Hierdie tutoriaal sal jou lei oor hoe om 'n merkblokkie in Excel te maak en die merkblokkieresultate in formules te gebruik om 'n interaktiewe kontrolelys, doenlys, verslag of grafiek te skep.

Ek glo almal weet wat 'n merkblokkie is, jy het seker baie daarvan op verskeie vorms aanlyn gesien. Laat ek tog, ter wille van duidelikheid, met 'n kort definisie begin.

'n merkblokkie , ook na verwys as 'n merkblokkie of regmerk boks of seleksieblokkie , is 'n klein vierkantige blokkie waar jy klik om 'n gegewe opsie te kies of te ontkies.

Om 'n merkblokkie in Excel in te voeg, klink soos 'n onbenullige ding, maar dit maak 'n magdom nuwe moontlikhede vir jou werkkaarte oop wat jou op koers sal hou met jou doelwitte, skedule, opdragte, ens.

Hoe om 'n merkblokkie in Excel in te voeg

Soos alle ander Vorm -kontroles, is die Check Box -kontrole op die Ontwikkelaar-oortjie, wat nie by verstek op die Excel-lint verskyn nie. So, jy moet dit eers aanskakel.

1. Wys die Ontwikkelaar-oortjie op die lint

Om die Ontwikkelaar-oortjie by die Excel-lint te voeg, doen die volgende:

• Regskliek enige plek op die lint, en klik dan Pas die lint aan ... Of klik Lêer > Opsies > Pasmaak lint .
• Onder Pasmaak die lint , kies Hoofoortjies (gewoonlik word dit by verstek gekies), merk die Ontwikkelaar -blokkie en klikwerk perfek!

  

As jy die #DIV/0 wil wegsteek! fout wat verskyn wanneer geen streek gekies is nie, draai DSUM in die IFERROR-funksie:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

As jou verslag bykomend tot totaal 'n gemiddelde vir elke ry bereken, kan jy die DAVERAGE( databasis, veld, kriteria)-funksie om 'n verkoops- gemiddelde vir die geselekteerde streke te kry.

Ten slotte, versteek en sluit waarskynlik die kriteria-area om toevallige veranderinge te voorkom, en jou interaktiewe verslag is gereed !



Laai interaktiewe verslag af

Maak 'n dinamiese grafiek gebaseer op die merkblokkiestatus

Hierdie voorbeeld sal jou leer hoe om 'n dinamiese te skep Excel-grafiek wat kan reageer op die verandering van die merkblokkies se toestand (gekies of skoongemaak):



Die brondata vir hierdie voorbeeld is so eenvoudig soos hierdie:



Om dit in 'n dinamiese Excel-grafiek te verander, voer die volgende stappe uit:

1. Skep merkblokkies en skakel hulle om leeg te maak selle.

   Voeg veral 2 merkblokkies vir die 2013 en 2014 jaar in en koppel dit onderskeidelik aan selle G2 en G3:

   

2. Skep die datastel vir die grafiek afhanklik van die brondata en gekoppelde selle (sien asseblief die prent hieronder):
   • Vir 2013 jaar (J4:J7), gebruik die volgende formule:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     As die 2013-merkblokkie gekies is (G2 is WAAR), trek die formule die oorspronklike waarde van B4 af, anders gee die #N/A terugfout.

   • Vir 2014 jaar (K4:K7), voer 'n soortgelyke formule in om die waardes uit kolom C te trek as die 2014-merkblokkie gekies is:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • In sel L4, voer die formule =$D4 in en kopieer dit na L7. Omdat die data vir die jaar 2015 altyd in die grafiek vertoon moet word, is 'n IF-formule nie vir hierdie kolom nodig nie.

   

3. Skep 'n kombinasiekaart gebaseer op die afhanklike datastel (I3:L7). Aangesien ons alle selle in die afhanklike tabel aan die oorspronklike data gekoppel het, sal die grafiek outomaties opgedateer word sodra enige verandering in die oorspronklike datastel gemaak is.

   

Laai dinamiese grafiek af

Dit is hoe jy merkblokkies in Excel kan skep en gebruik. Om al die voorbeelde wat in hierdie tutoriaal bespreek word, te hersien, wil jy dalk ons ​​voorbeeldwerkboek hieronder aflaai. Ek bedank jou dat jy gelees het en hoop om jou volgende week op ons blog te sien.

Oefen werkboek vir aflaai

Excel Checkbox-voorbeelde (.xlsx-lêer)

OK.

Nou, met die Ontwikkelaar-oortjie in plek, kry jy toegang tot 'n magdom interaktiewe kontroles, insluitend Merkblokkie.

2 . Organiseer die data

As jy 'n Excel-kontrolelys of doenlys skep, is die eerste stap om 'n lys van take of ander items te maak waarvoor die merkblokkies ingevoeg sal word.

Vir hierdie voorbeeld het ek die volgende Partybeplanningkontrolelys geskep:

3. Voeg 'n merkblokkie by

Die voorbereidingstappe is voltooi, en nou kom ons by die hoofgedeelte - voeg merkblokkies by ons Partytjiebeplanning-lys.

Om 'n merkblokkie in Excel in te voeg, voer hierdie stappe uit :

• Op die Ontwikkelaar -oortjie, in die Controls -groep, klik Voeg in en kies Check Box onder Vormkontroles .

  

• Klik in die sel waar jy die eerste merkblokkie wil invoeg (B2 in hierdie voorbeeld). Die Merkblokkie-kontrole sal naby daardie plek verskyn, alhoewel nie presies in die sel geposisioneer is nie:

  

• Om die merkblokkie behoorlik te plaas, beweeg jou muis daaroor en sodra die wyser verander na 'n vierpuntpyltjie, sleep die merkblokkie waar jy dit wil hê.

  

• Om die teks " Check Box 1 te verwyder", regskliek die merkblokkie, kies die teks en vee dit uit. Of, regskliek die merkblokkie, kies Wysig teks in die kontekskieslys, en vee dan die teks uit.

  

Jou eerste Excel-merkblokkie is gereed,en jy moet dit net na ander selle kopieer.

4. Kopieer die merkblokkie na ander selle

Kies die sel met die merkblokkie deur die pyltjiesleutels op jou sleutelbord te gebruik, en plaas die wyser oor die onderste regterhoek van die sel. Wanneer die muiswyser na 'n dun swart kruisie verander, sleep dit af na die laaste sel waar jy die merkblokkie wil kopieer.

Klaar! Die merkblokkies word by al die items in die kontrolelys gevoeg:

Soos jy in die skermkiekie hierbo kan sien, is ons Excel-kontrolelys amper gereed. Hoekom amper? Alhoewel die merkblokkies ingevoeg is en jy dit nou kan merk of ontmerk deur eenvoudig op 'n blokkie te klik, is Microsoft Excel nie in staat om op hierdie veranderinge te reageer nie omdat geen sel nog aan enige van die merkblokkies gekoppel is nie.

Die volgende deel van ons Excel-merkblokkie-tutoriaal sal jou leer hoe om die gebruiker vas te vang wat 'n merkblokkie kies of uitvee en hoe om daardie inligting in jou formules te gebruik.

Hoe om 'n merkblokkie aan 'n sel te koppel

As reeds genoem, om die merkblokkie-toestand (gemerk of ongemerk) te kan vaslê, moet jy die merkblokkie met 'n sekere sel assosieer. Om dit te doen, volg asseblief hierdie stappe:

1. Regskliek die merkblokkie, en klik dan Formatbeheer .

   

2. In die Formaatbeheer -dialoogkassie, skakel oor na die Beheer -oortjie, klik in die Selskakel -kassie en kies 'n leë sel op die blad waarnajy wil na die merkblokkie skakel, of tik die selverwysing met die hand:

   

3. Herhaal die stap hierbo vir ander merkblokkies.

   Wenk. Om die gekoppelde selle maklik te identifiseer, kies hulle in 'n aangrensende kolom wat geen ander data bevat nie. Op hierdie manier sal jy die gekoppelde selle later veilig kan versteek sodat hulle nie jou werkblad sal rommel nie.

4. Ten slotte, klik op elk van die gekoppelde merkblokkies. In die gekoppelde selle verskyn TRUE vir geselekteerde merkblokkies, en ONWAAR vir skoongemaakte merkblokkies:

   

Op hierdie stadium maak die gekoppelde selle waarskynlik nie veel sin nie, maar hou asseblief net 'n bietjie langer met my en jy sal sien hoeveel nuwe geleenthede hulle aan jou bied.

Voorbeelde van die gebruik van merkblokkies in Excel

Hieronder sal jy 'n paar voorbeelde vind van hoe om gebruik merkblokkies in Excel om 'n interaktiewe kontrolelys, doenlys, verslag en grafiek te maak. Maar eers, kom ons leer hoe om merkblokkies aan selle te koppel. Die tegniek is baie eenvoudig, maar dit is die hoeksteen van die gebruik van die merkblokkie-resultate in jou formules.

Wenk. Om vinnig 'n keuse van kontrolelys-sjablone vir Excel te kry, klik Lêer > Nuut , tik "kontrolelys" in die soekkassie en druk Enter.

Hoe om maak 'n kontrolelys met data-opsomming

Trouens, ons het reeds die grootste deel van die werk gedoen deur merkblokkies by te voeg en dit aan selle te koppel. Nou, ons sal net 'n paar formules skryfskep 'n data-opsomming vir ons Excel-kontrolelys.

Formule om die totale aantal take te bereken

Dit is die maklikste een - gebruik die COUNTA-funksie om die aantal nie-leë selle in die kontrolelys te kry :

=COUNTA(A2:A12)

Waar A2:A12 die kontrolelysitems is.

Formule om die aantal gemerkte items (voltooide take) te tel

'n Voltooide taak beteken 'n merkblokkie met 'n regmerkie-simbool daarin, wat die WARE waarde in 'n gekoppelde sel beteken. So, kry die totale telling van WAAR's met hierdie COUNTIF formule:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Waar C2:C12 die gekoppelde selle is.

Om 'n formule 'n bietjie meer slim te maak, jy gebruik COUNTIFS in plaas van COUNTIF om te kyk vir leë selle in die lys (kolom A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

In hierdie geval, as jy 'n paar irrelevante item(s) van jou Excel-kontrolelys uitvee, maar vergeet om 'n regmerkiesimbool uit die ooreenstemmende blokkie te verwyder, sulke regmerkies sal nie getel word nie.

Formule om die persentasie voltooide take te kry

Om die aanbieding van die take wat voltooi is te bereken, gebruik die gewone persentasie formule:

Part/Total = Percentage

In ons geval, deel die aantal voltooide take deur die totale aantal take, soos volg:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Die volgende skermkiekie demonstreer al die bogenoemde formules in aksie:

Soos jy in die skermkiekie hierbo kan sien, het ons nog een formule in B18 ingevoeg. Die formule is gebaseer op die IF-funksie wat "Ja" terugstuur as die getal vanvoltooide take is gelyk aan die taketotaal, "Nee" anders:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Om jou kontrolelys 'n bietjie verder te verfraai, kan jy 'n paar voorwaardelike formateringreëls skep wat die kleur van sel B18 afhangende van die waarde daarvan.

Sodra dit voltooi is, versteek die kolom met gekoppelde selle, en jou Excel-kontrolelys is klaar!

As jy van die kontrolelys wat ons vir hierdie voorbeeld geskep het, jy is welkom om dit nou af te laai.

Laai Excel-kontrolelys af

Hoe om 'n doen-lys met voorwaardelike formatering te skep

Basies , kan jy merkblokkies en formules vir 'n doenlys byvoeg presies op dieselfde manier as wat ons pas vir die Excel-kontrolelys gedoen het. "Wat is die punt daarvan om hierdie afdeling dan te skryf?" jy kan my vra. Wel, in 'n tipiese doenlys het die voltooide take die deurtrekformaat soos hierdie:

Hierdie effek kan maklik bereik word deur 'n voorwaardelike formatering reël. Die gedetailleerde stappe volg hieronder.

Om mee te begin, skryf 'n lys take neer, voeg merkblokkies in en koppel dit aan selle:

En pas nou toe voorwaardelike formatering wat die deurtrekformaat en, opsioneel, 'n ander agtergrond of lettertipekleur aan die gemerkte items sal gee.

1. Kies 'n lys take (A2:A11 in hierdie voorbeeld ).
2. Gaan na die Tuis -oortjie > Style -groep, en klik Voorwaardelike formatering > NuutReël...
3. In die dialoogkassie Nuwe formateringreël , kies Gebruik 'n formule om te bepaal watter selle om te formateer .
4. In die Formateer waardes waar hierdie formule waar is boks, voer die volgende formule in:

   =$C2=TRUE

   Waar C2 die mees geskakelde sel is.

   

5. Klik op die Format -knoppie, stel die verlangde formateringstyl op en klik OK. In hierdie voorbeeld kies ons die Strikethrough -effek en die liggrys lettertipekleur:

   

   Wenk. As jy min ondervinding met voorwaardelike formatering het, kan jy die volgende gedetailleerde riglyne nuttig vind: Excel voorwaardelike formatering gebaseer op 'n ander selwaarde.

Van nou af, wanneer 'n sekere blokkie gemerk is, word die ooreenstemmende item in die liggrys fontkleur geformateer met 'n deurhaling.

En hier is nog 'n idee vir die formatering van jou Excel-taaklys. In plaas daarvan om die mededingende take deur te haal, kan jy 'n addisionele kolom met die volgende IF-formule invoeg:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Waar E2 die sel wat die mees geskakel is, is.

As wat in die skermkiekie hieronder gewys word, gee die formule "Klaar" as 'n gekoppelde sel WAAR bevat, "Om gedoen te word" indien ONWAAR:

Pas daarna die verlangde voorwaardelike formaat toe na die Status -kolom gebaseer op hierdie formule:

=$C2="Done"

Die resultaat sal iets soortgelyk aan hierdie lyk:

Laastens, voeg 'n paar formules bybereken die voltooide take (soos ons vir die kontrolelys gedoen het), steek die gekoppelde selle weg, en jou Excel-taaklys is goed om te gaan!

Die staafgrafiek bo-aan van die To-Do lys is gebaseer op die persentasie formule in B2. As jy nuuskierig is om die besonderhede te weet, moedig ek jou aan om die sjabloon af te laai, kolomme D en E te ontsteek en die formules te ondersoek.

Laai To-Do List Template af

Hoe om 'n interaktiewe verslag met merkblokkies

Nog 'n nuttige toepassing van merkblokkies in Excel is om interaktiewe verslae te skep.

Gestel jy het 'n verkoopsverslag wat data vir 4 streke insluit: Noord, Suid, Oos en Wes . Jou doel is om die totaal vir een of meer geselekteerde streke te kry. Dit kan natuurlik gedoen word deur die Slicers-kenmerk van 'n Excel-tabel of PivotTable te gebruik of deur subtotale in te voeg. Maar hoekom maak ons ​​nie die verslag meer gebruikersvriendelik deur 4 merkblokkies bo-aan in te voeg nie?

Kyk mooi, nie waar nie? Om 'n soortgelyke verslag in jou blad te skep, volg asseblief hierdie stappe:

1. Voeg 4 merkblokkies by die bokant van die blad, vir die Noord , Suid , Oos en Wes streke.
2. Skep die kriteria area iewers in 'n ongebruikte deel van die blad, en koppel die merkblokkies aan leë selle:

   

   In die skermkiekie hierbo is I2:I5 gekoppelde selle en H2:H5 is die streekname presies soos dit in dierapporteer.

3. Voeg nog een kolom by die kriteriaarea met 'n IF-formule wat die streeknaam terugstuur as die gekoppelde sel na WAAR evalueer, 'n strepie ("-") anders:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Tik 'n opskrif vir die formulekolom wat presies ooreenstem met die opskrif van die ooreenstemmende kolom in die verslag ( Streek in hierdie voorbeeld). Die presiese passing is baie belangrik en met die volgende stap sal jy verstaan ​​hoekom.
5. Skryf dan die formule om die totaal vir geselekteerde streke te bereken. Hiervoor gaan ons die DSUM-funksie gebruik wat die waardes in 'n databasis optel wat ooreenstem met die gespesifiseerde voorwaardes: DSUM(databasis, veld, kriteria)

   Waar:

   • Databasis is jou tabel of reeks insluitend die kolomopskrifte (A5:F48 in hierdie voorbeeld).
   • Veld is die kolom wat jy wil optel. Dit kan óf verskaf word as die kolomopskrif ingesluit in die aanhalingstekens, óf 'n nommer wat die posisie van die kolom in die databasis verteenwoordig. In hierdie voorbeeld tel ons getalle op in die Subtotaal kolom, dus is ons tweede argument "subtotaal".
   • Kriteria is die reeks selle wat jou voorwaardes bevat, insluitend die kolomopskrif (J1:J5). Daarom moet die opskrif van die formulekolom in die kriteria-area ooreenstem met die kolomopskrif in die verslag.

   Sit bogenoemde argument saam, en jou DSUM-formule gaan soos volg:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   …en