Deze handleiding leert u hoe u een selectievakje maakt in Excel en de resultaten van het selectievakje gebruikt in formules om een interactieve controlelijst, takenlijst, rapport of grafiek te maken.

Ik denk dat iedereen wel weet wat een checkbox is, je hebt er vast genoeg gezien op verschillende formulieren online. Toch zal ik voor de duidelijkheid beginnen met een korte definitie.

A selectievakje ook wel een aankruisvakje of selectievakje of keuzevak , is een klein vierkant vakje waar u op klikt om een bepaalde optie te selecteren of te deselecteren.

Het invoegen van een selectievakje in Excel klinkt als een triviaal iets, maar het opent een heleboel nieuwe mogelijkheden voor uw werkbladen die u op koers houden met uw doelen, planning, opdrachten, enz.

Hoe een selectievakje in te voegen in Excel

Zoals alle andere Formulier controles, de Selectievakje bevindt zich op het tabblad Ontwikkelaar, dat niet standaard op het Excel-lint staat. U moet het dus eerst inschakelen.

1. Toon het tabblad Ontwikkelaar op het lint

Om het tabblad Ontwikkelaar toe te voegen aan het Excel-lint, doet u het volgende:

• Klik met de rechtermuisknop ergens op het lint en klik vervolgens op Het lint aanpassen ... Of, klik Bestand > Opties > Lint aanpassen .
• Onder Het lint aanpassen kies Hoofdtabbladen (meestal is deze standaard geselecteerd), controleer de Ontwikkelaar en klik op OK.

Nu het tabblad Ontwikkelaar er is, krijgt u toegang tot een groot aantal interactieve besturingselementen, waaronder Check Box.

2. De gegevens organiseren

Als u een Excel-checklist of to-do-lijst maakt, is de eerste stap het maken van een lijst met taken of andere items waarvoor de selectievakjes zullen worden ingevoegd.

Voor dit voorbeeld heb ik het volgende gemaakt Checklist feestplanning :

3. Voeg een selectievakje toe

De voorbereidende stappen zijn voltooid, en nu komen we bij het belangrijkste deel - selectievakjes toevoegen aan onze feestplanningslijst.

Voer de volgende stappen uit om een selectievakje in te voegen in Excel:

• Op de Ontwikkelaar tabblad, in de Controles groep, klik Plaats en selecteer Selectievakje onder Formuliercontroles .

  

• Klik in de cel waar u het eerste selectievakje wilt invoegen (B2 in dit voorbeeld). Het selectievakje verschijnt in de buurt van die plaats, maar niet precies in de cel:

  

• Om het selectievakje goed te plaatsen, houdt u uw muis erover en zodra de cursor verandert in een vierpuntige pijl, sleept u het selectievakje waar u het wilt hebben.

  

• Om de tekst " Check Box 1 ", klik rechts op het selectievakje, selecteer de tekst en verwijder deze. Of klik rechts op het selectievakje, selecteer Bewerk tekst in het contextmenu, en verwijder dan de tekst.

  

Je eerste Excel selectievakje is klaar, en je hoeft het alleen maar te kopiëren naar andere cellen.

4. Kopieer het selectievakje naar andere cellen

Selecteer de cel met het selectievakje met behulp van de pijltjestoetsen op uw toetsenbord, en plaats de cursor in de rechterbenedenhoek van de cel. Wanneer de muisaanwijzer verandert in een dun zwart kruis, sleept u hem naar beneden naar de laatste cel waar u het selectievakje wilt kopiëren.

De selectievakjes zijn toegevoegd aan alle onderdelen van de checklist:

Zoals u in de bovenstaande schermafbeelding kunt zien, is onze Excel-checklist bijna klaar. Waarom bijna? Hoewel de selectievakjes zijn ingevoegd en u ze nu kunt aan- of uitvinken door gewoon op een vakje te klikken, kan Microsoft Excel nog niet op deze wijzigingen reageren omdat er nog geen cel aan een van de selectievakjes is gekoppeld.

In het volgende deel van onze Excel Checkbox tutorial leert u hoe u de gebruiker die een checkbox selecteert of uitschakelt vastlegt en hoe u die informatie kunt gebruiken in uw formules.

Hoe een selectievakje aan een cel koppelen

Zoals reeds vermeld, moet u, om de status van het selectievakje (aangevinkt of niet aangevinkt) te kunnen vastleggen, het selectievakje koppelen aan een bepaalde cel. Volg daartoe de volgende stappen:

1. Klik met de rechtermuisknop op het selectievakje en vervolgens op Formaatcontrole .

   

2. In de Formaatcontrole dialoogvenster, schakel over naar de Controle tabblad, klik in de Celverbinding vak en selecteer een lege cel op het blad waaraan u het selectievakje wilt koppelen, of typ de celverwijzing handmatig:

   

3. Herhaal de bovenstaande stap voor de andere selectievakjes.

   Tip. Om de gekoppelde cellen gemakkelijk te herkennen, selecteert u ze in een aangrenzende kolom die geen andere gegevens bevat. Zo kunt u de gekoppelde cellen later veilig verbergen, zodat ze uw werkblad niet onoverzichtelijk maken.

4. Klik tenslotte op elk van de gekoppelde selectievakjes. In de gekoppelde cellen verschijnt WAAR voor de geselecteerde selectievakjes, en ONWAAR voor de verwijderde selectievakjes:

   

Op dit moment hebben de gekoppelde cellen waarschijnlijk niet veel zin, maar volg me nog even en u zult zien hoeveel nieuwe mogelijkheden zij u bieden.

Voorbeelden van het gebruik van selectievakjes in Excel

Hieronder vindt u enkele voorbeelden van hoe u aankruisvakjes in Excel kunt gebruiken om een interactieve checklist, takenlijst, rapport en grafiek te maken. Maar laten we eerst leren hoe u aankruisvakjes aan cellen kunt koppelen. De techniek is heel eenvoudig, maar het is de hoeksteen van het gebruik van de resultaten van aankruisvakjes in uw formules.

Tip. Om snel een selectie van checklist-sjablonen voor Excel te krijgen, klikt u op Bestand > Nieuw , typ "checklist" in het zoekvak, en druk op Enter.

Hoe maak je een checklist met gegevensoverzicht

In feite hebben we het grootste deel van het werk al gedaan door selectievakjes toe te voegen en ze te koppelen aan cellen. Nu zullen we alleen nog een paar formules schrijven om een gegevensoverzicht te maken voor onze Excel-checklist.

Formule om het totale aantal taken te berekenen

Dit is de eenvoudigste - gebruik de functie COUNTA om het aantal niet lege cellen in de controlelijst te krijgen:

=COUNTA(A2:A12)

Waarbij A2:A12 de punten van de checklist zijn.

Formule om het aantal aangekruiste items te tellen (voltooide taken)

Een voltooide taak betekent een aankruisvakje met een vinkje erin, wat de TRUE-waarde in een gekoppelde cel betekent. Krijg dus het totale aantal TRUE's met deze COUNTIF-formule:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Waarbij C2:C12 de gekoppelde cellen zijn.

Om de formule wat slimmer te maken, gebruikt u COUNTIFS in plaats van COUNTIF om te controleren op lege cellen in de lijst (kolom A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Als u in dit geval een of meer irrelevante items uit uw Excel-checklist verwijdert, maar vergeet een vinkje te verwijderen uit het overeenkomstige vakje, worden die vinkjes niet meegeteld.

Formule om het percentage voltooide taken te krijgen

Om de gepresenteerde voltooide taken te berekenen, gebruikt u de gewone percentageformule:

Deel/Totaal = Percentage

In ons geval deelt u het aantal voltooide taken door het totale aantal taken, als volgt:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

De volgende schermafbeelding toont alle bovenstaande formules in actie:

Zoals u in de bovenstaande schermafbeelding kunt zien, hebben wij nog een formule ingevoegd in B18. De formule is gebaseerd op de IF-functie die "Ja" teruggeeft als het aantal voltooide taken gelijk is aan het totaal van de taken, en "Nee" in alle andere gevallen:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Om je checklist wat verder te verfraaien, kun je een paar voorwaardelijke opmaakregels maken die de kleur van cel B18 veranderen, afhankelijk van de waarde ervan.

Zodra dat klaar is, verberg je de kolom met gekoppelde cellen, en je Excel-checklist is klaar!

Als de checklist die we voor dit voorbeeld hebben gemaakt u bevalt, kunt u hem nu downloaden.

Excel checklist downloaden

Een takenlijst maken met voorwaardelijke opmaak

In principe kun je checkboxen en formules voor een takenlijst toevoegen, precies op dezelfde manier als we zojuist hebben gedaan voor de Excel-checklist. "Wat heeft het dan voor zin om dit gedeelte te schrijven?" kun je je afvragen. Nou, in een typische takenlijst hebben de voltooide taken de doorgehaald formaat zoals dit:

Dit effect kan eenvoudig worden bereikt door een voorwaardelijke opmaakregel te maken. De gedetailleerde stappen volgen hieronder.

Om te beginnen schrijft u een lijst met taken op, voegt u aankruisvakjes in en koppelt u die aan cellen:

En nu, toepassen voorwaardelijke opmaak die de doorgestreepte vorm en, optioneel, een andere achtergrond- of letterkleur geeft aan de aangevinkte items.

1. Selecteer een lijst van taken (A2:A11 in dit voorbeeld).
2. Ga naar de Home tab> Styles groep, en klik op Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel...
3. In de Nieuwe opmaakregel dialoogvenster, selecteer Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt .
4. In de Formatteer waarden waar deze formule waar is vak de volgende formule in:

   =$C2=TRUE

   Waarbij C2 de bovenste gekoppelde cel is.

   

5. Klik op de Formaat knop, stel de gewenste opmaakstijl in en klik op OK. In dit voorbeeld selecteren we de Doorhalen effect en de lichtgrijze letterkleur:

   

   Tip. Als u weinig ervaring hebt met voorwaardelijke opmaak, kan de volgende gedetailleerde handleiding nuttig zijn: Excel voorwaardelijke opmaak op basis van een andere celwaarde.

Als nu een bepaald vakje wordt aangevinkt, wordt het bijbehorende item opgemaakt in een lichtgrijs lettertype met een doorhaling.

En hier is nog een idee voor het opmaken van uw Excel-takenlijst. In plaats van de concurrerende taken door te strepen, kunt u een extra kolom invoegen met de volgende IF-formule:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Waarbij E2 de bovenste verbonden cel is.

Zoals in de onderstaande schermafbeelding te zien is, geeft de formule "Gereed" indien een gekoppelde cel TRUE bevat, "Nog te doen" indien FALSE:

Pas daarna het gewenste voorwaardelijke formaat toe op de Status kolom op basis van deze formule:

=$C2="Done"

Het resultaat ziet er ongeveer zo uit:

Voeg ten slotte een paar formules toe om de voltooide taken te berekenen (zoals we hebben gedaan voor de controlelijst), verberg de gekoppelde cellen, en je Excel To Do lijst is klaar voor gebruik!

Het staafdiagram bovenaan de To-Do lijst is gebaseerd op de percentageformule in B2. Als u benieuwd bent naar de details, raad ik u aan het sjabloon te downloaden, de kolommen D en E te verwijderen en de formules te onderzoeken.

Sjabloon voor takenlijst downloaden

Hoe maak je een interactief rapport met aankruisvakjes

Een andere nuttige toepassing van aankruisvakjes in Excel is het maken van interactieve rapporten.

Stel dat u een verkooprapport hebt dat gegevens bevat voor 4 regio's: Noord, Zuid, Oost en West. Uw doel is om het totaal te krijgen voor één of meer geselecteerde regio's. Natuurlijk kan dit worden gedaan door de functie Slicers van een Excel-tabel of PivotTable te gebruiken of door Subtotalen in te voegen. Maar waarom maken we het rapport niet gebruiksvriendelijker door bovenaan 4 selectievakjes in te voegen?

Ziet er mooi uit, nietwaar? Om een soortgelijk rapport in uw blad te maken, volgt u deze stappen:

1. Voeg 4 selectievakjes toe bovenaan het blad, voor de Noord , Zuid , Oost en West regio's.
2. Maak het criteriagebied ergens in een ongebruikt deel van het blad, en koppel de selectievakjes aan lege cellen:

   

   In het bovenstaande screenshot zijn I2:I5 gekoppelde cellen en H2:H5 zijn de regionamen precies zoals ze in het rapport voorkomen.

3. Voeg nog een kolom toe aan het criteriagebied met een IF-formule die de regionaam teruggeeft indien de gekoppelde cel als TRUE wordt geëvalueerd, en anders een streepje ("-"):

   =IF(I2=WAAR, H2, "-")

   

4. Typ een titel voor de formulekolom die precies overeenkomt met de titel van de overeenkomstige kolom in het rapport ( Regio De exacte overeenkomst is erg belangrijk en in de volgende stap zult u begrijpen waarom.
5. Schrijf vervolgens de formule om het totaal voor de geselecteerde regio's te berekenen. Hiervoor gaan we de DSUM-functie gebruiken die de waarden in een database optelt die aan de opgegeven voorwaarden voldoen: DSUM(database, veld, criteria)

   Waar:

   • Database is uw tabel of bereik inclusief de kolomkoppen (A5:F48 in dit voorbeeld).
   • Veld is de kolom die u wilt optellen. Het kan worden opgegeven als de kolomkop tussen aanhalingstekens, of als een getal dat de positie van de kolom in de database weergeeft. In dit voorbeeld tellen we getallen op in de Subtotaal kolom, dus ons tweede argument is "subtotaal".
   • Criteria is het bereik van cellen die uw voorwaarden bevatten, inclusief de kolomkop (J1:J5). Daarom moet de kop van de formulekolom in het criteriagebied overeenkomen met de kolomkop in het rapport.

   Voeg bovenstaand argument samen, en je DSUM-formule gaat als volgt:

   =DSUM(A5:F48, "subtotaal", J1:J5)

   ...en werkt perfect!

   

Als u de fout #DIV/0! wilt verbergen die verschijnt wanneer geen regio is geselecteerd, kunt u DSUM in de IFERROR-functie invoegen:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "subtotaal", J1:J5), 0)

Als uw rapport naast het totaal ook een gemiddelde berekent voor elke rij, kunt u de functie DAVERAGE(database, veld, criteria) gebruiken om een verkoop te krijgen gemiddelde voor de geselecteerde regio's.

Verberg en vergrendel tenslotte het criteriagebied om onbedoelde wijzigingen te voorkomen, en uw interactieve rapport is klaar!

Interactief rapport downloaden

Maak een dynamische grafiek gebaseerd op de checkbox-status

Dit voorbeeld leert u hoe u een dynamische Excel-grafiek kunt maken die kan reageren op het veranderen van de status van de selectievakjes (geselecteerd of gewist):

De brongegevens voor dit voorbeeld zijn zo eenvoudig:

Om er een dynamische Excel-grafiek van te maken, voert u de volgende stappen uit:

1. Selectievakjes maken en link naar lege cellen.

   Voeg met name 2 selectievakjes in voor de jaren 2013 en 2014, en verbind ze met respectievelijk de cellen G2 en G3:

   

2. Maak de dataset voor de grafiek afhankelijk van de brongegevens en de gekoppelde cellen (zie onderstaande afbeelding):
   • Gebruik voor het jaar 2013 (J4:J7) de volgende formule:

     =IF($G$2=WAAR, B4, NA())

     Als het vakje 2013 is geselecteerd (G2 is TRUE), haalt de formule de oorspronkelijke waarde uit B4, anders geeft de formule de fout #N/A terug.

   • Voer voor het jaar 2014 (K4:K7) een soortgelijke formule in om de waarden uit kolom C te halen als het selectievakje 2014 is geselecteerd:

     =IF($G$2=WAAR, C4, NA())

   • Voer in cel L4 de formule =$D4 en kopieer het naar L7. Omdat de gegevens voor het jaar 2015 altijd in de grafiek moeten worden weergegeven, is een IF-formule voor deze kolom niet nodig.

   

3. Maak een combodiagram op basis van de afhankelijke gegevensreeks (I3:L7). Aangezien we alle cellen in de afhankelijke tabel hebben gekoppeld aan de oorspronkelijke gegevens, zal het diagram automatisch worden bijgewerkt zodra er een wijziging is aangebracht in de oorspronkelijke gegevensreeks.

   

Dynamische grafiek downloaden

Dit is hoe u aankruisvakjes kunt maken en gebruiken in Excel. Om alle voorbeelden die in deze tutorial zijn besproken te bekijken, kunt u onze voorbeeldwerkmap hieronder downloaden. Ik dank u voor het lezen en hoop u volgende week op onze blog te zien.

Praktijk werkboek om te downloaden

Excel Selectievakje voorbeelden (.xlsx bestand)