dla każdego wiersza, możesz użyć funkcji DAVERAGE(baza danych, pole, kryteria), aby uzyskać sprzedaż średnia dla wybranych regionów.

Na koniec ukryj i prawdopodobnie zablokuj obszar kryteriów, aby zapobiec przypadkowym zmianom, a Twój interaktywny raport jest gotowy!

Pobierz interaktywny raport

Utwórz dynamiczny wykres na podstawie stanu pola wyboru

Ten przykład nauczy Cię, jak stworzyć dynamiczny wykres w Excelu, który może reagować na zmianę stanu pól wyboru (wybrane lub wyczyszczone):

Dane źródłowe dla tego przykładu są tak proste jak:

Aby przekształcić go w dynamiczny wykres programu Excel, wykonaj następujące czynności:

1. Tworzenie pól wyboru oraz link do pustych komórek.

   W szczególności wstaw 2 pola wyboru dla lat 2013 i 2014 i połącz je odpowiednio z komórkami G2 i G3:

   

2. Utwórz zbiór danych dla wykresu zależne od danych źródłowych i połączonych komórek (proszę zobaczyć poniższy obrazek):
   • Dla roku 2013 (J4:J7) należy użyć następującego wzoru:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Jeśli zaznaczone jest pole wyboru 2013 (G2 jest TRUE), formuła wyciąga oryginalną wartość z B4, w przeciwnym razie zwraca błąd #N/A.

   • Dla roku 2014 (K4:K7) wprowadź podobną formułę, aby wyciągnąć wartości z kolumny C, jeśli zaznaczono pole wyboru 2014:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • W komórce L4 wpisz formułę =$D4 , i skopiować ją w dół do L7. Ponieważ na wykresie zawsze powinny być wyświetlane dane dla roku 2015, formuła JEŻELI nie jest potrzebna dla tej kolumny.

   

3. Utwórz wykres kombi na podstawie zależnego zestawu danych (I3:L7). Ponieważ powiązaliśmy wszystkie komórki tabeli zależnej z oryginalnymi danymi, wykres będzie się automatycznie aktualizował, gdy tylko w oryginalnym zestawie danych zostanie dokonana jakakolwiek zmiana.

   

Pobierz wykres dynamiczny

W ten sposób można tworzyć i używać pól wyboru w Excelu. Aby przejrzeć wszystkie przykłady omówione w tym tutorialu, możesz pobrać nasz przykładowy skoroszyt poniżej. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu w przyszłym tygodniu.

Zeszyt ćwiczeń do pobrania

Przykłady Excel Checkbox (plik .xlsx)