Este tutorial le guiará sobre cómo hacer una casilla de verificación en Excel y utilizar los resultados de la casilla de verificación en fórmulas para crear una lista de verificación interactiva, una lista de tareas pendientes, un informe o un gráfico.

Creo que todo el mundo sabe lo que es una casilla de verificación, seguro que ha visto un montón de ellas en diversos formularios en línea. Aun así, en aras de la claridad, permítame comenzar con una breve definición.

A casilla de verificación también denominado marque la casilla o casilla de verificación o cuadro de selección es un pequeño cuadro cuadrado en el que puede hacer clic para seleccionar o anular la selección de una opción determinada.

Insertar una casilla de verificación en Excel parece algo trivial, pero abre un sinfín de nuevas posibilidades para tus hojas de trabajo que te mantendrán al tanto de tus objetivos, calendario, tareas, etc.

Cómo insertar una casilla de verificación en Excel

Como todos los demás Formulario controles, el Casilla de verificación se encuentra en la pestaña Desarrollador, que no aparece por defecto en la cinta de opciones de Excel, por lo que primero hay que activarlo.

1. Mostrar la pestaña Desarrollador en la cinta de opciones

Para añadir la pestaña Desarrollador a la cinta de opciones de Excel, haga lo siguiente:

• Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la cinta y, a continuación, haga clic en Personalizar la cinta de opciones ... O, haga clic en Archivo > Opciones > Personalizar cinta .
• En Personalizar la cinta de opciones seleccione Pestañas principales (normalmente está seleccionado por defecto), marque la casilla Desarrollador y haga clic en Aceptar.

Ahora, con la pestaña Desarrollador en su sitio, tendrá acceso a una gran cantidad de controles interactivos, incluida la casilla de verificación.

2. Organizar los datos

Si está creando una lista de comprobación o de tareas pendientes en Excel, el primer paso es hacer una lista de tareas u otros elementos para los que se insertarán las casillas de verificación.

Para este ejemplo, he creado lo siguiente Lista de planificación de fiestas :

3. Añadir una casilla de verificación

Los pasos de preparación se han completado, y ahora estamos llegando a la parte principal - añadir casillas de verificación a nuestra lista de Planificación de Fiestas.

Para insertar una casilla de verificación en Excel, ejecute estos pasos:

• En el Desarrollador en la pestaña Controla grupo, haga clic en Inserte y seleccione Casilla de verificación en Controles de formulario .

  

• Haga clic en la celda donde desee insertar la primera casilla de verificación (B2 en este ejemplo). El control Casilla de verificación aparecerá cerca de ese lugar, aunque no exactamente posicionado en la celda:

  

• Para colocar correctamente la casilla de verificación, pase el ratón sobre ella y, en cuanto el cursor cambie a una flecha de cuatro puntas, arrástrela hasta donde desee.

  

• Para eliminar el texto " Marque la casilla 1 ", haga clic con el botón derecho en la casilla de verificación, seleccione el texto y elimínelo. O bien, haga clic con el botón derecho en la casilla de verificación, seleccione Editar texto en el menú contextual y, a continuación, elimine el texto.

  

Tu primera casilla de Excel está lista, y sólo tienes que copiarla a otras celdas.

4. Copiar la casilla a otras celdas

Seleccione la celda con la casilla de verificación mediante las teclas de flecha del teclado y sitúe el cursor sobre la esquina inferior derecha de la celda. Cuando el puntero del ratón cambie a una fina cruz negra, arrástrelo hacia abajo hasta la última celda en la que desee copiar la casilla de verificación.

Las casillas de verificación se añaden a todos los elementos de la lista de comprobación:

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, nuestra lista de comprobación de Excel está casi lista. ¿Por qué casi? Aunque las casillas de verificación están insertadas y ahora puede marcarlas o desmarcarlas simplemente haciendo clic en una casilla, Microsoft Excel no puede responder a estos cambios porque todavía no hay ninguna celda vinculada a ninguna de las casillas de verificación.

La siguiente parte de nuestro tutorial sobre Casillas de verificación en Excel le enseñará cómo capturar al usuario que selecciona o desactiva una casilla de verificación y cómo utilizar esa información en sus fórmulas.

Cómo vincular una casilla de verificación a una celda

Como ya se ha comentado, para poder capturar el estado de la casilla de verificación (marcada o desmarcada) es necesario asociar la casilla de verificación a una celda determinada. Para ello, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic con el botón derecho en la casilla de verificación y, a continuación, en Control de formato .

   

2. En el Control de formato cambie al cuadro de diálogo Controlar haga clic en Enlace celular y seleccione una celda vacía en la hoja a la que desee vincular la casilla de verificación, o escriba la referencia de celda manualmente:

   

3. Repita el paso anterior para las demás casillas de verificación.

   Sugerencia: para identificar fácilmente las celdas enlazadas, selecciónelas en una columna adyacente que no contenga otros datos. De este modo, podrá ocultar las celdas enlazadas de forma segura más adelante para que no desordenen la hoja de cálculo.

4. Por último, haga clic en cada una de las casillas de verificación vinculadas. En las celdas vinculadas, aparece VERDADERO para las casillas de verificación seleccionadas y FALSO para las casillas de verificación no seleccionadas:

   

A estas alturas, las celdas enlazadas probablemente no tengan mucho sentido, pero por favor, tenga paciencia conmigo un poco más y verá cuántas nuevas oportunidades le ofrecen.

Ejemplos de uso de casillas de verificación en Excel

A continuación encontrará algunos ejemplos de cómo utilizar casillas de verificación en Excel para hacer una lista de comprobación interactiva, una lista de tareas pendientes, un informe y un gráfico. Pero primero, aprendamos a vincular casillas de verificación a celdas. La técnica es muy sencilla, pero es la piedra angular para utilizar los resultados de las casillas de verificación en sus fórmulas.

Sugerencia: para obtener rápidamente una selección de plantillas de listas de comprobación para Excel, haga clic en Archivo > Nuevo escriba "lista de comprobación" en el cuadro de búsqueda y pulse Intro.

Cómo hacer una lista de control con resumen de datos

De hecho, ya hemos hecho la mayor parte del trabajo añadiendo casillas de verificación y vinculándolas a celdas. Ahora, sólo tendremos que escribir unas cuantas fórmulas para crear un resumen de datos para nuestra lista de comprobación de Excel.

Fórmula para calcular el número total de tareas

Es la más sencilla: utilice la función COUNTA para obtener el número de celdas que no están en blanco en la lista de comprobación:

=CONTA(A2:A12)

Donde A2:A12 son los elementos de la lista de control.

Fórmula para contar el número de elementos marcados (tareas completadas)

Una tarea completada significa una casilla de verificación con un símbolo de marca en ella, lo que significa el valor VERDADERO en una celda vinculada. Por lo tanto, obtenga el recuento total de VERDADEROS con esta fórmula COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Donde C2:C12 son las celdas vinculadas.

Para hacer una fórmula un poco más inteligente, se utiliza COUNTIFS en lugar de COUNTIF para comprobar si hay celdas en blanco en la lista (columna A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

En este caso, si elimina algún elemento(s) irrelevante(s) de su lista de comprobación de Excel, pero se olvida de eliminar un símbolo de verificación de la casilla correspondiente, dichas marcas de verificación no se contabilizarán.

Fórmula para obtener el porcentaje de tareas completadas

Para calcular la presentación de las tareas completadas, utilice la fórmula porcentual habitual:

Parte/Total = Porcentaje

En nuestro caso, divide el número de tareas completadas por el número total de tareas, de esta manera:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

La siguiente captura de pantalla muestra todas las fórmulas anteriores en acción:

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, hemos insertado una fórmula más en B18. La fórmula se basa en la función SI que devuelve "Sí" si el número de tareas completadas es igual al total de tareas, "No" en caso contrario:

=IF(B14=B15, "¡Sí!", "No :(")

Para embellecer un poco más su lista de comprobación, puede crear un par de reglas de formato condicional que cambiarán el color de la celda B18 dependiendo de su valor.

Una vez hecho esto, oculta la columna con las celdas enlazadas, ¡y tu lista de comprobación de Excel estará lista!

Si le gusta la lista de control que hemos creado para este ejemplo, puede descargarla ahora.

Descargar la lista de control de Excel

Cómo crear una lista de tareas pendientes con formato condicional

Básicamente, puedes añadir casillas de verificación y fórmulas para una lista de tareas pendientes exactamente de la misma forma que acabamos de hacer para la lista de comprobación de Excel. "¿Para qué sirve entonces escribir esta sección?", puedes preguntarme. Pues bien, en una lista de tareas pendientes típica, las tareas completadas tienen el formato tachado así:

Este efecto puede conseguirse fácilmente creando una regla de formato condicional. A continuación se detallan los pasos a seguir.

Para empezar, escriba una lista de tareas, inserte casillas de verificación y vincúlelas a celdas:

Y ahora, aplica formato condicional que dará el formato de tachado y, opcionalmente, un fondo o color de fuente diferente a los elementos marcados.

1. Seleccione una lista de tareas (A2:A11 en este ejemplo).
2. Ir a la Inicio tab> Estilos y haga clic en Formato condicional > Nueva norma...
3. En el Nueva regla de formato seleccione Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear .
4. En el Formatear los valores en los que esta fórmula es verdadera introduzca la siguiente fórmula:

   =$C2=TRUE

   Donde C2 es la celda vinculada superior.

   

5. Haga clic en el botón Formato configure el estilo de formato deseado y haga clic en Aceptar. En este ejemplo, seleccionamos el botón Tachado y el color de fuente gris claro:

   

   Consejo. Si tiene poca experiencia con el formato condicional, puede que le resulte útil la siguiente guía detallada: Formato condicional de Excel basado en el valor de otra celda.

En la actualidad, cada vez que se marca una casilla determinada, el elemento correspondiente se formatea en color de fuente gris claro con un tachado.

Y aquí tienes otra idea para dar formato a tu lista de tareas pendientes en Excel. En lugar de tachar las tareas pendientes, puedes insertar una columna adicional con la siguiente fórmula IF:

=IF(E2=TRUE, "Hecho", "Por hacer")

Donde E2 es la celda vinculada superior.

Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, la fórmula devuelve "Hecho" si una celda vinculada contiene VERDADERO, "Por hacer" si es FALSO:

A continuación, aplique el formato condicional deseado a la variable Estado basada en esta fórmula:

=$C2="Hecho"

El resultado será algo parecido a esto:

Por último, añada un par de fórmulas para calcular las tareas completadas (como hicimos para la lista de comprobación), oculte las celdas vinculadas y su lista de tareas de Excel estará lista.

El gráfico de barras de la parte superior de la lista de tareas pendientes se basa en la fórmula porcentual de B2. Si tienes curiosidad por conocer los detalles, te animo a que descargues la plantilla, desocultes las columnas D y E e investigues las fórmulas.

Descargar plantilla de lista de tareas

Cómo crear un informe interactivo con casillas de verificación

Otra aplicación útil de las casillas de verificación en Excel es la creación de informes interactivos.

Supongamos que tiene un informe de ventas que incluye datos de 4 regiones: Norte, Sur, Este y Oeste. Su objetivo es obtener el total de una o más regiones seleccionadas. Por supuesto, esto se puede hacer utilizando la función Slicers de una tabla Excel o PivotTable o insertando Subtotales. Pero, ¿por qué no hacemos el informe más fácil de usar insertando 4 casillas de verificación en la parte superior?

Tiene buena pinta, ¿verdad? Para crear un informe similar en su hoja, siga estos pasos:

1. Añadir 4 casillas de verificación en la parte superior de la hoja, para el Norte , Sur , Este y Oeste regiones.
2. Cree el área de criterios en alguna parte no utilizada de la hoja y vincule las casillas de verificación a celdas vacías:

   

   En la captura de pantalla anterior, I2:I5 son celdas vinculadas y H2:H5 son los nombres de las regiones exactamente como aparecen en el informe.

3. Añada una columna más al área de criterios con una fórmula IF que devuelva el nombre de la región si la celda vinculada se evalúa como TRUE, un guión ("-") en caso contrario:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Escriba un título para la columna de la fórmula que coincida exactamente con el título de la columna correspondiente del informe ( Región en este ejemplo). La coincidencia exacta es muy importante y en el siguiente paso entenderá por qué.
5. A continuación, escriba la fórmula para calcular el total de las regiones seleccionadas. Para ello, vamos a utilizar la función DSUM que suma los valores de una base de datos que coinciden con las condiciones especificadas: DSUM(base de datos, campo, criterios)

   Dónde:

   • Base de datos es su tabla o rango, incluidos los títulos de las columnas (A5:F48 en este ejemplo).
   • Campo es la columna que desea sumar. Puede suministrarse como el encabezamiento de la columna entre comillas, o como un número que representa la posición de la columna en la base de datos. En este ejemplo, sumamos números en la columna Subtotal por lo que nuestro segundo argumento es "subtotal".
   • Criterios es el rango de celdas que contienen sus condiciones, incluyendo el encabezado de la columna (J1:J5). Por eso el encabezado de la columna de fórmulas en el área de criterios debe coincidir con el encabezado de la columna en el informe.

   Si unimos los argumentos anteriores, la fórmula DSUM es la siguiente:

   =DSUMA(A5:F48, "subtotal", J1:J5)

   ...¡y funciona perfectamente!

   

Si desea ocultar el error #DIV/0! que aparece cuando no hay ninguna región seleccionada, envuelva DSUM en la función IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "subtotal", J1:J5), 0)

Si además del total, su informe calcula una media para cada fila, puede utilizar la función DAVERAGE(base de datos, campo, criterios) para obtener una venta media para las regiones seleccionadas.

Por último, oculte y probablemente bloquee el área de criterios para evitar cambios accidentales, ¡y su informe interactivo estará listo!

Descargar el informe interactivo

Hacer un gráfico dinámico basado en el estado de la casilla de verificación

Este ejemplo le enseñará cómo crear un gráfico dinámico de Excel que pueda responder al cambio de estado de las casillas de verificación (seleccionadas o desactivadas):

Los datos de origen de este ejemplo son así de sencillos:

Para convertirlo en un gráfico dinámico de Excel, ejecute los siguientes pasos:

1. Crear casillas de verificación y enlace a celdas vacías.

   En concreto, inserte 2 casillas de verificación para los años 2013 y 2014, y conéctelas a las celdas G2 y G3, respectivamente:

   

2. Crear el conjunto de datos para el gráfico en función de los datos de origen y las celdas vinculadas (véase la imagen siguiente):
   • Para el año 2013 (J4:J7), utilice la siguiente fórmula:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Si la casilla 2013 está seleccionada (G2 es TRUE), la fórmula extrae el valor original de B4, de lo contrario devuelve el error #N/A.

     Ver también: Función RANK de Excel y otras formas de calcular el rango
   • Para el año 2014 (K4:K7), introduzca una fórmula similar para extraer los valores de la columna C si la casilla 2014 está seleccionada:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • En la celda L4, introduzca la fórmula =$D4 y cópiela en L7. Dado que los datos del año 2015 deben aparecer siempre en el gráfico, no se necesita una fórmula IF para esta columna.

   

3. Cree un gráfico combinado basado en el conjunto de datos dependiente (I3:L7). Como hemos vinculado todas las celdas de la tabla dependiente a los datos originales, el gráfico se actualizará automáticamente en cuanto se produzca cualquier cambio en el conjunto de datos original.

   

Descargar gráfico dinámico

Así es como puede crear y utilizar casillas de verificación en Excel. Para revisar todos los ejemplos tratados en este tutorial, puede descargar nuestro libro de trabajo de ejemplo a continuación. Le agradezco su lectura y espero verle en nuestro blog la próxima semana.

Cuaderno de prácticas para descargar

Ejemplos de casillas de verificación de Excel (archivo .xlsx)