Ce tutoriel vous explique comment créer une case à cocher dans Excel et utiliser les résultats de la case à cocher dans des formules pour créer une liste de contrôle interactive, une liste de choses à faire, un rapport ou un graphique.

Je pense que tout le monde sait ce qu'est une case à cocher, vous en avez sûrement vu beaucoup sur divers formulaires en ligne. Toutefois, pour plus de clarté, permettez-moi de commencer par une brève définition.

A boîte à cocher également appelé case à cocher ou case à cocher ou boîte de sélection est une petite boîte carrée dans laquelle vous cliquez pour sélectionner ou désélectionner une option donnée.

L'insertion d'une case à cocher dans Excel peut sembler anodine, mais elle ouvre une foule de nouvelles possibilités pour vos feuilles de travail qui vous permettront de rester sur la bonne voie en ce qui concerne vos objectifs, votre calendrier, vos missions, etc.

Comment insérer une case à cocher dans Excel

Comme tous les autres Formulaire les contrôles, les Boîte à cocher se trouve dans l'onglet Développeur, qui n'apparaît pas par défaut sur le ruban Excel. Vous devez donc d'abord l'activer.

1. afficher l'onglet Développeur du ruban

Pour ajouter l'onglet Développeur au ruban Excel, procédez comme suit :

• Cliquez à droite n'importe où sur le ruban, puis cliquez sur Personnaliser le ruban ... Ou bien, cliquez Fichier > ; Options > ; Personnaliser le ruban .
• Sous Personnaliser le ruban , sélectionnez Onglets principaux (il est généralement sélectionné par défaut), vérifiez l'onglet Développeur et cliquez sur OK.

Maintenant, avec l'onglet Développeur en place, vous avez accès à une foule de contrôles interactifs, y compris Check Box.

2. organiser les données

Si vous créez une liste de contrôle ou une liste de tâches Excel, la première étape consiste à dresser une liste des tâches ou autres éléments pour lesquels les cases à cocher seront insérées.

Pour cet exemple, j'ai créé les éléments suivants Liste de contrôle pour l'organisation de la fête :

3. ajouter une case à cocher

Les étapes de préparation sont terminées, et nous passons maintenant à la partie principale - ajouter des cases à cocher à notre liste de planification de la fête.

Pour insérer une case à cocher dans Excel, procédez comme suit :

• Sur le Développeur dans l'onglet Contrôles cliquez sur Insérer et sélectionnez Boîte à cocher sous Contrôles de formulaires .

  

• Cliquez dans la cellule où vous voulez insérer la première case à cocher (B2 dans cet exemple). Le contrôle Case à cocher apparaîtra près de cet endroit, mais pas exactement positionné dans la cellule :

  

• Pour positionner correctement la case à cocher, passez votre souris dessus et dès que le curseur se transforme en une flèche à quatre pointes, faites glisser la case à cocher là où vous le souhaitez.

  

• Pour supprimer le texte " Cochez la case 1 "Ou encore, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la case à cocher, sélectionnez le texte et supprimez-le. Modifier le texte dans le menu contextuel, puis supprimez le texte.

  

Votre première case à cocher Excel est prête, et il ne vous reste plus qu'à la copier dans d'autres cellules.

4. copier la case à cocher dans d'autres cellules

Sélectionnez la cellule contenant la case à cocher à l'aide des touches fléchées de votre clavier, puis placez le curseur sur le coin inférieur droit de la cellule. Lorsque le pointeur de la souris se transforme en une fine croix noire, faites-le glisser vers le bas jusqu'à la dernière cellule où vous souhaitez copier la case à cocher.

Les cases à cocher sont ajoutées à tous les éléments de la liste de contrôle :

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, notre liste de contrôle Excel est presque prête. Pourquoi presque ? Bien que les cases à cocher soient insérées et que vous puissiez maintenant les cocher ou les décocher en cliquant simplement sur une case, Microsoft Excel n'est pas en mesure de répondre à ces changements car aucune cellule n'est encore liée à l'une des cases à cocher.

La prochaine partie de notre tutoriel Excel sur les cases à cocher vous apprendra comment capturer l'utilisateur qui sélectionne ou désactive une case à cocher et comment utiliser ces informations dans vos formules.

Comment lier une case à cocher à une cellule

Comme nous l'avons déjà mentionné, pour pouvoir capturer l'état de la case à cocher (cochée ou non cochée), vous devez associer la case à cocher à une certaine cellule. Pour ce faire, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la case à cocher, puis cliquez sur Contrôle du format .

   

2. Dans le Contrôle du format de la boîte de dialogue, passez à la Contrôle cliquez dans l'onglet Lien cellulaire et sélectionnez une cellule vide sur la feuille à laquelle vous voulez lier la case à cocher, ou tapez la référence de la cellule manuellement :

   

3. Répétez l'étape ci-dessus pour les autres cases à cocher.

   Conseil : pour identifier facilement les cellules liées, sélectionnez-les dans une colonne adjacente qui ne contient pas d'autres données. De cette manière, vous pourrez masquer les cellules liées ultérieurement en toute sécurité afin qu'elles n'encombrent pas votre feuille de calcul.

4. Enfin, cliquez sur chacune des cases à cocher liées. Dans les cellules liées, VRAI apparaît pour les cases à cocher sélectionnées, et FAUX pour les cases à cocher non sélectionnées :

   

À ce stade, les cellules liées n'ont probablement pas beaucoup de sens, mais soyez patient et vous verrez combien de nouvelles opportunités elles vous offrent.

Exemples d'utilisation de cases à cocher dans Excel

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d'utilisation des cases à cocher dans Excel pour créer une liste de contrôle interactive, une liste de tâches, un rapport et un graphique. Mais tout d'abord, apprenons à lier les cases à cocher aux cellules. Cette technique est très simple, mais elle constitue la pierre angulaire de l'utilisation des résultats des cases à cocher dans vos formules.

Conseil : pour obtenir rapidement une sélection de modèles de listes de contrôle pour Excel, cliquez sur Fichier > ; Nouveau tapez "checklist" dans le champ de recherche, et appuyez sur Entrée.

Comment faire une liste de contrôle avec résumé des données

En fait, nous avons déjà fait la majeure partie du travail en ajoutant des cases à cocher et en les liant à des cellules. Maintenant, nous allons simplement écrire quelques formules pour créer un résumé des données pour notre liste de contrôle Excel.

Formule pour calculer le nombre total de tâches

C'est la plus simple : utilisez la fonction COUNTA pour obtenir le nombre de cellules non vides dans la liste de contrôle :

=COUNTA(A2:A12)

Où A2:A12 sont les éléments de la liste de contrôle.

Formule pour compter le nombre d'éléments cochés (tâches terminées)

Une tâche terminée signifie une case à cocher avec un symbole de coche, ce qui signifie la valeur VRAIE dans une cellule liée. Ainsi, obtenez le nombre total de VRAIS avec cette formule COUNTIF :

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Où C2:C12 sont les cellules liées.

Pour rendre la formule un peu plus astucieuse, vous utilisez COUNTIFS au lieu de COUNTIF pour vérifier les cellules vides dans la liste (colonne A) :

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Dans ce cas, si vous supprimez un ou plusieurs éléments non pertinents de votre liste de contrôle Excel, mais que vous oubliez de décocher la case correspondante, ces coches ne seront pas comptabilisées.

Formule pour obtenir le pourcentage de tâches achevées

Pour calculer la présentation des tâches accomplies, utilisez la formule habituelle de pourcentage :

Partie/Total = Pourcentage

Dans notre cas, divisez le nombre de tâches achevées par le nombre total de tâches, comme ceci :

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

La capture d'écran suivante montre toutes les formules ci-dessus en action :

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, nous avons inséré une formule supplémentaire dans B18. La formule est basée sur la fonction IF qui renvoie "Oui" si le nombre de tâches terminées est égal au total des tâches, "Non" sinon :

=IF(B14=B15, "Yep !", "Nope :(")

Pour embellir un peu plus votre liste de contrôle, vous pouvez créer quelques règles de formatage conditionnel qui changeront la couleur de la cellule B18 en fonction de sa valeur.

Une fois que c'est fait, cachez la colonne avec les cellules liées, et votre liste de contrôle Excel est terminée !

Si vous aimez la liste de contrôle que nous avons créée pour cet exemple, vous pouvez la télécharger dès maintenant.

Télécharger la liste de contrôle Excel

Comment créer une liste de tâches à l'aide du formatage conditionnel ?

En fait, vous pouvez ajouter des cases à cocher et des formules pour une liste de tâches exactement de la même manière que nous venons de le faire pour la liste de contrôle Excel. "À quoi bon écrire cette section alors ?" me direz-vous. Eh bien, dans une liste de tâches typique, les tâches achevées ont le statut de "tâches". format barré comme ça :

Cet effet peut être facilement obtenu en créant une règle de mise en forme conditionnelle, dont les étapes détaillées sont présentées ci-dessous.

Pour commencer, rédigez une liste de tâches, insérez des cases à cocher et liez-les à des cellules :

Et maintenant, appliquez formatage conditionnel qui donnera le format barré et, éventuellement, une couleur de fond ou de police différente aux éléments cochés.

1. Sélectionnez une liste de tâches (A2:A11 dans cet exemple).
2. Allez à la Accueil tab> ; Styles et cliquez sur Mise en forme conditionnelle > ; Nouvelle règle...
3. Dans le Nouvelle règle de formatage sélectionnez Utilisez une formule pour déterminer les cellules à mettre en forme .
4. Dans le Formatez les valeurs pour lesquelles cette formule est vraie saisissez la formule suivante :

   =$C2=TRUE

   Où C2 est la cellule liée la plus haute.

   

5. Cliquez sur le Format définissez le style de mise en forme souhaité, puis cliquez sur OK. Dans cet exemple, nous sélectionnons le bouton Barré et la couleur de la police en gris clair :

   

   Conseil : si vous avez peu d'expérience en matière de formatage conditionnel, les conseils détaillés suivants peuvent vous être utiles : formatage conditionnel Excel basé sur la valeur d'une autre cellule.

À l'heure actuelle, lorsqu'une certaine case est cochée, l'élément correspondant est formaté dans la couleur de police gris clair avec un trait d'union.

Et voici une autre idée pour mettre en forme votre liste de tâches Excel : au lieu de rayer les tâches terminées, vous pouvez insérer une colonne supplémentaire avec la formule IF suivante :

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Où E2 est la cellule liée la plus haute.

Comme le montre la capture d'écran ci-dessous, la formule renvoie "Fait" si une cellule liée contient VRAI, "A faire" si FAUX :

Après cela, appliquez le format conditionnel souhaité à l'élément Statut sur la base de cette formule :

=$C2="Done"

Le résultat ressemblera à ceci :

Enfin, ajoutez quelques formules pour calculer les tâches terminées (comme nous l'avons fait pour la liste de contrôle), masquez les cellules liées et votre liste de tâches Excel est prête à être utilisée !

Le graphique à barres en haut de la liste des tâches est basé sur la formule de pourcentage en B2. Si vous êtes curieux de connaître les détails, je vous encourage à télécharger le modèle, à décacher les colonnes D et E et à étudier les formules.

Télécharger le modèle de liste de tâches

Comment créer un rapport interactif avec des cases à cocher

Une autre application utile des cases à cocher dans Excel est la création de rapports interactifs.

Supposons que vous disposiez d'un rapport de ventes comprenant des données pour 4 régions : Nord, Sud, Est et Ouest. Votre objectif est d'obtenir le total pour une ou plusieurs régions sélectionnées. Bien sûr, vous pouvez le faire en utilisant la fonction Slicers d'un tableau Excel ou d'un tableau croisé dynamique ou en insérant des sous-totaux. Mais pourquoi ne pas rendre le rapport plus convivial en insérant 4 cases à cocher en haut ?

C'est joli, n'est-ce pas ? Pour créer un rapport similaire dans votre feuille, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Ajoutez 4 cases à cocher en haut de la feuille, pour les éléments suivants Nord , Sud , Est et Ouest régions.
2. Créez la zone de critères dans une partie inutilisée de la feuille et associez les cases à cocher à des cellules vides :

   

   Dans la capture d'écran ci-dessus, I2:I5 sont des cellules liées et H2:H5 sont les noms de régions exactement comme ils apparaissent dans le rapport.

3. Ajoutez une colonne supplémentaire à la zone de critères avec une formule IF qui renvoie le nom de la région si la cellule liée donne VRAI, un tiret ("-") sinon :

   =IF(I2=VRAI, H2, "-")

   

   Voir également: Analyse de régression linéaire dans Excel
4. Saisissez un intitulé pour la colonne de formule qui correspond exactement à l'intitulé de la colonne correspondante dans le rapport ( Région La correspondance exacte est très importante et vous comprendrez pourquoi à l'étape suivante.
5. Pour cela, nous allons utiliser la fonction DSUM qui additionne les valeurs d'une base de données qui correspondent aux conditions spécifiées : DSUM(base de données, champ, critères).

   Où :

   • Base de données est votre tableau ou votre plage, y compris les en-têtes de colonne (A5:F48 dans cet exemple).
   • Champ est la colonne que vous voulez additionner. Elle peut être fournie soit sous la forme d'un titre de colonne entre guillemets, soit sous la forme d'un nombre qui représente la position de la colonne dans la base de données. Dans cet exemple, nous additionnons des nombres dans la colonne Sous-total donc notre deuxième argument est "sous-total".
   • Critères est la plage de cellules qui contient vos conditions, y compris l'intitulé de la colonne (J1:J5). C'est pourquoi l'intitulé de la colonne de formule dans la zone de critères doit correspondre à l'intitulé de la colonne dans le rapport.

   Mettez l'argument ci-dessus ensemble, et votre formule DSUM est la suivante :

   =DSUM(A5:F48, "sous-total", J1:J5)

   ...et fonctionne parfaitement !

   

Si vous souhaitez masquer l'erreur #DIV/0 ! qui apparaît lorsqu'aucune région n'est sélectionnée, intégrez DSUM dans la fonction IFERROR :

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sous-total", J1:J5), 0)

Si, en plus du total, votre rapport calcule une moyenne pour chaque ligne, vous pouvez utiliser la fonction DAVERAGE(base de données, champ, critères) pour obtenir un chiffre d'affaires. moyennement pour les régions sélectionnées.

Enfin, cachez et verrouillez probablement la zone de critères pour éviter toute modification accidentelle, et votre rapport interactif est prêt !

Télécharger le rapport interactif

Créez un graphique dynamique basé sur l'état de la case à cocher.

Cet exemple vous apprendra à créer un graphique Excel dynamique qui peut réagir aux changements d'état des cases à cocher (sélectionnées ou non) :

Les données sources de cet exemple sont aussi simples que cela :

Pour le transformer en un graphique Excel dynamique, exécutez les étapes suivantes :

1. Créer des cases à cocher et lien dans des cellules vides.

   En particulier, insérez 2 cases à cocher pour les années 2013 et 2014, et reliez-les aux cellules G2 et G3, respectivement :

   

2. Créer le jeu de données pour le graphique en fonction des données sources et des cellules liées (voir l'image ci-dessous) :
   • Pour l'année 2013 (J4:J7), utilisez la formule suivante :

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Si la case 2013 est cochée (G2 est VRAI), la formule extrait la valeur originale de B4, sinon elle renvoie l'erreur #N/A.

   • Pour l'année 2014 (K4:K7), entrez une formule similaire pour extraire les valeurs de la colonne C si la case 2014 est cochée :

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • Dans la cellule L4, entrez la formule =$D4 Puisque les données de l'année 2015 doivent toujours être affichées dans le graphique, une formule IF n'est pas nécessaire pour cette colonne.

   

3. Créez un graphique combiné basé sur l'ensemble de données dépendantes (I3:L7). Comme nous avons lié toutes les cellules du tableau dépendant aux données d'origine, le graphique se mettra automatiquement à jour dès qu'une modification sera apportée à l'ensemble de données d'origine.

   

Télécharger le tableau dynamique

Voilà comment vous pouvez créer et utiliser des cases à cocher dans Excel. Pour revoir tous les exemples abordés dans ce tutoriel, vous pouvez télécharger notre classeur type ci-dessous. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine.

Cahier d'exercices à télécharger

Exemples de cases à cocher Excel (fichier .xlsx)