Bu eğitim, Excel'de bir onay kutusunun nasıl oluşturulacağı ve etkileşimli bir kontrol listesi, yapılacaklar listesi, rapor veya grafik oluşturmak için onay kutusu sonuçlarının formüllerde nasıl kullanılacağı konusunda size rehberlik edecektir.

Herkesin onay kutusunun ne olduğunu bildiğine inanıyorum, internetteki çeşitli formlarda bunlardan bolca görmüş olmalısınız. Yine de, netlik adına, kısa bir tanımla başlayayım.

A onay kutusu olarak da adlandırılır. onay kutusu veya onay işareti kutusu veya seçim kutusu , belirli bir seçeneği seçmek veya seçimini kaldırmak için tıkladığınız küçük bir kare kutudur.

Excel'e bir onay kutusu eklemek önemsiz bir şey gibi görünebilir, ancak çalışma sayfalarınız için hedeflerinizi, programınızı, ödevlerinizi vb. takip etmenizi sağlayacak bir dizi yeni olasılığın önünü açar.

Excel'de onay kutusu nasıl eklenir

Diğerleri gibi Form kontroller Onay Kutusu kontrolü, varsayılan olarak Excel şeridinde görünmeyen Geliştirici sekmesinde bulunur. Bu nedenle, önce onu açmanız gerekir.

1. Şerit üzerinde Geliştirici sekmesini gösterin

Excel şeridine Geliştirici sekmesini eklemek için aşağıdakileri yapın:

• Şerit üzerinde herhangi bir yere sağ tıklayın ve ardından Şeridi Özelleştirme ... Veya, tıklayın Dosya > Seçenekler > Şeridi Özelleştirin .
• Altında Şeridi Özelleştirme , seçiniz Ana Sekmeler (genellikle varsayılan olarak seçilidir), kontrol edin Geliştirici kutusunu seçin ve Tamam'a tıklayın.

Artık Geliştirici sekmesi sayesinde, Onay Kutusu da dahil olmak üzere bir dizi etkileşimli kontrole erişebilirsiniz.

2. Verileri düzenleyin

Bir Excel kontrol listesi veya yapılacaklar listesi oluşturuyorsanız, ilk adım onay kutularının ekleneceği görevlerin veya diğer öğelerin bir listesini yapmaktır.

Bu örnek için aşağıdakileri oluşturdum Parti Planlama Kontrol Listesi :

3. Bir onay kutusu ekleyin

Hazırlık adımları tamamlandı ve şimdi ana kısma geçiyoruz - Parti Planlama listemize onay kutuları ekleyin.

Excel'de bir onay kutusu eklemek için aşağıdaki adımları uygulayın:

• Üzerinde Geliştirici sekmesinde Kontroller grubunu seçin, tıklayın Ekleme 'yi seçin ve Onay Kutusu altında Form Kontrolleri .

  

• İlk onay kutusunu eklemek istediğiniz hücreye tıklayın (bu örnekte B2). Onay Kutusu kontrolü, hücrede tam olarak konumlandırılmamış olsa da o yerin yakınında görünecektir:

  

• Onay kutusunu düzgün bir şekilde konumlandırmak için farenizi kutunun üzerine getirin ve imleç dört köşeli oka dönüşür dönüşmez onay kutusunu istediğiniz yere sürükleyin.

  

• Metni kaldırmak için " Kutu 1'i işaretleyin ", onay kutusuna sağ tıklayın, metni seçin ve silin. Veya onay kutusuna sağ tıklayın, metni seçin ve Metni Düzenle öğesini seçin ve ardından metni silin.

  

İlk Excel onay kutunuz hazırdır ve tek yapmanız gereken onu diğer hücrelere kopyalamaktır.

4. Onay kutusunu diğer hücrelere kopyalayın

Klavyenizdeki ok tuşlarını kullanarak onay kutusunun bulunduğu hücreyi seçin ve imleci hücrenin sağ alt köşesinin üzerine getirin. Fare imleci ince siyah bir çarpı işaretine dönüştüğünde, onay kutusunu kopyalamak istediğiniz son hücreye sürükleyin.

Bitti! Kontrol listesindeki tüm öğelere onay kutuları eklenir:

Yukarıdaki ekran görüntüsünde görebileceğiniz gibi, Excel kontrol listemiz neredeyse hazır. Neden neredeyse? Onay kutuları eklenmiş olmasına ve artık bir kutuya tıklayarak bunları işaretleyebilmenize veya işaretlerini kaldırabilmenize rağmen, Microsoft Excel bu değişikliklere yanıt veremiyor çünkü henüz hiçbir hücre onay kutularından herhangi birine bağlı değil.

Excel Onay Kutusu eğitimimizin bir sonraki bölümünde, bir onay kutusunu seçen veya temizleyen kullanıcıyı nasıl yakalayacağınızı ve bu bilgileri formüllerinizde nasıl kullanacağınızı öğreteceğiz.

Bir onay kutusunu bir hücreye bağlama

Daha önce de belirtildiği gibi, onay kutusu durumunu (işaretli veya işaretsiz) yakalayabilmek için onay kutusunu belirli bir hücreyle ilişkilendirmeniz gerekir. Bunu yapmak için lütfen aşağıdaki adımları izleyin:

1. Onay kutusuna sağ tıklayın ve ardından Format Kontrolü .

   

2. İçinde Format Kontrolü iletişim kutusundan Kontrol sekmesine tıkladığınızda Hücre bağlantısı kutusunu seçin ve sayfada onay kutusuna bağlamak istediğiniz boş bir hücre seçin veya hücre referansını manuel olarak yazın:

   

3. Diğer onay kutuları için yukarıdaki adımı tekrarlayın.

   İpucu: Bağlantılı hücreleri kolayca tanımlamak için, bunları başka veri içermeyen bitişik bir sütunda seçin. Bu şekilde, bağlantılı hücreleri daha sonra güvenli bir şekilde gizleyebilirsiniz, böylece çalışma sayfanızı karıştırmazlar.

4. Son olarak, bağlantılı onay kutularının her birine tıklayın. Bağlantılı hücrelerde, seçilen onay kutuları için DOĞRU ve temizlenen onay kutuları için YANLIŞ görünür:

   

Bu noktada, bağlantılı hücreler muhtemelen pek bir anlam ifade etmiyor, ancak lütfen bana biraz daha tahammül edin ve size ne kadar çok yeni fırsat sağladıklarını göreceksiniz.

Excel'de onay kutularını kullanma örnekleri

Aşağıda, etkileşimli bir kontrol listesi, yapılacaklar listesi, rapor ve grafik oluşturmak için Excel'de onay kutularının nasıl kullanılacağına dair birkaç örnek bulacaksınız. Ama önce, onay kutularını hücrelere nasıl bağlayacağımızı öğrenelim. Teknik çok basittir, ancak onay kutusu sonuçlarını formüllerinizde kullanmanın temel taşıdır.

İpucu: Excel için kontrol listesi şablonlarından hızlıca bir seçki elde etmek için Dosya > Yeni arama kutusuna "checklist" yazın ve Enter tuşuna basın.

Veri özeti içeren bir kontrol listesi nasıl oluşturulur?

Aslında, onay kutuları ekleyerek ve bunları hücrelere bağlayarak işin büyük kısmını zaten yaptık. Şimdi, Excel kontrol listemiz için bir veri özeti oluşturmak üzere sadece birkaç formül yazacağız.

Toplam görev sayısını hesaplamak için formül

Bu en kolay olanıdır - kontrol listesindeki boş olmayan hücrelerin sayısını almak için COUNTA işlevini kullanın:

=COUNTA(A2:A12)

Burada A2:A12 kontrol listesi öğeleridir.

Onay işaretli öğelerin (tamamlanan görevler) sayısını saymak için formül

Tamamlanmış bir görev, içinde onay işareti olan bir onay kutusu anlamına gelir; bu da bağlantılı bir hücrede DOĞRU değeri anlamına gelir. Bu nedenle, bu EĞERSAY formülüyle toplam DOĞRU sayısını elde edin:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Burada C2:C12 bağlantılı hücrelerdir.

Formülü biraz daha akıllıca hale getirmek için, listedeki (A sütunu) boş hücreleri kontrol etmek üzere EĞERSAY yerine EĞERSAY kullanırsınız:

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Bu durumda, Excel kontrol listenizden bazı alakasız öğeleri siler, ancak ilgili kutudan bir onay işaretini kaldırmayı unutursanız, bu onay işaretleri sayılmaz.

Tamamlanan görevlerin yüzdesini elde etmek için formül

Tamamlanan görevlerin sunumunu hesaplamak için normal yüzde formülünü kullanın:

Parça/Toplam = Yüzde

Bizim durumumuzda, tamamlanan görevlerin sayısını toplam görev sayısına bölün:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Aşağıdaki ekran görüntüsü, yukarıdaki formüllerin tümünü eylem halinde göstermektedir:

Yukarıdaki ekran görüntüsünde görebileceğiniz gibi, B18'e bir formül daha ekledik. Formül, tamamlanan görevlerin sayısı görevlerin toplamına eşitse "Evet", aksi takdirde "Hayır" döndüren EĞER işlevine dayanmaktadır:

=IF(B14=B15, "Evet!", "Hayır :(")

Kontrol listenizi biraz daha süslemek için, değerine bağlı olarak B18 hücresinin rengini değiştirecek birkaç koşullu biçimlendirme kuralı oluşturabilirsiniz.

Bu işlem tamamlandığında, bağlantılı hücrelerin bulunduğu sütunu gizleyin ve Excel kontrol listeniz tamamlanmış olsun!

Bu örnek için oluşturduğumuz kontrol listesini beğendiyseniz, şimdi indirebilirsiniz.

Excel Kontrol Listesini İndirin

Koşullu biçimlendirme ile Yapılacaklar listesi oluşturma

Temel olarak, Excel kontrol listesi için yaptığımız gibi, yapılacaklar listesi için de onay kutuları ve formüller ekleyebilirsiniz. "O zaman bu bölümü yazmanın amacı ne?" diye sorabilirsiniz. Tipik bir yapılacaklar listesinde, tamamlanan görevler üstü çizili biçim Bunun gibi:

Bu efekt bir koşullu biçimlendirme kuralı oluşturularak kolayca elde edilebilir. Ayrıntılı adımlar aşağıda verilmiştir.

Başlangıç olarak, görevlerin bir listesini yazın, onay kutuları ekleyin ve bunları hücrelere bağlayın:

Ve şimdi, uygulayın koşullu biçimlendirme işaretli öğelere üstü çizili biçim ve isteğe bağlı olarak farklı bir arka plan veya yazı tipi rengi verecektir.

1. Bir görev listesi seçin (bu örnekte A2:A11).
2. Şuraya git Ev tab> Stiller grubunu seçin ve Koşullu Biçimlendirme > Yeni kural.
3. İçinde Yeni Biçimlendirme Kuralı iletişim kutusunu seçin, ardından Hangi hücrelerin biçimlendirileceğini belirlemek için bir formül kullanma .
4. İçinde Bu formülün doğru olduğu değerleri biçimlendirin kutusuna aşağıdaki formülü girin:

   =$C2=TRUE

   Burada C2 en üstteki bağlantılı hücredir.

   

5. üzerine tıklayın. Biçim düğmesine basın, istediğiniz biçimlendirme stilini ayarlayın ve Tamam'a tıklayın. Bu örnekte Üstü çizili efekti ve açık gri yazı tipi rengi:

   

   İpucu: Koşullu biçimlendirme konusunda çok az deneyiminiz varsa, aşağıdaki ayrıntılı kılavuzu yararlı bulabilirsiniz: Başka bir hücre değerine dayalı Excel koşullu biçimlendirme.

Şu an itibariyle, belirli bir kutu işaretlendiğinde, ilgili öğe üstü çizili olarak açık gri yazı tipi renginde biçimlendirilmektedir.

Ve işte Excel yapılacaklar listenizi biçimlendirmek için bir fikir daha. Yarışılan görevlerin üzerini çizmek yerine, aşağıdaki EĞER formülünü kullanarak ek bir sütun ekleyebilirsiniz:

=IF(E2=TRUE, "Yapıldı", "Yapılacak")

Burada E2 en üstteki bağlantılı hücredir.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi, formül, bağlantılı bir hücre DOĞRU içeriyorsa "Yapıldı", YANLIŞ içeriyorsa "Yapılacak" sonucunu döndürür:

Bundan sonra, istediğiniz koşullu biçimi Durum bu formüle dayalı sütun:

=$C2="Bitti"

Sonuç buna benzer bir şekilde görünecektir:

Son olarak, tamamlanan görevleri hesaplamak için birkaç formül ekleyin (kontrol listesi için yaptığımız gibi), bağlantılı hücreleri gizleyin ve Excel Yapılacaklar listeniz kullanıma hazır!

Yapılacaklar listesinin en üstündeki çubuk grafik B2'deki yüzde formülüne dayanmaktadır. Ayrıntıları merak ediyorsanız şablonu indirmenizi, D ve E sütunlarını göstermemenizi ve formülleri incelemenizi tavsiye ederim.

Yapılacaklar Listesi Şablonunu İndirin

Onay kutuları ile etkileşimli bir rapor nasıl oluşturulur?

Excel'deki onay kutularının bir başka yararlı uygulaması da etkileşimli raporlar oluşturmaktır.

Diyelim ki 4 bölge için veri içeren bir satış raporunuz var: Kuzey, Güney, Doğu ve Batı. Amacınız seçilen bir veya daha fazla bölge için toplamı elde etmek. Elbette bu, bir Excel tablosunun veya Özet Tablosunun Dilimleyiciler özelliğini kullanarak veya Alt Toplamlar ekleyerek yapılabilir. Ancak neden en üste 4 onay kutusu ekleyerek raporu daha kullanıcı dostu hale getirmiyoruz?

Güzel görünüyor, değil mi? Sayfanızda benzer bir rapor oluşturmak için lütfen aşağıdaki adımları izleyin:

1. Sayfanın üst kısmına aşağıdakiler için 4 onay kutusu ekleyin Kuzey , Güney , Doğu ve Batı bölgeler.
2. Sayfanın kullanılmayan bir yerinde ölçüt alanı oluşturun ve onay kutularını boş hücrelere bağlayın:

   

   Yukarıdaki ekran görüntüsünde, I2:I5 bağlantılı hücrelerdir ve H2:H5 tam olarak raporda göründükleri gibi bölge adlarıdır.

3. Bağlantılı hücre DOĞRU olarak değerlendirilirse bölge adını, aksi takdirde bir tire ("-") döndüren bir EĞER formülüyle ölçüt alanına bir sütun daha ekleyin:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Formül sütunu için rapordaki ilgili sütunun başlığıyla tam olarak eşleşen bir başlık yazın ( Bölge Bu örnekte). Tam eşleşme çok önemlidir ve bir sonraki adımda bunun nedenini anlayacaksınız.
5. Ardından, seçilen bölgeler için toplamı hesaplayacak formülü yazın. Bunun için, bir veritabanındaki belirtilen koşullarla eşleşen değerleri toplayan DSUM işlevini kullanacağız: DSUM(veritabanı, alan, ölçüt)

   Nerede?

   • Veritabanı sütun başlıklarını içeren tablonuz veya aralığınızdır (bu örnekte A5:F48).
   • Saha Toplamak istediğiniz sütundur. Tırnak işaretleri içine alınmış sütun başlığı veya sütunun veritabanındaki konumunu temsil eden bir sayı olarak verilebilir. Bu örnekte, aşağıdaki sütunlardaki sayıları topluyoruz Alt toplam sütunu, yani ikinci bağımsız değişkenimiz "alt toplam".
   • Kriterler sütun başlığı (J1:J5) dahil olmak üzere koşullarınızı içeren hücre aralığıdır. Bu nedenle, ölçüt alanındaki formül sütununun başlığı rapordaki sütun başlığıyla eşleşmelidir.

   Yukarıdaki argümanı bir araya getirdiğinizde DSUM formülünüz aşağıdaki gibi olur:

   =DSUM(A5:F48, "alt toplam", J1:J5)

   ...ve mükemmel çalışıyor!

   

Hiçbir bölge seçilmediğinde görünen #DIV/0! hatasını gizlemek isterseniz, DSUM'u IFERROR işlevine sarın:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "alt toplam", J1:J5), 0)

Raporunuz toplamın yanı sıra her satır için bir ortalama hesaplıyorsa, DAVERAGE(veritabanı, alan, ölçüt) işlevini kullanarak bir satış ortalama seçilen bölgeler için.

Son olarak, yanlışlıkla değişiklik yapılmasını önlemek için kriter alanını gizleyin ve muhtemelen kilitleyin ve interaktif raporunuz hazır!

İnteraktif Raporu İndirin

Onay kutusu durumuna göre dinamik bir grafik oluşturma

Bu örnek size, onay kutularının durumunu (seçili veya temizlenmiş) değiştirmeye yanıt verebilen dinamik bir Excel grafiğinin nasıl oluşturulacağını öğretecektir:

Bu örnek için kaynak veriler bu kadar basittir:

Bunu dinamik bir Excel grafiğine dönüştürmek için aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Onay kutuları oluşturma ve link onları boş hücrelere.

   Özellikle, 2013 ve 2014 yılları için 2 onay kutusu ekleyin ve bunları sırasıyla G2 ve G3 hücrelerine bağlayın:

   

2. Oluşturmak grafik için veri kümesi kaynak verilere ve bağlantılı hücrelere bağlıdır (lütfen aşağıdaki resme bakın):
   • 2013 yılı (J4:J7) için aşağıdaki formülü kullanın:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     2013 onay kutusu seçilirse (G2 DOĞRU'dur), formül orijinal değeri B4'ten çeker, aksi takdirde #YOK hatası döndürür.

   • 2014 yılı için (K4:K7), 2014 onay kutusu seçilirse değerleri C sütunundan çekmek için benzer bir formül girin:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • L4 hücresine aşağıdaki formülü girin =$D4 ve L7'ye kopyalayın. 2015 yılına ait verilerin her zaman grafikte görüntülenmesi gerektiğinden, bu sütun için bir EĞER formülüne gerek yoktur.

   

3. Bağımlı veri kümesini (I3:L7) temel alan bir birleşik grafik oluşturun. Bağımlı tablodaki tüm hücreleri orijinal verilere bağladığımız için, orijinal veri kümesinde herhangi bir değişiklik yapıldığında grafik otomatik olarak güncellenecektir.

   

Dinamik Grafiği İndirin

Excel'de onay kutularını bu şekilde oluşturabilir ve kullanabilirsiniz. Bu eğitimde ele alınan tüm örnekleri incelemek için aşağıdaki örnek çalışma kitabımızı indirmek isteyebilirsiniz. Okuduğunuz için teşekkür eder, gelecek hafta blogumuzda görüşmeyi dilerim.

İndirmek için pratik çalışma kitabı

Excel Onay Kutusu örnekleri (.xlsx dosyası)