Den här handledningen visar hur du gör en kryssruta i Excel och hur du använder kryssrutans resultat i formler för att skapa en interaktiv checklista, en att-göra-lista, en rapport eller ett diagram.

Jag tror att alla vet vad en kryssruta är, du har säkert sett många av dem på olika formulär på nätet. Låt mig ändå börja med en kort definition för tydlighetens skull.

A kryssrutan , även kallad en kryssrutan eller . ruta med kryssmarkering eller . Urvalsruta är en liten fyrkantig ruta där du klickar för att välja eller välja bort ett visst alternativ.

Att infoga en kryssruta i Excel låter som en trivial sak, men det öppnar en mängd nya möjligheter för dina kalkylblad som håller dig på rätt spår med dina mål, ditt schema, dina uppgifter osv.

Hur man infogar en kryssruta i Excel

Liksom alla andra Formulär kontrollerna, den Kryssruta finns på fliken Utvecklare, som inte visas på Excel-bandet som standard, så du måste först aktivera den.

1. Visa fliken Developer på bandet

Gör följande om du vill lägga till fliken Utvecklare i Excel-bandet:

• Högerklicka någonstans på bandet och klicka sedan på Anpassa bandet ... Eller klicka på Fil > Alternativ > Anpassa bandet .
• Under Anpassa bandet , välj Huvudflikar (vanligtvis är det valt som standard), kontrollera Utvecklare och klicka på OK.

Med fliken Utvecklare på plats får du tillgång till en mängd interaktiva kontroller, bland annat kryssrutan.

2. Organisera uppgifterna.

Om du skapar en checklista eller en att-göra-lista i Excel är det första steget att göra en lista med uppgifter eller andra objekt som kryssrutorna ska sättas in för.

För det här exemplet har jag skapat följande Checklista för festplanering :

3. Lägg till en kryssruta

Förberedelserna är klara, och nu kommer vi till huvuddelen - lägg till kryssrutor i listan Party Planning.

Du kan infoga en kryssruta i Excel genom att utföra de här stegen:

• På den Utvecklare på fliken Kontroller grupp, klicka på Infoga och välj Kryssruta under Kontroller för formulär .

  

• Klicka i den cell där du vill infoga den första kryssrutan (B2 i det här exemplet). Kontrollen Kryssruta visas nära den platsen, även om den inte är exakt placerad i cellen:

  

• För att placera kryssrutan på rätt sätt, håll musen över den och dra kryssrutan dit du vill när markören ändras till en fyruddig pil.

  

• För att ta bort texten " Kryssa i ruta 1 ", högerklicka på kryssrutan, välj texten och radera den. Eller högerklicka på kryssrutan, välj Redigera text i kontextmenyn och radera sedan texten.

  

Din första Excel-kontrollruta är klar och du behöver bara kopiera den till andra celler.

4. Kopiera kryssrutan till andra celler

Markera cellen med kryssrutan med hjälp av piltangenterna på tangentbordet och placera markören över cellens nedre högra hörn. När muspekaren ändras till ett tunt svart kryss drar du den ner till den sista cellen där du vill kopiera kryssrutan.

Färdiga! Kryssrutorna har lagts till för alla punkter i checklistan:

Som du kan se i skärmbilden ovan är vår Excel-kontrolllista nästan klar. Varför nästan? Även om kryssrutorna är infogade och du nu kan kryssa i dem eller ta bort krysset genom att klicka på en ruta, kan Microsoft Excel inte reagera på dessa ändringar eftersom ingen cell är kopplad till någon av kryssrutorna ännu.

I nästa del av vår Excel-handledning om kryssrutor får du lära dig hur du fångar användaren som markerar eller avmarkerar en kryssruta och hur du använder den informationen i dina formler.

Hur du länkar en kryssruta till en cell

Som redan nämnts måste du associera kryssrutan med en viss cell för att kunna fånga kryssrutans tillstånd (markerad eller avmarkerad). För att göra detta följer du de här stegen:

1. Högerklicka på kryssrutan och klicka sedan på Formatkontroll .

   

2. I Formatkontroll dialogrutan, växla till den Kontroll klickar du på fliken Cell-länk och välj en tom cell på det ark som du vill länka till kryssrutan, eller skriv cellreferensen manuellt:

   

3. Upprepa ovanstående steg för andra kryssrutor.

   Tips: För att enkelt identifiera de länkade cellerna markerar du dem i en angränsande kolumn som inte innehåller några andra data. På så sätt kan du senare dölja de länkade cellerna på ett säkert sätt, så att de inte blir för mycket på kalkylbladet.

4. Klicka slutligen på var och en av de länkade kryssrutorna. I de länkade cellerna visas TRUE för markerade kryssrutor och FALSE för borttagna kryssrutor:

   

Vid det här laget är de länkade cellerna förmodligen inte särskilt meningsfulla, men ha tålamod med mig lite längre så kommer du att se hur många nya möjligheter de ger dig.

Exempel på användning av kryssrutor i Excel

Nedan hittar du några exempel på hur du kan använda kryssrutor i Excel för att skapa en interaktiv checklista, en att-göra-lista, en rapport och ett diagram. Men först ska vi lära oss hur du kopplar kryssrutor till celler. Tekniken är mycket enkel, men den är en grundsten för att kunna använda kryssrutornas resultat i dina formler.

Tips: Om du snabbt vill få ett urval av checklistemallar för Excel klickar du på Fil > Ny , skriv "checklist" i sökrutan och tryck på Enter.

Hur man gör en checklista med sammanfattning av data

Vi har faktiskt redan gjort den största delen av arbetet genom att lägga till kryssrutor och koppla dem till celler. Nu ska vi bara skriva några formler för att skapa en sammanfattning av data för vår Excel-kontrolllista.

Formel för att beräkna det totala antalet uppgifter

Det är enklast - använd funktionen COUNTA för att få fram antalet celler i checklistan som inte är tomma:

=COUNTA(A2:A12)

Där A2:A12 är punkterna i checklistan.

Formel för att räkna antalet markerade objekt (slutförda uppgifter)

En slutförd uppgift innebär en kryssruta med en krysssymbol i den, vilket innebär värdet TRUE (sant) i en länkad cell:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Där C2:C12 är de länkade cellerna.

För att göra formeln lite smartare använder du COUNTIFS i stället för COUNTIF för att kontrollera om det finns tomma celler i listan (kolumn A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Om du i det här fallet tar bort några irrelevanta objekt från din Excel-checklista, men glömmer att ta bort ett kryss i motsvarande ruta, kommer dessa kryss inte att räknas.

Formel för att få fram procentandelen slutförda uppgifter

För att beräkna hur många uppgifter som presenterats för de utförda uppgifterna använder du den vanliga procentformeln:

Del/total = Procentuell andel

I vårt fall dividerar du antalet slutförda uppgifter med det totala antalet uppgifter, på följande sätt:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Följande skärmdump visar alla ovanstående formler i praktiken:

Som du kan se i skärmbilden ovan har vi lagt in ytterligare en formel i B18. Formeln är baserad på IF-funktionen som returnerar "Ja" om antalet slutförda uppgifter är lika med det totala antalet uppgifter, och "Nej" i annat fall:

=IF(B14=B15, "Ja!", "Nej :(")

För att försköna din checklista ytterligare kan du skapa ett par villkorliga formateringsregler som ändrar färgen på cell B18 beroende på dess värde.

När det är klart döljer du kolumnen med länkade celler och din Excel-kontrolllista är klar!

Om du gillar den checklista som vi har skapat för det här exemplet kan du ladda ner den nu.

Ladda ner checklistan i Excel

Hur du skapar en lista över att göra saker med villkorlig formatering

I princip kan du lägga till kryssrutor och formler för en att-göra-lista på exakt samma sätt som vi just har gjort för Excel-kontrolllistan. "Vad är poängen med att skriva det här avsnittet då?", kan du fråga mig. I en typisk att-göra-lista har de avslutade uppgifterna format för överstrykning som detta:

Den här effekten kan enkelt uppnås genom att skapa en regel för villkorlig formatering. De detaljerade stegen följer nedan.

Till att börja med skriver du ner en lista med uppgifter, sätter in kryssrutor och kopplar dem till celler:

Och nu kan du ansöka villkorlig formatering som ger de markerade objekten genomstrykningsformatet och eventuellt en annan bakgrunds- eller typsnittsfärg.

1. Välj en lista med uppgifter (A2:A11 i det här exemplet).
2. Gå till Hem flik> Stilar grupp och klicka på Villkorlig formatering > Ny regel...
3. I Ny formateringsregel dialogrutan, välj Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras .
4. I Formatera värden där denna formel är sann och anger följande formel:

   =$C2=TRUE

   Där C2 är den översta länkade cellen.

   

5. Klicka på Format knappen, ställ in önskad formateringsstil och klicka på OK. I det här exemplet väljer vi formatet Genomstrykning och den ljusgrå teckensnittsfärgen:

   

   Tips: Om du har lite erfarenhet av villkorlig formatering kan följande detaljerade vägledning vara till hjälp: Excel villkorlig formatering baserad på ett annat cellvärde.

När en viss ruta är markerad formateras motsvarande objekt i ljusgrått typsnitt med genomstrykning.

Och här är ytterligare en idé för att formatera din Excel-lista med uppgifter: I stället för att stryka över de uppgifter som inte har klarats kan du infoga ytterligare en kolumn med följande IF-formel:

=IF(E2=TRUE, "Klar", "Ska göras")

Där E2 är den översta länkade cellen.

Som visas i skärmdumpen nedan returnerar formeln "Klar" om en länkad cell innehåller TRUE, "Ska göras" om FALSE:

Tillämpa sedan det önskade villkorliga formatet på Status kolumnen enligt denna formel:

=$C2="Klart"

Resultatet kommer att se ut ungefär så här:

Slutligen lägger du till ett par formler för att beräkna de slutförda uppgifterna (som vi gjorde för checklistan), döljer de länkade cellerna och din Excel-lista är klar att användas!

Stapeldiagrammet högst upp i listan över att göra-uppgifter är baserat på procentformeln i B2. Om du är nyfiken på detaljerna kan du ladda ner mallen, ta bort kolumnerna D och E och undersöka formlerna.

Ladda ner Mall för att göra-lista

Så här skapar du en interaktiv rapport med kryssrutor

Ett annat användbart användningsområde för kryssrutor i Excel är att skapa interaktiva rapporter.

Anta att du har en försäljningsrapport som innehåller data för fyra regioner: nord, syd, öst och väst. Ditt mål är att få fram totalsumman för en eller flera utvalda regioner. Detta kan naturligtvis göras genom att använda funktionen Slicers i en Excel-tabell eller PivotTable eller genom att infoga subtotaler. Men varför gör vi inte rapporten mer användarvänlig genom att infoga fyra kryssrutor i toppen?

Det ser bra ut, eller hur? Följ de här stegen för att skapa en liknande rapport i ditt ark:

1. Lägg till 4 kryssrutor högst upp på arket, för North , Syd , Öst och West regioner.
2. Skapa kriterieområdet någonstans i en oanvänd del av arket och koppla kryssrutorna till tomma celler:

   

   I skärmdumpen ovan är I2:I5 länkade celler och H2:H5 regionnamnen exakt som de visas i rapporten.

3. Lägg till ytterligare en kolumn till kriterieområdet med en IF-formel som returnerar regionens namn om den länkade cellen utvärderar till TRUE, annars ett streck ("-"):

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Ange en rubrik för formelkolumnen som exakt motsvarar rubriken för motsvarande kolumn i rapporten ( Region I det här exemplet är den exakta matchningen mycket viktig och i nästa steg kommer du att förstå varför.
5. Skriv sedan formeln för att beräkna summan för de utvalda regionerna. För detta använder vi funktionen DSUM som summerar de värden i en databas som motsvarar de angivna villkoren: DSUM(database, field, criteria).

   Var:

   • Databas är din tabell eller ditt intervall inklusive kolumnrubrikerna (A5:F48 i det här exemplet).
   • Fält är den kolumn som du vill summera. Den kan anges antingen som kolumnrubrik inom citationstecken eller som ett nummer som representerar kolumnens position i databasen. I det här exemplet summerar vi siffror i kolumnen Delsumma kolumnen, så vårt andra argument är "subtotal".
   • Kriterier är det område av celler som innehåller dina villkor, inklusive kolumnrubriken (J1:J5). Det är därför rubriken för formelkolumnen i kriterieområdet ska matcha kolumnrubriken i rapporten.

   Om du sammanställer ovanstående argument kan du få följande formel för DSUM:

   =DSUM(A5:F48, "delsumma", J1:J5)

   ...och fungerar perfekt!

   

Om du vill dölja felet #DIV/0! som visas när ingen region är vald, kan du lägga in DSUM i funktionen IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "delsumma", J1:J5), 0)

Om din rapport förutom totalsumman även beräknar ett genomsnitt för varje rad kan du använda funktionen DAVERAGE(database, field, criteria) för att få fram en försäljningssiffra. genomsnittligt för de valda regionerna.

Slutligen kan du dölja och förmodligen låsa kriterieområdet för att förhindra oavsiktliga ändringar, och din interaktiva rapport är klar!

Ladda ner den interaktiva rapporten

Gör ett dynamiskt diagram baserat på kryssrutans tillstånd

I det här exemplet lär du dig hur du skapar ett dynamiskt Excel-diagram som kan reagera på ändringar i kryssrutornas status (markerade eller avmarkerade):

Källdata för det här exemplet är så enkelt som detta:

Om du vill omvandla den till ett dynamiskt Excel-diagram utför du följande steg:

1. Skapa kryssrutor och länk till tomma celler.

   Lägg in två kryssrutor för åren 2013 och 2014 och koppla dem till cellerna G2 respektive G3:

   

2. Skapa en datamängd för diagrammet beroende på källdata och länkade celler (se bilden nedan):
   • För år 2013 (J4:J7), använd följande formel:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Om kryssrutan 2013 är markerad (G2 är TRUE) hämtar formeln det ursprungliga värdet från B4, annars returneras felet #N/A.

   • För år 2014 (K4:K7) anger du en liknande formel för att hämta värdena från kolumn C om kryssrutan 2014 är markerad:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • I cell L4 anger du formeln =$D4 och kopiera den till L7. Eftersom uppgifterna för år 2015 alltid ska visas i diagrammet behövs ingen IF-formel för den här kolumnen.

   

3. Skapa ett kombinationsdiagram baserat på den beroende datamängden (I3:L7). Eftersom vi har kopplat alla celler i den beroende tabellen till den ursprungliga datamängden kommer diagrammet att uppdateras automatiskt så snart som någon ändring har gjorts i den ursprungliga datamängden.

   

Ladda ner dynamiskt diagram

Så här kan du skapa och använda kryssrutor i Excel. Om du vill se alla exempel som diskuteras i den här handledningen kan du ladda ner vår exempelarbetsbok nedan. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka.

Arbetsbok för övning för nedladdning

Excel exempel på kryssrutor (.xlsx-fil)